How to Adopt a Light Version of ITIL’s Change Advisory Board
Jak być może już wiesz, wspierany przez ITIL zespół doradczy ds. zmian (CAB) składa się z grupy osób, które wspomagają proces zarządzania zmianami w zakresie oceny, autoryzacji, priorytetyzacji i planowania zmian.
Czasami jednak pojawiają się trudności, które utrudniają działanie CAB, nawet w przypadku dobrze zdefiniowanych ról i obowiązków w zakresie zarządzania zmianą. Jednak CAB nie musi być skomplikowany – Twoja organizacja może potrzebować jedynie lekkiej wersji CAB.
Aby pomóc, ten artykuł oferuje zestaw prostych działań, które pomogą zapewnić lekką wersję CAB w każdej organizacji.
Czy potrzebujesz CAB?
Czy masz już dość poczucia, że Ty (i/lub Twoi współpracownicy) straciliście kontrolę nad procesem zarządzania zmianami i narzędziami do zarządzania usługami IT (ITSM)?
Czy musisz wkładać ogromny wysiłek we wszystkie żądania zmian, aby nie narazić na szwank dostarczania usług produkcyjnych? Czy też, z drugiej strony, Twoja organizacja, jednostka biznesowa lub dział nie mają wystarczającej struktury lub są niewystarczająco silne, aby obsługiwać CAB?
W każdej z tych sytuacji istnieje zestaw podstawowych kroków, które mogą pomóc. Dzięki nim, nawet jeśli nie masz stanowiska kierownika ds. zmian, możesz wdrożyć formalną funkcję CAB – w tym, na przykład, regularne zaangażowanie reprezentatywnych pracowników ze wszystkich obszarów technicznych i/lub funkcjonalnych.
Proszę czytać dalej, aby dowiedzieć się „jak”.”
Zdefiniuj zestaw wyspecjalizowanego personelu do identyfikacji, które zmiany powinny zostać zatwierdzone
Gdy nadejdzie prośba o zmianę, tylko niewielki zestaw wyspecjalizowanego personelu powinien być w stanie sklasyfikować i zatwierdzić te „zlecenia zmian” ze statusem „Oczekiwanie na zatwierdzenie”.
Będziesz musiał zidentyfikować zestaw odpowiednio wykwalifikowanego personelu, aby odpowiednio przeanalizować otrzymane zmiany.
Zdefiniuj zestaw przejść statusu zlecenia zmiany w celu zidentyfikowania przepływu pracy zatwierdzania lub odrzucania
W tym miejscu doradzam bardzo proste podejście – Twoje zlecenia zmiany mogą zaczynać się od statusu „Request for Change” i po szybkiej analizie mogą zostać przeniesione do statusu „Waiting Approval” w celu analizy przez CAB.
Zmiany o niższym ryzyku można oczywiście uzgodnić, aby były traktowane przy użyciu zatwierdzonych modeli zmian, które eliminują potrzebę zaangażowania CAB.
Zdefiniuj częstotliwość czasową spotkań CAB
Zależy to od organizacji i klientów oraz ilości wniosków o zmianę. Z mojego doświadczenia wynika, że bardziej złożone firmy często organizują mniej spotkań CAB w miesiącu.
W niektórych przypadkach odbywa się to tylko raz w miesiącu, co oznacza tylko jedną promocję produkcji w miesiącu. Oczywiście, jeśli masz zlecenia zmian co tydzień, prawdopodobnie nie będzie możliwe zorganizowanie tylko jednego spotkania miesięcznego.
Zdefiniuj częstotliwość czasową promocji produkcji
Jednym z kluczowych czynników utrzymania stabilizacji środowisk klienta jest określenie jednego lub dwóch dni w tygodniu (na przykład w każdy poniedziałek i wtorek) lub miesiącu na promocję zatwierdzonych zleceń zmian.
Zmniejszy to wpływ i ryzyko dla Twojej firmy i środowisk klienta. Opcja ta pozwala również oszacować pracę zespołu i dostawy z większą precyzją, ale ostatecznie zapewnia pełną kontrolę nad wszystkimi środowiskami.
Użyj funkcjonalności narzędzia ITSM out-of-the-box, aby zidentyfikować i pomóc w analizie otwartych, zatwierdzonych lub odrzuconych zleceń zmiany
Jak być może wiesz, narzędzia ITSM zgodne z ITIL często zawierają możliwości związane z procesem CAB, ale zachowaj prostotę!
Użyj funkcjonalności out-of-the-box tylko w zakresie potrzebnym do stworzenia tej lekkiej wersji CAB. Na przykład, jeśli narzędzie ITSM posiada kalendarz zmian, należy go użyć do wizualizacji i lepszego zrozumienia zmian według tygodnia, miesiąca lub roku.
Ta lekka wersja CAB pozwoli organizacji lepiej kontrolować zlecenia zmian. Ale, co więcej, jest ona również przydatna do wizualizacji informacji o zmianach i śledzenia wszystkich wymaganych kroków procesu.
IT Senior Profissional z 8+ letnim doświadczeniem w projektach IT Service Management dla Service Desk, Service Catalog, Workflow Processes i CMDB, a także w rozwiązaniach Business Intelligence (Reporting and Dashboards) – SAP Business Objects, CrystalReports, LANDesk Xtraction i TIBCO Jaspersoft. Wysokie umiejętności w zakresie pakietu Service Management produktów CA Technologies.
.