Ce înseamnă CC în e-mail și când să îl folosiți
Când e-mailul a înlocuit formele tradiționale de comunicare la birou, a preluat limbajul existent al memorandumurilor pe hârtie. Asistenții de birou obișnuiau să dactilografieze corespondența pe hârtie cu suport de carbon, astfel încât se realiza automat o copie de carbon, care putea fi apoi trimisă unui al doilea destinatar. Acest lucru a eliminat necesitatea de a tasta același document de mai multe ori.
Termenul copie carbon – sau, mai frecvent, „CC” – este acum parte integrantă a limbajului de e-mail. Și, deși nu există un manual despre cum și când să îl folosiți, există câteva bune practici de care merită să țineți cont înainte de a completa câmpul CC și de a face clic pe „trimite.”
Cum să folosiți CC în Gmail
Utilizarea CC în limbajul curent al e-mailurilor înseamnă că trimiteți un e-mail nu numai destinatarului principal din câmpul „Către”, ci și unuia sau mai multor destinatari secundari. În Gmail, puteți să CC până la 100 de destinatari într-un singur e-mail.
Pentru a completa câmpul CC în Gmail:
- Click Compose pentru a deschide un mesaj nou.
- Completați câmpul Către inserând adresa de e-mail a destinatarului principal.
- Clic pe CC în partea dreaptă sus a compozitorului de e-mail.
- Inserați adresele de e-mail ale destinatarilor secundari.
După ce ați făcut clic pe Trimitere, e-mailul dvs. va fi trimis atât destinatarului principal din câmpul Către, cât și tuturor destinatarilor de e-mail pe care i-ați inclus în câmpul CC. Fiecare destinatar va putea vedea toate celelalte adrese de e-mail, așa că asigurați-vă că aveți consimțământul pentru a partaja detaliile contactelor dumneavoastră.
Când să folosiți CC într-un e-mail
În timp ce CC este un instrument util atât pentru a economisi timp, cât și pentru a îmbunătăți comunicațiile, este adesea folosit prea liber, fără a se ține cont în mod corespunzător de unele etichete de comunicare de bază. Ca atare, lista noastră cu situațiile în care trebuie să folosiți CC este relativ scurtă:
Când doriți să țineți destinatarii la curent
Utilizați prudență atunci când țineți oamenii „la curent”. Dacă îl folosiți în exces, atunci riscați să vă inundați destinatarii cu prea multe e-mailuri pe care pur și simplu nu le vor citi.
Gândiți-vă dacă fiecare destinatar are cu adevărat nevoie să fie copiat. Conține e-mailul informații de care au nevoie, sau doar adăugați încă un e-mail în căsuța lor de primire?
Ca regulă generală, am sugera că persoanele care trebuie să fie ținute la curent sunt:
- Manageri sau colegi care cer în mod specific să fie CC pe toate sau pe anumite comunicări.
- Membrii unei echipe care trebuie să fie ținuți la curent cu un proiect.
Când prezentați un contact
Când trimiteți un e-mail cuiva pentru a-l prezenta unui alt contact, doriți ca ambele părți să vadă e-mailul pentru a putea continua conversația după aceea. Depinde de dvs. dacă adăugați noul contact în câmpul To sau CC aici, deși folosirea CC este perfect acceptabilă.
Când să nu folosiți CC într-un e-mail
Cazierele de primire aglomerate pot fi o problemă reală pentru eficiență și este firesc ca oamenii să acorde prioritate e-mailurilor mai presante față de corespondența la care sunt doar CC. Dacă obișnuiți să dați CC unuia dintre contactele dvs. pe corespondența dvs. mai amplă, în scurt timp, acesta va înceta să mai citească e-mailurile cu totul. Acest lucru ar putea duce la pierderea unor informații importante pe parcurs.
Utilizați cu prudență această funcție, astfel încât să nu dați în mod inutil CC-uri oamenilor și să nu-i inundați cu mai multe e-mailuri decât au nevoie.
Când nu aveți consimțământul corespunzător
Când este folosită în mod liber și nechibzuit, CC’ing poate cauza probleme neintenționate.
Să spunem că ați fost în comunicare prin e-mail cu un coleg și apoi, brusc, decideți că un alt coleg ar putea beneficia, de asemenea, de a fi inclus în discuție. Înainte de a-i da pur și simplu CC’ing în următorul dvs. răspuns, asigurați-vă că cereți mai întâi permisiunea ambelor părți. Ar putea exista informații sensibile în profunzimea firului existent pe care noul contact nu ar trebui să le vadă.
Când așteptați un răspuns sau o acțiune
Considerați să dați CC doar destinatarilor de la care nu așteptați un răspuns sau o acțiune directă – de fapt, majoritatea destinatarilor de e-mail presupun în mod automat că nu este necesară nicio acțiune din partea lor dacă sunt doar CC. Dacă doriți ca un destinatar să răspundă sau să acționeze, atunci, din punct de vedere tehnic, acesta ar trebui să fie pus în câmpul To.
Anainte de a apăsa butonul de trimitere, uitați-vă la câmpul CC și gândiți-vă la ceea ce așteptați de la fiecare dintre acești destinatari. În funcție de răspunsurile dumneavoastră, luați în considerare mutarea contactelor corespunzătoare în câmpul Către în schimb.
Când doriți să stânjeniți pe cineva sau să dovediți ceva
Nu este neobișnuit ca oamenii să folosească câmpul CC din motive cinice.
Poate ați primit un e-mail furios de la un coleg cu șeful dumneavoastră în copie. Sau poate că ați fost atenționat de managerul dumneavoastră pentru o acțiune pe care ați întreprins-o și ați fost tentat să dovediți că acesta fusese deja copiat în corespondența respectivă.
Utilizarea CC din motive pasiv-agresive sau de punctare nu este o bună practică și ar trebui să fie lăsată în pace.
Când doriți să copiați mulți destinatari
Suprapopularea câmpului CC poate fi extrem de deranjantă pentru orice destinatar care deschide un nou e-mail, așa că, în mod ideal, păstrați câmpul CC la cel mult trei sau patru destinatari. Mai mult de atât, și ar trebui să luați în considerare posibilitatea de a face o fuziune a corespondenței sau de a folosi un software de newsletter, cum ar fi Mailchimp.
Lectură suplimentară: How to Use Bcc Appropriately in Email
Why CC’ing Your Boss on Every Email Erodes Trust
Multor angajați le-a fost dat să se întâmple ca atunci când lucrează la e-mailurile lor pentru o zi și își CC șeful pe un mesaj către un coleg. Nu este vorba de rea intenție – ei încearcă doar să țină pe toată lumea la curent.
Ce este atât de greșit în asta?
Potrivit unui studiu efectuat pe 584 de persoane, 345 de persoane au declarat că au avut mai puțină încredere în colegul lor atunci când au dat CC șefului lor pe un e-mail. Studiul a subliniat, de asemenea, că încrederea în întreaga cultură organizațională este probabil scăzută dacă acest lucru se întâmplă frecvent.
Cu acest lucru în minte, chiar dacă aveți intenții bune, gândiți-vă înainte de a vă copia șeful pe un e-mail către un coleg de muncă. Cu excepția cazului în care a fost solicitat sau este absolut necesar, este posibil ca colegul dvs. să nu aprecieze acest lucru.
Întotdeauna verificați de două ori firele de discuție pentru răspunsurile anterioare
Ultimul lucru pe care doriți să îl faceți într-un lanț de e-mailuri este să vă dublați răspunsurile sau să aduceți în discuție puncte care au fost deja ridicate și discutate. Este adevărat că acest lucru poate fi o bătaie de cap, mai ales pentru că firele CC pot ajunge să fie ridicol de lungi.
Astfel spus, o scanare rapidă a ceea ce a fost înainte poate economisi timp prețios mai departe. Deja petrecem atât de mult timp în interiorul căsuței noastre de e-mail în fiecare zi, așa că este important să vă faceți partea dumneavoastră pentru a reduce e-mailurile repetitive atât pentru dumneavoastră, cât și pentru colegii dumneavoastră.
Tipurile de CC pe care ar trebui să le evitați
Există mai multe tipuri de CC’ers pe care ar trebui să le evitați – iată o defalcare:
Leneșul social
Cunoașteți tipul. Îți trimit e-mailuri care abia au sens și care includ doar câteva cuvinte. The Social Sloth nici măcar nu știe că există CC. Și aici este problema: se răspunde sau se pun întrebări fără context. Acest model de comunicare este extrem de ineficient și irosește timpul tuturor. Nu fiți acea persoană. Și dacă cunoașteți un „Social Sloth”, încercați să îl educați cu blândețe cu privire la cele mai bune practici pentru CC și continuați dacă nu înțelege imediat.
The Big Boss
The Big Boss nu este șeful real – ei doar cred că sunt. Adesea, ei au grijă de ei înșiși și folosesc CC ca pe o armă, copiind pe toată lumea în fiecare e-mail – asigurându-se că toată lumea vede totul. Din nou, aceasta nu este cea mai bună practică și ar trebui să evitați să folosiți CC în acest mod. Folosiți-l cu înțelepciune și numai atunci când este productiv.
Șeful cel mai bun prieten
Șeful cel mai bun prieten este de fapt șeful, dar vrea să vă fie prieten și să știți că este doar o parte a echipei. Acest lucru devine o problemă atunci când toată lumea este inclusă în fiecare e-mail în încercarea de a încuraja spiritul de echipă și de a se asigura că nimeni nu este lăsat pe dinafară. În realitate, acest lucru duce la faptul că toți cei din echipă primesc e-mailuri inutile și pierd timp încercând să le sorteze pe toate. Există cu siguranță modalități eficiente de a încuraja o cultură de lucru colaborativă, dar CC’ing-ul excesiv nu este una dintre ele.
Utilizați-l cu moderație
Cei mai mulți dintre noi ne continuăm corespondența zilnică prin e-mail fără să ne gândim prea mult la asta. Folosim CC în mod regulat pentru a ne acoperi spatele și pentru a ne asigura că toată lumea este ținută „în buclă”, fie că este nevoie sau nu.
Dar data viitoare când compuneți un e-mail, luați un minut pentru a vă gândi dacă CC-ing este util sau necesar. CC este un instrument foarte util, dar numai atunci când este folosit cu moderație și cu o anumită considerație. Consultați postarea noastră despre cum să folosiți BCC în e-mail dacă doriți să înțelegeți o altă funcție importantă de trimitere a e-mailurilor.
Lectură suplimentară: Cum să trimiteți un e-mail către destinatari nedezvăluiți în Gmail
Actualizați-vă contul de Gmail cu Right Inbox
Oricât de bun ar fi Gmail – și nu ne înțelegeți greșit, iubim Gmail – există unele lucruri pe care pur și simplu nu le face imediat ce iese din cutie. Aici intervine Right Inbox. Cu Right Inbox, puteți să vă transformați interfața Gmail într-un centru de productivitate cu funcții precum urmărirea e-mailurilor, șabloane de e-mail și memento-uri de e-mail.
De exemplu, urmărirea e-mailurilor vă permite să știți cine v-a deschis e-mailurile și când, în timp ce funcția noastră de șabloane de e-mail vă permite să configurați șabloane și să le inserați cu ușurință într-un e-mail ori de câte ori aveți nevoie, astfel încât nu trebuie să vă faceți griji cu privire la scrierea acelorași e-mailuri la nesfârșit.
Sună bine? Faceți clic aici pentru a instala Right Inbox pentru Gmail.