6 Skrypty e-mail do Crank Out doskonałe Follow Up e-mail do klienta

6 Skrypty e-mail do Crank Out doskonałe Follow Up e-mail do klienta

Jeśli jesteś freelancer, wykonawca, lub właściciela małej firmy, praca z klientami może być jednym z najtrudniejszych części swojej pracy. Jest to szczególnie prawdziwe, gdy ci klienci stają się tajemniczo bez odpowiedzi. Kiedy tak się dzieje, trzeba być czujnym w wysyłaniu follow up e-mail. I to jest, gdzie niektóre poręczne skrypty e-mail wchodzą w grę.

Gdy napisane z odrobiną myśli i przewidywania, prawo follow up e-mail może produkować szybkie wyniki.

Jeśli nie jesteś pewien, jak to zrobić, nie martw się! Zobaczenie kilku przykładów i zrozumienie, jak (i dlaczego) one działają, to zazwyczaj wszystko, czego będziesz potrzebował, aby zacząć efektywnie wykorzystywać tę taktykę w swoim biznesie.

W tym poście przedstawimy sześć typowych sytuacji związanych z niereagującymi klientami.

Dla każdej z nich przedstawimy przykładowy email follow up i wyjaśnimy, dlaczego prawdopodobnie przyniesie on rezultaty.

Scenariusze i szablony emaili:

👉 1. Follow up po złożeniu wniosku
👉 2. Przypomnienie, że czekasz na odpowiedź
👉 3. Zaproszenie do nowej pracy
👉 4. Dotknięcie bazy po pewnym czasie braku aktywności
👉 5. Prośba o zaległą płatność
👉 6. Końcowy email

Dlaczego opłaca się zaprojektować starannie sformułowany follow up email

Jeśli chodzi o tworzenie skryptów email, warto abyś zaprojektował je starannie. Pospiesznie wysłany e-mail może zrobić więcej szkody niż pożytku, więc będziesz chciał być strategiczny.

To obejmuje szereg rozważań. Będziesz chciał pomyśleć o działaniu, które chciałbyś, aby odbiorca podjął, i jak można delikatnie (ale stanowczo) zachęcić ich w tym kierunku. Ponadto, ważne jest, aby zwrócić uwagę na każde słowo, którego używasz. Ton i intencje mają tutaj równie duże znaczenie jak treść – zwłaszcza gdy masz do czynienia z niereagującym lub trudnym klientem.

Pisanie solidnych skryptów e-maili, które zwracają wyniki wymaga praktyki. Jednak, abyś mógł zacząć, przedstawimy Ci kilka przykładów, z których możesz skorzystać i na których możesz się uczyć.

Przez lata pracowaliśmy z wieloma wymagającymi i trudnymi w kontakcie klientami, a to, co poniżej, to typy e-maili, które według nas działają najlepiej.

Sześć skryptów e-mailowych, których możesz użyć, aby nawiązać kontakt z niereagującymi klientami

Przyjrzyjrzyjrzyjmy się teraz samym sześciu skryptom! Używając (i być może nieznacznie zmieniając) te e-maile, możesz znacznie zwiększyć swoje szanse na nawiązanie udanych kontaktów.

Nie są one uporządkowane według ważności lub znaczenia, więc możesz swobodnie zanurzyć się w którymkolwiek z nich, który pierwszy wpadnie Ci w oko!

Kontynuacja po złożeniu propozycji

Niewiele rzeczy jest bardziej frustrujących niż wysłanie szczegółowej propozycji nowego projektu i nie otrzymanie odpowiedzi. Jesteś gotowy i czeka na rozpoczęcie pracy, a każdy dzień opóźnienia oznacza jeden dzień więcej, w którym będziesz musiał czekać na zapłatę po zakończeniu projektu.

Dobrą wiadomością jest to, że brak odpowiedzi na propozycję rzadko oznacza, że klient jest z niej niezadowolony lub nie chce iść do przodu. Wręcz przeciwnie, zazwyczaj od razu daje Ci o tym znać. Zamiast tego, często okaże się, że byli zbyt zajęci, aby dać to dużo myśli, a nawet w pełni przeczytać swój e-mail.

W słowach Mercedes Cardona w OMH Communications:

Mimo to, na pewno będziesz chciał nawiązać kontakt z tym klientem. Musisz pozostać na czele ich umysłów, i przypomnieć im, aby wziąć czas z ich harmonogramu, aby dać swoją propozycję uwagę, na którą zasługuje. Zazwyczaj, delikatne szturchnięcie jest wszystko, co trzeba będzie:

Hi, zastanawiałem się, czy masz szansę jeszcze spojrzeć na naszej najnowszej propozycji. Chętnie wysłuchamy Twoich przemyśleń i rozpoczniemy pracę nad tym projektem! Proszę dać mi znać, jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące specyfiki propozycji (jak przedstawiono w moim poprzednim e-mailu).

Ta wiadomość otwiera się z uprzejmym potwierdzeniem, jak zajęty klient jest, i że rozumiesz, że mogą nie być w stanie dać swoją propozycję dokładnego spojrzenia jeszcze. Następnie, krótko przypomina im o celu propozycji, więc nie muszą wracać do poprzedniego e-maila, aby się zorientować.

Drugi akapit jest tutaj kluczowym elementem. Dobrym pomysłem jest poinformowanie klienta, że jesteś podekscytowany projektem (nawet jeśli czujesz się sfrustrowany). Ten entuzjazm może być impulsem, którego potrzebują. Plus, poprzez zachęcanie do zadawania pytań, mówisz im, że nie muszą natychmiast zatwierdzić lub odrzucić swoją propozycję, ale są wolne, aby wyrazić wszelkie pytania lub obawy, które mogą mieć o nim pierwszy.

Oczywiście, będziesz chciał zamknąć follow up e-mail z ulubionym zwrotem sign-off i swoje nazwisko. Ponadto, należy unikać terminologii, takich jak „nie ma pośpiechu” w tego rodzaju wiadomości. Podczas gdy chcesz pozostać uprzejmy i troskliwy, chcesz również zachęcić klienta do podjęcia działań tak szybko, jak to możliwe (Twoje konto bankowe jest zależne od tego!).

Przypomnienie, że czekasz na odpowiedź

To może być najczęstsza sytuacja, w której znajdziesz się, gdy masz do czynienia z niereagujących klientów. Jesteś w trakcie realizacji jakiegoś projektu i nie możesz działać dalej, dopóki klient nie odpowie na kluczowe pytanie lub nie dostarczy określonego zasobu. Jednak spotykasz się z ciszą radiową.

Natychmiastowe działanie w tej sytuacji jest w najlepszym interesie zarówno Ciebie, jak i Twojego klienta. W końcu oboje chcecie, aby projekt przebiegał sprawnie i aby uniknąć straty czasu. Podobnie jak w poprzednim scenariuszu, jest wysoce prawdopodobne, że klient widział twój e-mail, ale zapomniał o nim lub ma go zaznaczonego, aby zająć się nim później.

Ta wiadomość e-mail może być wysłana w dowolnym miejscu od kilku dni do tygodnia po wcześniejszej komunikacji, w zależności od pilności projektu:

Hi, chciałem kontynuować i sprawdzić, czy miałeś szansę przejrzeć mój poprzedni e-mail. Jak już wspomniałem, po otrzymaniu Twojej odpowiedzi, będziemy mogli od razu przejść do kolejnego etapu projektu. Daj mi znać, jeśli mogę dostarczyć dalszych wyjaśnień na temat tego, czego potrzebujemy!

Pierwszy akapit jest skonstruowany w podobny sposób do naszego ostatniego przykładu, co jest celowe. Tutaj również ważne jest, aby uznać, jak bardzo klient jest zajęty, i uniknąć niecierpliwości lub frustracji.

Plus, przypominając im krótko o swoim zapytaniu pozwala im wiedzieć, czego dokładnie szukasz. Jednocześnie, nie chcesz być zbyt szczegółowy, ponieważ klient może po prostu wrócić do poprzedniego e-maila, aby przeczytać całą prośbę.

Następne zdanie ma na celu poinformowanie klienta (grzecznie) o znaczeniu tej konkretnej wiadomości. Innymi słowy, mogą one nie zdawały sobie sprawy, brak odpowiedzi doprowadził do blokady drogi na koniec.

Ten, oferta, aby zapewnić wyjaśnienie zawija ten krótki follow up e-mail, podczas gdy jasne, że jesteś gotowy i czeka na omówienie niczego niejasnego w oryginalnej wiadomości (tym samym opóźniając ich odpowiedź).

Zaproszenie do nowej pracy

Pozostawanie w bliskiej komunikacji z klientami jest zawsze ważne. Jednak nigdy nie jest to bardziej istotne niż zaraz po zakończeniu projektu. To wszystko jest zbyt łatwe dla klienta, aby zapomnieć o tobie i przejść do następnej rzeczy w tym momencie – co jest ostatnią rzeczą, którą chcesz.

Dlatego, jeśli skończyłeś projekt dla konkretnego klienta i nie słyszał nic od nich przez jakiś czas, będziesz chciał wysłać wraz z prośbą o nową pracę. Najlepsze podejście do tego e-maila może się nieco różnić w zależności od konkretnych okoliczności, ale oto przykład skutecznej wiadomości:

Hi, Jak wiesz, niedawno zawinęliśmy . Mamy nadzieję, że jesteś zadowolony z wyników! Jesteśmy chętni, aby przejść do następnego projektu - oto wszystko, czego będziemy od Ciebie wymagać:- Po otrzymaniu tego wykroczenia, możemy przejść do następnej fazy. Oczywiście, proszę dać mi znać, jeśli są jakieś pytania, na które również mogę odpowiedzieć.

Ten email uzupełniający opiera się nieco na założeniu, że zarówno Ty, jak i Twój klient jesteście świadomi Twojego zwykłego procesu i pracowaliście nad wieloma projektami w przeszłości. Może potrzebować trochę personalizacji, aby odzwierciedlić rodzaj projektów, nad którymi pracujesz, ale zapewnia solidne ramy niemniej.

Pierwszy akapit służy dwóm celom (oprócz tego, że jest po prostu wprowadzenie do e-maila). Przypomina klientowi o niedawno zakończonym projekcie i o jego (miejmy nadzieję) pozytywnej reakcji na jego jakość. Pamiętając, co dobrą pracę zrobiłeś wcześniej powinien zaostrzyć ich apetyt na więcej tego samego.

Wyrażanie własnego zapału do rozpoczęcia jest zawsze dobry akcent. Jednak prawdziwą gwiazdą jest tutaj wypunktowana lista pytań/żądań. Wymieniając to, czego potrzebujesz od klienta (zamiast pisać to wszystko w formie akapitu) sprawiasz, że Twoje wymagania są krystalicznie czyste. Zwiększa to również szanse na uzyskanie odpowiedzi na każde konkretne zapytanie.

Zawiń to wszystko z kuksańcem do przodu i prośbą o wszelkie pytania klienta, które może mieć, i masz prosty, ale skuteczny follow up email na swoich rękach.

Dotknięcie bazy po chwili bezczynności

Poprzedni follow up email był o pozostawaniu w kontakcie z klientem i próbach lądowania kolejnych projektów jeden po drugim. Ten szablon maila dotyczy ponownego nawiązania kontaktu z klientem po dłuższym okresie czasu.

Na tym etapie nie powinniśmy zakładać, że klient pamięta dokładnie kim jesteśmy lub jakiego rodzaju projekty zrealizowaliśmy razem w przeszłości. Chociaż pewna znajomość istnieje, najpierw trzeba ją, że tak powiem, rozpalić na nowo.

Ten szablon e-maila może w tym pomóc:

Cześć, zanotowałem w moim kalendarzu, aby skontaktować się z Tobą właśnie teraz. Chciałem się z Tobą skontaktować i sprawdzić, czy są jakieś możliwości ponownej współpracy. Biorąc pod uwagę to, co zrobiliśmy razem w przeszłości, myślę, że możemy pójść w podobne ślady pracując nad . Jeśli chcesz trochę więcej szczegółów, jak to może działać dokładnie, po prostu daj mi znać, a ja wyśle bardziej dogłębną propozycję i złamać rzeczy w dół krok po kroku.

Ten follow up e-mail skrypt osiąga kilka rzeczy:

• Jest przyjazny w naturze i ponownie łączy się z osobą w sposób naturalny – to nie wydaje się wymuszone.
• Przypomina klientowi, nad czym pracowaliście w przeszłości, a także sugeruje, że zrobiliście razem więcej niż jeden projekt (jeśli tak było).
• Podsuwa kilka gotowych pomysłów na projekty, nad którymi moglibyście pracować w następnej kolejności.

Ten ostatni punkt jest szczególnie ważny. Ludzie są zajęci. Jeśli możesz przyjść do swoich klientów i zasugerować dokładne pomysły, które mógłbyś dla nich zrealizować, zwiększa to Twoje szanse na wylądowanie transakcji. Fakt, że masz już ustaloną relację, pomaga w tym, ponieważ nie musisz już udowadniać, że jesteś w stanie ją zrealizować.

Prośba o zaległą płatność

Ta sprawa jest trochę skomplikowana. Rozmowa o pieniądzach może być stresująca, zwłaszcza jeśli jesteś kreatywny i wolałbyś nie mieć nic wspólnego z finansowym elementem biznesu. Jest to jeszcze bardziej istotne, jeśli chodzi o śledzenie trudnego klienta, który zalega z płatnościami.

Po pierwsze i najważniejsze, będziesz chciał przejść do tej komunikacji tak uprzejmie, jak to tylko możliwe. Nie insynuować, że klient jest zaniedbany, lub rozpocząć podejmowania gróźb. Zamiast tego, postępuj z założeniem, że klient po prostu zapomniał zapłacić. Nawet jeśli istnieje inny powód ich zaległości, to podejście może zasadniczo winić ich do wyciągania portfela:

Hi, chciałem dotknąć bazy, i przypomnieć o płatności należnej na . Jak dotąd, nie otrzymaliśmy płatności. Czy możesz dać nam znać, kiedy możemy spodziewać się go otrzymać proszę? 

Najlepiej jest zachować ten typ follow up e-mail krótki i słodki. Nie chcesz, aby kluczowa wiadomość została przeoczona. Plus, nie ma powodu, aby rzucić w garść kwalifikatorów. Po prostu przypominając im, że płatność jest należna – uprzejmie – często robi sztuczkę. Należy jednak podać wszystkie istotne informacje, takie jak numer faktury i adres e-mail, na który została ona wysłana. Chodzi o to, aby płatności tak łatwe, jak to możliwe.

Możesz zasadniczo powtórzyć ten e-mail tyle razy, ile uważasz za konieczne. Jednakże, jeśli nadal nie otrzymasz odpowiedzi, może w końcu trzeba dostać bardziej zdecydowany. Oto follow up email, który możesz wysłać, jeśli nie uda Ci się odpowiedzieć na kilka wiadomości takich jak ta powyżej:

Hi,We have still not received your payment for . Będziemy oczekiwać pełnej kwoty faktury - - do , lub potencjalnie będziemy musieli skierować tę sprawę do agencji windykacyjnej.

Jest to stanowczy i bezpośredni komunikat, który jest odpowiedni dla klienta, który nie płaci i nie reaguje. Dając im przypomnienie kwoty płatności i nowy termin wymagalności może w końcu pobudzić je do działania.

Jeśli nie, może trzeba wyciąć swoje straty z tego konkretnego klienta i rozważyć to doświadczenie uczenia się. Oczywiście, można rzeczywiście zatrudnić agencję zbierania śledzić dla Ciebie – ale kłopoty i opłaty związane z tym zrobić to mniej pożądana opcja, chyba że rachunek jest bardzo duży.

Ostatni e-mail

Poprzednie e-maile follow up są zaprojektowane, aby uzyskać odpowiedź, gdy tylko jest to możliwe. Jednakże, czasami klient po prostu milknie pomimo Twoich najlepszych starań.

Jeśli wysłałeś kilka wiadomości do klienta, a oni po prostu nie odpowiadają (i nie są Ci winni żadnych pieniędzy), nadszedł czas, aby wysłać jeden ostatni email follow up. Może on wyglądać mniej więcej tak:

 Cześć, Minęło trochę czasu odkąd się odezwałeś. W tym momencie musimy założyć, że Twoje priorytety się zmieniły, lub że prowadzisz swoją działalność w innym kierunku. Prosimy o kontakt w przyszłości, jeśli możemy być dalszą pomocą! 

Ta wiadomość osiąga kilka rzeczy. To jest uprzejmy i wyrozumiały dla jednego, pokazując, że nosisz klienta nie złą wolę dla ich braku odpowiedzi. Nawet jeśli nie usłyszysz od nich teraz, będziesz chciał utrzymać związek na tak pozytywnej nucie, jak to możliwe.

Co więcej, czyniąc to jasne, że poruszasz się w ten sposób gra na strachu klienta przed brakiem (FOMO). Powinny one rozpoznać, że jeśli chcą nadal korzystać z Twoich usług, będą musiały działać szybko.

Wreszcie, masz jasno określone, że jesteś otwarty na wszelkie przyszłe komunikaty. To nie jest rzadkością, aby nagle usłyszeć z powrotem od starego klienta miesięcy lub lat w dół linii, gdy priorytety i personel uległy zmianie. Zawijając swój e-mail w ten sposób daje najlepszy możliwy strzał z coraz odpowiedź.

Conclusion

Niestety, nie ma sposobu (jeszcze!), aby dotrzeć przez ekran komputera i zrobić twój klient odpowiedzieć na kluczową wiadomość. Jednak wysłanie starannie przygotowanej wiadomości e-mail może przynieść rezultaty, których szukasz, utrzymując jednocześnie pozytywne relacje z klientem.

W tym artykule przedstawiliśmy Ci sześć skryptów wiadomości e-mail, które możesz wykorzystać do pogoni za niereagującymi klientami:

Czy kiedykolwiek udało Ci się nakłonić do rozmowy niereagującego klienta? Powiedz nam, co zrobiłeś w sekcji komentarzy poniżej!

Możesz również sprawdzić nasz przewodnik, jak wybrać najlepsze narzędzia do automatyzacji e-mail marketingu.

Nie zapomnij dołączyć do naszego kursu zderzeniowego na temat przyspieszenia witryny WordPress. Dzięki kilku prostym poprawkom możesz skrócić czas ładowania nawet o 50-80%:

.