Polityka pracy zdalnej dla pracodawców (z przykładowym wzorem PDF)
Wraz ze wzrostem popularności pracy w domu, coraz ważniejsze staje się spisanie umów, wymagań i obowiązków każdej ze stron, jako część Polityki pracy zdalnej lub umowy „Praca z domu”. Ale co powinno znaleźć się w jednej z takich umów i dlaczego są one potrzebne?
Co to jest polityka pracy zdalnej?
Polityka pracy zdalnej może być albo dokumentem obowiązującym w całej organizacji, który zawiera zasady i przepisy dotyczące pracy zdalnej, albo dodatkiem do istniejącej umowy o pracę, wymieniającym nowe wymagania i obowiązki, gdy pracownik przechodzi na pracę zdalną.
Szczególnie drugi przypadek jest bardziej istotny niż kiedykolwiek, ponieważ tysiące organizacji migrują do środowiska pracy przyjaznego pracownikom zdalnym w obliczu COVID-19 i jego długoterminowych skutków dla pracowników.
Jako część oficjalnej polityki pracy zdalnej, omówiłbyś zmiany w godzinach pracy, zakres umowy o pracę, obowiązki pracownika zdalnego, które powinien wypełniać w czasie pracy poza biurem i ważniejsze zasady wykluczające szare strefy, takie jak to, co dzieje się ze sprzętem firmowym lub kto jest odpowiedzialny za koszty związane z biurem.
Często są to szczupłe umowy do podpisania, rzadko przekraczające dwie pełne strony i dlatego często są pomijane. Możesz jej nie potrzebować, ale lepiej być po bezpiecznej stronie.
Dlaczego powinienem mieć pisemną politykę pracy zdalnej?
Podczas gdy jedna duża część polityki pracy zdalnej dotyczy zarządzania oczekiwaniami i oczyszczania zakresu – coś, co może być potencjalnie zrobione w wewnętrznej notatce, w przeciwieństwie do formalnej umowy – druga połowa dotyczy również pokrycia prawnego.
Na przykład, ważne jest, aby umieścić na piśmie politykę dotyczącą relokacji i planów kompensacyjnych w takich przypadkach. Ludzie muszą przestrzegać środków bezpieczeństwa, aby upewnić się, że wewnętrzne dane nie wyciekły, a organizacja za własność intelektualną, gdy ktoś pracuje bez ścisłego czasu pracy z domu powinny być regulowane, jak również.
Dodatkowo, w wielu istniejących umów o pracę, wykonywanie pracy i ochrony własności intelektualnej i fizycznej jest objęta tylko w biurze. Dla wszystkich tych przypadków, konieczne jest dodanie wyjątku pracy zdalnej jako możliwej drogi.
Co musi być częścią umowy o pracę w domu?
Umowa o pracę w domu może być łatwo odrzucona w większości przypadków. Jeśli chcesz chronić siebie i swoich pracowników przed szkodą, te elementy powinny znaleźć się w polityce.
Zakres &Czas trwania
Istnieją dziesiątki odmian pracy zdalnej. Możesz mieć model mieszany, w którym ludzie spędzają kilka dni w tygodniu w domu. Możesz mieć politykę pracy z domu, która pozwala ludziom na pewną ilość dni pracy w domu. Możesz być częściowo zdalny, z kilkoma osobami w biurze i inną partią zdalnie lub w końcu, możesz być w pełni zdalny, bez jakiegokolwiek biura.
Dodatkowo, szczególnie podczas pandemii, możesz chcieć mieć ograniczony ruch do pracy zdalnej przez jakiś czas. Możesz chcieć określić, że ludzie mogą pracować w pełni zdalnie w lecie, aby uniknąć gorącego biura, w którym nie działa klimatyzacja. Nie ma żadnych ograniczeń co do możliwych konfiguracji, przez które możesz przejść.
Określenie rodzaju pracy zdalnej, którą chciałbyś wykonywać, jej ograniczeń i odpowiedzialności, która się z tym wiąże, powinno być częścią twojej polityki.
Relokacja & Wynagrodzenie
Jeśli prowadzisz w pełni zdalną operację, jest więcej niż rozsądne, aby pracownicy zdecydowali się przenieść gdzieś indziej, gdzie im się bardziej podoba. Twoim zadaniem jako pracodawcy jest zbudowanie strategii relokacji i podjęcie decyzji, czy ogólna rekompensata jest powiązana z lokalizacją pracownika. Możesz również zacząć myśleć o międzynarodowych umowach i zgodności.
Dodatkowo, często oczekuje się, a nawet jest to regulowane przez prawo, że jako pracodawca musisz zwracać koszty związane z biurem. W miarę jak nasze domy zamieniają się w biura, gdzie leży granica? To jest powszechne, aby pokryć internet i energię elektryczną, ale może chcesz również pokryć część czynszu lub stałe biurko w biurze?
Jeśli oczekujesz, że pracownicy podróżują do głównej siedziby kilka razy w roku, to powinno być zapisane na piśmie, jak również. Na przykład, należy wspomnieć, ile wynosi koszt podróży i co musi być pokryte przez pracownika.
Wymagania dotyczące pracy zdalnej
Praca zdalna nie oznacza pracy zdalnej. Należy jasno określić, czego oczekuje się od nowo przyjętych pracowników zdalnych i gdzie jest granica. Na przykład, podczas gdy wcześniej mogłeś używać śledzenia czasu pracy do rejestrowania czasu pracy, nie jest to już wykonalne, gdy pracujesz w domu. Po tym wszystkim, czasami trudno jest wyznaczyć granicę między pracą a życiem i rzeczy zaczynają płynąć w sobie nawzajem.
Najmniej, należy określić minimalne wymagania, aby ten zestaw działa: Pracownicy powinni pracować w miejscu, w którym nic ich nie rozprasza – przed telewizorem lub na plaży w większości przypadków nie jest to realne miejsce do skoncentrowanej pracy. Stabilne połączenie internetowe jest koniecznością, więc należy je zorganizować albo w domu, albo we wspólnym biurze.
Przerwy są nadal kluczowe, aby się naładować, więc uniemożliwić ludziom kontynuowanie pracy przez wiele godzin, w nocy lub w weekendy. Chyba że wezmą dni wolne w inny sposób, to zwykle nie jest długoterminowe rozwiązanie. Wreszcie, upewnij się, że komunikacja jest ustawiona w sposób, który działa dla wszystkich. Albo bycie dostępnym na Zoomie i Slacku w godzinach pracy, albo pełne wdrożenie komunikacji asynchronicznej.
Zmiany istniejących zasad
Jeśli przechodzisz z pracy biurowej na zdalną, możesz mieć wiele zasad, które już obowiązują, a które przeszkadzają w przejściu do pracy zdalnej. Powszechną zasadą jest na przykład czas obecności. Jeśli wcześniej obowiązywała zasada, że pracownicy muszą być w biurze w określonych godzinach w ciągu dnia roboczego, nie jest to już możliwe. To samo dotyczy pewnych przywilejów lub kodów ubioru.
Będziesz również chciał określić, czy nowa polityka zastępuje starą. Na przykład, twoja polityka własności intelektualnej zazwyczaj zastępuje tę, która została już uzgodniona w umowie o pracę. Nowe środki bezpieczeństwa mogą wejść w życie i będą nowe zasady dotyczące zabierania sprzętu do domu.
Sprzęt &Zabezpieczenia
Wreszcie, sposób postępowania ze sprzętem zmienia się wraz z przejściem do pracy zdalnej. Tradycyjnie jest tak, że wszystkie prace wykonywane na maszynach biurowych należą do firmy, ale ponieważ ludzie pracują w domu i mogą mieszać życie prywatne z pracą, często może to wrócić, aby cię ugryźć.
Dodatkowo, więcej środków bezpieczeństwa musi być na miejscu. Często dobrym pomysłem jest wymaganie, aby ruch biurowy przechodził przez VPN, aby używać określonego standardu hasła i mieć spisane zasady dotyczące kradzieży lub utraty danych.
.