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Journals and ledgers são onde as transações contábeis são registradas em um sistema contábil. Em essência, as informações em nível de detalhe para transações individuais são gravadas em um dos vários periódicos possíveis, enquanto as informações nos periódicos são então compactadas e transferidas (ou lançadas) para um ledger. O processo de lançamento pode ocorrer com bastante freqüência ou pode ser tão infrequente quanto o final de cada período apurado. A informação no ledger é o nível mais alto de agregação de informação, a partir do qual são produzidos balancetes e demonstrações financeiras.
Tipicamente, um usuário de informação financeira revisará a informação de nível de resumo armazenada em um ledger, talvez usando análise de proporção ou análise de tendência, para localizar anomalias que exijam investigação adicional. Em seguida, eles se referem à informação do diário subjacente para acessar os detalhes do que compõe a informação no ledger (o que pode resultar em uma investigação ainda mais detalhada dos documentos de apoio). Assim, as informações podem ser transferidas dos periódicos para os ledgers para produzir demonstrações financeiras, e transferidas novamente para baixo para investigar transações individuais.
Pode haver vários periódicos, cada um normalmente lidando com áreas de alto volume, como transações de compras, recibos de caixa ou transações de vendas. As transações menos frequentes, como as entradas de depreciação, geralmente são agrupadas no diário geral.
As informações são registradas em periódicos em ordem cronológica por transação individual, o que facilita a ordenação das informações e a busca dos itens específicos que os usuários precisam. As informações são registradas em um ledger em um número de contas, que são normalmente ordenadas na seguinte ordem:
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Contas de balanço
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Contas de patrimônio líquido
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Contas de resultados
Contas de responsabilidade
Contas de despesas
Num sistema de contabilidade informatizado, os conceitos de periódicos e livros-razão não podem sequer ser utilizados. Em uma organização menor, os usuários podem acreditar que todas as suas transações comerciais estão sendo registradas no Razão, sem armazenamento de informações em um diário. Empresas com grande volume de transações ainda podem usar sistemas que requerem a segregação de informações em periódicos. Assim, os conceitos são um pouco confusos em um ambiente computadorizado, mas ainda se mantêm em um ambiente de contabilidade manual.
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