Notulen maken van vergaderingen: Sjablonen en voorbeelden

Notulen maken van vergaderingen: Sjablonen en voorbeelden

Het schrijven van notulen van vergaderingen lijkt misschien een triviale en onbelangrijke taak, iets wat je aan een stagiair zou toevertrouwen – of zelfs helemaal niet zou doen. Vergaderingen zelf worden vaak gezien als tijdverspilling en het documenteren ervan nog meer.

Het verwaarlozen van deze taak is echter een fout die kostbaar kan zijn in termen van zowel tijd als middelen. Als u een goede reden hebt om een vergadering te houden, kunnen notulen een zeer effectief hulpmiddel zijn om iedereen op één lijn te houden.

Laten we eens dieper ingaan op wat notulen eigenlijk zijn, hoe ze te schrijven, en kijken naar een paar sjablonen en voorbeelden van notulen.

• Wat zijn notulen van vergaderingen?
• Wat is het doel van vergaderingsnotulen?
• Hoe maak je effectief vergaderingsnotulen
• Sjablonen voor vergaderingsnotulen & voorbeelden

Wat zijn vergaderingsnotulen?

Vergaderingsnotulen, ook wel vergaderingsnotulen genoemd, zijn de schriftelijke vastlegging van alles wat er tijdens een vergadering is gebeurd. Ze zijn niet hetzelfde als de vergaderagenda, die van tevoren wordt opgesteld en verwijst naar de lijst van activiteiten die de deelnemers tijdens hun vergadering hopen te bereiken.

Ze zijn geen verslag van minuut tot minuut en richten zich in plaats daarvan op de uitkomsten van de vergadering. Notulen bevatten gewoonlijk informatie zoals:

• Namen van deelnemers

• Datum en tijdstip van de vergadering

• Gebrachte agendapunten

• Besluiten van deelnemers

• Volg-vervolgacties en volgende stappen

Waarom worden notulen “notulen” genoemd?

In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, worden notulen geen “notulen” genoemd omdat de notulist de notities samen met de tijd noteert. In feite hebben “notulen” helemaal niets met tijd te maken.

Het woord is eigenlijk afkomstig van het Latijnse “minuta scriptura”, wat “kleine notities” betekent. Het notuleren van een vergadering betekent dus in wezen het terugbrengen van de vergadering tot de belangrijkste punten. Volgens sommige bronnen werd het voor het eerst in die zin gebruikt in het begin van de 18e eeuw.

Wat is het doel van notulen?

In sommige unieke gevallen kan het maken van notulen wettelijk verplicht zijn, bijvoorbeeld bij disciplinaire vergaderingen met werknemers of bij juridische geschillen. In de meeste gevallen is het echter geheel aan u om te beslissen of u notulen wilt maken.

Hier leest u waarom het maken van notulen de moeite waard is.

• Voor notulen wordt schriftelijk vastgelegd wat er tijdens een vergadering is afgesproken en wat de uitkomsten ervan zijn. Zij vormen een belangrijke bron van informatie die de deelnemers in staat stelt na te denken over wat er is gebeurd. Een schriftelijk verslag is de beste manier om misverstanden te voorkomen die het gevolg zijn van het feit dat mensen zich de vergadering op verschillende manieren herinneren.

• Hiermee worden mensen op de hoogte gebracht van de taken die hun zijn toegewezen en worden duidelijke tijdschema’s opgesteld om iedereen op het goede spoor te houden. Ze scheppen duidelijkheid over wat de volgende stappen zijn en wie waarvoor verantwoordelijk is, en zorgen ervoor dat geen actiepunten worden vergeten.

• Zij fungeren als informatiebron voor leden die niet aanwezig konden zijn. Ze helpen ook andere belanghebbenden op de hoogte te blijven, bijvoorbeeld wanneer de uitkomsten van de vergadering van invloed zijn op samenwerkingsactiviteiten, teamoverschrijdende activiteiten of projecten binnen het bedrijf.

• Ze stellen deelnemers in staat terug te gaan en de belangrijkste ideeën en discussiepunten die tot een beslissing hebben geleid, nog eens te bekijken. Zonder een duidelijke registratie is het gemakkelijk om te vergeten waarom een bepaalde beslissing werd genomen. In het ergste geval moet u de vergadering misschien overdoen en dezelfde discussies helemaal opnieuw voeren.

Hoe maak je effectief notulen

Houd de notulen gemakkelijk toegankelijk

In het verleden werden de notulen als e-mailbijlage met de deelnemers gedeeld. Sommige bedrijven verspreiden de notulen nog steeds op dezelfde manier. Deze aanpak heeft echter veel nadelen. De vergadernotulen zijn moeilijk te organiseren en raken gemakkelijk zoek in uw inbox. Om input van deelnemers te krijgen en de notulen te herzien zijn meerdere e-mail-loops nodig. Er is geen gemakkelijke manier om toegewezen taken op te volgen.

Heden ten dage hebben de meeste bedrijven betere hulpmiddelen tot hun beschikking. Met interne wiki-tools, zoals Nuclino, kunnen bedrijven hun notulen veel efficiënter organiseren en eraan meewerken:

• Elke notitie kan in realtime worden bewerkt.

• Relevante notities kunnen onmiddellijk worden gevonden met behulp van de zoekfunctie.

• Belanghebbenden kunnen gemakkelijk opmerkingen en feedback achterlaten.

• Gerelateerde notulen van vergaderingen kunnen aan elkaar worden gekoppeld en hiërarchisch worden georganiseerd.

Voorbereid de vergaderagenda van tevoren

Wordt vaak verwaarloosd, dan is een vergaderagenda een van de beste manieren om ervoor te zorgen dat u gefocust blijft en om onproductieve vergaderingen te voorkomen. Hij bepaalt het tempo van de vergadering en fungeert als een hulpmiddel voor tijdbeheer. De agenda dient ook als hulpmiddel bij het opstellen van de notulen.

Aanwezigheidslijst

Neem een lijst op van de deelnemers, zowel de aanwezigen als de afwezigen, en deel de notulen na de vergadering met hen. Als u een tool zoals Nuclino gebruikt, kunt u eenvoudig @-vermelding maken van de aanwezigen, hen een in-app notificatie sturen en het document met hen delen.

Volg een duidelijke structuur

Gebruik uw vergaderagenda als een overzicht, verdeel uw notities in duidelijke categorieën, bijvoorbeeld discussiepunten, genomen besluiten, en taken en volgende stappen. Maak een sjabloon voor uw notulen en volg deze consequent.

Vraag de deelnemers om ze te controleren

Zorg ervoor dat uw notulen volledig en nauwkeurig zijn door andere deelnemers te vragen ze door te nemen. In Nuclino kunnen ze gemakkelijk hun input delen door een opmerking achter te laten.

Deel met alle relevante belanghebbenden

Deel de notulen na de vergadering met iedereen die ze relevant zou kunnen vinden (zelfs als ze niet hebben deelgenomen). Zorg ervoor dat iedereen die een taak heeft gekregen, op de hoogte is van de volgende stappen en de deadlines waarbinnen ze die moeten voltooien.

Sjablonen voor notulen & voorbeelden

Het kan van de vergadering afhangen hoe de notulen er heel anders uitzien. Ze kunnen heel lang en formeel zijn, of heel kort en eenvoudig. Hier zijn een paar sjablonen en voorbeelden van notulen voor verschillende gelegenheden.

Notulen van executive vergaderingen

Executive vergaderingen zijn meestal gericht op strategieplanning en KPI-beoordelingen, en hun notulen hebben de neiging om langer en formeler te zijn. Hier is een voorbeeld:

Weekelijkse statusupdate

Het is belangrijk om op te merken dat, nu steeds meer bedrijven werken op afstand, veel vergaderingen nu asynchroon worden gehouden. Het wordt vooral gebruikelijk voor statusupdate-bijeenkomsten waar het doel is om informatie te delen in plaats van een rondetafelgesprek te voeren.

In dit geval wordt het hebben van notulen nog belangrijker, in wezen ter vervanging van de eigenlijke fysieke vergadering. Wekelijkse statusupdates en sprint retrospective meetings zijn veelvoorkomende voorbeelden.

Uiteindelijk is het aan u om de indeling te vinden die het beste werkt voor u en uw team. Er is niet één standaardformaat voor notulen, maar we hopen dat u deze voorbeelden kunt gebruiken als inspiratie voor uw eigen aantekeningen.

Nuclino: de enige bron van waarheid voor uw team

Nuclino is een uniforme werkruimte die u helpt al het werk van uw team op één plek te organiseren. In plaats van te moeten graven in de chaos van bestanden en mappen en te verzuipen in eindeloze vergaderingen en meldingen, stelt Nuclino uw team in staat om silo’s te doorbreken en op doordachte wijze samen te werken.

• Maak realtime samenwerkingsdocumenten voor elk onderwerp of project en organiseer deze eenvoudig door gerelateerde documenten aan elkaar te koppelen.

• Communiceer via doordachte, lange schrijfverslagen en verspil minder tijd aan zieltogende vergaderingen en chaotische Slack-kanalen.

• Sluit presentaties, spreadsheets, ontwerpen en andere bestanden direct in en houd al uw projectmiddelen toegankelijk en gesynchroniseerd.

• Sticht een centrale kennisbank, zodat uw team alles wat van belang is kan volgen en er een einde komt aan steeds terugkerende vragen.

Probeer het nu