Facturas vs Recibos vs Facturas: Qual é a diferença?
Facturas, recibos e facturas são apenas alguns tipos de documentos contabilísticos que a sua empresa pode estar a utilizar regularmente. Há uma variedade de outros, tais como faturas pró-forma, notas de crédito, faturas de pré-pagamento, faturas de estimativas, e muito mais. No entanto, neste artigo, vamos focar em facturas, recibos e facturas, já que muitos utilizadores ficam confusos com as suas diferenças e quais enviar.
O que é uma factura?
Em palavras simples, uma factura é um documento que um negócio emite para o cliente. Ela declara os produtos ou serviços vendidos e a quantidade de dinheiro a ser paga. As facturas servem como um pedido de pagamento e são enviadas antes de um cliente fazer um pagamento. Elas são usadas para manter um controle efetivo dos itens vendidos, seus preços, impostos e outras informações relacionadas à transação. Normalmente, as faturas são emitidas após a entrega do serviço ou da mercadoria enquanto o pagamento ainda não tiver sido feito. No passado, as faturas eram amplamente impressas e enviadas por correio ou fax. No entanto, em 2021 e depois, as facturas online enviadas em formato pdf via e-mail são uma solução mais económica, conveniente e mais ecológica. Manter o controle das faturas com um sistema de faturamento unificado ajuda a reduzir a administração em torno da contabilidade e relatórios.
O que é uma fatura?
Uma fatura declara o valor devido a ser pago por um cliente. Quando uma empresa envia uma factura a um cliente, o cliente tem de introduzir a informação da factura na forma de uma factura no seu sistema de reservas. Uma fatura é criada antes dos pagamentos.
O que é uma entrada?
Uma entrada é uma confirmação de um pagamento. Este documento confirma que um cliente recebeu as mercadorias ou serviços. Um cliente pode usar um recibo como comprovante de um pagamento concluído para mercadorias ou serviços. Os recibos são entregues aos clientes em formato digital ou papel após o pagamento ter sido efetuado. Este documento é comum tanto para os negócios tradicionais como para o comércio eletrônico e é uma prova importante no caso de aparecer algum problema com o produto. Um vendedor está usando um recibo para verificar se os pedidos de troca ou devolução de mercadorias são justificados.
Faturas, contas e recibos: principais diferenças
A principal diferença entre uma fatura e uma fatura depende de quem está enviando o documento. O documento está sendo enviado de uma empresa ou indivíduo (como um freelancer) para outra empresa da qual está buscando compensação, então é uma fatura. Entretanto, os destinatários da fatura ou a empresa que recebe a fatura se referem à fatura como uma fatura ou podem criar uma fatura separada mostrando a transação e registrando-a em seus livros.
A outra principal diferença entre estas duas condições é que quando uma fatura é enviada, a empresa ou indivíduo está pedindo pagamento e muitas vezes dando ao cliente um prazo ou condições de pagamento na fatura. Por outro lado, uma factura é registada imediatamente após a realização de um pagamento ou logo de início durante o tempo em que o serviço ou produto é obtido e o pagamento é processado.
Pense em ir às compras e receber uma factura de uma loja. O dono da loja quer ser pago imediatamente em vez de lhe facturar e espera um pagamento numa data posterior.
Um recibo, por outro lado é prova de pagamento. Não é uma factura de pagamento ou uma factura em que o pagamento é devido numa data posterior, mas um comprovativo de que foi feito anteriormente (o pagamento). Assim, é semelhante a uma fatura e a uma fatura, mas o pagamento já foi realizado.
Como você vê é fácil confundir todos esses três termos, mas há algumas diferenças claras a serem observadas. Vale a pena lembrar também que o nosso sistema oferece as três opções para você usar se você escolher.
Como emitir faturas?
Se você vai usar um software de faturamento para emitir uma fatura, você precisaria preencher alguns detalhes.
Aqui estão os detalhes principais:
- Informação do vendedor (Nome da sua empresa, identificação do IVA (se aplicável), endereço da sua empresa, conta bancária e SWIFT para o qual tem de ser feito um pagamento)
- Informação do comprador (Nome da empresa do seu cliente, identificação do IVA (se aplicável), endereço do cliente)
- Entradas da factura (nomes dos produtos, quantidade, preços líquidos, taxa de imposto
- Pagamento (tipo de pagamento, data de vencimento, número do pedido)
- Divisa, taxa de câmbio (bancos nacionais ou personalizados)
Para poupar tempo para gerar facturas para os mesmos clientes no futuro, pode criar um cliente no software de facturação e pré-popular informações sobre facturas.
Parte de faturas pontuais, você também pode criar faturas recorrentes e enviá-las em um dia específico do mês.
