Co to są wydatki zmienne?

Co to są wydatki zmienne?

Wydatki zmienne – znane również jako koszty zmienne – są wydatkami, które zmieniają się w zależności od tego, ile używasz produktu lub usługi.

Dla porównania, koszty stałe pozostają takie same przez dłuższy okres czasu. I chociaż wydatki uznaniowe również zmieniają się w zależności od wykorzystania, są one dodatkami, z których korzystasz, ale nie są niezbędne do prowadzenia działalności gospodarczej. Pomoże to wyjaśnić, czym są koszty stałe, definicję wydatków zmiennych i pozwoli zrozumieć również wydatki uznaniowe:

Koszty stałe:

• Rent
• Płatności ubezpieczeniowe
• Większość płatności kredytowych
• Datki i subskrypcje
• Roczna pensja

Wydatki zmienne:

• Płatności za media
• Wydatki na użytkowanie samochodów, takie jak paliwo i konserwacja
• Dostawy biurowe
• Usługi profesjonalne rozliczane według godzin
• Płace dla pracowników zatrudnionych na godziny

Wydatki uznaniowe:

• Większość posiłków i wydatków na rozrywkę
• Prezenty dla klientów
• Przyjęcia i premie dla pracowników

Więc, najprościej mówiąc, definicja wydatków zmiennych to koszty, które się zmieniają; koszt stały pozostaje taki sam przez długi okres czasu; a o wydatkach uznaniowych możesz myśleć jako o swoich „nice-to-haves”.”

Wariable Expenses Are More Than Operating Costs

One thing to note is that the lists above focuses on operating costs, but variable expenses usually affect your cost of goods sold more than anything. Jeśli Twoja firma wytwarza produkt, musisz być świadomy zmiennych kosztów produkcji.

Dlaczego jest to ważne? Twoje zmienne koszty produkcji mają bezpośredni wpływ na próg rentowności. Twoja firma break-even punkt jest ile pieniędzy trzeba zrobić, aby pokryć swoje koszty w miesiącu. Co, jako właściciel firmy, wiesz, jak ważne jest, aby zarobić więcej niż wydajesz.

How Do Variable Expenses Affect My Business Budget?

Now that we have a good understanding of the variable expenses definition and the other types of business expenses, let’s take a look at how variable expenses affect your business budget.

The nice thing about variable expenses is that you can easily adjust your variable costs of production in response to a downturn in sales or production… actually, they usually adjust themselves, because when production slows, you stop incurring those costs. Koszty zmienne ogólne – jak te wymienione powyżej – są trudniejsze do skorygowania. Oznacza to również, że są one trudniejsze do zaplanowania w budżecie.

Spójrzmy na przykład zmiennych wydatków, do których wszyscy możemy się odnieść: koszty energii elektrycznej. W zależności od miejsca zamieszkania i opcji dla źródeł ogrzewania, rachunek za energię elektryczną może wahać się od około $100/miesiąc w łagodniejszych miesiącach roku do góry $300/miesiąc w najtrudniejszych częściach lata i zimy.

Zmienne warunki klimatyczne również wpływają na te już zmienne wydatki. Możesz mieć rok lub dwa z bardzo łagodnej pogody zimą, tylko być uderzony z niebieskiego przez zimę, która nie kończy.

Ale można podjąć kroki- używając inteligentnego termostatu do zmniejszenia kwoty, którą płacisz za energię elektryczną, ten zmienny wydatek jest w dużej mierze poza twoją kontrolą. Jest to frustrujące, ponieważ niespodziewanie duży rachunek za energię elektryczną może spowodować spustoszenie w Twoim budżecie, zwłaszcza jeśli zbiegnie się to w czasie ze spadkiem przychodów. (A jeśli produkujesz towar wrażliwy na temperaturę, na przykład, to nie jest tak, że można po prostu iść bez ogrzewania lub chłodzenia, aby zaoszczędzić pieniądze – i jesteśmy pewni, że twoi pracownicy zgodzą się, bez względu na rodzaj pracy, którą wykonujesz.)

Jak to naprawić?

5 sposobów na zmniejszenie wpływu zmiennych wydatków na Twój budżet

W powyższym przykładzie, czasami możesz zmniejszyć wpływ zmiennych wydatków prosząc dostawcę usług, aby pozwolił Ci płacić stałą kwotę każdego miesiąca. (Zwodniczo proste, ale naprawdę pomocne.) Ta stała kwota jest oparta na średniej z rachunków za poprzednie 12 miesięcy. Wiele przedsiębiorstw użyteczności publicznej oferuje tę opcję, aby pomóc swoim klientom w budżetowaniu, ale opcja średniej płatności nie będzie dostępna dla każdego zmiennego wydatku w twoim budżecie.

Możesz nadal korzystać z tej koncepcji średniej płatności, aby zmniejszyć wpływ zmiennych wydatków na budżet, choć. Oto jak:

• Określ roczną średnią dla każdego zmiennego wydatku w Twoim budżecie. Kiedy określasz średnią roczną dla wydatków zmiennych, unikaj pokusy, aby spojrzeć tylko na ostatnie 12 miesięcy. Poświęć czas na przegląd średniej z trzech lat wydatków zmiennych. Pomoże to uwzględnić anomalie, które mogą mieć wpływ na średnią dla danego wydatku. O ile nie podjęto kroków w celu trwałego zmniejszenia zmiennego wydatku, należy zachować ostrożność i zastosować najwyższą średnią kwotę.

• Dodaj bufor. Po ustaleniu średniej dla każdego wydatku zmiennego, dodaj do niej bufor. Bufor w wysokości 3% do 5% powinien być więcej niż wystarczający, aby pokryć wzrost cen i większość anomalii, które spowodują nietypowy rok dla danego wydatku. Jeśli chcesz być naprawdę ostrożny – i jeśli twój budżet może to wytrzymać – zbuduj bufor w wysokości 10%.

• Śledź swoje rzeczywiste wydatki. Każdego miesiąca porównuj rzeczywiste wydatki na każdy zmienny wydatek z kwotą zapisaną w budżecie. Zwróć uwagę, czy przekroczyłeś budżet czy nie dla każdej kategorii wydatków. Jeśli używasz oprogramowania do księgowości biznesowej, poszukaj raportu porównania zysków i strat z budżetem. Raport ten można zazwyczaj dostosować do własnych potrzeb, aby wykonać obliczenie wzrostu lub spadku kwoty w dolarach, dzięki czemu można zobaczyć na pierwszy rzut oka, jeśli byłeś nad lub pod budżetem bez konieczności wykonywania matematyki siebie.

• Ustaw konto oszczędnościowe dla zmiennych wydatków. To jest najważniejszy krok w tym procesie. Każdego miesiąca, w którym masz zbyt niski budżet na wydatki zmienne, przenieś nadwyżkę na konto oszczędnościowe dla firm na wydatki zmienne. W ten sposób stworzysz rezerwę, z której będziesz mógł czerpać w miesiącach, gdy Twoje wydatki będą wyższe niż zwykle. Na przykład, załóżmy, że Twój rachunek za prąd wynosi średnio 375 dolarów miesięcznie. Masz łagodną zimę, więc rzeczywisty rachunek za energię elektryczną wyniósł 355 dolarów w styczniu i 325 dolarów w lutym. Marzec przychodzi jak lew, choć, i tydzień nieoczekiwanych temperatur poniżej zera powoduje rachunku za energię elektryczną w marcu 445 dolarów, gdy rachunek za marzec jest zwykle bliżej 245 dolarów. Większość właścicieli firm budżetuje swoje zmienne wydatki w oparciu o rzeczywiste wydatki z poprzedniego roku. Ponieważ jednak w budżecie na energię elektryczną zapisano średnio 375 dolarów miesięcznie (o 130 dolarów więcej niż zwykle w marcu), a nadwyżkę pieniędzy zapisaną w budżecie na rachunek za energię elektryczną w styczniu (20 dolarów) i lutym (50 dolarów) przeniesiono na konto oszczędnościowe na wydatki zmienne, mamy wystarczająco dużo pieniędzy na niespodziewanie wysoki rachunek za energię elektryczną w marcu. Gdybyś miał tylko budżet $245 za „normalny” rachunek za prąd w marcu, musiałbyś szybko wymyślić dodatkowe $200. Dla bardzo małej firmy, lub firmy doświadczającej spadku przychodów, może to być bardzo trudne do zrobienia.

Otwórz biznesowe konto oszczędnościowe teraz, jeśli go nie masz

• Oszacuj swoje zmienne wydatki co roku. Może Cię kusić, aby co roku używać tych samych prognoz wydatków zmiennych w swoim budżecie, zwłaszcza jeśli zaoszczędziłeś przyzwoitą kwotę na koncie oszczędnościowym na wydatki zmienne. Unikaj tej pokusy. Powinieneś co roku ponownie oszacować swoje wydatki zmienne. Szczególnie w kategoriach wydatków, w których masz nieco większą kontrolę niż w przypadku wydatków na usługi komunalne – takich jak wydatki na użytkowanie samochodu – istnieją możliwości dokonania strategicznych zmian w celu kontrolowania wydatków: Capturing All Variable Expenses in Your Budget

  Większość szablonów budżetów jest zaprojektowana tak, aby pasowały do typowego biznesowego planu kont. Oznacza to, że koszty stałe, wydatki zmienne i wydatki uznaniowe są rozproszone po całym szablonie. Układ ten sprawia, że naprawdę łatwo jest porównać swoje rzeczywiste numery do budżetowanych numerów (pamiętasz Zysk i strata do budżetu Raport porównawczy wspomniane wcześniej?), ale także sprawia, że łatwo jest „gloss over” zmiennych i wydatków uznaniowych, gdy jesteś ustawienie numerów budżetowych.

  Gdy po raz pierwszy składa się budżet firmy, zacznij od listy wydatków według typu (stałe, zmienne i uznaniowe). Po określeniu odpowiedniej kwoty dla każdego wydatku, można podłączyć te kwoty do szablonu budżetu, więc jest gotowy do użycia w celu porównania budżetu do rzeczywistych liczb każdego miesiąca.

  W skrócie, najlepszy sposób, aby upewnić się, że jesteś przygotowany do złagodzenia wpływu zmiennych wydatków sprowadza się do zwracania uwagi na koszty tych wydatków w przeszłości, i przygotowanie się z buforem lub niektóre oszczędności, aby zająć się nimi w przyszłości. Średnie są dobrymi wskaźnikami tego, gdzie możesz wylądować, abyś nie był zaskoczony – i zwracaj uwagę, abyś nie był zszokowany zmianami.

  Reducing Actual Variable Expenses

  Powyżej skupiliśmy się na zmniejszaniu wpływu wydatków zmiennych na budżet, ale co, jeśli jesteś w miejscu, w którym musisz zmniejszyć swoje rzeczywiste wydatki zmienne? Jeśli Twoja firma zmaga się z brakiem przewidywalności, lub trzeba ciąć koszty, może być patrząc na zmniejszenie ogólnych wydatków zmiennych.

  Chociaż użyliśmy przykład energii elektrycznej powyżej, znajdziesz większość swoich kosztów zmiennych są wokół rzeczywistej produkcji produktu. Chodzi o pracy i materiałów, które idą do niego, a jeśli trzeba obniżyć koszty, trzeba przeanalizować ten proces i zobaczyć, czy istnieją sposoby można produkować podobne wyjście nawet po opłacalnych zmian są wykonane w tym procesie. Przykłady obejmują:

  1. Praca. Czy jest coś, co można zautomatyzować lub zlecić na zewnątrz, co nie wpłynęłoby na jakość? Czy można zwiększyć wydajność siły roboczej, uzyskując większą produkcję, zapewniając im pewne narzędzia lub usługi?
  2. Materiały. Czy używasz najbardziej efektywnych kosztowo materiałów? Czy możesz kupować w ilościach hurtowych? Gdybyś kupił lepsze materiały, miałbyś mniej problemów z produktem w dół drogi?
  3. Ocena Twojego produktu lub usługi. Wiele firm oferuje różne produkty i usługi. Możesz być sprzedaży rzeczy jako pakiet, ale to tylko część pakietu, który jest naprawdę generuje przychody. Czy powinieneś wyeliminować pewne funkcje? Czy istnieje sposób można dostarczyć swój produkt lub usługę szybciej?

  Pamiętaj, tylko dlatego, że coś zawsze było robione w określony sposób nie oznacza, że jest to właściwy sposób. Wraz z rozwojem firmy, możesz stać się przytłoczony i zazwyczaj nie masz czasu, aby oderwać się od swoich obecnych systemów i procesów tak bardzo, jak byś chciał. Ale, biorąc pod uwagę, jak bardzo rynek może się zmienić i koszty mogą ewoluować, robi to może naprawdę pomóc firmie zidentyfikować obszary, aby zapisać na zmienne wydatki.

  Zmienne wydatki wpływają na budżet … ale nie powinny go zniszczyć

  To frustrujące, aby utworzyć plan, tylko mieć okoliczności poza kontrolą rzucić, że plan off course. Jest to jeden z powodów, dla których wielu właścicieli małych firm całkowicie unika budżetowania. Zwłaszcza jeśli większość wydatków biznesowych są zmienne-jak to często bywa w przypadku bardzo małych firm-próbując wymyślić dokładny budżet może wydawać się niemożliwe.

  Teraz, że masz jasną definicję wydatków zmiennych, z odrobiną planowania, nawet najbardziej zmienne z wydatków zmiennych mogą być rozliczane w budżecie z łatwością. Budowanie bufora na biznesowym koncie oszczędnościowym, aby przeprowadzić Cię przez miesiące, w których Twoje wydatki zmienne są wyższe niż przewidywane, pozwoli Ci utrzymać budżet na właściwym torze i ochroni Twój przepływ gotówki. Coroczna ponowna ocena budżetu na wydatki zmienne pomoże Ci zidentyfikować obszary, w których możesz zaoszczędzić i wprowadzić inne usprawnienia.