6 scripturi de e-mail pentru a crea un e-mail de urmărire perfect pentru un client

6 scripturi de e-mail pentru a crea un e-mail de urmărire perfect pentru un client

Dacă sunteți un freelancer, antreprenor sau proprietar de mică afacere, lucrul cu clienții poate fi una dintre cele mai dificile părți ale muncii dumneavoastră. Acest lucru este valabil mai ales atunci când acești clienți devin în mod misterios lipsiți de reacție. Când se întâmplă acest lucru, va trebui să fiți vigilent în trimiterea unui e-mail de urmărire. Și aici intră în joc câteva scenarii de e-mail la îndemână.

Când este scris cu puțină gândire și previziune, e-mailul corect de urmărire poate produce rezultate rapide.

Dacă nu sunteți sigur cum să faceți acest lucru, nu vă faceți griji! Văzând câteva exemple și înțelegând cum (și de ce) funcționează este, de obicei, tot ce veți avea nevoie pentru a începe să folosiți această tactică în mod eficient în afacerea dumneavoastră.

În acest post, vom prezenta șase situații comune care implică clienți care nu răspund.

Pentru fiecare dintre ele, vom oferi un exemplu de e-mail de urmărire și vom explica de ce este posibil să producă rezultate.

Scripții și șabloane de e-mail:

👉 1. Urmărire după trimiterea unei propuneri
👉 2. Memento că așteptați un răspuns
👉 3. Solicitare pentru o nouă lucrare
👉 4. Atingerea bazei după o perioadă de inactivitate
👉 5. Solicitarea unei plăți întârziate
👉 6. E-mailul final

De ce merită să concepeți un e-mail de urmărire redactat cu atenție

Când vine vorba de crearea de scripturi de e-mail, merită să vă dedicați timp pentru a le concepe cu atenție. Un e-mail trimis în grabă poate face mai mult rău decât bine, așa că veți dori să fiți strategic.

Acest lucru implică o serie de considerații. Veți dori să vă gândiți la acțiunea pe care ați dori să o întreprindă destinatarul și la modul în care îl puteți încuraja cu blândețe (dar cu fermitate) în acea direcție. În plus, este vital să fiți atent la fiecare cuvânt pe care îl folosiți. Tonul și intenția contează aici la fel de mult ca și conținutul – mai ales atunci când aveți de-a face cu un client care nu răspunde sau este dificil.

Scrierea unor scenarii solide de e-mail care să dea rezultate necesită practică. Cu toate acestea, pentru a vă ajuta să începeți, vom prezenta o serie de exemple pe care le puteți folosi și din care puteți învăța.

Am lucrat cu o mulțime de clienți dificili și greu de contactat de-a lungul anilor, iar ceea ce urmează sunt tipurile de e-mailuri despre care am constatat că funcționează cel mai bine.

Șase scripturi de e-mail pe care le puteți folosi pentru a urmări clienții care nu răspund

Să aruncăm acum o privire la cele șase scripturi în sine! Utilizând (și poate chiar modificând ușor) aceste e-mailuri, vă puteți crește foarte mult șansele de a face conexiuni de succes.

Nu sunt în nicio ordine de importanță sau relevanță, așa că sunteți liber să vă băgați în oricare dintre ele vă place mai întâi!

Follow up după trimiterea unei propuneri

Peste toate lucrurile sunt mai frustrante decât să trimiți o propunere detaliată pentru un nou proiect și să nu primești nimic înapoi. Sunteți gata și așteptați să începeți, iar fiecare zi de întârziere înseamnă încă o zi în plus pe care va trebui să o așteptați pentru plată odată ce proiectul se încheie.

Veștile bune sunt că o lipsă de răspuns la o propunere rareori înseamnă că clientul este nemulțumit de aceasta sau că nu este dispus să meargă mai departe. Dimpotrivă, de obicei vă va anunța imediat despre acest lucru. În schimb, veți descoperi adesea că au fost prea ocupați pentru a se gândi prea mult sau chiar pentru a vă citi în întregime e-mailul.

În cuvintele lui Mercedes Cardona de la OMH Communications:

Chiar și așa, cu siguranță veți dori să continuați cu acest client. Trebuie să rămâneți în prim-planul minții lor și să le reamintiți să își facă timp din programul lor pentru a acorda propunerii dvs. atenția pe care o merită. De obicei, un ghiont blând este tot ce va fi nevoie:

Bună ziua ,mă întrebam dacă ați avut deja ocazia să vă uitați peste cea mai recentă propunere a noastră. .suntem nerăbdători să vă auzim părerile și să începem să lucrăm la acest proiect! Vă rog să mă anunțați dacă aveți întrebări cu privire la specificul propunerii (așa cum am subliniat în e-mailul meu anterior).

Acest mesaj se deschide cu o recunoaștere politicoasă a faptului că clientul este foarte ocupat și că înțelegeți că este posibil să nu fi fost în măsură să analizeze propunerea dvs. în detaliu încă. Apoi, îi reamintește pe scurt care este accentul propunerii, astfel încât să nu fie nevoit să se întoarcă la e-mailul anterior pentru a se orienta.

Al doilea paragraf este elementul crucial aici. Este o idee bună să îi spuneți clientului că sunteți entuziasmat de proiect (chiar dacă vă simțiți și frustrat). Acest entuziasm poate fi imboldul de care au nevoie. În plus, prin solicitarea de întrebări, îi spuneți că nu trebuie să aprobe sau să respingă imediat propunerea dvs., ci sunt liberi să exprime mai întâi orice întrebări sau îngrijorări pe care le-ar putea avea în legătură cu aceasta.

Desigur, veți dori să încheiați e-mailul de urmărire cu fraza dvs. preferată de încheiere și cu numele dvs. În plus, ar trebui să evitați terminologia de genul „nu e nicio grabă” în acest tip de mesaj. În timp ce doriți să rămâneți politicos și grijuliu, doriți, de asemenea, să încurajați clientul să acționeze cât mai curând posibil (contul dvs. bancar depinde de acest lucru!).

Amintiți că așteptați un răspuns

Aceasta poate fi cea mai frecventă situație în care vă aflați atunci când aveți de-a face cu clienți care nu răspund. Sunteți în mijlocul unui fel de proiect și nu puteți merge mai departe până când clientul nu răspunde la o întrebare cheie sau nu furnizează o anumită resursă. Cu toate acestea, vă confruntați cu o tăcere radio.

Continuarea promptă în această situație este în interesul dumneavoastră și al clientului dumneavoastră. La urma urmei, amândoi doriți ca proiectul să se desfășoare fără probleme și să evitați pierderea de timp. Ca și în cazul scenariului anterior, este foarte probabil ca clientul să vă fi văzut e-mailul, dar a uitat de el sau l-a marcat pentru a se ocupa de el mai târziu.

Acest e-mail de urmărire poate fi trimis oriunde, de la câteva zile până la o săptămână de la comunicarea anterioară, în funcție de urgența proiectului:

Bună ,Am vrut să continui și să văd dacă ați avut ocazia să revizuiți e-mailul meu anterior. După cum am menționat, .odată ce vom avea răspunsul dumneavoastră, vom putea trece imediat la următoarea etapă a proiectului. Anunțați-mă dacă vă pot oferi clarificări suplimentare cu privire la ceea ce avem nevoie!

Primul paragraf este structurat într-un mod similar cu ultimul nostru exemplu, ceea ce este deliberat. Și aici este important să recunoaștem cât de ocupat este clientul și să evităm orice aer de nerăbdare sau frustrare.

În plus, reamintirea pe scurt a cererii dumneavoastră îi permite să știe exact ceea ce căutați. În același timp, nu doriți să fiți prea detaliat aici, deoarece clientul poate pur și simplu să se întoarcă la e-mailul anterior pentru a citi cererea dvs. completă.

Proxima propoziție este concepută pentru a-i face cunoscut clientului (în mod politicos) importanța acestui mesaj special. Cu alte cuvinte, este posibil ca acesta să nu-și fi dat seama că lipsa de răspuns a dus la un blocaj din partea dumneavoastră.

Apoi, oferta de a oferi clarificări încheie acest scurt e-mail de urmărire, lăsând în același timp să fie clar că sunteți gata și așteptând să discutați orice lucru neclar din mesajul dumneavoastră inițial (întârziind astfel răspunsul lor).

Solicitare de noi lucrări

Staționarea în strânsă comunicare cu clienții dumneavoastră este întotdeauna importantă. Cu toate acestea, nu este niciodată mai esențial decât imediat după încheierea unui proiect. Este mult prea ușor pentru un client să vă uite și să treacă la următorul lucru în acest moment – ceea ce este ultimul lucru pe care vi-l doriți.

De aceea, dacă ați terminat un proiect pentru un anumit client și nu ați mai auzit nimic de la el de ceva timp, veți dori să trimiteți o solicitare pentru o nouă lucrare. Cea mai bună abordare a acestui e-mail poate varia puțin în funcție de circumstanțele specifice, dar iată un exemplu de mesaj eficient:

Bună ziua ,După cum știți, am încheiat recent . Sperăm că sunteți mulțumiți de rezultate!Suntem nerăbdători să mergem mai departe cu următorul proiect - iată tot ce vă vom cere:- Odată ce avem această infracțiune, putem trece la faza următoare. Desigur, vă rog să mă anunțați dacă există întrebări la care vă pot răspunde, de asemenea.

Acest e-mail de urmărire se bazează oarecum pe presupunerea că atât dvs. cât și clientul dvs. sunt conștienți de procesul dvs. obișnuit și că au lucrat la mai multe proiecte în trecut. S-ar putea să aibă nevoie de puțină personalizare pentru a reflecta tipul de proiecte la care lucrați, dar, cu toate acestea, oferă un cadru solid.

Primul paragraf are două scopuri (în afară de a fi pur și simplu o introducere la e-mail). Îi amintește clientului de proiectul recent finalizat și de reacția sa (sperăm) pozitivă față de calitatea acestuia. Amintirea lucrului bun pe care l-ați făcut anterior ar trebui să îi trezească apetitul pentru mai mult din același lucru.

Exprimarea propriei nerăbdări de a începe este întotdeauna o atingere bună. Cu toate acestea, adevărata vedetă a spectacolului aici este lista de întrebări/solicitări sub formă de bullet point. Enumerarea a ceea ce aveți nevoie de la client (în loc să scrieți totul sub formă de paragraf) face ca cerințele dumneavoastră să fie foarte clare. De asemenea, crește șansele de a primi un răspuns la fiecare solicitare specifică.

Încheiați totul cu un ghiont înainte și o solicitare pentru orice întrebări pe care clientul le-ar putea avea, și aveți în mâini un e-mail de urmărire simplu, dar eficient.

Atactarea bazei după o perioadă de inactivitate

E-mailul de urmărire anterior a fost despre menținerea contactului cu clientul dvs. și încercarea de a obține proiecte consecutive unul după altul. Acest model de e-mail este despre reluarea legăturii cu un client după o perioadă mai lungă de timp.

În această etapă, nu ar trebui să presupunem că clientul își amintește exact cine suntem sau ce fel de proiecte am finalizat împreună în trecut. Deși există o anumită familiaritate, trebuie mai întâi să o reaprindeți, ca să spunem așa.

Acest șablon de e-mail vă poate ajuta în acest sens:

Bună ziua ,mi-am notat în calendar să vă contactez chiar acum. Doar ca să vă reamintesc, ultimul proiect pe care l-am făcut împreună a fost . Am vrut să iau legătura și să verific dacă există oportunități de a lucra din nou împreună. S-a schimbat ceva în ceea ce vă privește ?Având în vedere ceea ce am făcut împreună în trecut, cred că putem merge pe urmele similare lucrând la . Dacă doriți mai multe detalii despre cum ar putea funcționa exact acest lucru, anunțați-mă și vă voi trimite o propunere mai detaliată și voi detalia lucrurile pas cu pas.

Acest script de e-mail de urmărire realizează câteva lucruri:

• Este de natură prietenoasă și se reconectează cu persoana într-un mod natural – nu pare forțat.
• Îi amintește clientului la ce ați lucrat în trecut și sugerează, de asemenea, că ați făcut mai mult de un proiect împreună (dacă este cazul).
• Sugerează câteva idei gata făcute pentru proiectele la care ați putea lucra în continuare.

Acest ultim punct este deosebit de important. Oamenii sunt ocupați. Dacă puteți veni la clienții dvs. și să le sugerați idei exacte pe care le-ați putea executa pentru ei, vă creșteți șansele de a obține afacerea. Faptul că aveți deja o relație stabilită vă ajută în acest sens, deoarece nu mai trebuie să dovediți că sunteți capabil să livrați.

Solicitare pentru o plată întârziată

Aceasta este un pic mai complicată. Să vorbești despre bani poate fi stresant, mai ales dacă ești un creativ care ar prefera să nu aibă nimic de-a face cu elementul financiar al afacerii. Acest lucru este și mai relevant atunci când vine vorba de urmărirea unui client dificil care a întârziat cu plata.

În primul rând, veți dori să abordați această comunicare cât mai politicos posibil. Nu insinuați că clientul este neglijent și nici nu începeți să faceți amenințări. În schimb, porniți cu presupunerea că clientul a uitat pur și simplu să plătească. Chiar dacă există un alt motiv pentru întârzierea în plată, această abordare îl poate convinge, în esență, să scoată portofelul:

Bună ziua ,Am vrut să iau legătura și să vă reamintesc despre plata datorată la data de . Deocamdată, nu am primit plata dumneavoastră. Ați putea să ne spuneți când ne putem aștepta să o primim, vă rog?

Este mai bine să păstrați acest tip de e-mail de urmărire scurt și dulce. Nu vreți ca mesajul cheie să fie trecut cu vederea. În plus, nu există niciun motiv să aruncați o grămadă de calificative. Simplul fapt de a le reaminti că plata este datorată – politicos – este adesea suficient. Cu toate acestea, doriți să le furnizați toate informațiile pertinente, cum ar fi numărul facturii și adresa de e-mail la care a fost trimisă inițial. Ideea este de a face plata cât mai ușoară posibil.

În esență, puteți repeta acest e-mail de câte ori considerați necesar. Cu toate acestea, dacă tot nu primiți un răspuns, este posibil ca în cele din urmă să trebuiască să deveniți mai energic. Iată un e-mail de urmărire pe care l-ați putea trimite dacă nu reușesc să răspundă la câteva mesaje ca cel de mai sus:

Bună ziua ,Încă nu am primit plata dvs. pentru . Așteptăm suma integrală a facturii - - până la , sau vom fi potențial nevoiți să trimitem această problemă la o agenție de colectare.

Este un mesaj ferm și direct, care este adecvat pentru un client care nu reușește atât să plătească, cât și să răspundă. Oferindu-i un memento cu privire la suma de plată și o nouă dată de scadență ar putea în cele din urmă să-l stimuleze să acționeze.

Dacă nu, s-ar putea să trebuiască să vă reduceți pierderile cu acest client special și să considerați acest lucru o experiență de învățare. Desigur, puteți angaja de fapt o agenție de colectare pentru a urmări în locul dumneavoastră – dar deranjul și taxele implicate fac din aceasta o opțiune mai puțin dezirabilă, cu excepția cazului în care factura datorată este foarte mare.

E-mailul final

E-mailurile de urmărire anterioare sunt concepute pentru a obține un răspuns ori de câte ori este posibil. Cu toate acestea, uneori, un client pur și simplu tace în ciuda celor mai bune eforturi ale dumneavoastră.

Dacă ați trimis mai multe mesaje unui client și pur și simplu nu răspunde (și nu vă datorează niciun ban), este timpul să trimiteți un ultim e-mail de urmărire. Acesta ar putea arăta cam așa:

Bună ,A trecut ceva timp de când nu am mai primit vești de la dumneavoastră. În acest moment, trebuie să presupunem că prioritățile dvs. s-au schimbat sau că vă îndreptați afacerea într-o altă direcție.Vă rugăm să nu ezitați să ne contactați în viitor dacă vă putem fi de ajutor în continuare!

Acest mesaj realizează câteva lucruri. În primul rând, este politicos și înțelegător, arătând că nu îi purtați clientului nicio repulsie pentru lipsa sa de răspuns. Chiar dacă nu primiți vești de la ei acum, veți dori să păstrați relația într-o notă cât mai pozitivă posibil.

În plus, a face clar că mergeți mai departe în acest fel joacă pe teama clientului de a pierde ceva (FOMO). Aceștia ar trebui să recunoască faptul că, dacă vor să beneficieze în continuare de serviciile dumneavoastră, vor trebui să acționeze rapid.

În cele din urmă, ați arătat clar că sunteți deschis la orice comunicare viitoare. Nu este neobișnuit să primești brusc vești de la un vechi client după luni sau ani de zile, când prioritățile și personalul s-au schimbat. Încheierea e-mailului dumneavoastră în acest mod vă oferă cea mai bună șansă posibilă de a obține un răspuns.

Concluzie

Din păcate, nu există nicio modalitate (încă!) de a ajunge prin ecranul computerului și de a-l face pe clientul dumneavoastră să răspundă la un mesaj crucial. Cu toate acestea, trimiterea unui e-mail de urmărire elaborat cu atenție poate produce rezultatele pe care le căutați, menținând în același timp relația voastră într-o notă pozitivă.

În acest articol, v-am prezentat șase scenarii de e-mail pe care le puteți folosi pentru a urmări clienții care nu răspund:

Ați avut vreodată succes în a face un client care nu răspunde să vorbească? Spuneți-ne ce ați făcut în secțiunea de comentarii de mai jos!

De asemenea, puteți consulta ghidul nostru despre cum să alegeți cele mai bune instrumente de automatizare a marketingului prin e-mail.

Nu uitați să vă alăturați cursului nostru intensiv despre cum să vă accelerați site-ul WordPress. Cu câteva remedieri simple, puteți reduce timpul de încărcare chiar și cu 50-80%:

.