Como Organizar a Papelada | Parte 8: Gerir o fluxo de papel doméstico

Como Organizar a Papelada | Parte 8: Gerir o fluxo de papel doméstico

No início do Verão, lancei uma série de blogs para o ajudar a conquistar toda a confusão de papel em sua casa. Até hoje, temos trabalhado com arquivos domésticos, papéis de artesanato, documentos importantes, papéis escolares de crianças, papéis de cozinha, papéis de compras e papéis sentimentais. Se você vem acompanhando e acompanhando, até agora todo o papel em sua casa já deve estar classificado, purgado, avaliado e contido em sistemas de armazenamento perfeitamente adequados. Você deve saber onde tudo está, como está organizado, o que está no rótulo e como acessá-lo… e todos os papéis restantes devem ter sido destruídos ou triturados há muito tempo. Todos os papéis da sua casa estão agora organizados…ou estão? Desde que começou esta viagem, têm chegado novos papéis? Há um monte de correio sentado no balcão? A papelada das actividades escolares deste ano está empilhada na tua secretária? Uma receita que você acabou de rasgar de uma revista recortada na geladeira? Provavelmente. Porque embora tenhamos trabalhado a fundo em todos os papéis da tua casa, ainda não falamos sobre como gerir os novos papéis que chegam todos os dias. Para ter realmente a sua papelada sob controle e para os sistemas que você trabalhou tanto para criar, você precisará configurar um sistema para gerenciar o fluxo de papéis de sua casa… ou seja, como um papel vai da porta até onde ele finalmente pertence. Deixe-me mostrar-lhe o nosso sistema “Caixa de Entrada Doméstica” e acompanhá-lo na configuração de um sistema semelhante na sua própria casa!

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Todos os anos, eu tenho sido um pouco “conhecido” pelos meus centros de comando. Eu configurei alguns muito legais ao longo dos anos, e há até uma boa chance de você estar lendo meu blog hoje por causa das características dos meus centros de comando em algum outro lugar na web. Eu sempre desenhei nossos “centros de comando” para ser o lugar central de nossa família, não só para guardar chapéus, bolsas e sapatos, mas também para papelada importante, para fazer, nosso calendário familiar e muito mais. Em cada um e em todos os centros, eu sempre configuro um sistema de organização de correio/papel super fofo que normalmente apresentava arquivos ou divisores para cada membro da família, bem como outras categorias importantes, tais como fragmentos, lixo, arquivo, catálogos, recibos, etc.

Centro de Comando do Kansas | Centro de Comando da Carolina do Norte 1 | Centro de Comando da Carolina do Norte 2

Mas posso contar um segredo? Apesar da melhor das intenções de acompanhar os meus ficheiros super adoráveis, nunca o fiz. Ou os papéis recebidos (do correio, bolsas escolares, etc.) eram colocados nas suas pastas correctas e depois ficavam lá, ou os papéis nunca chegaram ao sistema demasiado tedioso em primeiro lugar (e apenas empilhados no balcão como resultado). No final, esses sistemas nunca foram muito mais do que fotos bonitas e bagunça não utilizada em nossas casas.

Como eu olho para esses sistemas, não é que a configuração ou funcionalidade deles era tão fora da base. Ao invés disso, eles eram apenas mais complicados do que precisavam ser. Coloquei demasiados passos entre a porta (onde os papéis entravam) e o seu lugar final (arquivador, lixeira, trituradora, etc). Em vez de colocar os papéis no lixo, eles foram colocados numa pasta “Lixo” ou “Rasgar”. Como as pastas eram tão específicas, eu nunca consegui me lembrar se o registro escolar do Henry foi colocado na pasta “Henry” ou na pasta “File”! Como resultado, os papéis apenas se sentavam nestes centros de comando empilhados em vez de serem realmente tratados e finalmente organizados e acessíveis.

Isto soa-lhe familiar? Em algum lugar do caminho você comprou algum sistema de classificação de e-mails bonitinho, mas nunca conseguiu fazer funcionar? Tem uma dúzia de papéis de um ano atrás nele e nada mais? Ou talvez esteja vazio? Está tudo bem…eu também fiz isto…várias vezes até! Vamos consertá-lo em um sistema que funciona e será usado!

Reduzir o Papel

Antes de entrarmos na ninharia de gerir o papel que entra na casa, deixe-me primeiro discutir brevemente a redução da quantidade de papel com que você tem que lidar. Cada vez mais coisas estão ficando disponíveis em formatos digitais, e sugiro que você as abrace sempre que possível. Desde extractos bancários e facturas, a folhetos escolares e registos de actividades, documentos de viagem e reservas, até recibos e histórico de transacções… quando tiver a opção de se inscrever para facturação sem papel ou comunicação electrónica, faça-o simplesmente para reduzir a quantidade de papel que tem de gerir.

Passo 1: Crie uma Caixa de Entrada Única para a Casa

Even, com os seus melhores esforços para se ir sem papel, ainda haverá papéis que entram na casa e terá de descobrir a melhor forma de lidar com eles. Todos vocês sabem que eu tinha sentimentos muito, muito misturados sobre o livro de Marie Kondo, The Life-Changing Magic of Tidying Up. Mas um conceito que realmente se encaixou comigo, e eu abracei de todo coração desde então, é o conceito de uma única “Caixa de Entrada Doméstica” com apenas duas categorias super simples: “Agir” e “Arquivar”. Quando se trata disso, qualquer papel que realmente precisa ser mantido ou deve ser arquivado para sempre (como em um dos sistemas que temos trabalhado tanto para criar) ou agir em ordem curta (como uma conta que precisa ser devolvida). Não há realmente necessidade de mais sub-categorização neste ponto. Ao canalizar toda a papelada para um ponto central em sua casa (e depois colocá-la longe de lá), você economizará tempo e dores de cabeça ao saber sempre exatamente onde novos papéis estão a qualquer instante.

Em nossa casa atual, eu abandonei o esquema “tradicional” do centro de comando porque, como eu disse, muitos dos sistemas em que eu confiava anteriormente nunca foram usados (você pode ver nossa configuração atual da casa aqui). No entanto, logo à saída da porta principal é o meu escritório, que é o local perfeito para a nossa “Caixa de Entrada da Casa”. Eu simplesmente usei tiras de comando para prender duas destas caixas de arquivo penduradas na lateral da minha prateleira de armazenamento IKEA Kallax. Etiquetei-as com vinil e o meu Cricut Explore para designar as duas categorias simples.

Passo 2: Tornar o Lixo Acessível

O que não se pode ver na figura acima, logo abaixo das duas pastas penduradas, é um caixote do lixo. Esta parece ser uma solução tão óbvia, mas o rapaz faz toda a diferença em manter o papel longe do empilhamento. Ao invés de colocar papéis de lado para ir para o lixo, nós podemos jogar no lixo qualquer coisa que não se encaixe nas categorias “Para agir” ou “Para arquivar” imediatamente. #gamechanger

Da mesma forma, nós queríamos fazer qualquer papel que precisasse ser triturado um pouco mais perto do seu destino final também. Assim, a cerca de 4 passos da configuração do arquivo/lixo está a nossa trituradora de papel enfiada em um armário na minha mesa. Lentamente, mas com certeza estamos melhorando sobre triturar itens assim que eles chegam, mas se não tivermos tempo (ou se tivermos vontade de esvaziar a trituradora!), temos uma caixa de arquivo ao lado da trituradora para pegar qualquer coisa para a próxima sessão de trituração.

Ativar uma caixa de entrada, lixeira e trituradora na proximidade é uma maneira segura de evitar que pilhas de papel se empilhem em lugares indesejados!

Passo 3: Tender para a Caixa de Entrada Regularmente

Com o canto do meu escritório, temos agora uma única Caixa de Entrada doméstica para todo o papel que chega ao funil, bem como o caixote do lixo e a trituradora por perto para eliminação imediata do papel. Mas como qualquer outro sistema de organização, ela só funcionará e continuará a funcionar se for regularmente tratada e mantida. Como tal, o próximo passo para gerir o fluxo de papel da sua casa é cuidar das suas pastas To Act e To File de forma MUITO regular.

Após uma semana (eu recomendo fazer isso quando você estiver criando seu plano de refeições ou preenchendo seu planejador para a semana), tenha a tendência de MUITAS pastas da Caixa de Entrada do Lar. Comece com todos os itens acionáveis (porque esses normalmente são mais sensíveis ao tempo) e assine, envie ou devolva qualquer coisa na pasta. Depois, remova todo o conteúdo da pasta “To File” e mova-os para o seu destino final, mais permanente. Destino permanente? Você sabe… todos aqueles sistemas bonitos, racionalizados e funcionais que já criamos como nossos arquivos domésticos, caixas de armazenamento escolares, fichário de documentos importantes, fichário de cozinha, etc. Porque você já fez todo o trabalho de criar sistemas de armazenamento perfeitos para cada tipo de papel, guardando qualquer coisa que você encontre na pilha de papéis “To File” deve levar apenas alguns minutos a cada semana!

Você poderia argumentar que a pasta “To File” dentro da Caixa de Entrada do Lar não é necessária, deixando apenas uma pasta “To Act”. Dependendo do seu agregado familiar, isso pode muito bem ser verdade. Se os seus sistemas de papel mais permanentes são rápidos e de fácil acesso, pode certamente contornar a pasta “To File” e guardar os itens que podem ser guardados assim que entrarem na casa. Mas parte da criação de um sistema de fluxo de papel doméstico que realmente funciona é também conhecer a si mesmo. Eu sei…. de fato… que eu não vou correr para cima e arquivar papéis que podem ser guardados todos os dias. Claro, a autorização do Henry será provavelmente colocada na pasta de Actividades Familiares assim que chegar a casa. Mas em geral, qualquer coisa que precise ser guardada, revisitada ou arquivada de forma mais permanente, ficará em qualquer lugar, a menos que eu lhe dê uma casa dedicada. Ao ter uma caixa de entrada centralizada com um componente “To File” e “To Act”, sou capaz de manter papéis importantes fora dos balcões da minha cozinha sem sentir que estou constantemente a fechar papéis dia após dia.

O ponto aqui…manter simples…muito simples…mas também fazer o que faz mais sentido para si, para a sua casa, e para a sua família!

Passo 4: Construir hábitos em torno da nova rotina

Embora meus sistemas anteriores de coleta de papel fossem um pouco complicados demais, também vou admitir que pulei o passo final e mais importante: construir novos hábitos em torno da rotina de fluxo de papel. Este passo final não pode ser ignorado porque mesmo com uma caixa de entrada central, seus papéis acabarão ficando fora de controle se você não cuidar deles regularmente. Como tal, a fim de realmente controlar o papel em sua casa e conquistar a desordem do papel para sempre, você DEVE construir estes novos passos de arquivamento/transformação/desfragmentação/tendência na sua rotina doméstica semanal. Para isso: agende-o no seu planificador, coloque um alarme no seu telefone, estabeleça gatilhos visuais (como se o ficheiro estivesse demasiado cheio, precisa de passar uma tarde a esvaziá-lo). O que quer que funcione para si…habitue-se a mover os seus papéis da sua Caixa de Entrada Doméstica para as suas soluções de armazenamento final numa base muito regular. Além disso, se você tiver uma família, você precisa treinar eles para ensinar seu novo sistema e trabalhar juntos até que todos estejam fazendo a sua parte para arquivar, jogar lixo, triturar e guardar os itens conforme necessário.

Como é o nosso fluxo de papéis domésticos?

Quando o correio ou qualquer outro papel aleatório sai da minha bolsa ou da bolsa do Greg, eles são imediatamente levados para o escritório. Os papéis que podem ser lixados são tratados imediatamente, e os restantes são arquivados como “Para arquivar” ou “Para agir”. Os papéis da escola do Henry são tratados de forma ligeiramente diferente. Qualquer coisa importante é de facto colocada na nossa Caixa de Entrada da Casa, mas o seu trabalho escolar completo é imediatamente colocado na sua própria “caixa de entrada” dedicada para ser classificada e organizada separadamente (pode ver mais como o faço aqui). Todos os domingos, enquanto estou a preparar o nosso plano de refeições, a encomendar mercearias e a actualizar o nosso calendário para a semana que se avizinha, tenho tendência para ambos os ficheiros na nossa Caixa de Entrada do Agregado Familiar. Os itens de ação são tratados primeiro, e depois eu guardo qualquer coisa na pasta “To File”. Como ter toda a roupa arrumada até domingo à noite, o meu objectivo é começar sempre de novo na segunda-feira com caixas de entrada vazias!

Household Inbox Products I Love

Estes são os produtos que usei (e adoro!) para montar a nossa caixa de entrada doméstica!

Aqui estão alguns outros produtos a considerar ao estabelecer um fluxo de papel para a sua casa!