Rekeningen vs Ontvangsten vs Facturen: Wat is het verschil?
Facturen, kwitanties en facturen zijn slechts een paar soorten boekhoudkundige documenten die uw bedrijf regelmatig gebruikt. Er is een reeks van anderen, zoals proforma facturen, creditnota’s, vooruitbetaling facturen, schattingen rekeningen, en nog veel meer. In dit artikel zullen we ons echter richten op facturen, kwitanties en facturen, omdat veel gebruikers in de war raken over hun verschillen en welke ze moeten verzenden.
Wat is een factuur?
In eenvoudige woorden, een factuur is een document dat een bedrijf uitgeeft aan de klant. Het vermeldt verkochte producten of diensten en het bedrag dat moet worden betaald. Facturen dienen als een verzoek om betaling en worden verstuurd voordat een klant een betaling doet. Zij worden gebruikt om de verkochte artikelen, hun prijzen, belastingen en andere transactiegerelateerde informatie effectief bij te houden. Gewoonlijk worden facturen uitgereikt nadat de dienst of de goederen zijn geleverd, terwijl de betaling nog niet heeft plaatsgevonden. In het verleden werden facturen vaak afgedrukt en per post of fax verzonden. In 2021 en daarna zijn online facturen die in pdf-formaat via e-mail worden verzonden echter een kosteneffectievere, handigere en milieuvriendelijkere oplossing. Het bijhouden van facturen met één uniform factureringssysteem helpt de administratie rond boekhouding en rapportage te verminderen.
Wat is een factuur?
Een factuur vermeldt het verschuldigde bedrag dat door een klant moet worden betaald. Wanneer een bedrijf een factuur naar een klant stuurt, moet de klant de factuurgegevens in de vorm van een factuur in zijn boekingssysteem invoeren. Een factuur wordt aangemaakt voordat betalingen plaatsvinden.
Wat is een ontvangstbewijs?
Een ontvangstbewijs is een bevestiging van een betaling. Dit document bevestigt dat een klant de goederen of diensten heeft ontvangen. Een klant kan een kwitantie gebruiken als bewijs van een voltooide betaling voor goederen of diensten. Ontvangsten worden aan klanten gegeven in een digitaal of papieren formaat nadat de betaling is uitgevoerd. Dit document is gebruikelijk voor zowel traditionele als eCommerce bedrijven en is een belangrijk bewijs voor het geval er problemen met het product opduiken. Een verkoper gebruikt een ontvangstbewijs om te controleren of de claims voor het ruilen of retourneren van goederen gerechtvaardigd zijn.
Facturen, facturen en ontvangstbewijzen: de belangrijkste verschillen
Het belangrijkste verschil tussen een factuur en een factuur hangt af van wie het document verstuurt. Wordt het document verstuurd door een bedrijf of particulier (zoals een freelancer) naar een ander bedrijf dat het om een vergoeding vraagt, dan is het een factuur. De ontvangers van de factuur of het bedrijf dat de factuur ontvangt, noemen de factuur echter een rekening of kunnen een aparte rekening opstellen waarin de transactie wordt weergegeven en in de boeken wordt opgenomen.
Het andere grote verschil tussen deze twee termen is dat wanneer een factuur wordt verzonden, het bedrijf of individu om betaling vraagt en de klant vaak een termijn of betalingsvoorwaarden op de factuur vermeldt. Een factuur daarentegen wordt onmiddellijk na betaling of direct vooraf geregistreerd, op het moment dat de dienst of het product wordt verkregen en de betaling wordt verwerkt.
Denk aan boodschappen doen en een rekening van een winkel ontvangen. De winkelier wil onmiddellijk betaald worden in plaats van u een rekening te sturen en op een later tijdstip een betaling te verwachten.
Een kwitantie daarentegen is een bewijs van betaling. Het is geen rekening voor de betaling of een factuur waarbij de betaling op een later tijdstip moet plaatsvinden, maar een bewijs dat de betaling eerder is verricht (de betaling). Het is dus vergelijkbaar met zowel een factuur als een nota, maar de betaling is al verricht.
Zo ziet u dat al deze drie termen gemakkelijk door elkaar kunnen worden gehaald, maar er zijn enkele duidelijke verschillen waar u op moet letten. Het is de moeite waard ook te onthouden dat ons systeem biedt alle drie de opties voor u om te gebruiken als u kiest.
Hoe facturen uit te geven?
Als je gaat een facturatie software te gebruiken om een factuur uit te geven, zou je nodig hebt om een paar details in te vullen.
Hier volgen de belangrijkste gegevens:
- Verkopersinformatie (de naam van uw bedrijf, BTW ID (indien van toepassing), het adres van uw bedrijf, bankrekening en SWIFT waarnaar een betaling moet worden gedaan)
- Kopersinformatie (de naam van het bedrijf van uw klant, BTW ID (indien van toepassing), adres van de klant)
- Invoer van de factuur (productnamen, hoeveelheid, nettoprijzen, belastingtarief
- Betalingsgegevens (soort betaling, vervaldatum, PO-nummer)
- Munteenheid, wisselkoers (aangepaste of nationale bank’s)
Om tijd te besparen voor het genereren van facturen voor dezelfde klanten in de toekomst, kunt u een klant in de factureringssoftware aanmaken en factuurgegevens vooraf invullen.
Naast eenmalige facturen kunt u ook terugkerende facturen maken en deze op een specifieke dag van de maand verzenden.
