10 moduri simple de a îmbunătăți comunicarea la locul de muncă
O bună comunicare este una dintre cele mai bune modalități de a vă asigura că toți membrii echipei dvs. înțeleg ceea ce se așteaptă de la ei. Nu numai că îi face pe toți să continue să lucreze în vederea atingerii obiectivelor generale ale companiei, dar ajută la consolidarea încrederii și la crearea unui loc de muncă mai plăcut. atunci când comunicarea nu funcționează, aceasta poate provoca confuzie, frustrare și lipsă de încredere între diferitele niveluri ale organizației. În cel mai rău caz, o comunicare deficitară poate duce la creșterea cifrei de afaceri, a absenteismului și la scăderea nivelului de satisfacție a clienților.
Cum să îmbunătățiți comunicarea la locul de muncă?
Veste bună este că există nenumărate modalități prin care puteți îmbunătăți comunicarea la locul de muncă, dintre care niciuna nu necesită mulți bani sau timp pentru a fi implementată. Unele presupun să lucrați la modul în care comunicați și să puneți în aplicare procese mai formale, în timp ce altele se concentrează pe crearea unui mediu care să permită oamenilor să comunice mai deschis.
Să vă faceți timp pentru întâlniri regulate de la 1 la 1
Inclusiv dacă aveți o politică a „ușilor deschise” la dispoziția echipei dvs., unii oameni vor găsi întotdeauna mai ușor să își spună părerea într-un cadru mai privat. Fie că vă decideți pentru un 1 la 1 săptămânal sau lunar, asigurați-vă că este stabilit ca un eveniment recurent în calendarul dvs. este în regulă să lipsiți de la o întâlnire ocazională, dar anunțați mai întâi cealaltă persoană. Dacă reprogramați sau anulați în mod constant întâlnirile 1 la 1, transmiteți mesajul că nu prețuiți timpul sau opiniile angajaților dvs., ceea ce poate eroda încrederea și poate duce la o întrerupere a comunicării.Nu trebuie să aveți o agendă strictă pentru întâlnirile 1 la 1, dar este bine să vă concentrați asupra priorităților curente, să stabiliți obiective pe termen scurt și să aflați dacă echipa dvs. are suficient timp și resurse pentru a-și îndeplini obiectivele. De asemenea, este important să creați un spațiu pentru ca oamenii să își exprime orice preocupări pe care le-ar putea avea și să împărtășească noi idei de proiect care ar putea fi valoroase pentru întreaga echipă.
Programați întâlniri săptămânale ale echipei
Întrevederile 1 la 1 sunt importante pentru a înțelege preocupările individuale, dar este la fel de important să vă asigurați că întreaga echipă este aliniată. Întâlnirile săptămânale ale echipei sunt momentul perfect pentru ca oamenii să își împărtășească obiectivele săptămânii, să evidențieze blocajele și să afle la ce lucrează alte persoane din echipă. Rezultatul este o mai mare transparență și mai multe oportunități de colaborare.Ședințele de echipă sunt, de asemenea, locul perfect pentru ca managerii să anunțe noile proiecte, progresele înregistrate în ceea ce privește obiectivele echipei și orice altceva care ar putea fi relevant. Fă-ți timp la sfârșitul ședinței pentru o sesiune deschisă de Q&A în care oamenii pot pune întrebări și își pot exprima îngrijorările în fața întregii echipe.La Peakon, începem săptămâna cu o ședință de echipă în care toată lumea împărtășește singurul obiectiv pe care dorește să îl îndeplinească, împreună cu orice alte proiecte la care lucrează în prezent. Apoi, la sfârșitul săptămânii, ne întâlnim cu toții pentru a ne împărtăși succesele și eșecurile, urmată de o sesiune deschisă în care putem purta o discuție și împărtăși învățămintele noastre cu echipa.
Follow up cu note și un set clar de așteptări
Acest lucru nu trebuie să se întâmple după fiecare întâlnire, dar este deosebit de util pentru întâlnirile 1 la 1 și întâlnirile axate pe un proiect specific. În loc să conveniți verbal termenele limită și responsabilitățile, este mult mai eficient ca cineva să ia notițe și să le împărtășească după aceea. scopul nu este de a striga pe cineva care nu-și atinge obiectivul sau care nu respectă un termen limită, ci de a vă asigura că toată lumea înțelege ce se așteaptă de la ei. Acest lucru asigură faptul că toată lumea din echipă are un obiectiv clar și poate stabili prioritățile în consecință. Este, de asemenea, o modalitate excelentă de a vă da seama când anumite sarcini specifice trebuie defalcate mai mult sau când termenele limită trebuie ajustate. pentru a menține lucrurile corecte, rotiți persoana care ia notițe și le comunică ulterior. Mențineți, de asemenea, lucrurile scurte. Cine face ce și până când. Trebuie să fie implicate și alte persoane sau există dependențe care ar putea afecta termenul de finalizare?
Creați un spațiu sigur pentru ca echipa dvs. să comunice
Pentru ca ședințele de echipă să fie eficiente, mai întâi trebuie să creați un sentiment de „siguranță psihologică” în rândul echipei dvs. Aceasta este definită ca fiind „posibilitatea de a se arăta și de a se angaja fără teama de consecințe negative asupra imaginii de sine, statutului sau carierei”. De asemenea, a fost identificată ca fiind una dintre componentele de bază ale unei echipe eficiente într-un studiu de doi ani realizat de Google.În esență, trebuie să creați un mediu în care oamenii să se simtă confortabil să își exprime ideile, să își exprime criticile și să pună întrebări „stupide”. Atunci când se întâmplă acest lucru, angajații sunt mai dispuși să spună ceea ce gândesc cu adevărat, în loc să se preteze doar la joc.Una dintre cele mai bune modalități de a crea siguranță psihologică este de a conduce prin exemplu. Puneți întrebări oamenilor atunci când ceva nu este clar. Recunoașteți atunci când ați făcut o greșeală sau nu aveți răspunsul la întrebarea cuiva. În calitate de manager, trebuie, de asemenea, să controlați fluxul unei conversații. Dacă cineva este prea agresiv sau întrerupe în mod constant, trebuie să creați spațiu pentru ca ceilalți să vorbească.
Explicați de ce cereți cuiva să facă ceva
Darea cuiva a unei sarcini fără nicio explicație cu privire la motivul pentru care este importantă sau cum se încadrează în imaginea de ansamblu este o modalitate sigură de a frustra oamenii din echipa dvs. Pentru ca munca noastră să fie mai semnificativă, trebuie să simțim că contribuim la ceva mai mare decât noi înșine.Poate că ați cerut cuiva să actualizeze manual câteva sute de înregistrări CRM. Nu este cea mai fascinantă sarcină, dar dacă îi explicați că face parte dintr-o inițiativă mai amplă de îmbogățire a noilor clienți potențiali, astfel încât vânzările să își atingă obiectivul trimestrial? Dintr-o dată, ați transformat o sarcină oarecum lipsită de sens în ceva care are o valoare reală pentru afacere.Nu veți putea întotdeauna să faceți sarcinile mai semnificative. Uneori este mai bine să admiteți că ceva trebuie pur și simplu făcut. Onestitatea le va arăta angajaților dvs. că puteți empatiza cu situația lor și va ajuta la construirea încrederii pentru atunci când veți avea nevoie ca ei să colaboreze și să lucreze la sarcini mai puțin strălucitoare decât de obicei.
Păstrați feedback-ul constructiv
Oamenii au nevoie de feedback pentru a înțelege dacă îndeplinesc sau nu așteptările. Făcut greșit, poate părea un atac personal, dar atunci când feedback-ul este constructiv, poate ajuta angajații să înțeleagă ce fac bine și ce trebuie făcut pentru a se îmbunătăți.Iată câteva sfaturi pentru a oferi feedback constructiv:
- Bazați-vă feedback-ul pe observații și fapte, nu pe judecăți. Folosiți exemple specifice atunci când este posibil și folosiți verbe în loc de adjective pentru a descrie un scenariu specific. De exemplu: „Am observat că l-ai întrerupt pe James înainte ca acesta să termine de vorbit pentru a-ți putea prezenta propria idee”, în loc de: „Poți fi destul de nepoliticos în ședințe și am observat că întotdeauna întrerupi oamenii înainte ca aceștia să termine de vorbit.”
- Dă-le oamenilor din echipa ta șansa de a răspunde la feedback. Scopul nu este ca oamenii să se apere sau să își justifice comportamentul, ci de a obține perspectiva lor asupra unei anumite situații. Transformați feedback-ul într-o discuție ori de câte ori este posibil, astfel încât să puteți lucra împreună pentru a găsi o soluție – în loc să prescrieți doar sfaturi.
- Imaginați-vă cum v-ați simți dacă ați primi același feedback. Vă doare? Supărat? În defensivă? Atunci probabil că trebuie să lucrați la modul în care îl transmiteți. Feedback-ul este o oportunitate de creștere, doar asigurați-vă că ați fi fericit la capătul recepției.
Amintiți-vă că comunicarea este o activitate cu două sensuri
În calitate de manager, nu este treaba dvs. să distribuiți pur și simplu ordine. Comunicarea trebuie să fie bidirecțională, ceea ce înseamnă că trebuie să cereți feedback cu privire la ideile dvs. de la echipa dvs., să le dați celorlalți oameni șansa de a vorbi în cadrul ședințelor și să faceți efortul de a asculta în schimb.S-ar putea să aveți un scop sau un obiectiv specific pe care doriți ca echipa dvs. să îl atingă, dar purtarea unei discuții cu indivizii despre cum anume să atingă aceste obiective le va da un sentiment mai mare de autonomie și responsabilitate. Toate acestea contribuie la o mai bună implicare.
Cunoașteți oamenii la nivel personal
Comunicarea nu înseamnă doar să vă asigurați că persoanele potrivite din organizație au informațiile potrivite, ci și să reușiți să vă conectați cu oamenii. Nu puteți să lăudați virtuțile comunicării într-o ședință și apoi să vă închideți imediat după aceea într-un birou de colț.Dați un exemplu. Învățați să vă cunoașteți echipa. Poate fi la fel de simplu ca și cum i-ați întreba despre weekend, să vă amintiți numele partenerului sau să găsiți câteva interese comune despre care puteți vorbi atunci când conversația nu se concentrează exclusiv pe o problemă legată de muncă.Ieșiți din când în când din birou. Faptul că puteți petrece timp cu colegii dvs. în afara mediului de lucru vă poate ajuta să construiți prietenii reale, ceea ce poate duce la o comunicare mai onestă și la un mediu de lucru mult mai suportiv și mai plăcut.
Nu vă bazați pe Slack și alte instrumente de mesagerie
Dacă nu toți angajații dvs. lucrează de la distanță, este bine să țineți cont de faptul că o comunicare față în față poate fi mai eficientă decât să discutați pe Slack sau chiar să săriți la un apel video. Puteți sesiza limbajul corpului și alte indicii subtile care altfel v-ar putea scăpa.Întâlnirile față în față sunt o modalitate excelentă de a exersa arta tăcerii lungi. Cereți oamenilor o opinie sinceră și dați-le suficient timp pentru a răspunde. Observați cum răspund fizic. Sunt în defensivă? Entuziasmați? Neinteresate? În loc să treceți doar prin mișcări, fiți atenți la modul în care răspund oamenii și săpați mai adânc dacă credeți că există ceva sub suprafață.
Oferiți o modalitate pentru ca oamenii să ofere feedback anonim
Inclusiv într-o lume perfectă, există totuși lucruri pe care oamenii se vor simți confortabil să le exprime doar în mod anonim.Oferind echipei dvs. o modalitate de a trimite feedback anonim, vă oferă oportunitatea, în calitate de manager, de a descoperi probleme ascunse care vă afectează echipa. Pentru organizațiile mai mici, puteți utiliza un instrument precum SurveyMonkey pentru a colecta în mod regulat feedback-ul angajaților.
O bună comunicare necesită un efort constant
Majoritatea dintre noi știm cum să comunicăm cu prietenii, familia și persoanele importante, dar de ce este atât de greu să facem același lucru la locul de muncă?Adesea, se reduce la crearea unui mediu în care oamenii se simt suficient de confortabil pentru a exprima ceea ce gândesc cu adevărat, pentru a contesta idei și pentru a pune întrebări care ar putea părea stupide. Managerii trebuie să fie un exemplu pentru echipa lor, demonstrând ce înseamnă să fii un bun comunicator. Aceasta înseamnă că trebuie să exerseze bune abilități de ascultare, să le ofere membrilor echipei posibilitatea de a vorbi, să stabilească așteptări clare și să ofere feedback regulat.Ce faceți acum pentru a îmbunătăți comunicarea la locul de muncă?