What You Should Know About Sales and Use Tax Exemption Certificates
Jako profesjonalista w dziedzinie podatków stanowych i lokalnych („SALT”), pomagam klientom w wypełnianiu ich obowiązków związanych z przestrzeganiem przepisów podatkowych w wielu stanach. To oczywiście rozciąga się na reprezentację, gdy ich zgłoszenia (lub status braku zgłoszenia) są poddawane audytowi. Jedne z najczęściej zadawanych pytań przez klientów dotyczą uzyskania certyfikatów zwolnienia z podatku od kwalifikujących się klientów. Każdy właściciel firmy powinien interesować się certyfikatami zwolnienia i rozumieć, kiedy i dlaczego powinien je uzyskać, aby mógł zminimalizować narażenie na podatek od sprzedaży, jeśli firma zostanie skontrolowana.
Dlaczego certyfikaty zwolnienia są wymagane?
Certyfikaty zwolnienia z podatku od sprzedaży są wymagane w każdym przypadku, gdy sprzedawca dokonuje sprzedaży towarów lub usług podlegających opodatkowaniu i nie pobiera podatku od sprzedaży w jurysdykcji, w której jest do tego zobowiązany. Certyfikat jest wydawany przez nabywcę, aby dokonać zakupów wolnych od podatku, które normalnie podlegałyby opodatkowaniu podatkiem od sprzedaży. Większość stanowych zaświadczeń o zwolnieniu z podatku od sprzedaży nie wygasa, a sprzedawca jest zobowiązany do utrzymania zaświadczeń o zwolnieniu tak długo, jak długo trwa sprzedaż na rzecz nabywcy i podatek od sprzedaży nie jest pobierany. Certyfikaty zwolnienia nie są wymagane dla przedmiotów, które nie podlegają opodatkowaniu na mocy ustawy.
Czy istnieje globalny certyfikat zwolnienia, który może być używany w wielu stanach?
Nie, niestety nie istnieją żadne globalne zasady dotyczące certyfikatów zwolnienia. Każdy stan ma swój własny zestaw certyfikatów zwolnienia, jak również zasady i przepisy dotyczące ich stosowania.Jednakże, niektóre ogólne zasady mają zastosowanie. Na przykład, większość stanów ma szerokie kategorie zwolnień – odsprzedaż, rząd, produkcja, zwolnione organizacje, telekomunikacja, rolnictwo, itp. Ponieważ nie każdy stan posiada wszystkie zwolnienia, należy wziąć pod uwagę lokalne przepisy i lokalne wymogi zgodności.
Czy stany różnią się w traktowaniu sprzedaży dokonywanej na rzecz zwolnionych organizacji i agencji rządowych?
Tak, stany różnią się w traktowaniu sprzedaży dokonywanej na rzecz zwolnionych organizacji (501 (c) (3) status dla celów podatku dochodowego) i agencji rządowych. Ogólną zasadą jest to, że zakupy dokonywane przez rząd federalny są zwolnione w każdym stanie, ale wymagania dotyczące dokumentacji różnią się. Niektóre stany opodatkowują zakupy państwowe i samorządowe, w tym MN, SC, WA, CA, AZ i HI. Państwa, które nie zwolnić państwa i lokalnych agencji rządowych zazwyczaj wymagają zakupy muszą być na wyłączny użytek zwolnionego podmiotu i zwolniony podmiot musi być płatnikiem rejestru.
Większość klientów myśli, że wszystkie sprzedaże dokonane nie dla zysku 501 (c) (3) organizacje są automatycznie zwolnione. To może być kosztowne założenie. Aby nie-for-profit być zwolnione organizacja musi ubiegać się o, i być przyznane, zwolnione sprzedaży i użytkowania statusu podatkowego w stanie (ów), w którym prowadzą działalność. Nie daj się zwieść zwolnionej nazwie organizacji, upewnij się, że uzyskasz prawidłowo wypełniony certyfikat zwolnienia, jeśli podatek nie jest pobierany lub możesz podlegać karom za niepobieranie podatku od sprzedaży.
Jako sprzedawca, skąd mam wiedzieć, który certyfikat zwolnienia ma zastosowanie do transakcji?
Jak wspomniano powyżej, nie ma szybkich i łatwych zasad dotyczących certyfikatów zwolnienia. Różne certyfikaty mają zastosowanie do różnych zwolnień, a może być unikalne certyfikaty dla specjalistycznych nieruchomości lub usług. Należy przeszukać strony internetowe różnych departamentów podatkowych lub skonsultować się z doradcą SALT, aby ustalić, która forma ma zastosowanie. Na przykład, na stronie internetowej Departamentu Podatków i Finansów Stanu Nowy Jork znajduje się bardzo pomocny Biuletyn Podatkowy, ST-240 Exemption Certificates for Sales Tax, który wyjaśnia, kto może korzystać z certyfikatów zwolnienia, jak prawidłowo z nich korzystać oraz który certyfikat powinien być użyty w oparciu o ogólne zwolnienia z podatku od sprzedaży zawarte w ustawie podatkowej. Biuletyn można znaleźć pod adresem: http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/
exemption_certificates_for_sales_tax.htm.
Dlaczego sprzedawca nie może po prostu wystawić certyfikatu Multi-Jurisdiction Certificate (MJC) zgodnie z zaleceniami Multi-State Tax Commission lub Streamlined Sales Tax Agreement Exemption Certificate opracowanego przez Streamlined Sales and Use Tax Governing Board?
Jak omówiono powyżej, przepisy dotyczące podatku od sprzedaży i użytkowania różnią się w zależności od stanu. Aby pomóc sprzedawcom w wypełnianiu ich wielopaństwowych zobowiązań, wiele stanów przystąpiło do Multi-State Tax Commission lub Streamlined Sales Tax Project.
Multistate Tax Commission jest międzyrządową państwową agencją podatkową działającą w imieniu stanów i podatników w celu administrowania, w sposób sprawiedliwy i skuteczny, przepisami podatkowymi, które mają zastosowanie do przedsiębiorstw wielostanowych i wielonarodowych. Komisja opracowała jednolity certyfikat podatku od sprzedaży i użytkowania, który 38 stanów akceptuje do użytku jako „ogólny” certyfikat odsprzedaży (stosowanie tego certyfikatu nie jest ważne w stanie Nowy Jork i kilku innych). Stany różnią się jednak w swoich przepisach dotyczących wymogów dla zwolnienia z podatku odsprzedaży. Niektóre stany wymagają, aby odsprzedawca (nabywca) był zarejestrowany w celu pobierania podatku od sprzedaży w stanie, w którym odsprzedawca dokonuje zakupu. Inne stany zaakceptują certyfikat, jeśli podany zostanie numer identyfikacyjny dla innego stanu (np. macierzystego stanu nabywcy). Należy sprawdzić w odpowiednim stanie, czy spełniasz wymagania tego stanu, aby zostać uznanym za odsprzedawcę i czy możesz użyć MJC, aby ubiegać się o zwolnienie z podatku od sprzedaży.
Usprawniony Projekt Podatku od Sprzedaży i Użytkowania („SSTP”) jest wspólnym wysiłkiem 44 stanów i społeczności biznesowej w celu uproszczenia administracji pobierania podatku od sprzedaży i użytkowania przez detalistów i stany. Aby ułatwić detalistom i sprzedawcom zdalnym, którzy działają w wielu stanach, prowadzenie działalności w uczciwym i konkurencyjnym środowisku, Rada Zarządzająca SSTP opracowała certyfikat zwolnienia z podatku dla wielu stanów – Streamlined Sales Tax Agreement Exemption Certificate. Certyfikat ten przewiduje szereg zwolnień i nie jest ograniczony do transakcji typu odsprzedażowego. Nie wszystkie stany dopuszczają wszystkie zwolnienia wymienione w tym formularzu, a stany takie jak Nowy Jork nie akceptują stosowania tego certyfikatu jako ważnego zaświadczenia o zwolnieniu. Nabywcy są odpowiedzialni za określenie, czy kwalifikują się do ubiegania się o zwolnienie z podatku w stanie, który w przeciwnym razie byłby należny podatek od sprzedaży. Tak więc, w zależności od zasad obowiązujących w danej jurysdykcji i poziomu uczestnictwa w MJC lub SSTP, mogą mieć zastosowanie różne zwolnienia i wymagania dotyczące składania dokumentów.
Co oznacza „prawidłowo wypełniony” certyfikat?
W większości stanów prawidłowo wypełniony certyfikat zwolnienia oznacza, że certyfikat jest wypełniony w całości przez nabywcę, tj. każdy wiersz wymagany do wypełnienia jest wypełniony przez nabywcę wystawiającego certyfikat. Większość stanów wymaga, aby prawidłowo wypełnione świadectwo zostało uzyskane w ciągu 90 dni od daty sprzedaży i aby sprzedawca przyjął świadectwo w „dobrej wierze”. Przyjęcie certyfikatu w dobrej wierze oznacza, że sprzedawca nie ma powodu, aby sądzić, że to, co nabywca wskazał na certyfikacie, nie jest prawdą. Co się stanie, jeśli sprzedawca nie uzyskał prawidłowo wypełnionego certyfikatu zwolnienia i nie może zlokalizować klienta, aby uzyskać nowy, ponieważ nie prowadzi on już działalności
W większości sytuacji audytowych sprzedaż niepodlegająca opodatkowaniu, niepoparta prawidłowo wypełnionym certyfikatem zwolnienia, zostanie odrzucona, a podatek od sprzedaży zostanie naliczony sprzedawcy, mimo że podatek od sprzedaży, ogólnie rzecz biorąc, jest „podatkiem konsumpcyjnym”. Co gorsza, ponieważ większość sprzedaży niepodlegających opodatkowaniu jest badana przy użyciu metody „okresu próbnego” (ograniczony okres jest „testowany” i opracowywany jest poziom błędu, który jest prognozowany na cały okres audytu), podatek od sprzedaży należny od każdej odrzuconej sprzedaży będzie „prognozowany” na cały okres audytu. Brakujący lub niekompletny certyfikat zwolnienia może stworzyć niepotrzebne narażenie na audycie ze względu na matematyczne składanie stopy błędów:
- Say audytor testuje w sumie $ 525,000 warte nieopodatkowanej sprzedaży na okres jednego miesiąca. Z tej kwoty, audytor odrzuca $12,000 nieopodatkowanej sprzedaży w okresie testowym z powodu braku prawidłowo wypełnionych certyfikatów zwolnienia. Zakładając 8% stawkę podatku od sprzedaży i 36 miesięcy w okresie audytu, audytor będzie przewidywał dodatkowy należny podatek od sprzedaży w wysokości 34 560 USD (12 000 USD x 8% = 960 USD X 36 miesięcy) jako rezultat tylko 960 USD dodatkowego podatku uznanego za należny w okresie testowym.
Oprócz tego, że przedsiębiorstwo jest obciążone podatkiem od sprzedaży w wyniku brakujących lub niekompletnych certyfikatów zwolnienia, większość stanów posiada „osoby odpowiedzialne” (osoby, które mają obowiązek działać na rzecz przedsiębiorstwa) osobiście odpowiedzialne, jeżeli przedsiębiorstwo nie zapłaci w pełni podatku, kary i odsetek należnych w wyniku kontroli. W konsekwencji, używając powyższego przykładu i zakładając, że firma nie zgadza się lub nie płaci w pełni podatku, który okazał się należny w wyniku audytu, właściciel firmy będzie miał osobiście wystawione oszacowanie na kwotę $34,560 należnego podatku, plus kary i odsetki. Osobista ocena może poważnie wpłynąć na ocenę kredytową i z pewnością spowoduje niepotrzebne trudności finansowe.
Co można zrobić, aby uniknąć lub zminimalizować ryzyko związane z audytem podczas uzyskiwania certyfikatów zwolnienia?
Następujące najlepsze praktyki mogą pomóc zminimalizować lub wyeliminować narażenie na audyty sprzedaży nieopodatkowanej Twojej firmy:
- Zapoznaj się z certyfikatami zwolnień w stanach, w których prowadzisz działalność i zaprojektuj politykę certyfikatów zwolnień, której każdy w Twojej firmie musi przestrzegać, bez żadnych wyjątków.
- Uzyskaj prawidłowo wypełniony certyfikat zwolnienia w momencie pierwszej sprzedaży. Zbyt często sprzedawca jest informowany przez swojego klienta: „Jestem zwolniony z podatku, nie obciążaj mnie podatkiem, wyślę ci certyfikat zwolnienia”, a klient oczywiście nigdy go nie wysyła. Naliczaj podatki od sprzedaży od wszystkich transakcji sprzedaży podlegających opodatkowaniu, dopóki nie otrzymasz prawidłowo wypełnionego certyfikatu zwolnienia.
- Upewnij się, że certyfikaty zwolnienia są przechowywane przez wymagany okres czasu, aby potwierdzić nieopodatkowany status sprzedaży zwolnionej. Twoje akta mogą być przechowywane tak długo, jak długo nie pobierasz podatku od sprzedaży od określonego klienta lub przez okres przedawnienia w stanie (stanach), w którym prowadzisz działalność, w zależności od tego, które z nich ma zastosowanie. I pamiętaj, nie wystarczy po prostu uzyskać certyfikat, trzeba również utrzymać go i udostępnić go podczas kontroli.
- Centralizacja odbioru i przechowywania wszystkich certyfikatów zwolnienia. Zdecentralizowany system archiwizacji może prowadzić do luk we właściwej kontroli wewnętrznej nad świadectwami zwolnień. Zdecentralizowane przechowywanie certyfikatów często prowadzi do utraty lub niekompletności certyfikatów. Nie rozkładaj odpowiedzialności na całą firmę. Kosztowne błędy często występują, gdy świadectwa zwolnienia są uzyskiwane przez sprzedawców, kierowników sklepów, urzędników sklepowych, itp., którzy mogą nie być odpowiednio przeszkoleni, aby zidentyfikować, co jest prawidłowo wypełnione świadectwo lub prawidłowego certyfikatu, aby uzyskać.
- W przedsiębiorstwach, gdzie istnieje wiele świadectw zwolnienia w pliku, dobrym pomysłem jest utrzymanie świadectw w formie elektronicznej. Dostępne jest specjalistyczne oprogramowanie, które może zmniejszyć narażenie na audyt i zwiększyć wydajność poprzez centralizację zarządzania certyfikatami zwolnień.
Czy sprzedajesz produkty lub usługi podlegające opodatkowaniu i nie pobierasz podatku od sprzedaży, czy też kupujesz przedmioty bez płacenia podatku od sprzedaży, musisz znać konsekwencje podatkowe sprzedaży i użytkowania swoich działań w każdym stanie, w którym prowadzisz działalność gospodarczą. Upewnij się, że uzyskasz zwolnienie w stanach, w których stwierdzono istnienie związku, a następnie skoncentruj się na rodzaju zwolnienia, aby upewnić się, że uzyskano właściwy certyfikat zwolnienia.
Skorzystaj z porady profesjonalisty Marcum SALT, aby uniknąć lub przynajmniej zminimalizować niepotrzebne ryzyko podatkowe w przypadku kontroli nieopodatkowanej sprzedaży lub zakupów z powodu problemów z certyfikatami zwolnienia.