Odpowiedzialność a odpowiedzialność w zarządzaniu projektami
W mojej karierze w zarządzaniu projektami zajęło mi trochę czasu, aby uświadomić sobie i logicznie zaakceptować fakt, że w domenie zarządzania projektami trzeba mieć jasne uznanie dla rozróżnienia między odpowiedzialnością a odpowiedzialnością.
Podstawową kwestią, którą ta dyskusja próbuje rozwiązać, jest pytanie „kiedy i gdzie kończy się odpowiedzialność?”
A dokładniej, czy w przypadku pojawienia się jakichkolwiek problemów w trakcie realizacji projektu, to kierownik projektu jest domyślnie tym, który musi zapłacić ostateczną cenę za niepowodzenie, czy też kwestia ta jest nieco bardziej skomplikowana?
Odnieś się do naszego postu „Czym jest kierownik projektu?”, aby dowiedzieć się, co ta rola powinna obejmować.
Przeanalizujmy następujący prosty scenariusz:
Zarządzasz dużym projektem integracyjnym obejmującym 10 różnych grup technologicznych. Jest oczywiste, że nie możesz być dokładnie zaznajomiony z każdym aspektem procesu integracji.
Oczywiście, podobnie jak wielu innych kierowników projektów, heroicznie twierdzisz, że wszystko, co dzieje się w twoim projekcie, jest twoją odpowiedzialnością, ale czy tak jest naprawdę?
Czy istnieje punkt, w którym pod twoją czujnością mogą wydarzyć się rzeczy, za które nie mógłbyś i nie chciałbyś wziąć odpowiedzialności?
Różnica między rozliczalnością a odpowiedzialnością
Więc, jaka jest różnica między rozliczalnością a odpowiedzialnością?
Poszukiwania w literaturze podkreślają fakt, że nie ma jasnych i jednomyślnych definicji dla każdego z tych terminów. W rzeczywistości, pobieżne spojrzenie na stronę dictionary.com wyraźnie pokazuje zamieszanie, gdzie definicja odpowiedzialności jest wyjaśniana również w kategoriach odpowiedzialności i odwrotnie.
W książce The Oz Principle: Getting Results Through Individual and Organizational Accountability, autorzy sugerują, że:
„Odpowiedzialność może być nadana, ale odpowiedzialność musi być podjęta. Innymi słowy, odpowiedzialność może być nadana lub przyjęta, a nawet założona, ale to nie gwarantuje automatycznie, że osobista odpowiedzialność zostanie podjęta. Oznacza to, że możliwe jest ponoszenie odpowiedzialności za coś lub kogoś, ale nadal brak odpowiedzialności.”
Mając na uwadze taką interpretację, można by wywnioskować, że każda osoba w zespole projektowym może być odpowiedzialna (poprzez przypisanie), ale jej odpowiedzialność zależy od jej poziomu zaangażowania i akceptacji tej odpowiedzialności.
Nie jestem zadowolony z tej definicji, ponieważ czyni ona rzeczy nieco luźnymi. Czy kierownicy projektów mogą dostać „kartę wyjścia z więzienia” na podstawie argumentu, że ich zespół nie skorzystał z prawa do przyjęcia odpowiedzialności? Nie wydaje mi się to właściwe, więc musimy kopać nieco dalej.
Czy Odpowiedzialność żyje na szczycie organizacji?
Dobry dokument podsumowujący autorstwa Michaela L Smitha i Jamesa Erwina, zatytułowany „Role & Responsibility Charting (RACI)” zapewnia przełom, którego szukałem.
Autorzy dokonują następującej doskonałej obserwacji:
Menedżerowie i przełożeni nie są odpowiedzialni za wszystko w swojej organizacji. Diagramowanie odpowiedzialności zapewnia, że odpowiedzialność jest przypisana do osoby, która naprawdę może być odpowiedzialna za konkretną pracę.
Często skutkuje to przeniesieniem odpowiedzialności za działania na najbardziej odpowiedni poziom.
To jest ważny punkt. Odpowiedzialność niekoniecznie musi być na samej górze, ale raczej jest umieszczona na najbardziej odpowiednim poziomie, z osobą, która może być odpowiedzialna za pracę.
Ostateczne definicje
Autorzy dostarczają dalszego rozwinięcia definicji odpowiedzialnego i odpowiedzialnego, w następujący sposób:
Osoba odpowiedzialna to osoba, która jest ostatecznie odpowiedzialna za działanie lub decyzję. Obejmuje to władzę „tak” lub „nie” oraz prawo weta. Do danego działania można przypisać tylko jedną osobę odpowiedzialną.
Osoba odpowiedzialna to osoba (osoby), która faktycznie wykonuje zadanie. Osoba odpowiedzialna jest odpowiedzialna za działanie/wdrożenie. Odpowiedzialność może być dzielona. Stopień odpowiedzialności jest określany przez osobę posiadającą „odpowiedzialność”.”
Powyższe definicje zapewniają dużo większą przejrzystość i są łatwe do zrozumienia w środowisku projektowym. Ale wracając myślami do scenariusza przedstawionego wcześniej w tym poście, czy teraz bylibyśmy w lepszej pozycji, aby stwierdzić, czyja to wina, gdyby projekt nie przyniósł rezultatów?
Jasne określenie ról i odpowiedzialności w projekcie (poprzez opublikowanie szczegółowego wykresu RACI) może przejść długą drogę w kierunku wyeliminowania wszelkich niejasności i nieporozumień.
Przedwczesne określenie odpowiedzialności i obowiązków to dopiero początek, po którym musi nastąpić jasna komunikacja i akceptacja tych ról i obowiązków przez przypisane osoby.
Gry w obwinianie i przypisywanie win mogą się rozwijać tylko w środowisku, w którym nigdy nie było jasne, kto jest odpowiedzialny i kto jest rozliczany. Jeśli nie są one właściwie komunikowane, istnieje duża szansa, że to właśnie Ty, kierownik projektu, zostaniesz poproszony o odpowiedź na notatkę „proszę o wyjaśnienie” od sponsora projektu.
Pomyśl o tym!
Shim Marom
Shim Marom jest autorem quantmleap.com. Jego blog jest próbą spojrzenia na domenę zarządzania projektami z nieortodoksyjnych i niekonwencjonalnych perspektyw, wykorzystując najnowsze osiągnięcia nauki, sztuki i filozofii do zbadania i wyjaśnienia założeń i metod szeroko stosowanych w ramach profesji zarządzania projektami.
Ten artykuł jest autorstwa Shima Maroma z quantmleap.com.
.