10 Straightforward Ways to Improve Communication at Work
Dobra komunikacja jest jednym z najlepszych sposobów, aby upewnić się, że każdy w zespole rozumie, czego się od nich oczekuje. Nie tylko sprawia, że wszyscy pracują nad osiągnięciem ogólnych celów firmy, ale także pomaga budować zaufanie i tworzy przyjemniejsze miejsce pracy.Kiedy komunikacja nie działa, może powodować zamieszanie, frustrację i brak zaufania pomiędzy różnymi poziomami organizacji. W najgorszym przypadku, słaba komunikacja może skutkować zwiększoną rotacją, absencją i niższym poziomem zadowolenia klienta.
Jak poprawić komunikację w pracy?
Dobrą wiadomością jest to, że istnieje niezliczona ilość sposobów na poprawę komunikacji w miejscu pracy, z których żaden nie wymaga dużych nakładów finansowych ani czasowych. Niektóre z nich wymagają pracy nad sposobem komunikacji i wprowadzenia bardziej formalnych procesów, podczas gdy inne koncentrują się na tworzeniu środowiska, które pozwala ludziom komunikować się bardziej otwarcie.
Zrób czas na regularne spotkania 1 na 1
Nawet jeśli masz politykę „otwartych drzwi” dostępną dla swojego zespołu, niektórzy ludzie zawsze będą uważać, że łatwiej jest mówić o swoich poglądach w bardziej prywatnym otoczeniu. Bez względu na to, czy zdecydujesz się na cotygodniowe czy comiesięczne spotkania 1 na 1, upewnij się, że są one ustawione w kalendarzu jako powtarzające się wydarzenie. Nie ma problemu z opuszczeniem okazjonalnego spotkania, ale najpierw poinformuj o tym drugą osobę. Jeśli konsekwentnie zmieniasz terminy lub odwołujesz spotkania 1 na 1, daje to sygnał, że nie cenisz czasu i opinii swoich pracowników, co może podkopać zaufanie i doprowadzić do załamania komunikacji.Nie musisz mieć ścisłej agendy spotkań 1 na 1, ale dobrze jest skupić się na bieżących priorytetach, ustalić cele krótkoterminowe i dowiedzieć się, czy Twój zespół ma wystarczająco dużo czasu i zasobów, aby osiągnąć swoje cele. Ważne jest również, aby stworzyć przestrzeń dla ludzi, którzy mogą wyrazić swoje obawy i podzielić się nowymi pomysłami na projekty, które mogą być cenne dla szerszego zespołu.
Zaplanuj cotygodniowe spotkania zespołu
Spotkania 1 na 1 są ważne, aby zrozumieć indywidualne obawy, ale równie ważne jest, aby upewnić się, że cały zespół jest wyrównany. Cotygodniowe spotkania zespołu to doskonały moment, aby podzielić się swoimi celami na dany tydzień, podkreślić czynniki blokujące i dowiedzieć się, nad czym pracują inne osoby w zespole. Spotkania zespołu są również doskonałym miejscem, w którym menedżerowie mogą informować o nowych projektach, postępach w realizacji celów zespołu i o wszystkim innym, co może być istotne. Na koniec spotkania wygospodaruj czas na otwarte Q&A, gdzie ludzie mogą zadawać pytania i wyrażać swoje obawy wobec całego zespołu.W Peakon zaczynamy tydzień od spotkania zespołu, na którym wszyscy dzielą się jednym celem, który chcą osiągnąć, wraz z innymi projektami, nad którymi obecnie pracują. Następnie, pod koniec tygodnia, zbieramy się wszyscy razem, aby podzielić się naszymi sukcesami i porażkami, po czym odbywa się otwarta sesja, na której możemy przeprowadzić dyskusję i podzielić się naszymi wnioskami z zespołem.
Potem notatki i jasny zestaw oczekiwań
Nie musi to mieć miejsca po każdym spotkaniu, ale jest to szczególnie przydatne w przypadku spotkań 1 na 1 i spotkań skoncentrowanych na konkretnym projekcie. Zamiast uzgadniać terminy i obowiązki ustnie, o wiele bardziej efektywne jest robienie notatek i dzielenie się nimi po spotkaniu. Celem nie jest zwrócenie uwagi każdemu, kto nie osiągnął celu lub nie dotrzymał terminu, ale upewnienie się, że wszyscy rozumieją, czego się od nich oczekuje. Dzięki temu każdy w zespole będzie miał jasny cel i będzie mógł odpowiednio określić priorytety. Jest to również świetny sposób, aby dowiedzieć się, kiedy konkretne zadania powinny być bardziej podzielone lub kiedy terminy powinny być dostosowane.Aby zachować sprawiedliwość, zmień osobę, która robi notatki i przekazuje je później. Wszystko powinno być krótkie. Kto co robi i do kiedy. Czy inni ludzie muszą być zaangażowani, czy są jakieś zależności, które mogą wpłynąć na datę ukończenia?
Stwórz bezpieczną przestrzeń do komunikacji dla swojego zespołu
Aby spotkania zespołu były efektywne, najpierw musisz stworzyć poczucie „psychologicznego bezpieczeństwa” wśród swojego zespołu. Jest ono definiowane jako „możliwość pokazania i zatrudnienia siebie bez obawy o negatywne konsekwencje dla obrazu siebie, statusu lub kariery”. W dwuletnim badaniu przeprowadzonym przez Google uznano je za jeden z podstawowych elementów efektywnego zespołu. Zasadniczo należy stworzyć środowisko, w którym ludzie czują się swobodnie, wyrażając swoje pomysły, krytykę i zadając „głupie” pytania. Kiedy tak się dzieje, pracownicy są bardziej skłonni do mówienia tego, co naprawdę mają na myśli, zamiast po prostu grać dalej.Jednym z najlepszych sposobów na stworzenie psychologicznego bezpieczeństwa jest dawanie przykładu. Pytaj ludzi, gdy coś jest niejasne. Przyznaj się, gdy popełnisz błąd lub nie znasz odpowiedzi na czyjeś pytanie. Jako menedżer musisz również kontrolować przepływ rozmowy. Jeśli ktoś jest nadmiernie agresywny lub ciągle przerywa, musisz stworzyć innym przestrzeń do rozmowy.
Wyjaśnij, dlaczego prosisz kogoś o zrobienie czegoś
Danie komuś zadania bez wyjaśnienia, dlaczego jest ono ważne lub jak wpisuje się w szerszy obraz, to pewny sposób na frustrację ludzi w Twoim zespole. Aby nasza praca miała większe znaczenie, musimy mieć poczucie, że przyczyniamy się do czegoś większego niż my sami.Być może poprosiłeś kogoś o ręczne zaktualizowanie kilkuset rekordów CRM. Nie jest to najbardziej efektowne zadanie, ale co jeśli wyjaśnisz, że jest to część większej inicjatywy mającej na celu wzbogacenie nowych leadów, tak aby sprzedaż mogła osiągnąć swój kwartalny cel? Nagle zamieniłeś nieco bezsensowne zadanie w coś, co ma realną wartość dla firmy.Nie zawsze będziesz w stanie nadać zadaniom większe znaczenie. Czasami lepiej jest przyznać, że coś po prostu trzeba zrobić. Szczerość pokaże Twoim pracownikom, że potrafisz wczuć się w ich sytuację i pomoże zbudować zaufanie, kiedy będziesz potrzebował, aby współpracowali ze sobą i pracowali nad bardziej nieszablonowymi zadaniami niż zwykle.
Keep feedback constructive
People potrzebują informacji zwrotnej, aby zrozumieć, czy spełniają oczekiwania, czy nie. W niewłaściwym przypadku może to wyglądać jak osobisty atak, ale kiedy informacja zwrotna jest konstruktywna, może pomóc pracownikom zrozumieć, co robią dobrze i co należy zrobić, aby się poprawić.Oto kilka wskazówek dotyczących udzielania konstruktywnej informacji zwrotnej:
- Poprzyj swoją informację zwrotną na obserwacjach i faktach, a nie na osądach. Używaj konkretnych przykładów tam, gdzie to możliwe i używaj czasowników zamiast przymiotników, aby opisać konkretny scenariusz. Na przykład: „Zauważyłem, że przerwałeś Jamesowi, zanim skończył mówić, aby przedstawić swój własny pomysł” zamiast: „Potrafisz być dość niegrzeczny na spotkaniach i zauważyłem, że zawsze przerywasz ludziom, zanim skończą mówić”. Nie chodzi o to, aby ludzie się bronili lub usprawiedliwiali swoje zachowanie, ale o to, aby poznać ich punkt widzenia na daną sytuację. Kiedy tylko jest to możliwe, zamień informację zwrotną w dyskusję, abyście mogli wspólnie wypracować rozwiązanie – zamiast tylko udzielać rad.
- Wyobraź sobie, jak byś się czuł, gdybyś otrzymał taką samą informację zwrotną. Zraniony? Wściekły? Defensywny? Prawdopodobnie musisz popracować nad jej przekazaniem. Informacja zwrotna jest okazją do rozwoju, upewnij się tylko, że byłbyś zadowolony z jej otrzymania.
Pamiętaj, że komunikacja jest działaniem dwukierunkowym
Jako menedżer nie masz za zadanie po prostu wydawać poleceń. Komunikacja musi być dwukierunkowa, co oznacza, że należy prosić swój zespół o informacje zwrotne na temat swoich pomysłów, dawać innym ludziom szansę wypowiedzenia się podczas spotkań i starać się słuchać w zamian. Możesz mieć konkretny cel lub zadanie, które chcesz, aby Twój zespół osiągnął, ale dyskusja z poszczególnymi osobami na temat tego, jak dokładnie osiągnąć te cele, da im większe poczucie autonomii i odpowiedzialności. Wszystko to przyczynia się do większego zaangażowania.
Poznaj ludzi na poziomie osobistym
Komunikacja to nie tylko upewnianie się, że właściwe osoby w organizacji mają właściwe informacje, ale także umiejętność nawiązywania kontaktów z ludźmi. Nie można wychwalać zalet komunikacji na spotkaniu, a po jego zakończeniu natychmiast zamykać się w narożnym gabinecie. Poznaj swój zespół. Może to być tak proste, jak zapytanie o ich weekend, zapamiętanie imienia ich partnera lub znalezienie kilku wspólnych zainteresowań, o których można porozmawiać, kiedy rozmowa nie skupia się wyłącznie na sprawach związanych z pracą.Wyjdź z biura od czasu do czasu. Możliwość spędzania czasu ze współpracownikami poza środowiskiem pracy może pomóc w budowaniu prawdziwych przyjaźni, co może zaowocować bardziej szczerą komunikacją i znacznie bardziej wspierającym i przyjemnym środowiskiem pracy.
Nie polegaj na Slacku i innych narzędziach do przesyłania wiadomości
Bez względu na to, że wszyscy Twoi pracownicy pracują zdalnie, warto pamiętać, że komunikacja twarzą w twarz może być bardziej efektywna niż czatowanie przez Slacka, a nawet przeskakiwanie na połączenia wideo. Spotkania twarzą w twarz to świetny sposób, aby przećwiczyć sztukę długiej ciszy. Poproś ludzi o szczerą opinię i daj im dużo czasu na odpowiedź. Obserwuj, jak reagują fizycznie. Czy się bronią? Podekscytowani? Niezainteresowani? Zamiast po prostu wykonywać ruchy, zwróć uwagę na to, jak ludzie reagują i kop głębiej, jeśli uważasz, że coś jest pod powierzchnią.
Zaproponuj ludziom sposób na dostarczenie anonimowej informacji zwrotnej
Nawet w idealnym świecie są rzeczy, które ludzie będą czuli się komfortowo wyrażając je anonimowo.Oferując swojemu zespołowi sposób na anonimowe przesłanie informacji zwrotnej, dajesz sobie jako menedżerowi możliwość odkrycia ukrytych problemów, które mają wpływ na Twój zespół. W mniejszych organizacjach możesz użyć narzędzia takiego jak SurveyMonkey, aby regularnie zbierać opinie pracowników.
Dobra komunikacja wymaga konsekwentnego wysiłku
Większość z nas wie, jak komunikować się z przyjaciółmi, rodziną i bliskimi, ale dlaczego tak trudno jest robić to samo w pracy? Często sprowadza się to do stworzenia środowiska, w którym ludzie czują się na tyle swobodnie, aby wyrażać to, co naprawdę myślą, kwestionować pomysły i zadawać pytania, które mogą wydać się głupie. Menedżerowie muszą dawać przykład swojemu zespołowi, pokazując, co to znaczy być dobrym komunikatorem. Oznacza to ćwiczenie umiejętności dobrego słuchania, dawanie członkom zespołu możliwości wypowiedzenia się, określanie jasnych oczekiwań i regularne przekazywanie informacji zwrotnych.Co robisz teraz, aby poprawić komunikację w pracy?