6 Email Scripts para Crank Out the Perfect Follow Up Email to a Client

6 Email Scripts para Crank Out the Perfect Follow Up Email to a Client

Se você é um freelancer, empreiteiro ou proprietário de uma pequena empresa, trabalhar com clientes pode ser uma das partes mais desafiadoras do seu trabalho. Isto é especialmente verdade quando esses clientes se tornam misteriosamente insensíveis. Quando isso acontecer, você precisará estar vigilante ao enviar um e-mail de acompanhamento. E é aqui que alguns práticos scripts de e-mail entram em jogo.

Quando escrito com um pouco de pensamento e previsão, o e-mail de acompanhamento certo pode produzir resultados rápidos.

Se você não tem certeza de como fazer isso, não se preocupe! Ver alguns exemplos e entender como (e porquê) eles funcionam é normalmente tudo o que você precisará para começar a usar esta táctica eficazmente no seu negócio.

Neste post, vamos introduzir seis situações comuns envolvendo clientes que não respondem.

Para cada uma, vamos fornecer um exemplo de e-mail de acompanhamento, e explicar porque é provável que produza resultados.

Email scripts e templates:

👉 1. Acompanhamento após a submissão de uma proposta
👉 2. Lembre que você está esperando por uma resposta
👉 3. Solicitação de novo trabalho
👉 4. Tocar na base após um tempo de inactividade
👉 5. Pedido de pagamento vencido
👉 6. O e-mail final

Por que é que vale a pena desenhar um e-mail de seguimento cuidadosamente escrito

Quando se trata de criar scripts de e-mail, vale bem a pena o seu tempo para os desenhar cuidadosamente. Um email enviado apressadamente pode fazer mais mal do que bem, então você vai querer ser estratégico.

Isso envolve uma série de considerações. Você vai querer pensar sobre a ação que você gostaria que o destinatário tomasse, e como você pode gentilmente (mas firmemente) encorajá-los nessa direção. Além disso, é vital prestar atenção a cada palavra que você usa. Tom e intenção importam tanto aqui como conteúdo – especialmente quando você está lidando com um cliente não responsivo ou difícil.

Escrever scripts sólidos de e-mail que retornam resultados requer prática. No entanto, para começar, vamos apresentar uma série de exemplos que você pode usar e aprender com eles.

Temos trabalhado com muitos clientes desafiadores e difíceis de contactar ao longo dos anos, e o que se segue são os tipos de e-mails que achamos que funcionam melhor.

Seis scripts de e-mail que pode usar para seguir com clientes que não respondem

Vamos agora dar uma vista de olhos aos seis scripts em si! Ao usar (e talvez um pouco mais) esses e-mails você mesmo, você pode aumentar muito suas chances de fazer conexões bem sucedidas.

Não estão em ordem de importância ou relevância, então você está livre para mergulhar no que você quiser primeiro!

Seguir após a submissão de uma proposta

Poucas coisas são mais frustrantes do que enviar uma proposta detalhada para um novo projeto, e não ouvir nada de volta. Você está pronto e esperando para começar, e cada dia de atraso significa mais um dia que você terá que esperar pelo pagamento quando o projeto terminar.

A boa notícia é que a falta de resposta a uma proposta raramente significa que o cliente está insatisfeito com ela ou não está disposto a seguir em frente. Pelo contrário, eles normalmente o informarão imediatamente. Em vez disso, você verá que eles têm estado muito ocupados para pensar muito, ou mesmo para ler completamente o seu e-mail.

Nas palavras de Mercedes Cardona na OMH Communications:

Even, então, você certamente vai querer acompanhar este cliente. Você precisa ficar na vanguarda da mente deles, e lembrá-los de tirar um tempo de sua agenda para dar à sua proposta a atenção que ela merece. Normalmente, um empurrão gentil é tudo o que será preciso:

Hi, eu estava pensando se você já teve a chance de olhar a nossa proposta mais recente. Estamos ansiosos para ouvir seus pensamentos, e para começar a trabalhar neste projeto! Por favor me avise se você tiver alguma dúvida sobre as especificidades da proposta (como descrito no meu e-mail anterior).

Esta mensagem abre com um reconhecimento educado de quão ocupado o cliente está, e que você entende que eles podem não ter sido capazes de dar uma olhada completa na sua proposta ainda. Então, ela os lembra brevemente do foco da proposta, para que eles não tenham que voltar ao e-mail anterior para se orientarem.

O segundo parágrafo é o elemento crucial aqui. É uma boa idéia deixar o cliente saber que você está entusiasmado com o projeto (mesmo que você também esteja se sentindo frustrado). Este entusiasmo pode ser o empurrão que eles precisam. Além disso, ao solicitar perguntas, você está dizendo a eles que eles não precisam aprovar ou rejeitar imediatamente sua proposta, mas são livres para expressar qualquer dúvida ou preocupação que eles possam ter sobre ele primeiro.

Obviamente, você vai querer fechar o e-mail de acompanhamento com a sua frase favorita de logoff e seu nome. Além disso, você deve evitar terminologia como “não há pressa” neste tipo de mensagem. Enquanto você quer permanecer educado e pensativo, você também quer encorajar o cliente a agir o mais rápido possível (sua conta bancária está dependendo disso!).

Reminder que você está esperando por uma resposta

Esta pode ser a situação mais comum em que você se encontra ao lidar com clientes que não respondem. Você está no meio de algum tipo de projeto, e não pode prosseguir até que o cliente responda a uma pergunta chave ou forneça um recurso em particular. No entanto, você é encontrado com o silêncio do rádio.

Olhar prontamente nesta situação é do melhor interesse tanto de você como do seu cliente. Afinal, ambos querem que o projecto prossiga sem percalços e evite perder tempo. Como no cenário anterior, é altamente provável que o cliente tenha visto o seu e-mail, mas esqueceu-se dele ou marcou-o para lidar mais tarde.

Este e-mail de acompanhamento pode ser enviado de alguns dias a uma semana após a comunicação anterior, dependendo da urgência do projecto:

Hi ,eu queria acompanhar, e ver se você teve a oportunidade de rever o meu e-mail anterior. Como mencionei, uma vez que tenhamos sua resposta, poderemos prosseguir imediatamente para a próxima etapa do projeto. Avise-me se eu puder fornecer algum esclarecimento adicional sobre o que precisamos!

O primeiro parágrafo está estruturado de forma similar ao nosso último exemplo, que é deliberado. Aqui também, é importante reconhecer o quanto o cliente está ocupado e evitar qualquer ar de impaciência ou frustração.

Plus, lembrando-os brevemente da sua consulta deixa-os saber exatamente o que você está procurando. Ao mesmo tempo, você não quer ser muito detalhado aqui, pois o cliente pode simplesmente voltar ao e-mail anterior para ler o seu pedido completo.

A próxima frase foi criada para que o cliente saiba (educadamente) a importância desta mensagem em particular. Em outras palavras, eles podem não ter percebido que a falta de resposta levou a um bloqueio na sua extremidade.

Então, a oferta de esclarecimento encerra este breve e-mail de acompanhamento, enquanto deixa claro que você está pronto e esperando para discutir qualquer coisa pouco clara na sua mensagem original (atrasando assim a resposta deles).

Solicitação para novos trabalhos

Estar em comunicação próxima com seus clientes é sempre importante. No entanto, nunca é mais essencial do que logo após o término de um projeto. É demasiado fácil para um cliente esquecer-se de si e passar para a próxima coisa neste momento – que é a última coisa que vai querer.

Por isso, se terminou um projecto para um cliente em particular e não ouviu nada deles durante algum tempo, vai querer enviar-lhe um pedido para um novo trabalho. A melhor abordagem para este e-mail pode variar um pouco dependendo das circunstâncias específicas, mas aqui está um exemplo de uma mensagem eficaz:

Hi ,Como você sabe, nós recentemente terminamos . Esperamos que você esteja satisfeito com os resultados! Estamos ansiosos para avançar com o próximo projeto - aqui está tudo o que vamos exigir de você:- Assim que tivermos essa infração, podemos avançar para a próxima fase. É claro, por favor me avise se houver alguma pergunta que eu possa responder também.

Este e-mail de acompanhamento depende um pouco do pressuposto de que tanto você quanto seu cliente estão cientes de seu processo habitual, e trabalharam em vários projetos no passado. Pode precisar de um pouco de personalização para reflectir o tipo de projectos em que está a trabalhar, mas fornece uma estrutura sólida, no entanto.

O primeiro parágrafo serve dois propósitos (além de ser simplesmente uma introdução ao e-mail). Lembra o cliente do projecto recentemente concluído, e da sua (esperemos) reacção positiva à sua qualidade. Lembrar que um bom trabalho que você fez anteriormente deve aguçar o apetite deles por mais do mesmo.

Expressar seu próprio anseio de começar é sempre um bom toque. No entanto, a verdadeira estrela do show aqui é a lista de perguntas/pedidos de ponto. Listar o que você precisa do cliente (em vez de escrever tudo em forma de parágrafo) torna suas necessidades cristalinas. Também aumenta as chances de obter uma resposta para cada pergunta específica.

Abrir tudo com um simples mas eficaz e-mail de acompanhamento em suas mãos.

Base de toque após um tempo de inatividade

O e-mail de acompanhamento anterior era sobre ficar em contato com seu cliente e tentar aterrissar projetos consecutivos um após o outro. Este modelo de e-mail é sobre reconectar com um cliente após um longo período de tempo.

Neste estágio, não devemos assumir que o cliente se lembra exatamente quem somos ou que tipo de projetos completamos juntos no passado. Enquanto houver alguma familiaridade, você primeiro precisa reavivá-la, por assim dizer.

Este modelo de e-mail pode ajudar com isso:

Hi, eu fiz uma nota no meu calendário para o contactar agora mesmo. Só para lembrar, o último projeto que fizemos juntos foi . Eu queria tocar na base e verificar se há algumas oportunidades para trabalharmos juntos novamente. Alguma coisa mudou em relação ao seu ?Considerando o que fizemos juntos no passado, acho que podemos seguir os mesmos passos trabalhando em . Se você quiser mais detalhes de como isso pode funcionar exatamente, apenas me avise e eu enviarei uma proposta mais profunda e quebrarei as coisas passo a passo.

Este script de acompanhamento de e-mail consegue algumas coisas:

• É amigável na natureza e se reconecta com a pessoa de uma forma natural – não parece forçado.
• Lembra ao cliente o que você trabalhou no passado e também sugere que você fez mais de um projeto juntos (se for o caso).
• Sugere um par de idéias prontas para projetos que você poderia trabalhar no próximo.

Este último ponto é particularmente importante. As pessoas estão ocupadas. Se você puder vir até seus clientes e sugerir idéias exatas que você poderia executar para eles, aumenta suas chances de conseguir o negócio. O fato de você já ter um relacionamento estabelecido ajuda com isso, já que você não precisa mais provar que é capaz de entregar.

Pedir um pagamento em atraso

Esta é um pouco complicada. Falar sobre dinheiro pode ser estressante, especialmente se você é um criativo que prefere não ter nada a ver com o elemento financeiro do negócio. Isto é ainda mais pertinente quando se trata de acompanhar um cliente difícil que está atrasado no seu pagamento.

Primeiro e acima de tudo, você vai querer entrar nesta comunicação da forma mais educada possível. Não insinue que o cliente é negligente, ou comece a fazer ameaças. Ao invés disso, prossiga com a suposição de que o cliente simplesmente esqueceu de pagar. Mesmo que haja outra razão para a sua delinquência, esta abordagem pode essencialmente culpá-los para puxar a carteira:

Hi, eu queria tocar na base, e lembrá-lo sobre o pagamento devido em . Até agora, ainda não recebemos o seu pagamento. Você poderia nos avisar quando podemos esperar recebê-lo por favor?

É melhor manter este tipo de e-mail de acompanhamento curto e doce. Você não quer que a mensagem chave seja ignorada. Além disso, não há nenhuma razão para nos dar um monte de qualificadores. Basta lembrá-los que o pagamento é devido – educadamente – muitas vezes faz o truque. No entanto, você quer dar a eles todas as informações pertinentes, como o número da fatura e o e-mail para o qual ela foi enviada originalmente. A ideia é tornar o pagamento o mais fácil possível.

Você pode essencialmente repetir este email tantas vezes quanto achar necessário. No entanto, se você ainda não receber uma resposta, você pode eventualmente precisar ser mais contundente. Aqui está um email de acompanhamento que você pode enviar se eles não responderem a algumas mensagens como a acima:

Hi ,Nós ainda não recebemos o seu pagamento por . Estaremos esperando o valor total da fatura - - por , ou teremos potencialmente que encaminhar este assunto para uma agência de cobrança.

Esta é uma mensagem firme e direta, que é apropriada para um cliente que está falhando em pagar e em responder. Dar a eles um lembrete do valor do pagamento e uma nova data de vencimento pode finalmente estimulá-los a agir.

Se não, você pode ter que cortar suas perdas com esse cliente em particular e considerar isso uma experiência de aprendizado. É claro que você pode realmente contratar uma agência de cobranças para lhe dar seguimento – mas o incômodo e as taxas envolvidas tornam esta uma opção menos desejável a menos que a conta devida seja muito grande.

O email final

Os emails de seguimento anteriores são projetados para obter uma resposta sempre que possível. No entanto, às vezes um cliente simplesmente fica quieto apesar dos seus melhores esforços.

Se você enviou várias mensagens para um cliente e eles simplesmente não estão respondendo (e eles não lhe devem dinheiro), é hora de enviar um último e-mail de acompanhamento. Pode parecer algo como isto:

Hi ,Já faz algum tempo que não temos notícias suas. Neste momento, temos de assumir que as suas prioridades mudaram, ou que está a levar o seu negócio numa direcção diferente. Por favor, sinta-se à vontade para nos contactar no futuro, se pudermos ser mais úteis! 

Esta mensagem realiza algumas coisas. É educado e compreensivo para um, mostrando que você não suporta a má vontade do cliente por sua falta de resposta. Mesmo que você não tenha notícias deles agora, você vai querer manter a relação da forma mais positiva possível.

O que é mais, deixando claro que você está se movendo desta forma joga no medo do cliente de perder (FOMO). Eles devem reconhecer que, se quiserem continuar a beneficiar dos seus serviços, terão de agir rapidamente.

Finalmente, você deixou claro que está aberto a qualquer comunicação futura. Não é raro ouvir de repente um velho cliente meses ou anos depois, quando as prioridades e o pessoal mudaram. Envolver seu e-mail desta forma lhe dá a melhor chance possível de obter uma resposta.

Conclusão

Felizmente, não há como (ainda!) chegar através da tela do seu computador e fazer seu cliente responder a uma mensagem crucial. No entanto, enviar um e-mail de acompanhamento cuidadosamente elaborado pode produzir os resultados que você está procurando, enquanto mantém seu relacionamento em uma nota positiva.

Neste artigo, nós introduzimos seis scripts de e-mail que você pode usar para perseguir clientes que não respondem:

Você já teve sucesso em conseguir um cliente não-responsável para falar? Conte-nos o que você fez na seção de comentários abaixo!

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