Rachunki vs Paragony vs Faktury: What’s The Difference?
Faktury, rachunki i paragony to tylko kilka rodzajów dokumentów księgowych, z których Twoja firma może korzystać regularnie. Istnieje szereg innych, takich jak faktury proforma, noty kredytowe, faktury przedpłaty, rachunki szacunkowe i wiele innych. Jednak w tym artykule skupimy się na rachunkach, paragonach i fakturach, ponieważ wielu użytkowników myli się co do ich różnic i tego, który z nich należy wysłać.
Co to jest faktura?
W prostych słowach, faktura jest dokumentem, który firma wystawia klientowi. Określa on sprzedane produkty lub usługi oraz kwotę do zapłaty. Faktury służą jako wezwanie do zapłaty i są wysyłane przed dokonaniem płatności przez klienta. Są one wykorzystywane do efektywnego śledzenia sprzedanych produktów, ich cen, podatków i innych informacji związanych z transakcją. Zazwyczaj faktury są wystawiane po wykonaniu usługi lub dostarczeniu towaru, podczas gdy płatność nie została jeszcze dokonana. W przeszłości faktury były powszechnie drukowane i wysyłane pocztą lub faksem. Jednak w 2021 roku i później, faktury online wysyłane w formacie pdf za pośrednictwem poczty elektronicznej są bardziej opłacalnym, wygodnym i przyjaznym dla środowiska rozwiązaniem. Śledzenie faktur za pomocą jednego zunifikowanego systemu fakturowania pomaga zmniejszyć administrację wokół księgowości i raportowania.
Co to jest rachunek?
Faktura określa należną kwotę do zapłaty przez klienta. Kiedy firma wysyła fakturę do klienta, klient musi wprowadzić informacje o fakturze w formie rachunku do swojego systemu rezerwacji. Rachunek jest tworzony przed płatnościami.
Co to jest paragon?
Paragon jest potwierdzeniem płatności. Dokument ten potwierdza, że klient otrzymał towar lub usługę. Klient może wykorzystać paragon jako dowód dokonanej zapłaty za towar lub usługę. Paragony są przekazywane klientom w formie cyfrowej lub papierowej po dokonaniu płatności. Dokument ten jest powszechny zarówno dla firm tradycyjnych jak i eCommerce i jest ważnym dowodem w przypadku pojawienia się jakichkolwiek problemów z produktem. Sprzedawca używa paragonu, aby sprawdzić, czy roszczenia dotyczące wymiany lub zwrotu towaru są uzasadnione.
Faktury, rachunki i paragony: kluczowe różnice
Główna różnica między fakturą a rachunkiem zależy od tego, kto wysyła dokument. Jeśli dokument jest wysyłany przez firmę lub osobę fizyczną (np. freelancera) do innej firmy, od której chce ona uzyskać odszkodowanie, to jest to faktura. Jednak odbiorcy faktury lub firma, która dostaje fakturę odnosi się do faktury jako rachunek lub może stworzyć oddzielny rachunek przedstawiający transakcję i zapisanie jej w swoich księgach.
Inna główna różnica między tymi dwoma terminami jest taka, że kiedy faktura jest wysyłana, firma lub osoba fizyczna prosi o zapłatę i często daje klientowi termin lub warunki płatności na fakturze. Z drugiej strony, rachunek jest rejestrowany natychmiast po dokonaniu płatności lub z góry w czasie, gdy usługa lub produkt jest otrzymany i płatność jest przetwarzana.
Pomyśl o robieniu zakupów i otrzymaniu rachunku ze sklepu. Właściciel sklepu chce otrzymać zapłatę natychmiast, zamiast wystawić fakturę i oczekiwać zapłaty w późniejszym terminie.
Paragon, z drugiej strony, jest dowodem zapłaty. Nie jest on rachunkiem za zapłatę ani fakturą, gdzie zapłata ma nastąpić w późniejszym terminie, ale dowodem, że została ona wcześniej dokonana (zapłata). Jest więc podobny zarówno do faktury, jak i rachunku, z tym że płatność została już dokonana.
Jak widać łatwo pomylić wszystkie te trzy pojęcia, ale są pewne wyraźne różnice, na które należy uważać. Warto również pamiętać, że nasz system oferuje wszystkie trzy opcje do wykorzystania, jeśli się na nie zdecydujesz.
Jak wystawiać faktury?
Jeśli zamierzasz korzystać z programu do fakturowania, aby wystawić fakturę, musisz wypełnić kilka szczegółów.
Oto główne szczegóły:
- Informacje sprzedawcy (Nazwa Twojej firmy, NIP (jeśli dotyczy), adres firmy, konto bankowe i SWIFT, na które ma być dokonana płatność)
- Informacje kupującego (Nazwa firmy Twojego klienta, NIP (jeśli dotyczy), adres klienta)
- Wpisy na fakturze (nazwy produktów, ilość, ceny netto, stawka podatkowa
- Dane dotyczące płatności (typ płatności, termin płatności, numer PO)
- Waluta, kurs wymiany (niestandardowy lub banku krajowego)
Aby zaoszczędzić czas generowania faktur dla tych samych klientów w przyszłości, można utworzyć klienta w programie do fakturowania i wstępnie wypełnić informacje o fakturze.
Oprócz faktur jednorazowych można również tworzyć faktury powtarzające się i wysyłać je w określonym dniu miesiąca.
.