Como Adotar uma Versão Leve do ITIL’s Change Advisory Board
Como você já deve saber, o ITIL-espoused change advisory board (CAB) consiste em um grupo de pessoas que auxilia o processo de gerenciamento de mudanças com a avaliação, autorização, priorização e agendamento de mudanças.
No entanto, às vezes há dificuldades que impedem o funcionamento dos CABs, mesmo quando há funções e responsabilidades bem definidas de gerenciamento de mudanças. Mas um CAB não precisa ser complicado – sua organização pode precisar apenas de uma versão leve do CAB.
Para ajudar, este artigo oferece um conjunto de ações simples que ajudarão a fornecer uma versão leve de um CAB em qualquer organização.
Você precisa de um CAB?
Você está cansado da sensação de que você (e/ou seus colegas) perdeu o controle do seu processo de gerenciamento de mudanças e da(s) ferramenta(s) de gerenciamento de serviços de TI (ITSM)?
Você tem que fazer um grande esforço com todos os pedidos de mudança para não comprometer a entrega do seu serviço de produção? Ou, por outro lado, sua organização, unidade de negócios ou departamento não está suficientemente estruturada ou é robusta o suficiente para operar um CAB?
Em qualquer uma dessas situações, há um conjunto de passos básicos que podem ajudar. Através dos quais, mesmo que você não tenha um cargo de gerente de mudanças, você pode implementar uma função CAB formal – incluindo, por exemplo, o envolvimento regular de funcionários representativos de todas as áreas técnicas e/ou funcionais.
Please read on for the “how.”
Definir um conjunto de staff especializado para identificar quais mudanças devem ser aprovadas
Quando um pedido de mudança chega, apenas um pequeno conjunto de staff especializado deve ser capaz de classificar e aprovar estas “ordens de mudança” com o status “Aguardando Aprovação”.
Precisará identificar um conjunto de staff devidamente qualificado para analisar apropriadamente as mudanças recebidas.
Definir um conjunto de transições de status de ordens de alteração para identificar um workflow de aprovação ou rejeição
Aqui, eu aconselho uma abordagem muito simples – suas ordens de alteração podem começar com o status “Request for Change” e, após uma rápida análise, elas podem ser movidas para o status “Waiting Approval” para análise pelo CAB.
As alterações de baixo risco podem, naturalmente, ser acordadas para serem tratadas usando modelos de alterações aprovadas que removem a necessidade de envolvimento do CAB.
Definir uma frequência de tempo para realizar suas reuniões CAB
Esta dependerá da sua organização e dos clientes, mais o volume de pedidos de alteração. Na minha experiência, empresas mais complexas costumam realizar menos reuniões do CAB por mês.
Em alguns casos, isso ocorre apenas uma vez por mês, o que significa apenas uma promoção de produção por mês. Claro que, se você tiver pedidos de mudança a cada semana, provavelmente não será possível realizar apenas uma única reunião mensal.
Definir uma freqüência de tempo para promoção de produção
Um fator chave para manter os ambientes de seus clientes estabilizados é identificar um ou dois dias por semana (por exemplo, todas as segundas e terças-feiras) ou mês para promover seus pedidos de mudança aprovados.
Isso reduzirá o impacto e os riscos para sua empresa e para os ambientes dos clientes. Esta opção também permite que você estime o trabalho de sua equipe e as entregas com mais precisão, mas no final das contas garante o controle total sobre todos os ambientes.
Utilize a funcionalidade out-of-the-box ITSM-tool para identificar e ajudar a analisar as ordens de alteração abertas, aprovadas ou rejeitadas
Como você deve saber, as ferramentas ITSM alinhadas com ITIL muitas vezes incluem capacidades relacionadas ao processo CAB, mas mantenha-o simples!
Utilize as funcionalidades out-of-the-box apenas quando necessário para criar esta versão leve do CAB. Por exemplo, se sua ferramenta ITSM tem um calendário de mudanças, você deve usá-lo para visualizar, e entender melhor, as mudanças por semana, mês ou ano.
Esta versão leve do CAB permitirá que sua organização controle melhor as ordens de mudança. Mas, mais do que isso, também é útil para visualizar as informações de mudança e acompanhar todas as etapas do processo necessárias.
IT Senior Profissional com mais de 8 anos de experiência em projetos de Gestão de Serviços de TI para Service Desk, Catálogo de Serviços, Processos de Workflow e soluções de gestão CMDB e também em Business Intelligence (soluções de Reporting e Dashboards) – SAP Business Objects, CrystalReports, LANDesk Xtraction e TIBCO Jaspersoft – projectos. Altamente especializado no pacote de gestão de serviços de produtos da CA Technologies.
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