Remote Work Policy for Employers (met PDF-voorbeeld)
Met de opkomst van thuiswerken wordt het steeds belangrijker om de afspraken, eisen en verantwoordelijkheden van elke partij schriftelijk vast te leggen, als onderdeel van een Remote Work Policy of “Work from Home”-overeenkomst. Maar wat moet worden opgenomen in zo’n contract en waarom zijn ze nodig?
Wat is een beleid voor werken op afstand?
Een beleid voor werken op afstand kan ofwel een organisatiebreed document zijn dat regels en voorschriften rond werken op afstand vastlegt, of een aanvulling op een bestaand arbeidscontract, waarin nieuwe vereisten en verantwoordelijkheden worden opgesomd naarmate een werknemer op afstand gaat werken.
Vooral het tweede geval is relevanter dan ooit, nu duizenden organisaties migreren naar een afstandsvriendelijke werkomgeving in het licht van COVID-19 en de langetermijneffecten ervan op de beroepsbevolking.
Als onderdeel van het officiële beleid voor werken op afstand, zou u de wijzigingen in de werktijden, de reikwijdte van de werkovereenkomst, de verantwoordelijkheden van de telewerker die ze moeten houden tijdens hun dagen werken van buiten het kantoor en meer belangrijke regels uit grijze gebieden, zoals wat er gebeurt met bedrijfsapparatuur of wie verantwoordelijk is voor kantoorgerelateerde kosten.
Ze zijn vaak een slank contract om te ondertekenen, zelden meer dan twee volle pagina’s en worden daarom vaak over het hoofd gezien. Je hebt het misschien niet nodig, maar het is beter om aan de veilige kant te zijn.
Waarom moet ik een schriftelijk beleid voor werken op afstand hebben?
Terwijl een groot deel van het beleid voor werken op afstand gaat over het managen van verwachtingen en het verduidelijken van de reikwijdte – iets dat mogelijk kan worden gedaan in een interne memo in plaats van een formeel contract – is de andere helft ook voor juridische dekking.
Het is bijvoorbeeld belangrijk om het beleid achter verhuizingen en compensatieplannen in die gevallen schriftelijk vast te leggen. Mensen moeten zich houden aan veiligheidsmaatregelen om ervoor te zorgen dat interne gegevens niet uitlekken en de organisatie achter intellectueel eigendom wanneer iemand zonder strikte werktijden vanuit huis werkt, moet ook worden geregeld.
Bovendien is in veel bestaande arbeidsovereenkomsten het uitvoeren van werk en het beschermen van intellectueel en fysiek eigendom alleen op kantoor gedekt. Voor al die gevallen is het nodig om de uitzondering van werken op afstand ook als een mogelijke weg toe te voegen.
Wat moet deel uitmaken van een thuiswerkovereenkomst?
Een thuiswerkovereenkomst kan in de meeste gevallen gemakkelijk van tafel worden geveegd. Als u uzelf en uw werknemers tegen schade wilt beschermen, moeten deze punten in het beleid worden opgenomen.
Toepassingsgebied & Duur
Er zijn tientallen variaties van werken op afstand. Je kunt een gemengd model hebben, waar mensen een paar dagen per week thuis zijn. U kunt een thuiswerkbeleid hebben dat mensen toestaat een bepaald aantal thuiswerkdagen op te nemen. U kunt gedeeltelijk op afstand werken, met een paar mensen op kantoor en een andere groep op afstand, of u kunt volledig op afstand werken, helemaal zonder kantoor.
Bij wijze van aanvulling kunt u, vooral tijdens de pandemie, een tijdlang beperkt op afstand willen werken. Misschien wilt u bepalen dat mensen in de zomer volledig op afstand kunnen werken, om een heet kantoor zonder airco te vermijden. Er zijn geen grenzen aan de mogelijke configuraties die u zou kunnen doorlopen.
Het soort werk op afstand dat u zou willen uitvoeren, de grenzen ervan en de verantwoordelijkheden die u daaraan verbindt, moeten deel uitmaken van uw beleid.
Relocation & Compensation
Als u volledig op afstand werkt, is het meer dan redelijk dat werknemers besluiten ergens anders te gaan werken, waar ze het beter naar hun zin hebben. Het is uw taak als werkgever om een relocatiestrategie op te stellen en te beslissen of de totale compensatie wordt gebundeld met de locatie van een werknemer. U zou ook kunnen gaan nadenken over internationale contracten en de naleving daarvan.
Daarnaast wordt vaak verwacht of zelfs wettelijk geregeld dat u als werkgever kantoorgerelateerde kosten moet vergoeden. Waar ligt de grens, nu onze huizen kantoren worden? Het is gebruikelijk om internet en elektriciteit te vergoeden, maar misschien wilt u ook een deel van de huur of een vast bureau op kantoor vergoeden?
Als u verwacht dat werknemers een paar keer per jaar naar een hoofdkantoor reizen, moet dat ook schriftelijk worden vastgelegd. U vermeldt dan bijvoorbeeld hoeveel er in die reisperiode wordt gedekt en wat er door de werknemer moet worden gedekt.
Eisen aan het werken op afstand
Werken op afstand is niet gelijk aan werken op afstand. U moet duidelijk zijn over wat er van uw nieuwe, op afstand werkende werknemers wordt verwacht en waar de grens ligt. U hebt bijvoorbeeld vroeger misschien tijdregistratie gebruikt om werktijden bij te houden, maar dat is niet langer haalbaar als u thuis werkt. Het is immers soms moeilijk om de grens tussen werk en leven te trekken en dingen beginnen in elkaar over te vloeien.
Op zijn minst moet u de minimumeisen specificeren om deze opzet te laten werken: Werknemers moeten ergens vandaan werken waar ze niet worden afgeleid – voor de tv of op een strand is meestal geen haalbare plek om geconcentreerd te werken. Een stabiele internetverbinding is een must, dus die moet thuis of in een gedeeld kantoor worden geregeld.
Pauzes zijn nog steeds van cruciaal belang om op te laden, dus voorkom dat mensen urenlang doorwerken, ’s nachts of in het weekend. Tenzij ze anders de dagen vrij nemen, is het meestal geen oplossing voor de lange termijn. Zorg er ten slotte voor dat de communicatie is opgezet op een manier die voor iedereen werkt. Ofwel bent u tijdens werktijd beschikbaar op Zoom en Slack, ofwel implementeert u volledig async-communicatie.
Veranderingen in bestaand beleid
Als u de overstap maakt van kantoorwerk naar werk op afstand, hebt u mogelijk al meerdere beleidsregels die uw overstap naar werk op afstand belemmeren. Een veelvoorkomend beleid is bijvoorbeeld aanwezigheidsdienst. Als u eerder een beleid had dat werknemers op een werkdag tussen bepaalde tijden op kantoor moesten zijn, is dat niet langer mogelijk. Hetzelfde geldt voor bepaalde extraatjes of kledingvoorschriften.
U zult ook willen aangeven of een nieuw beleid een oud beleid vervangt. Zo overschrijft uw beleid inzake intellectuele eigendom gewoonlijk het beleid dat al in de arbeidsovereenkomst is overeengekomen. Er kunnen nieuwe beveiligingsmaatregelen van kracht worden en er komen nieuwe regels over het mee naar huis nemen van apparatuur.
Apparatuur & Beveiliging
Ten slotte verandert de manier waarop u met uw apparatuur omgaat bij een overstap naar werken op afstand. Traditioneel is het zo dat al het werk dat op kantoormachines wordt gedaan, eigendom van het bedrijf is, maar omdat mensen thuis werken en privé en werk door elkaar kunnen gebruiken, kan dat vaak verkeerd uitpakken.
Daarnaast moeten er meer veiligheidsmaatregelen worden getroffen. Het is vaak een goed idee om kantoorverkeer via een VPN te laten lopen, een bepaald wachtwoord te gebruiken en een beleid inzake diefstal of gegevensverlies op papier te zetten.