O que são despesas variáveis?

O que são despesas variáveis?

Em cada orçamento de negócios, você encontrará certas despesas que podem mudar drasticamente de mês para mês. Estas são despesas variáveis, e constituem uma grande parte das despesas das pequenas empresas (ao contrário dos custos fixos, que permanecem os mesmos a cada mês). As quantias flutuantes por detrás das despesas variáveis tornam o planeamento para elas no orçamento do seu negócio difícil – mas não impossível.

Orçamento para despesas variáveis não é uma ciência exacta, mas existem alguns truques que pode usar para ter a certeza de que não fazem descarrilar as finanças do seu negócio. Antes de entrarmos nos how-tos, porém, vamos definir uma definição sólida de despesas variáveis e esclarecer a diferença entre os três tipos de despesas que afetam o orçamento do seu negócio: despesas variáveis, despesas discricionárias e custos fixos.

Exemplos de cada tipo de despesa de negócio

Para ajudá-lo a entender melhor a diferença entre uma despesa variável e outros tipos de despesas de negócio, vamos olhar para alguns exemplos. Isso ajudará a esclarecer o que são custos fixos, a definição de despesas variáveis, e permitirá que você também entenda as despesas discricionárias:

Custos fixos:

• Renda
• Pagamentos de seguros
• Pagamentos de empréstimos
• Quotas e subscrições
• Salários anuais

Despesas variáveis:

• Pagamentos de serviços públicos
• Despesas de uso do automóvel, como combustível e manutenção
• Artigos de escritório
• Serviços profissionais cobrados à hora
• Pagamento de funcionários por hora

Despesas discricionárias:

• Pastos de refeição e entretenimento
• Prendas ao cliente
• Festas e bónus ao pessoal

Então, em poucas palavras, a definição de despesas variáveis são custos que mudam; um custo fixo permanece o mesmo durante um longo período de tempo; e você pode pensar em despesas discricionárias como o seu “bem para ter”.”

As despesas variáveis são mais do que custos operacionais

Uma coisa a notar é que as listas acima focam nos custos operacionais, mas as despesas variáveis geralmente afetam o seu custo de produtos vendidos mais do que qualquer outra coisa. Se o seu negócio produz um produto, você precisa estar ciente dos custos variáveis de produção.

Por que é que isto é importante? Os seus custos variáveis de produção têm um impacto directo no seu ponto de equilíbrio. O ponto de equilíbrio do seu negócio é quanto dinheiro você precisa ganhar para cobrir os seus custos do mês. O que, como empresário, você sabe como é importante fazer mais do que gastar.

Como é que as despesas variáveis afectam o meu orçamento empresarial?

Agora temos uma boa compreensão da definição de despesas variáveis e dos outros tipos de despesas empresariais, vamos dar uma vista de olhos em como as despesas variáveis afectam o orçamento empresarial.

O que é bom nas despesas variáveis é que você pode facilmente ajustar os seus custos variáveis de produção em resposta a uma queda nas vendas ou na produção… na verdade, eles normalmente ajustam-se a si próprios, porque quando a produção abranda, você deixa de incorrer nesses custos. Os custos indiretos variáveis, como os listados acima, são mais difíceis de ajustar. Isso também significa que eles são mais difíceis de planejar em seu orçamento.

Vejamos um exemplo de despesas variáveis que todos nós podemos relacionar: custos de eletricidade. Dependendo de onde você mora e de suas opções de fontes de aquecimento, sua conta de eletricidade pode variar de cerca de $100/mês nos meses mais amenos do ano até $300/mês para cima nas partes mais difíceis do verão e do inverno.

As condições climáticas alteradas também afetam essas despesas já variáveis. Você pode ter um ano ou dois de clima muito ameno no inverno, só para ser atingido do nada por um inverno que não termina.

Embora você possa tomar medidas – como usar um termostato inteligente – para reduzir o valor que você paga pela eletricidade, esta despesa variável está em grande parte fora do seu controle. Isto é frustrante, uma vez que uma conta de electricidade inesperadamente grande pode causar estragos no seu orçamento, especialmente se coincidir com uma quebra de receitas. (E se você estiver fabricando um bem sensível à temperatura, por exemplo, não é como se você pudesse simplesmente ir sem calor ou resfriamento para economizar dinheiro – e temos certeza que seus trabalhadores concordariam, não importa que tipo de trabalho você faça)

Como você conserta isso?

5 Maneiras de reduzir o impacto das despesas variáveis no seu orçamento

No exemplo acima, às vezes você pode reduzir o impacto das despesas variáveis pedindo ao seu provedor de serviços que o deixe pagar uma quantia fixa a cada mês. (Deceptivamente simples, mas realmente útil.) Este montante fixo é baseado na média das suas contas dos 12 meses anteriores. Muitas empresas de serviços públicos oferecem esta opção para ajudar seus clientes a fazer o orçamento, mas uma opção de pagamento médio não estará disponível para cada despesa variável em seu orçamento.

Você ainda pode usar este conceito de pagamento médio para reduzir o impacto das despesas variáveis no seu orçamento, no entanto. Veja como:

• Determine a média anual para cada despesa variável no seu orçamento. Ao determinar a média anual de uma despesa variável, evite a tentação de olhar apenas para os últimos 12 meses. Tome o tempo necessário para rever a média de três anos de despesas variáveis. Isso o ajudará a contabilizar as anomalias que podem afetar a sua média para uma despesa. A menos que você tenha tomado medidas para reduzir permanentemente uma despesa variável, tenha cuidado e use a maior quantia média.

• Adicione um buffer. Depois de ter determinado a média para cada despesa variável, adicione um buffer a ela. Um buffer de 3% a 5% deve ser mais do que suficiente para cobrir aumentos de preços e a maioria das anomalias que resultarão em um ano mais antigo para a despesa. Se você quer ser realmente cauteloso – e se o seu orçamento pode lidar com isso – construa um buffer de 10%.

• Acompanhe os seus gastos reais. A cada mês, compare as suas despesas reais para cada despesa variável com o montante orçamentado. Observe se você estava super-orçamento ou sub-orçamento para cada categoria de despesa. Se você usa software de contabilidade empresarial, procure por um Relatório de Comparação de Lucros e Perdas com o Orçamento. Este relatório geralmente pode ser personalizado para fazer o cálculo do valor em dólares, para que você possa ver rapidamente se você estava acima ou abaixo do orçamento sem ter que fazer as contas você mesmo.

• Configure uma conta poupança para despesas variáveis. Esta é a etapa crucial neste processo. Cada mês que você estiver abaixo do orçamento para uma despesa variável, mova o excesso para a sua conta poupança empresarial para despesas variáveis. Isto criará uma reserva da qual você poderá sacar durante meses quando suas despesas forem mais altas do que o normal. Por exemplo, digamos que a sua conta de electricidade tem uma média de $375/mês. Você está tendo um inverno ameno, então sua conta de eletricidade real era de $355 em janeiro e $325 em fevereiro. Mas março chega como um leão, e uma semana de temperaturas abaixo de zero inesperadas resulta em uma conta de $445 em março, quando a conta de março geralmente está mais próxima de $245. A maioria dos proprietários de empresas orçam suas despesas variáveis com base nas despesas reais do ano anterior. Mas porque você orçou uma média de $375/mês para eletricidade ($130 a mais do que a sua conta usual de eletricidade para março) e porque você moveu o excesso de dinheiro orçado para sua conta de eletricidade em janeiro ($20) e fevereiro ($50) para sua conta poupança para despesas variáveis, você tem dinheiro suficiente para a conta de eletricidade inesperadamente alta para o mês de março. Se você só tivesse orçado os $245 para uma conta de eletricidade “normal” para março, você teria que ter rapidamente arranjado um extra de $200. Para um negócio muito pequeno, ou para um negócio que tenha uma queda na receita, isto pode ser muito difícil de fazer.

Abra uma Conta Poupança Empresarial Agora Se Não Tem Uma

• Reavalie as suas despesas variáveis anualmente. Você pode ser tentado a usar as mesmas projeções de despesas variáveis em seu orçamento a cada ano, especialmente se você tiver economizado uma quantia decente em sua conta poupança de despesas variáveis. Evite esta tentação. Você deve reavaliar as suas despesas variáveis a cada ano. Especialmente nas categorias de despesas em que você tem um pouco mais de controle do que você tem com despesas de utilidades – existem oportunidades para fazer mudanças estratégicas para controlar as despesas.

Dica de ajuda: Capturar todas as despesas variáveis no seu orçamento

Mais modelos de orçamento são projetados para combinar com o plano de contas típico de um negócio. Isto significa que os custos fixos, as despesas variáveis e as despesas discricionárias estão dispersos pelo template. Este layout torna realmente fácil comparar os seus números reais com os números orçamentados (lembre-se do Relatório de Comparação de Ganhos e Perdas com o Orçamento mencionado anteriormente?), mas também torna fácil “encobrir” as suas despesas variáveis e discricionárias quando estiver a definir os seus números orçamentais.

Quando estiver a elaborar o seu orçamento empresarial, comece por listar as suas despesas por tipo (fixas, variáveis e discricionárias). Depois de ter determinado o valor apropriado para cada despesa, você pode conectar esses valores ao seu modelo de orçamento para que ele esteja pronto para usar para comparar seu orçamento com os números reais a cada mês.

Em resumo, a melhor maneira de ter certeza de que você está preparado para mitigar o impacto das despesas variáveis se resume a prestar atenção aos custos dessas despesas no passado, e se preparar com um buffer ou algumas economias para cuidar delas no futuro. As médias são bons indicadores de onde você pode pousar para não ficar surpreso – e continue prestando atenção para não ficar chocado com as mudanças.

Reduzir as despesas variáveis reais

Acima focamos na redução do impacto das despesas variáveis no seu orçamento, mas e se você estiver em um lugar onde você precisa reduzir suas despesas variáveis reais? Se o seu negócio se debate com a falta de previsibilidade, ou se você precisa cortar custos, você pode estar procurando reduzir suas despesas variáveis totais.

Embora tenhamos usado o exemplo de eletricidade acima, você verá que a maior parte dos seus custos variáveis estão em torno da produção real do seu produto. É sobre a mão-de-obra e os materiais que entram nele, e se você precisa cortar custos, você precisa analisar este processo e ver se há maneiras de produzir resultados similares mesmo após mudanças econômicas serem feitas neste processo. Exemplos incluem:

1. Mão-de-obra. Existe alguma coisa que possa ser automatizada ou terceirizada que não afete a qualidade? Você pode aumentar a eficiência da sua força de trabalho, obtendo mais resultados, fornecendo-lhes determinadas ferramentas ou serviços?
2. Materiais. Você está usando os materiais mais econômicos? Você pode comprar em grandes quantidades? Se você comprasse materiais melhores, você teria menos problemas com o seu produto no caminho?
3. Avaliando o seu produto ou serviço. Muitas empresas oferecem produtos e serviços diferentes. Você poderia estar vendendo coisas como um pacote, mas é apenas uma parte do pacote que está realmente gerando receita. Você deveria estar eliminando certos recursos? Existe alguma forma de você poder entregar seu produto ou serviço mais rapidamente?

Remmbrar, só porque algo sempre foi feito de uma certa forma não significa que seja a forma correta. À medida que as empresas crescem, você pode ficar sobrecarregado e não costuma ter tempo para desmontar seus sistemas e processos atuais tanto quanto você quiser. Mas, dado o quanto o mercado pode mudar e os custos podem evoluir, fazer isso pode realmente ajudar o seu negócio a identificar áreas para economizar em despesas variáveis.

Despesas Variáveis Afetam Seu Orçamento… mas Não Devem Destruí-lo

É frustrante formar um plano, apenas para ter circunstâncias além do seu controle, atirando esse plano para fora do curso. Esta é uma das razões pelas quais muitos proprietários de pequenas empresas evitam a elaboração de um orçamento. Especialmente se a maioria das suas despesas empresariais são variáveis – como é frequentemente o caso de empresas muito pequenas – tentar chegar a um orçamento preciso pode parecer impossível.

Agora você tem uma definição clara de despesas variáveis, com um pouco de planejamento, mesmo a mais volátil das suas despesas variáveis pode ser contabilizada no seu orçamento com facilidade. Construir um buffer em uma conta poupança empresarial para levá-lo através dos meses em que suas despesas variáveis são maiores do que o projetado irá manter o seu orçamento no caminho certo e proteger o seu fluxo de caixa. Reavaliar o seu orçamento para despesas variáveis anualmente irá ajudá-lo a identificar áreas de poupança e outras melhorias.