Sekcja 1. Opracowanie planu komunikacji

admin 0 Comments Articles

Sekcja 1. Opracowanie planu komunikacji

Dowiedz się, jak opracować plan komunikacji w celu zwiększenia świadomości na temat problemów społeczności i osiągnięć Twojej organizacji.

Opracowanie planu komunikacji może pomóc w skoncentrowaniu przekazu i dotarciu do grupy docelowej. Plan może również wpłynąć na skuteczność i prostotę metod komunikacji. W tym rozdziale przyjrzymy się, co obejmuje plan komunikacji, jak i kiedy go stworzyć oraz jak wykorzystać plan komunikacji do podniesienia świadomości na temat swojego problemu lub projektu.

Co rozumiemy przez komunikację?

Komunikacja to proces przekazywania pomysłów i informacji. Dla inicjatywy oddolnej lub organizacji opartej na społeczności lokalnej oznacza to przekazywanie społeczności prawdziwej natury organizacji, problemów, którymi się zajmuje oraz jej osiągnięć.

Komunikacja może przybierać wiele form, w tym:

• Słowo z ust
• Powieści w mediach drukowanych i nadawanych
• Informacje prasowe i konferencje prasowe
• Plakaty, broszury i ulotki
• Outreach i prezentacje dla innych dostawców usług zdrowotnych i społecznościowych, grup społecznościowych i organizacji
• Specjalne wydarzenia i otwarte domy, które organizacja organizuje

Aby komunikować się skutecznie, należy zaplanować, czego chcemy od komunikacji i co musimy zrobić, aby to uzyskać.

Co to jest plan komunikacji?

Planowanie jest sposobem organizowania działań, które doprowadzą do osiągnięcia celu.

Twoim celem, w tym przypadku, jest podniesienie świadomości na temat długoterminowych korzyści z inicjatywy dla społeczności.

Aby opracować plan komunikacji, musisz rozważyć kilka podstawowych pytań:

• Dlaczego chcesz komunikować się ze społecznością? (Jaki jest wasz cel?)
• Dla kogo chcecie to przekazać? (Kim jest wasza publiczność?)
• Co chcecie przekazać? (Jakie jest twoje przesłanie?)
• Jak chcesz to zakomunikować? (Jakich kanałów komunikacyjnych użyjesz?)
• Kto powinien się z tobą skontaktować i co powinieneś zrobić, aby wykorzystać te kanały? (Odpowiedzi na te pytania stanowią Twój plan działania, to co musisz zrobić, aby skutecznie komunikować się z odbiorcami. Pozostała część planu komunikacji, obejmuje trzy kroki:
  • Wdrożenie planu działania. Zaprojektuj wiadomość i rozprowadź ją wśród zamierzonych odbiorców.
  • Oceń swoje wysiłki komunikacyjne i dostosuj odpowiednio swój plan.
  • Pozostań przy tym.

  Komunikacja jest ciągłym działaniem dla każdej organizacji, która służy, zależy lub jest w jakikolwiek sposób związana ze społecznością. Cel, odbiorcy, przekaz i kanały mogą się zmieniać, ale potrzeba utrzymywania relacji z mediami i kluczowymi osobami w społeczności pozostaje. W rezultacie, istotną częścią każdego planu komunikacji jest kontynuacja używania i poprawiania planu, w oparciu o doświadczenia, przez cały okres istnienia organizacji.

  Dlaczego powinieneś opracować plan komunikacji?

  • Plan umożliwi dokładne ukierunkowanie komunikacji. Daje strukturę pozwalającą określić, do kogo i w jaki sposób musisz dotrzeć.
  • Plan może być długoterminowy, pomagając ci określić, jak podnieść swój profil i udoskonalić swój wizerunek w społeczności w czasie.
  • Plan sprawi, że twoje wysiłki komunikacyjne będą bardziej wydajne, skuteczne i trwałe.
  • Plan ułatwia wszystko. Jeśli poświęcisz trochę czasu na planowanie na początku działań, możesz zaoszczędzić mnóstwo czasu później, ponieważ wiesz, co powinieneś robić w każdym punkcie procesu.

  Kiedy powinieneś opracować plan komunikacji?

  Jak tylko Twoja organizacja zacznie planować swoje cele i działania, powinieneś również zacząć planować sposoby ich komunikowania; udana komunikacja jest ciągłym procesem, a nie jednorazowym wydarzeniem.

  Komunikacja jest przydatna we wszystkich punktach rozwoju organizacji – może pomóc w rozpowszechnieniu informacji o nowej organizacji, odnowieniu zainteresowania długoletnim programem lub pomóc w przyciągnięciu nowych źródeł finansowania.

  Jak opracować plan komunikacji?

  Planowanie komunikacji jest procesem składającym się z ośmiu kroków. Kroki te to:

  1. Zidentyfikuj cel swojej komunikacji
  2. Zidentyfikuj swoich odbiorców
  3. Zaplanuj i zaprojektuj swój przekaz
  4. Zastanów się nad swoimi zasobami
  5. Planuj na wypadek przeszkód i nagłe przypadki
  6. Zastanów się, jak nawiążesz kontakt z mediami i innymi osobami, które mogą pomóc ci w rozpowszechnieniu twojego przesłania
  7. Stwórz plan działania
  8. Decyduj, jak ocenisz swój plan i dostosujesz go, w oparciu o wyniki jego realizacji

  1. Określ swój cel

  To, co możesz chcieć powiedzieć, zależy od tego, co próbujesz osiągnąć za pomocą swojej strategii komunikacji. Może chodzić o jedną lub kombinację następujących kwestii:

  • Becoming known, or better known, w społeczności
  • Edukacja opinii publicznej na temat problemu, którym zajmuje się Twoja organizacja
  • Rekrutacja uczestników lub beneficjentów programu
  • Rekrutacja wolontariuszy do pomocy w Twojej pracy
  • Zbieranie zwolenników
  • Zachęcanie zwolenników lub ogółu społeczeństwa do działania dla twojej sprawy
  • Ogłaszanie wydarzeń
  • Uświetnianie zaszczytów lub zwycięstw
  • Zbieranie pieniędzy na finansowanie twojej pracy
  • Przeliczanie argumentów, błędy, lub, czasami, kłamstwa lub przeinaczenia tych, którzy sprzeciwiają się twojej pracy.
  • Radzenie sobie z kryzysem organizacyjnym, który jest publicznie znany – na przykład, członek personelu, który popełnia przestępstwo lub pozew sądowy skierowany przeciwko organizacji.

  2. Zidentyfikuj swoją publiczność

  Do kogo próbujesz dotrzeć? Znajomość odbiorców pozwala na logiczne zaplanowanie komunikacji. Będziesz potrzebował różnych komunikatów dla różnych grup i będziesz potrzebował różnych kanałów i metod, aby dotrzeć do każdej z tych grup.

  Istnieje wiele różnych sposobów myślenia o swoich odbiorcach i najlepszych sposobach kontaktowania się z nimi. Po pierwsze, jest pytanie, na jakiej grupie (grupach) się skupisz. Możesz pogrupować ludzi według kilku cech:

  • Dane demograficzne. Dane demograficzne to po prostu podstawowe informacje statystyczne o ludziach, takie jak płeć, wiek, pochodzenie etniczne i rasowe, dochód itp.
  • Geografia. Możesz chcieć skupić się na całym mieście lub regionie, na jednej lub kilku dzielnicach, lub na ludziach, którzy mieszkają w pobliżu określonej cechy geograficznej lub stworzonej przez człowieka.
  • Zatrudnienie. Może Pan(i) być zainteresowany(a) ludźmi z określonej branży lub bezrobotnymi.
  • Zdrowie. Twoja troska może dotyczyć osób zagrożonych lub doświadczających szczególnego schorzenia – wysokiego ciśnienia krwi, być może, lub cukrzycy – lub możesz skierować wysiłki w zakresie promocji zdrowia – „Jedz zdrowo, ćwicz regularnie” – do całej społeczności.
  • Zachowanie. Możesz kierować swoje przesłanie do palaczy, na przykład, lub do młodzieży zaangażowanej w przemoc.
  • Postawy. Czy próbujesz zmienić zdanie ludzi, czy przenieść ich na wyższy poziom zrozumienia?

  Innym aspektem odbiorców, który należy rozważyć, jest to, czy powinieneś kierować swój przekaz do tych, na których zachowanie, wiedzę lub stan masz nadzieję wpłynąć, czy też Twój przekaz musi być pośredni. Czasami, aby wpłynąć na populację, musisz skierować swoje przesłanie do tych, których słuchają – duchownych, liderów społeczności, polityków, itp.

  Na przykład, w latach 70-tych, adwokaci chcieli powstrzymać Nestle od sprzedaży preparatów dla niemowląt i płacenia lekarzom i pielęgniarkom za polecanie ich rodzicom w krajach rozwijających się. Większość rodziców nie mogła sobie pozwolić na formułę po tym, jak skończyły się darmowe próbki, a wielu nie miało czystej wody, by ją wymieszać, więc praktyka ta doprowadziła do dużej liczby niepotrzebnych zgonów niemowląt. Zamiast skierować się przeciwko Nestle lub lekarzom, którzy sprzedawali preparaty, adwokaci skierowali się przeciwko klientom Nestle na całym świecie, ustanawiając bojkot produktów Nestle, który trwał przez ponad dziesięć lat. Ostatecznie, firma zgodziła się zmienić swoje praktyki.

  3. Przesłanie

  Podczas tworzenia swojego przesłania, weź pod uwagę treść, nastrój, język i projekt.

  Treść

  W trakcie krajowej kampanii alfabetyzacji dorosłych w latach 80-tych, edukatorzy dowiedzieli się, że reklamy telewizyjne, które przedstawiały dumnych, podekscytowanych, odnoszących sukcesy dorosłych uczniów, przyciągały nowych uczniów do programów alfabetyzacji. Reklamy, które opisywały trudności dorosłych ze słabymi umiejętnościami czytania, pisania i matematyki, przyciągały potencjalnych ochotników. Obie reklamy zostały zaprojektowane, aby zrobić te same punkty – znaczenie podstawowych umiejętności i potrzebę wysiłków alfabetyzacji – ale przemówił do różnych grup.

  Powinieneś spreparować wiadomość z publicznością w umyśle; planowanie treści wiadomości jest konieczne, aby uczynić go skutecznym.

  Mood

  Zastanów się, jakie emocje chcesz odwołać się do.

  Temat wiadomości zrobi wiele, aby określić, jak ludzie reagują na niego. Ogólnie rzecz biorąc, jeśli nastrój jest zbyt skrajny – zbyt negatywny, zbyt przerażający, próbujący sprawić, że odbiorcy poczują się zbyt winni – ludzie nie zwrócą na niego uwagi. Nauczenie się, jak znaleźć właściwą równowagę, może wymagać pewnego doświadczenia. Utrzymywanie pozytywnego tonu zazwyczaj dotrze do większej liczby osób niż wywoływanie negatywnych uczuć, takich jak strach czy gniew.

  Język

  Jest tu mowa o dwóch aspektach języka. Jednym z nich jest język rzeczywisty – angielski, hiszpański, koreański, arabski – którym posługuje się grupa docelowa. Drugi to styl języka, którego używasz – formalny lub nieformalny, prosty lub złożony, odnoszący się do popularnych postaci i idei lub niejasny.

  Możesz zająć się językiem, którym posługują się ludzie, prezentując wszelkie materiały drukowane zarówno w języku urzędowym, jak i w języku (językach) ludności (ludności), do której masz nadzieję dotrzeć, oraz zapewniając tłumaczenie komunikatów mówionych lub nadawanych.

  Druga kwestia językowa jest bardziej skomplikowana. Jeśli twój komunikat jest zbyt nieformalny, twoi odbiorcy mogą poczuć, że mówisz do nich w dół, lub, co gorsza, że podejmujesz nieszczerą próbę zbliżenia się do nich, komunikując się w sposób, który wyraźnie nie jest dla ciebie normalny. Jeśli Twój przekaz jest zbyt formalny, odbiorcy mogą odnieść wrażenie, że tak naprawdę w ogóle do nich nie mówisz. Powinieneś używać prostego, nieskomplikowanego języka, który wyraża to, co chcesz powiedzieć w sposób prosty i jasny.

  Kanały komunikacji

  Co Twoi zamierzeni odbiorcy czytają, słuchają, oglądają lub w co się angażują? Musisz do nich dotrzeć poprzez umieszczenie swojej wiadomości tam, gdzie ją zobaczą.

  • Plakaty
  • Opakowania i broszury – Mogą być bardziej przekonujące w miejscach, gdzie problem jest już w umysłach ludzi (gabinety lekarskie w sprawach zdrowotnych, supermarkety w sprawach żywienia, itp.)
  • Newslettery
  • Materiały promocyjne – Przedmioty takie jak czapki, koszulki i kubki mogą służyć jako efektywne kanały dla Twojego przekazu.
  • Komiksy lub inne materiały do czytania – Materiały do czytania, które są interesujące dla docelowej grupy odbiorców, mogą być wykorzystane do dostarczenia przekazu poprzez historię, którą czytelnicy chętnie śledzą, lub poprzez zniewalającą naturę medium i jego projekt.
  • Strony internetowe – Oprócz strony internetowej Twojej organizacji, interaktywne strony takie jak Facebook, Twitter i YouTube są skutecznymi środkami komunikacji
  • Listy do redakcji
  • Powieści, kolumny i raporty
  • Informacje prasowe i konferencje prasowe
  • Prezentacje lub obecność na lokalnych wydarzeniach oraz lokalnych i krajowych konferencjach, targach i innych spotkaniach
  • Wydarzenia społeczne
  • Wydarzenia społeczne lub krajowe – The Great American Smokeout, National Literacy Day, wspólnotowy wieczór „Take Back the Night” przeciwko przemocy i inne wydarzenia społeczne mogą służyć do przekazania wiadomości i podkreślenia problemu.
  • Demonstracje publiczne
  • Słowa z ust
  • Muzyka
  • Wystawy i sztuka publiczna – Kołdra AIDS, ogromna kołdra z kwadratami wykonanymi przez tysiące ludzi, upamiętniająca ofiary epidemii HIV, jest doskonałym przykładem.
  • Filmy – Od początków przemysłu filmowego, filmy niosły przesłania na temat rasy, statusu kobiet, alfabetyzacji dorosłych, homoseksualizmu, chorób psychicznych, AIDS i wielu innych kwestii społecznych.
  • Telewizja – Telewizja może zarówno nieść bezpośrednie przesłania – reklamy i ogłoszenia o usługach publicznych (PSA) – jak i prezentować programy informacyjne i rozrywkowe, które poruszają twój problem lub profil twojej organizacji.
  • Teatr i teatr interaktywny – Sztuka lub skecz, zwłaszcza napisany przez ludzi, którzy doświadczyli tego, co ilustruje, może być potężnym sposobem na przedstawienie problemu lub podkreślenie potrzeby usług lub zmian.

  Kilka interaktywnych grup teatralnych w Nowej Anglii, poprzez zatrzymanie akcji i zaproszenie do zadawania pytań i komentowania, wciąga widzów w spektakle dramatyzujące prawdziwe zdarzenia z życia aktorów, z których wszyscy są członkami personelu i uczniami w programach alfabetyzacji dorosłych. Pomogły one zmienić nastawienie do dorosłych uczących się i wprowadzić informacje o alfabetyzacji dorosłych i nauce do społeczności

  4. Zasoby

  Co masz na to pieniądze? Czy masz ludzi, którzy to umożliwią? Jeśli zamierzasz wydać pieniądze, jakie są szanse, że rezultaty będą warte tego wydatku? Kto co straci, a kto co zyska dzięki wykorzystaniu zasobów finansowych i ludzkich?

  Twój plan powinien zawierać dokładne określenie, ile możesz wydać i ile czasu pracowników i wolontariuszy jest rozsądne do wykorzystania. Możesz również być w stanie dzielić się materiałami, czasem antenowym oraz innymi dobrami i usługami z osobami prywatnymi, firmami, innymi organizacjami i instytucjami. Przewidywanie przeszkód i nagłych wypadków

  Wszelka liczba rzeczy może się zdarzyć w trakcie działań komunikacyjnych. Ktoś może zapomnieć wysłać e-mailem informację prasową lub zapomnieć podać numer telefonu lub adres e-mail. Kluczowe słowo na plakatach lub w broszurze może zostać błędnie napisane, a reporter może otrzymać błędną ważną informację. Co gorsza, możesz mieć do czynienia z prawdziwą katastrofą z udziałem organizacji, która ma potencjał, aby zdyskredytować wszystko, co robisz.

  Ważne jest, aby spróbować przewidzieć tego rodzaju problemy i stworzyć plan, aby sobie z nimi poradzić. Planowanie kryzysowe powinno być częścią każdego planu komunikacji, więc będziesz wiedział, co robić, gdy pojawi się problem lub kryzys. Plany kryzysowe powinny zawierać informacje o tym, kto bierze odpowiedzialność za co – postępowanie z mediami, poprawianie błędów, decydowanie, kiedy coś trzeba przerobić, a nie naprawić itd. Powinien obejmować tak wiele sytuacji i tak wiele aspektów każdej z nich, jak to tylko możliwe.

  6. Stwórz strategię, w jaki sposób nawiążesz kontakt z mediami i innymi osobami, aby rozpowszechnić swoje przesłanie

  Ustalenie relacji z poszczególnymi przedstawicielami mediów i placówkami medialnymi jest istotną częścią planu komunikacji, podobnie jak nawiązanie relacji z wpływowymi osobami i instytucjami w społeczności i populacji, do której próbujesz dotrzeć. Musisz nawiązać osobiste kontakty, dać mediom i innym osobom powody, aby chciały Ci pomóc, i kontynuować te relacje, aby utrzymać otwarte kanały komunikacyjne.

  Osoby, które mogą pomóc Ci w rozpowszechnianiu Twojego przesłania, mogą się różnić od formalnych liderów społeczności – urzędników wybieralnych, prezesów znaczących lokalnych firm, duchownych itp. – do działaczy społecznych i zwykłych obywateli. Instytucje i organizacje, takie jak uczelnie, szpitale, kluby usługowe, wspólnoty wyznaniowe i inne organizacje zdrowotne i społeczne, wszystkie mają dostęp do grup członków społeczności, którzy mogą potrzebować usłyszeć twoje przesłanie.

  7. Stwórz plan działania

  Teraz zadanie polega na zebraniu tego wszystkiego razem w plan, który możesz zrealizować. Do czasu, gdy osiągniesz ten punkt, twój plan jest już zrobiony, w przeważającej części. Wiesz, jaki jest Twój cel i do kogo musisz dotrzeć, aby go osiągnąć, co Twoja wiadomość powinna zawierać i jak wyglądać, na co możesz sobie pozwolić, jakie problemy możesz napotkać, jakie kanały mogą być najlepiej wykorzystane, aby dotrzeć do zamierzonej publiczności i jak uzyskać dostęp do tych kanałów. Teraz pozostaje już tylko połączyć szczegóły – skomponować i zaprojektować swój przekaz (lub przekazy, jeśli korzystamy z wielu kanałów), nawiązać kontakt z osobami, które mogą nam pomóc, i przygotować wszystko do rozpoczęcia działań komunikacyjnych. I w końcu, ocenisz swoje wysiłki, abyś mógł je dalej ulepszać.

  8. Ocena

  Jeśli ocenisz swój plan komunikacji zarówno pod względem tego, jak dobrze go realizujesz, jak i tego, jak dobrze działa, będziesz w stanie wprowadzić zmiany, aby go ulepszyć. Będzie on coraz bardziej skuteczny za każdym razem, gdy go wdrożysz.

  I tak naprawdę jest jeszcze dziewiąty krok do opracowania planu komunikacji; tak jak w przypadku prawie każdej fazy pracy na rzecz zdrowia i społeczności, musisz kontynuować wysiłki, dostosowując swój plan i komunikując się ze społecznością.

  .