Jak sporządzić protokół z zebrania: Templates & Examples

Jak sporządzić protokół z zebrania: Templates & Examples

Pisanie protokołów ze spotkań może wydawać się trywialnym i nieistotnym zadaniem, czymś, co przydzieliłbyś stażyście – lub nawet w ogóle byś tego nie robił. Spotkania same w sobie są często postrzegane jako strata czasu, a dokumentowanie ich jeszcze bardziej.

Jednakże zaniedbanie tego zadania jest błędem, który może być kosztowny zarówno pod względem czasu, jak i zasobów. Jeśli masz dobry powód, aby mieć spotkanie, protokół ze spotkania może być bardzo skutecznym narzędziem, aby utrzymać wszystkich na tej samej stronie.

Zanurzmy się głębiej w to, czym właściwie są protokoły ze spotkań, jak je pisać i spójrzmy na kilka szablonów i przykładów.

• Co to są protokoły ze spotkań?
• Jaki jest cel protokołów spotkań?
• Jak skutecznie sporządzać protokoły spotkań
• Szablony protokołów spotkań &przykłady

Co to są protokoły spotkań?

Protokoły spotkań, zwane również notatkami ze spotkań, są pisemnym zapisem wszystkiego, co wydarzyło się podczas spotkania. Nie są one tożsame z agendą spotkania, która jest przygotowywana z wyprzedzeniem i odnosi się do listy działań, które uczestnicy mają nadzieję osiągnąć podczas spotkania.

Nie są one zapisem minuta po minucie i zamiast tego koncentrują się na wynikach spotkania. Protokoły zazwyczaj zawierają takie informacje jak:

• Nazwiska uczestników

• Data i godzina spotkania

• Przedmioty obrad

• Decyzje podjęte przez uczestników

• Dalsze-.up actions and next steps

Dlaczego notatki ze spotkań nazywane są „protokołami”?

Wbrew powszechnemu przekonaniu, notatki sporządzane na spotkaniu nie są nazywane „protokołami”, ponieważ osoba sporządzająca notatki zapisuje je wraz z czasem. W rzeczywistości „protokół z zebrania” nie ma nic wspólnego z czasem.

Słowo to pochodzi od łacińskiego „minuta scriptura”, co oznacza „małe notatki”. Tak więc, sporządzanie protokołu z zebrania oznacza zasadniczo skondensowanie spotkania do najważniejszych punktów. Według niektórych źródeł, słowo to zostało po raz pierwszy użyte w tym znaczeniu na początku XVIII wieku.

Jaki jest cel protokołów spotkań?

W niektórych wyjątkowych przypadkach, sporządzanie protokołów spotkań może być wymagane przez prawo, na przykład podczas spotkań dyscyplinarnych z pracownikami lub sporów prawnych. Jednak w większości przypadków to, czy sporządzać notatki, zależy wyłącznie od Ciebie.

Oto dlaczego sporządzanie protokołów ze spotkań jest warte wysiłku.

• Protokoły zapewniają pisemny zapis tego, co zostało uzgodnione na spotkaniu i tworzą wspólne zrozumienie wyników. Są one ważnym źródłem informacji pozwalającym uczestnikom na refleksję nad tym, co się wydarzyło. Pisemny zapis to najlepszy sposób na uniknięcie nieporozumień wynikających z tego, że ludzie mają różne wspomnienia ze spotkania.

• Powiadamiają ludzi o przydzielonych im zadaniach i tworzą jasne ramy czasowe, aby wszyscy byli na bieżąco. Tworzą jasność co do tego, jakie są kolejne kroki i kto jest odpowiedzialny za co, upewniając się, że żadne elementy działań nie zostały zapomniane.

• Działają jako źródło informacji dla członków, którzy nie mogli uczestniczyć w spotkaniu. Pomagają również innym interesariuszom pozostać na bieżąco, na przykład wtedy, gdy wyniki spotkania mają wpływ na współpracę między zespołami lub projekty w firmie.

• Pozwalają uczestnikom wrócić do kluczowych pomysłów i punktów dyskusji, które doprowadziły do podjęcia decyzji. Bez jasnego zapisu łatwo jest zapomnieć, dlaczego podjęto określoną decyzję. W najgorszym przypadku może się to skończyć koniecznością powtórzenia spotkania i przeprowadzenia tych samych dyskusji od nowa.

Jak skutecznie sporządzać protokoły ze spotkań

Utrzymuj protokoły łatwo dostępne

W przeszłości protokoły były udostępniane uczestnikom jako załącznik do wiadomości e-mail. Niektóre firmy nadal rozpowszechniają notatki ze spotkań w ten sam sposób. Takie podejście ma jednak wiele wad. Notatki ze spotkań są trudne do uporządkowania i mogą łatwo zagubić się w skrzynce odbiorczej. Uzyskiwanie wkładu od uczestników i poprawianie zapisów wymaga wielu pętli e-mailowych. Nie ma łatwego sposobu na śledzenie przydzielonych zadań.

W dzisiejszych czasach większość firm ma do dyspozycji lepsze narzędzia. Wewnętrzne narzędzia wiki, takie jak Nuclino, pozwalają firmom organizować i współpracować nad ich protokołami znacznie bardziej efektywnie:

• Każda notatka może być wspólnie edytowana w czasie rzeczywistym.

• Właściwe notatki mogą być natychmiast znalezione przy użyciu funkcji wyszukiwania.

• Zainteresowani mogą łatwo zostawić komentarze i opinie.

• Powiązane ze sobą protokoły ze spotkań można łączyć i organizować hierarchicznie.

Przygotowanie agendy spotkania z wyprzedzeniem

Często zaniedbywana agenda spotkania jest jednym z najlepszych sposobów zapewnienia koncentracji i zapobiegania bezproduktywnym spotkaniom. Wyznacza ona tempo spotkania i działa jako narzędzie zarządzania czasem. Będzie również służyć jako zarys podczas pisania protokołu.

Rejestruj obecność

Załącz listę uczestników, zarówno obecnych, jak i nieobecnych, i podziel się z nimi protokołem po spotkaniu. Jeśli używasz narzędzia takiego jak Nuclino, możesz po prostu @-mention uczestników, wysyłając im powiadomienie w aplikacji i dzieląc się z nimi dokumentem.

Podążaj za jasną strukturą

Używając agendy spotkania jako konspektu, podziel swoje notatki na jasne kategorie, na przykład punkty dyskusji, podjęte decyzje oraz zadania i następne kroki. Stwórz szablon protokołu spotkania i konsekwentnie go przestrzegaj.

Poproś uczestników o weryfikację

Upewnij się, że Twój protokół jest kompletny i dokładny, prosząc innych uczestników o jego przejrzenie. W Nuclino mogą oni łatwo podzielić się swoimi uwagami, zostawiając komentarz.

Podziel się z wszystkimi zainteresowanymi stronami

Po spotkaniu podziel się protokołem z każdym, dla kogo może on być istotny (nawet jeśli nie uczestniczył w spotkaniu). Upewnij się, że każdy, komu przydzielono zadanie, jest świadomy swoich kolejnych kroków i terminów, w których musi je wykonać.

Szablony protokołów ze spotkania&przykłady

Zależnie od spotkania, protokół może wyglądać zupełnie inaczej. Mogą być bardzo długie i formalne, lub bardzo krótkie i proste. Oto kilka szablonów protokołów spotkań i przykładów na różne okazje.

Protokoły spotkań kierownictwa

Spotkania kierownictwa zazwyczaj koncentrują się na planowaniu strategii i przeglądach KPI, a ich protokoły są zazwyczaj dłuższe i bardziej formalne. Oto przykład:

Tygodniowa aktualizacja statusu

Należy zauważyć, że w miarę jak coraz więcej firm przyjmuje pracę zdalną, wiele spotkań odbywa się asynchronicznie. Staje się to szczególnie powszechne w przypadku spotkań aktualizujących status, których celem jest dzielenie się informacjami, a nie dyskusja w stylu okrągłego stołu.

W tym przypadku posiadanie protokołów staje się jeszcze bardziej krytyczne, w istocie zastępując rzeczywiste fizyczne spotkanie. Cotygodniowe aktualizacje statusu i spotkania retrospektywne sprintu są częstymi przykładami.

Na koniec dnia to od Ciebie zależy, jaki format będzie najlepszy dla Ciebie i Twojego zespołu. Nie ma jednego rozmiaru dla wszystkich, jeśli chodzi o protokoły ze spotkań, ale mamy nadzieję, że wykorzystasz te przykłady jako inspirację do tworzenia własnych notatek.

Nuclino: Jedno źródło prawdy dla Twojego zespołu

Nuclino to ujednolicona przestrzeń robocza, która pomaga zorganizować całą pracę zespołu w jednym miejscu. Zamiast przekopywać się przez chaos plików i folderów oraz tonąć w niekończących się spotkaniach i powiadomieniach, Nuclino pozwala Twojemu zespołowi wyrwać się z silosów i współpracować w sposób bardziej przemyślany.

• Twórz dokumenty współpracy w czasie rzeczywistym dla każdego tematu lub projektu i łatwo je organizuj, łącząc ze sobą powiązane dokumenty.

• Komunikuj się za pomocą przemyślanych, długoformatowych notatek i trać mniej czasu na wysysające duszę spotkania i chaotyczne kanały Slacka.

• Bezpośrednio osadzaj prezentacje, arkusze kalkulacyjne, projekty i inne pliki, dzięki czemu wszystkie zasoby projektu będą dostępne i zsynchronizowane.

• Stwórz centralną bazę wiedzy, zapewniając zespołowi przejrzystość wszystkiego, co ważne, i kładąc kres powtarzającym się pytaniom.

Spróbuj teraz

.