10 Maneiras Simples de Melhorar a Comunicação no Trabalho
A boa comunicação é uma das melhores formas de garantir que todos na sua equipa compreendem o que se espera deles. Não só mantém todos a trabalhar para os objectivos gerais da empresa, como ajuda a construir confiança e criar um lugar mais agradável para trabalhar. Quando a comunicação não está a funcionar, pode causar confusão, frustração e falta de confiança entre os diferentes níveis da organização. No seu pior, a má comunicação pode resultar em maior rotatividade, absentismo e baixos níveis de satisfação do cliente.
Como melhorar a comunicação no trabalho?
As boas notícias são que existem inúmeras formas de melhorar a comunicação no local de trabalho, nenhuma das quais requer muito dinheiro ou tempo para ser implementada. Algumas envolvem trabalhar na forma como se comunica e colocar processos mais formais no local de trabalho, enquanto outras focam-se na criação de um ambiente que permita às pessoas comunicarem de forma mais aberta.
Faça tempo para 1-a-1s regulares
Se tiver uma política de “porta aberta” disponível para a sua equipa, algumas pessoas terão sempre mais facilidade em falar o que pensam num ambiente mais privado. Se você decidir por uma reunião semanal ou mensal 1-to-1, certifique-se de que ela seja configurada como um evento recorrente no seu calendário. Se você remarcar ou cancelar o seu 1-para-1 de forma consistente, ele envia a mensagem de que você não valoriza o tempo ou as opiniões dos seus funcionários, o que pode corroer a confiança e levar a uma quebra na comunicação. Também é importante criar espaço para as pessoas expressarem quaisquer preocupações que possam estar tendo e compartilharem novas idéias de projetos que possam ser valiosas para a equipe mais ampla.
Reuniões semanais da equipe são importantes para entender as preocupações individuais, mas é igualmente importante garantir que toda a equipe esteja alinhada. As reuniões semanais da equipe são o momento perfeito para as pessoas compartilharem seus objetivos para a semana, destacar os bloqueadores e descobrir em que outras pessoas da equipe estão trabalhando. O resultado é maior transparência e mais oportunidades de colaboração. As reuniões de equipe também são o lugar perfeito para os gerentes anunciarem novos projetos, progresso nos objetivos da equipe e qualquer outra coisa que possa ser relevante. No final da reunião, há tempo para um Q&A onde as pessoas podem fazer perguntas e expressar suas preocupações a toda a equipe. Em Peakon começamos a semana com uma reunião de equipe onde todos compartilham o único objetivo que querem alcançar, juntamente com quaisquer outros projetos em que estão trabalhando atualmente. No final da semana, todos nós nos reunimos para compartilhar nossos sucessos e fracassos, seguido por uma sessão aberta onde podemos ter uma discussão e compartilhar nossos aprendizados com a equipe.
Seguimento com notas e um conjunto claro de expectativas
Isso não precisa acontecer após cada reunião, mas é especialmente útil para reuniões de 1 para 1 e reuniões focadas em um projeto específico. Em vez de acordar prazos e responsabilidades verbalmente, é muito mais eficaz para alguém tomar notas e partilhá-las depois. O objectivo não é chamar alguém que fique aquém do seu objectivo ou que falhe um prazo, mas sim certificar-se de que todos compreendem o que se espera deles. Isso garante que todos na equipe tenham um foco claro e possam priorizar de acordo. É também uma ótima maneira de descobrir quando tarefas específicas precisam ser mais divididas ou quando os prazos precisam ser ajustados. Para manter as coisas justas, gire a pessoa que está tomando notas e as comunique depois. Mantenha as coisas breves também. Quem está fazendo o quê, e quando. Outras pessoas precisam estar envolvidas, ou existem dependências que possam afetar a data de conclusão?
Criar um espaço seguro para que sua equipe se comunique
Para que as reuniões de equipe sejam eficazes, primeiro você precisa criar uma sensação de “segurança psicológica” entre sua equipe. É definido como “ser capaz de se mostrar e empregar a si mesmo sem medo das consequências negativas da auto-imagem, status ou carreira”. Também foi identificado como um dos componentes centrais de uma equipe eficaz em um estudo de dois anos feito pelo Google. Essencialmente, você precisa criar um ambiente onde as pessoas se sintam confortáveis expressando suas idéias, expressando críticas e fazendo perguntas “estúpidas”. Quando isto acontece, os funcionários estão mais dispostos a dizer o que realmente querem dizer, em vez de se limitarem a brincar.Uma das melhores formas de criar segurança psicológica é liderar pelo exemplo. Questione as pessoas quando algo não está claro. Admita quando você cometeu um erro ou não tem a resposta para a pergunta de alguém. Como gerente, você também precisa controlar o fluxo de uma conversa. Se alguém está sendo excessivamente agressivo ou interrompendo constantemente, você precisa criar espaço para outros falarem.
Explique porque você está pedindo para alguém fazer algo
Dar a alguém uma tarefa sem qualquer explicação sobre porque é importante ou como ela se encaixa no quadro geral é uma maneira segura de frustrar as pessoas dentro de sua equipe. Para que nosso trabalho seja mais significativo, precisamos sentir que estamos contribuindo para algo maior do que nós mesmos. Talvez você tenha pedido a alguém para atualizar manualmente algumas centenas de registros de CRM. Não é a tarefa mais glamorosa, mas e se você explicar que faz parte de uma iniciativa maior para enriquecer novas pistas para que as vendas possam atingir seu objetivo trimestral? De repente, você transformou uma tarefa sem sentido em algo que tem valor real para o negócio. Você nem sempre será capaz de tornar as tarefas mais significativas. Às vezes é melhor admitir que algo só precisa ser feito. A honestidade mostrará aos seus empregados que você pode empatizar com a situação deles e ajudar a construir confiança para quando você precisar que eles se unam e trabalhem em tarefas mais incómodas do que o normal.
Confirmar o feedback construtivo
As pessoas precisam de feedback para compreender se estão ou não a corresponder às expectativas. Feito errado, pode parecer um ataque pessoal, mas quando o feedback é construtivo pode ajudar os funcionários a entender o que estão fazendo bem e o que precisa ser feito para melhorar. Aqui estão algumas dicas para dar feedback construtivo:
- Basear seu feedback em observações e fatos, não em julgamentos. Use exemplos específicos onde possível e use verbos ao invés de adjetivos para descrever um cenário específico. Por exemplo: “Eu notei que você interrompeu James antes dele terminar de falar para que você pudesse lançar sua própria idéia”, ao invés de: “Você pode ser bastante rude em reuniões e eu noto que você sempre interrompe as pessoas antes que elas terminem de falar”
- Dê às pessoas da sua equipe uma chance de responder ao feedback. O objectivo não é que as pessoas se defendam ou justifiquem o seu comportamento, mas sim que tenham a sua perspectiva sobre uma situação particular. Transforme o feedback em uma discussão sempre que possível para que vocês possam trabalhar juntos para encontrar uma solução – ao invés de apenas prescrever conselhos.
- Imagine como você se sentiria se recebesse o mesmo feedback. Magoado? Zangado? Defensivo? Então você provavelmente precisa trabalhar na sua entrega. O feedback é uma oportunidade de crescimento, apenas certifique-se de que você ficaria feliz ao receber.
Lembrar que a comunicação é uma atividade bidirecional
Como gerente, não é seu trabalho simplesmente distribuir pedidos. A comunicação precisa ser bidirecional, o que significa pedir feedback sobre suas idéias à sua equipe, dando a outras pessoas uma chance de falar em reuniões e fazer o esforço de ouvir em troca. Você pode ter uma meta ou objetivo específico que você quer que sua equipe alcance, mas ter uma discussão com indivíduos sobre exatamente como atingir esses objetivos lhes dará um maior senso de autonomia e responsabilidade. Tudo isto contribui para um melhor envolvimento.
Conhecer pessoas a nível pessoal
Comunicar não se trata apenas de garantir que as pessoas certas na organização tenham a informação certa, mas de ser capaz de se conectar com as pessoas. Não se pode elogiar as virtudes da comunicação numa reunião e, depois, fechar-se imediatamente num escritório de canto, liderando pelo exemplo. Conheça a sua equipa. Pode ser tão simples como perguntar sobre o fim de semana, lembrar o nome do parceiro ou encontrar alguns interesses em comum sobre os quais você pode conversar quando a conversa não está focada apenas em uma questão relacionada ao trabalho. Ser capaz de passar tempo com seus colegas fora de um ambiente de trabalho pode ajudar a construir amizades reais, o que pode resultar em uma comunicação mais honesta e um ambiente de trabalho muito mais agradável e de apoio.
Não confie em Slack e outras ferramentas de mensagensSem que todos os seus funcionários trabalhem remotamente, é bom ter em mente que a comunicação cara a cara pode ser mais eficaz do que conversar sobre Slack ou mesmo saltar em uma chamada de vídeo. Você pode pegar na linguagem corporal e outras dicas sutis que você poderia perder. As reuniões cara a cara são uma ótima maneira de praticar a arte do longo silêncio. Peça às pessoas uma opinião honesta e dê-lhes muito tempo para responderem. Veja como elas respondem fisicamente. Elas são defensivas? Entusiasmados? Desinteressadas? Em vez de apenas analisar as moções, preste atenção em como as pessoas respondem e vá mais fundo se você acha que há algo debaixo da superfície.
Obter uma maneira para as pessoas fornecerem feedback anônimo
Even num mundo perfeito, ainda há coisas que as pessoas só se sentirão confortáveis para expressar anonimamente.Ao oferecer à sua equipe uma maneira de enviar feedback anônimo, dá a você a oportunidade, como gerente, de descobrir questões ocultas que estão afetando sua equipe. Para organizações menores, é possível usar uma ferramenta como a SurveyMonkey para coletar feedback dos funcionários com regularidade.
Comunicação boa requer esforço consistente
A maioria de nós sabe como se comunicar com nossos amigos, família e outras pessoas importantes, mas por que é tão difícil fazer o mesmo no trabalho? Muitas vezes, resume-se a criar um ambiente onde as pessoas se sentem confortáveis o suficiente para expressar o que realmente estão pensando, desafiar ideias e fazer perguntas que podem ser consideradas estúpidas. Os gestores precisam de dar o exemplo à sua equipa, demonstrando o que significa ser um bom comunicador. Isso significa praticar boas habilidades de escuta, dar aos membros da equipe uma oportunidade de falar, estabelecer expectativas claras e fornecer feedback regular. O que você está fazendo agora mesmo para melhorar a comunicação no trabalho?