Jak zorganizować papierkową robotę | Część 8: Zarządzanie przepływem papieru w gospodarstwie domowym
Na początku lata, rozpocząłem serię blogów, aby pomóc ci pokonać cały bałagan papieru w twoim domu. Do tej pory pracowaliśmy nad plikami domowymi, papierami rzemieślniczymi, ważnymi dokumentami, papierami szkolnymi dzieci, papierami kuchennymi, papierami na zakupy i papierami sentymentalnymi. Jeżeli ty podążałeś i utrzymywałeś up, teraz wszystkie papier w twój domu musi sortujący, oczyszczający, oszacowywający i zawierający w doskonale dostosowywających składowych systemach. Powinieneś wiedzieć, gdzie wszystko jest, jak jest zorganizowane, co jest na etykiecie i jak do tego dotrzeć… a wszystkie pozostałe papiery powinny być już dawno wyrzucone na śmietnik lub rozdrobnione. Wszystkie papiery w twój domu są teraz zorganizowani… lub są one? W czasie od ty zaczynałeś ten podróż, mieć nowych papiery przychodzili w? Jest tam stos poczty siedzący na kontrze? Rejestracja papierkowa od tegorocznych zajęć szkolnych piętrzy się na twoim biurku? Przepis, który właśnie wyrwałeś z magazynu, przypięty do lodówki? Prawdopodobnie. Bo chociaż dokładnie przepracowaliśmy wszystkie papiery w twoim domu, nie rozmawialiśmy jeszcze o tym, jak zarządzać nowymi papierami, które pojawiają się każdego dnia. Po to, aby naprawdę mieć twój papierkową robotę pod kontrolą i w systemy ty pracowałeś tak mocno tworzyć, ty potrzebujesz ustawiać system zarządzać twój domowego papierowego przepływ… to jest, jak papier dostaje od drzwi dokąd ostatecznie ono należy. Pozwól, że pokażę Ci nasz system „Domowej Skrzynki Odbiorczej” i przeprowadzę Cię przez ustawienie podobnego systemu w Twoim własnym domu!
Ten post zawiera linki afiliacyjne. Możesz przeczytać moją Politykę Ujawniania & Prywatności tutaj.
Przez lata, byłem nieco „znany” z moich centrów dowodzenia. I’ve setup up some pretty cool ones over the years, and there’s even a good chance you are reading my blog today because of features of my command centers somewhere else on the web. Zawsze projektowałem nasze „centra dowodzenia” być nasz rodzinny centralny miejsce dla corralling nie tylko czapki, torby, i buty ale także ważna papierkowa robota, to-do’s, nasz rodzinny kalendarz i więcej. W każdym centrum, zawsze ustawiałam super słodki system organizacji poczty/papieru, który zazwyczaj zawierał pliki lub przegródki dla każdego członka rodziny, jak również inne ważne kategorie, takie jak: niszczarka, śmietnik, plik, katalogi, paragony, itp.
Centrum Dowodzenia Kansas | Centrum Dowodzenia Karoliny Północnej 1 | Centrum Dowodzenia Karoliny Północnej 2
Ale czy mogę zdradzić wam sekret? Pomimo najlepszych chęci, aby nadążyć za moimi super wspaniałymi plikami, nigdy tego nie zrobiłam. Albo przychodzące papiery (z poczty, torby szkolnej, itp.) były umieszczane w ich właściwych folderach i tam zostawały, albo papiery nigdy nie trafiały do zbyt żmudnego systemu na pierwszym miejscu (i tylko piętrzyły się na blacie w rezultacie). W końcu, te systemy nigdy nie wyniosły dużo więcej niż ładne zdjęcia i niewykorzystany bałagan w naszych domach.
Jak patrzę wstecz na te systemy, to nie jest to, że ich ustawienie lub funkcjonalność była wszystko, że off-base. Raczej były one po prostu bardziej skomplikowane niż były potrzebne. Umieściłem zbyt wiele kroków pomiędzy drzwiami (gdzie wchodziły papiery) a ich ostatecznym miejscem (szafka na dokumenty, kosz na śmieci, niszczarka, itp.). Zamiast umieszczać papiery bezpośrednio w koszu, były one umieszczane w folderach „Kosz” lub „Niszczarka”. Ponieważ foldery były tak specyficzne, nigdy nie mogłam sobie przypomnieć, czy rejestracja Henry’ego w szkole została umieszczona w folderze „Henry” czy w folderze „Akta”! W rezultacie papiery po prostu siedziały w tych centrach dowodzenia piętrząc się, a nie były naprawdę traktowane i ostatecznie zorganizowane i dostępne.
Czy to brzmi znajomo dla ciebie? Gdzieś po drodze kupiłeś jakiś słodki system sortowania poczty, ale nigdy nie mogłeś sprawić, żeby działał? Czy masz w nim kilkanaście papierów sprzed roku i nic poza tym? A może jest pusty? Nie szkodzi…ja też tak robiłam…kilka razy nawet! Let’s fix it into a system that works and will be used!
Reduce the Paper
Before we get into the nitty gritty of managing the paper that does come into the house, let me first briefly discuss reducing the amount of paper you have to deal with. Coraz więcej rzeczy stają się dostępne w formatach cyfrowych i proponuję, abyś je przyjął, kiedy to tylko możliwe. Od wyciągów bankowych i rachunków, po ulotki szkolne i rejestracje działalności, dokumenty podróży i rezerwacje, aż po paragony i historię transakcji… kiedy masz możliwość zapisania się na elektroniczne rozliczenia lub elektroniczną komunikację, zrób to po prostu, aby zmniejszyć ilość papieru, którym ostatecznie musisz zarządzać.
Krok 1: Stwórz pojedynczą domową skrzynkę odbiorczą
Nawet z twoimi najlepszymi wysiłkami, aby zrezygnować z papieru, wciąż będą papiery, które przychodzą do domu i będziesz musiał dowiedzieć się, jak najlepiej sobie z nimi radzić. Ty wszystko znasz ja naprawdę, naprawdę mieszane uczucia o Marie Kondo książce, Zmieniająca życie magia sprzątać up. Ale jedna koncepcja, która naprawdę kliknęła ze mną, a ja objął całym sercem od tego czasu, jest koncepcja jednego „skrzynki odbiorczej gospodarstwa domowego” z tylko dwóch super prostych kategoriach: „Do działania” i „Do pliku”. Kiedy przychodzi co do czego, każdy papier, który naprawdę musi być zachowany, albo powinien być złożony na dobre (np. w jednym z systemów, nad których stworzeniem tak ciężko pracowaliśmy), albo działać w krótkim czasie (np. rachunek, który trzeba zwrócić). Naprawdę nie ma potrzeby dalszego podziału na podkategorie w tym momencie. Przez lejek całą papierkową robotę do jednego centralnego miejsca w domu (a następnie odkładając go stamtąd), zaoszczędzisz czas i ból głowy, zawsze wiedząc dokładnie, gdzie są nowe papiery w każdej chwili.
W naszym obecnym domu, porzuciłem „tradycyjny” schemat centrum dowodzenia, ponieważ, jak powiedziałem, wiele systemów, na których wcześniej polegałem, nigdy nie było używanych (możesz zobaczyć naszą obecną konfigurację domu tutaj). Jednak tuż obok drzwi wejściowych znajduje się moje biuro, które jest idealnym miejscem na naszą „Domową skrzynkę odbiorczą”. Po prostu użyłam pasków poleceń, aby przymocować dwa z tych wiszących pudełek na pliki do boku mojej półki IKEA Kallax. Oznaczyłam je etykietami winylowymi i moim Cricut Explore, aby oznaczyć dwie proste kategorie.
Krok 2: Spraw, aby śmieci były dostępne
To, czego nie widać na powyższym zdjęciu, tuż poniżej dwóch wiszących teczek, to kosz na śmieci. To wydaje się tak oczywistym rozwiązaniem, ale chłopiec robi wszystko różnicę w utrzymaniu papieru od piętrzenia się. Zamiast odkładać papiery do kosza, możemy natychmiast wyrzucić do kosza wszystko, co nie mieści się w kategoriach „Do działania” lub „Do akt”. #gamechanger
W ten sam sposób, chcieliśmy sprawić, aby wszelkie papiery, które muszą być zniszczone, były nieco bliżej ich ostatecznego przeznaczenia. Więc około 4 kroki od pliku / śmieci setup jest nasza niszczarka papieru schowany w szafce w moim biurku. Powoli, ale z pewnością stajemy się lepsi w niszczeniu dokumentów, ale jeśli nie mamy czasu (lub ochoty na opróżnianie niszczarki!), mamy pudełko na dokumenty obok niszczarki, aby wyłapać wszystko do następnej sesji niszczenia.
Mając skrzynkę odbiorczą, kosz na śmieci i niszczarkę w bliskim sąsiedztwie, to pewny sposób na utrzymanie stosów papieru w niepożądanych miejscach!
Krok 3: Dbaj o skrzynkę odbiorczą regularnie
W rogu mojego biura, mamy teraz pojedynczą skrzynkę odbiorczą dla wszystkich przychodzących papierów, jak również kosz na śmieci i niszczarkę w pobliżu dla natychmiastowego pozbycia się papieru. Ale jak każdy inny system organizacyjny, będzie on działał tylko wtedy, gdy będzie regularnie pielęgnowany i utrzymywany. W związku z tym, następnym krokiem w zarządzaniu przepływem papieru w gospodarstwie domowym jest dbanie o foldery To Act i To File na BARDZO regularnej podstawie.
Raz tydzień (polecam robić to gdy ty tworzysz twój posiłek plan lub wypełniasz w twój planiście dla tygodnia), tendencja BOTH Gospodarstwo domowe foldery skrzynka odbiorcza. Zaczyna z wszystkie actionable rzeczami (ponieważ tamto są zazwyczaj bardziej czasowi wrażliwi) i podpisuje, poczta lub wraca cokolwiek w folderze. Następnie usuwa całą zawartość folderu „Do pliku” i przenosi je do ostatecznego, bardziej stałego miejsca przeznaczenia. Trwałe miejsce przeznaczenia? Ty znasz… wszystkie te pięknych, usprawnionych i funkcjonalnych systemów my już tworzył jak nasz gospodarstwa domowego plików, szkolnych składowych pudełek, znacząco dokumenty segregator, kuchnia segregator, etc. Ponieważ ty teraz już zrobiłeś wszystkie ciężką pracę tworzyć perfect składowe systemy dla każdy rodzaju papier, odkładać daleko cokolwiek ty znajdujesz w stosie „Do pliku” papiery musi tylko brać ciebie few minuty każdy tydzień!
Możesz argumentować że „Do pliku” falcówka wśród Gospodarstwa domowego skrzynki odbiorczej no jest konieczny wcale, opuszczać tylko „Działać” falcówkę. W zależności od twojego gospodarstwa domowego, to może być bardzo dobrze prawdziwe. Jeżeli twój więcej stałych papierowych systemów są szybcy i łatwi dostęp, ty możesz z pewnością omijać „Do pliku” folder zupełnie zupełnie i stawiać utrzymywać rzeczy daleko tak szybko jak przychodzą w domu. Ale częścią tworzenia domowego systemu przepływu papieru, który naprawdę działa, jest również poznanie samego siebie. Wiem… na fakt… że nie zamierzam biegać i składać z dala zachowywalnych papierów każdego dnia. Jasne, karta pozwolenia Henry’ego prawdopodobnie zostanie włożona do segregatora Rodzinne zajęcia tak szybko, jak tylko wróci do domu. Ale ogólnie rzecz biorąc, wszystko, co musi być zachowane, przejrzane lub złożone na stałe, będzie po prostu leżało gdziekolwiek, chyba że dam temu dedykowany dom. Przez posiadanie scentralizowanej Skrzynki Podawczej Gospodarstwa Domowego z komponentem „Do Pliku” i „Do Czynu”, jestem w stanie utrzymać ważne papiery poza moimi kuchennymi ladami bez uczucia jakbym ciągle przenosiła papiery dzień w dzień.
Punkt tutaj…zachowaj prostotę…naprawdę prostotę…ale także rób to co ma największy sens dla ciebie, twojego domu i twojej rodziny!
Krok 4: Zbuduj nawyki wokół nowej rutyny
Ale moje poprzednie systemy zbierania papieru były trochę zbyt skomplikowane, przyznam również, że pominąłem ostatni i najważniejszy krok: zbuduj nowe nawyki wokół rutyny przepływu papieru. Ten ostatni krok nie może być pominięty, ponieważ nawet z jedną centralną skrzynką odbiorczą, twoje papiery w końcu wymkną się spod kontroli, jeśli nie będziesz się nimi regularnie zajmować. Jako taki, w celu naprawdę dostać uchwyt na papierze w twój domu i podbijać papierowego bałaganu dla dobrego, ty MUSISZ budować te nowych filing/trashing/shredding/tending kroki w twój tygodniowej domowej rutynie. Robić to: Planuje je w twój planiście, ustawia alarm na twój telefonie, ustanawia wizualne wyzwalacze (jak jeżeli kartoteka jest zbyt pełna, ty potrzebujesz spędzać popołudnie opróżniającego je). Cokolwiek działa dla Ciebie… przyzwyczajaj się do regularnego przenoszenia swoich dokumentów z Domowej Skrzynki Odbiorczej do ostatecznych rozwiązań w zakresie przechowywania. Dodatkowo, jeżeli ty rodzina, ty potrzebujesz trenować uczyć one twój nowego system i pracować przy ja wpólnie until everyone robi ich część kartoteka, śmietnik, shred i stawiać daleko rzeczy gdy potrzebujący.
What Does nasz Gospodarstwo Domowe Papierowy przepływ patrzeć jak?
Gdy poczta lub jakaś inny przypadkowi papiery przychodzą out mój purse lub Greg torba, natychmiast dostają brać biuro. Papierami, które nadają się do kosza, zajmujemy się natychmiast, a resztę odkładamy do „Akt” lub „Do działania”. Z dokumentami szkolnymi Henry’ego postępuje się nieco inaczej. Wszystko, co ważne, trafia do naszej domowej skrzynki odbiorczej, ale jego ukończone prace szkolne są od razu umieszczane w jego własnym, dedykowanym „skrzynce odbiorczej” koszu, który jest sortowany i organizowany osobno (więcej o tym, jak to robię, możecie zobaczyć tutaj). W każdą niedzielę, kiedy układam nasz plan posiłków, zamawiam artykuły spożywcze i aktualizuję nasz kalendarz na nadchodzący tydzień, zajmuję się obydwoma plikami w naszej skrzynce odbiorczej. Działania rzeczy rozdają z najpierw, i wtedy odkładam daleko od cokolwiek w „Plikować” falcówce. Podobnie jak z praniem odłożonym w niedzielę wieczorem, moim celem jest rozpoczęcie poniedziałku z pustą skrzynką odbiorczą!
Produkty Skrzynki Odbiorczej Gospodarstwa Domowego, które kocham
To są produkty, których używałam (i kocham!), aby złożyć naszą skrzynkę odbiorczą gospodarstwa domowego!
Tutaj jest kilka innych produktów do rozważenia przy tworzeniu przepływu papieru w Twoim domu!
Inne strategie ustalania przepływu papieru w domu. Każde gospodarstwo domowe ma unikalne potrzeby i wymagania w zakresie kontroli przepływu papieru. W związku z tym, zaokrągliłem niektóre z najlepszych artykułów i wskazówek, jakie mogłem znaleźć od moich przyjaciół i kolegów blogerów. Jeśli potrzebujesz więcej pomysłów na zarządzanie przepływem papieru, sprawdź te posty poniżej.
- Naprawdę świetny przegląd wszystkich papierów…od wejścia w drzwi do znalezienia ich wiecznego przechowywania przez Kaitlin w The Simply Organized Home.
- System podobny do mojego, ale uproszczony jeszcze bardziej przez Jenn w Clean and Scentsible.
- Jeśli potrzebujesz dedykowanego miejsca do śledzenia i płacenia rachunków:
- Proste pudełko autorstwa Jen w I Heart Organizing.
- Przepiękne „centrum” płacenia rachunków autorstwa Toni w A Bowl Full of Lemons.
- Więcej DIY ściennych uchwytów na pliki:
- Kocham te łatwe koszyki autorstwa mojej przyjaciółki Karen w A House Full of Sunshine.
- Wspaniałe wersje drewniane autorstwa Jenn w Build Basic.
- Prosta stacja na blacie do sortowania wszystkich rzeczy autorstwa Becky w Clean Mama.
Praca domowa. Wiem, że wielu z was jest gotowych, aby wejść już teraz, więc dam wam „Zadanie domowe” w każdym tygodniu. Weź następne 6 dni, aby wykonać wszystko, co tutaj nakreśliłam, aby zakończyć twoją podróż do organizacji papieru!
W tym tygodniu:
- Sprawdź wszelkie systemy organizacji papieru, które już masz ustawione w swoim domu. Gdzie one są? Czy działają? Co wyłapują? Czego nie wyłapują? Jak można je ulepszyć?
- Pomyśl o tym, gdzie i jak papier trafia do Twojego domu. Zastanów się, gdzie i jak papiery gromadzą się w Twoim domu. Zastanów się, gdzie i jak mógłbyś/ mogłabyś zainstalować jeden Domowy Pojemnik na Śmieci.
- Zamów/znajdź materiały do zainstalowania Domowego Pojemnika na Śmieci. Zastanów się również, gdzie umieścić pojemniki na śmieci/niszczarki.
- Zaprowadź jasno zdefiniowany przepływ papieru w swoim domu. Naucz go każdego, kto mieszka z tobą.
- Zidentyfikuj regularną datę/czas, aby skłonić się do skrzynki odbiorczej gospodarstwa domowego i trzymaj się jej, tworząc przypomnienia.
- Naprawdę świętuj, ponieważ teraz posortowałeś i zorganizowałeś WSZYSTKO, co papierowe w twoim domu ORAZ zidentyfikowałeś system do radzenia sobie z nowymi papierami. You have officially conquered your paper clutter!
HOW TO ORGANIZE PAPERWORK BLOG SERIES
Before You Go!
Przed wyjazdem, chciałem być pewny, aby dać wam znać o naprawdę niesamowitym wydarzeniu organizacyjnym zbliżającym się w ciągu zaledwie kilku tygodni! Nazywa się Get Organized HQ i jest to tygodniowe wydarzenie online, które pokaże ci niezliczone rozwiązania krok po kroku dla organizacji i usprawnienia twojego życia i domu. Ty będziesz sprawnie uczyć się od więcej niż 20 „był tam, zrobił że” ekspertami na wszystkie sorty pomocniczo tematy wliczając posiłek planowanie, szybki cleaning, cyfrowy fotograficzny organizować, domowy zarządzanie, finanse, domowa organizacja, i więcej!
I iść uczyć klasę dzwoniącą „Taper the Papier,” dokąd idę streszczać wszystko uczyłem przez kurs ostatni 8 tygodni w prostej łatwej strawie prezentacji (i tam jest DARMOWY drukowalny workbook iść wpólnie z klasą!). Widziałem również skład mówców na tegorocznym wydarzeniu; i mój przyjacielu, naprawdę nie będziesz chciał tego przegapić.
Get Organized HQ będzie pełen tak wielu dobrych informacji, które naprawdę pomogą Ci uzyskać jesień off do produktywnego i zorganizowanego początku! Dowiedz się więcej i zapisz się na to BEZPŁATNE wydarzenie klikając poniżej:
W porządku moi przyjaciele, to jest ostatni post w serii Jak zorganizować pracę papierkową (yayayayayay!!!!). Zamierzam zrobić szybkie podsumowanie w następny piątek, ale potem przejdziemy do innych zabawnych rzeczy, takich jak organizacja spiżarni i metamorfoza sypialni Henry’ego, którą w końcu skończyłam! W międzyczasie, mam fajny post zaplanowany na wtorek, aby pokazać Wam jak naprawdę wygląda mój dom w tych dniach! Do zobaczenia!
Posted In Organizacja, Organizacja pracy papierkowej