Accountability vs Responsibility in Project Management
Levei algum tempo na minha carreira de gerenciamento de projetos para perceber, e aceitar logicamente o fato, que dentro do domínio do gerenciamento de projetos é preciso ter uma clara apreciação da distinção entre responsabilidade e responsabilidade.
O ponto fundamental que esta discussão está tentando abordar é a questão de “quando e onde o dólar pára?”
E mais especificamente, caso surjam problemas durante a entrega de um projeto, é o gerente de projeto que é, por padrão, quem precisa pagar o preço final pelo fracasso ou este problema é um pouco mais complicado do que isso?
Refer ao nosso post, “O que é um Project Manager?” para alguma visão do que esta função deve incluir.
Vamos examinar o seguinte cenário simples:
Você gerencia um grande projeto de integração envolvendo 10 grupos tecnológicos diferentes. É claro que você não pode estar intimamente familiarizado e prático com todos e cada um dos aspectos do processo de integração.
Obviamente, como muitos outros gestores de projecto, você afirma heroicamente que tudo o que acontece no seu projecto é da sua responsabilidade, mas será que este é realmente o caso?
Existe um ponto em que as coisas podem acontecer sob a sua vigilância, pelo qual você não poderia e não assumiria a responsabilidade?
A diferença entre responsabilidade e responsabilidade
Então, qual é a diferença entre responsabilidade e responsabilidade?
Uma pesquisa bibliográfica destaca o fato de que não parece haver definições claras e unânimes para cada um destes termos. Na verdade, um olhar rápido no dicionário.com demonstra claramente a confusão onde a definição de responsabilidade é explicada também em termos de responsabilidade, e vice-versa.
No Princípio de Oz: Getting Results Through Individual and Organizational Accountability, os autores sugerem que:
“A responsabilidade pode ser conferida, mas a prestação de contas deve ser assumida. Em outras palavras, a responsabilidade pode ser dada ou recebida, até mesmo assumida, mas isso não garante automaticamente que a responsabilidade pessoal será assumida. O que significa que é possível assumir a responsabilidade por algo ou alguém, mas ainda assim falta a prestação de contas”
Com essa interpretação em mente poderia ser inferido que cada pessoa da equipe do projeto poderia ser responsável (por designação), mas sua responsabilidade depende do seu nível de compromisso e aceitação de tal responsabilidade.
Não estou satisfeito com essa definição, pois ela torna as coisas um pouco soltas. Os gestores de projecto podem obter um “cartão de saída da prisão” com base no argumento de que a sua equipa não exerceu o seu direito de aceitar a prestação de contas? Não me parece correto, então precisamos cavar um pouco mais.
Does Accountability Live at the Top of an Organization?
Um bom documento de Michael L Smith e James Erwin, intitulado “Role & Responsibility Charting (RACI)” fornece o avanço que eu estava procurando.
Os autores fazem a seguinte observação excelente:
Os gestores e supervisores não são responsáveis por tudo na sua organização. O gráfico de responsabilidade assegura que a responsabilidade é colocada com a pessoa que realmente pode ser responsabilizada por um trabalho específico.
A maior parte das vezes isso resulta em responsabilidades por ações que são movidas para o nível mais apropriado.
Este é um ponto importante. A responsabilidade não vive necessariamente no topo, mas sim no nível mais apropriado, com a pessoa que pode ser responsável pelo trabalho.
As Definições Finais
Os autores fornecem mais elaboração sobre as definições de responsável e responsável, como se segue:
A pessoa responsável é o indivíduo que é o responsável final pela actividade ou decisão. Isto inclui “sim” ou “não” autoridade e poder de veto. Somente uma pessoa responsável pode ser designada para uma ação.
A pessoa responsável é o(s) indivíduo(s) que realmente completa(m) a tarefa. A pessoa responsável é o responsável pela ação/implementação. A responsabilidade pode ser compartilhada. O grau de responsabilidade é determinado pelo indivíduo com a “responsabilidade”
As definições acima fornecem um nível muito maior de clareza e são fáceis de entender dentro de um ambiente de projeto. Mas voltando ao cenário fornecido anteriormente neste post, estaríamos agora em melhor posição para determinar de quem é a culpa caso o projeto não seja executado?
Uma clara determinação dos papéis e responsabilidades do projeto (publicando um gráfico RACI detalhado) pode contribuir muito para eliminar quaisquer ambigüidades e mal-entendidos.
Uma determinação clara das responsabilidades e responsabilidades é apenas o começo, e isso precisa ser seguido por uma clara comunicação e aceitação desses papéis e responsabilidades pelos cessionários.
Jogos de culpas e atribuição de culpas só podem prosperar em um ambiente onde nunca ficou claro quem é responsável e quem é responsável. Se estes não forem devidamente comunicados, há uma boa chance de ser você, o gerente do projeto, que será solicitado a responder à nota “por favor explique” do patrocinador do projeto.
Pense nisso!
Shim Marom
Shim Marom é o autor de quantmleap.com. Seu blog é uma tentativa de olhar o domínio da gestão de projetos de perspectivas pouco ortodoxas e não convencionais, utilizando o que há de mais recente em ciência, arte e filosofia para examinar e explicar suposições e métodos amplamente utilizados dentro da profissão de gestão de projetos.
Este artigo é de Shim Marom do quantmleap.com.