Ce ar trebui să știți despre certificatele de scutire de impozit pe vânzări și utilizare
În calitate de profesionist în domeniul impozitelor de stat și locale („SALT”), ajut clienții să își îndeplinească obligațiile de conformitate cu impozitul pe vânzări și utilizare în mai multe state. Aceasta se extinde, bineînțeles, la reprezentarea atunci când declarațiile lor (sau statutul de nedeclarare) fac obiectul unui audit. Unele dintre cele mai frecvente întrebări adresate de clienți se referă la obținerea certificatelor de scutire de la clienții calificați. Fiecare proprietar de afacere ar trebui să fie preocupat de certificatele de scutire și să înțeleagă când și de ce ar trebui să le obțină, astfel încât să poată minimiza expunerea la impozitul pe vânzări în cazul în care afacerea este auditată.
De ce sunt necesare certificatele de scutire?
Certificatele de scutire a impozitului pe vânzări sunt necesare ori de câte ori un vânzător efectuează o vânzare de bunuri sau servicii impozabile și nu colectează impozitul pe vânzări într-o jurisdicție, în care este obligat să o facă. Certificatul este emis de un cumpărător pentru a face achiziții scutite de impozit care, în mod normal, ar fi supuse impozitului pe vânzări. Majoritatea certificatelor de scutire a taxei pe vânzări de stat nu expiră, iar vânzătorul este obligat să mențină certificatele de scutire atâta timp cât continuă să se facă vânzări către cumpărător și nu se percepe taxa pe vânzări. Certificatele de scutire nu sunt necesare pentru articolele care nu sunt impozabile prin lege.
Există un certificat de scutire global care poate fi utilizat în mai multe state?
Nu, din păcate, nu există reguli globale privind certificatele de scutire. Fiecare stat are propriul set de certificate de scutire, precum și reguli și reglementări care acoperă utilizarea acestora. cu toate acestea, se aplică unele reguli generale. De exemplu, majoritatea statelor au categorii largi de scutiri – revânzare, guvern, producție, organizații scutite, telecomunicații, agricultură, etc. Deoarece nu în fiecare stat există fiecare scutire în parte, trebuie luate în considerare normele locale și cerințele locale de conformitate.
Diferă statele în ceea ce privește tratamentul aplicat vânzărilor efectuate către organizații scutite și agenții guvernamentale?
Da, statele diferă în ceea ce privește tratamentul aplicat vânzărilor efectuate către organizații scutite (statutul 501 (c) (3) în scopul impozitului pe venit) și agenții guvernamentale. O regulă generală este că achizițiile efectuate de guvernul federal sunt scutite în fiecare stat, dar cerințele de documentare variază. Unele state impozitează achizițiile guvernamentale de stat și locale, inclusiv MN, SC, WA, CA, AZ și HI. Statele care exceptează agențiile guvernamentale de stat și locale cer, în general, ca achizițiile să fie pentru uzul exclusiv al entității exceptate, iar entitatea exceptată trebuie să fie plătitorul înregistrat.
Cei mai mulți clienți cred că toate vânzările efectuate către organizațiile non-profit 501 (c) (3) sunt automat exceptate. Aceasta ar putea fi o prezumție costisitoare. Pentru ca o organizație fără scop lucrativ să fie scutită, organizația trebuie să solicite și să i se acorde statutul de scutire a impozitului pe vânzări și utilizare în statul (statele) în care își desfășoară activitatea. Nu vă lăsați păcăliți de denumirea cu iz de scutire a organizației, asigurați-vă că obțineți un certificat de scutire completat în mod corespunzător în cazul în care nu se percepe impozitul, altfel puteți face obiectul unor penalități pentru neperceperea impozitului pe vânzări.
În calitate de vânzător, cum știu ce certificat de scutire se aplică unei tranzacții?
După cum s-a menționat mai sus, nu există reguli rapide și simple în ceea ce privește certificatele de scutire. Diferite certificate se aplică pentru diferite scutiri și pot exista certificate unice pentru bunuri sau servicii specializate. Trebuie să se cerceteze diversele site-uri web ale departamentelor fiscale sau să se consulte cu consilierul lor SALT pentru a determina ce formular se aplică. De exemplu, site-ul web al Departamentului de Impozite și Finanțe din statul New York postează un buletin fiscal foarte util, ST-240 Certificate de scutire pentru taxa pe vânzări, care explică cine poate utiliza certificate de scutire, cum să le folosească în mod corespunzător și ce certificat ar trebui să fie utilizat pe baza scutirilor generale de taxe pe vânzări din Legea fiscală. Buletinul poate fi găsit la adresa: http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/
exemption_certificates_for_sales_tax.htm.
De ce nu poate un vânzător să elibereze pur și simplu un certificat pentru mai multe jurisdicții (Multi-Jurisdiction Certificate – MJC), așa cum este prescris de Multi-State Tax Commission (Comisia fiscală multi-statală), sau certificatul de scutire pentru acordul privind taxa pe vânzări simplificat, elaborat de Streamlined Sales and Use Tax Agreement Exemption Certificate (certificat de scutire pentru acordul privind taxa pe vânzări simplificat), elaborat de Streamlined Sales and Use Tax Governing Board?
După cum s-a discutat mai sus, normele privind taxa pe vânzări și taxa pe utilizare variază în funcție de stat. Pentru a ajuta vânzătorii să își îndeplinească obligațiile multijurisdicționale, multe state au aderat la Comisia fiscală multi-statală sau la Proiectul privind taxa pe vânzări raționalizată.
Comisia fiscală multi-statală este o agenție fiscală interguvernamentală de stat care lucrează în numele statelor și al contribuabililor pentru a administra, în mod echitabil și eficient, legile fiscale care se aplică întreprinderilor multi-statale și multinaționale. Comisia a elaborat un certificat uniform de impozit pe vânzări și utilizare pe care 38 de state îl acceptă pentru a fi utilizat ca certificat de revânzare „general” (utilizarea acestui certificat nu este valabilă în statul New York și în alte câteva state). Cu toate acestea, statele au norme diferite în ceea ce privește cerințele pentru scutirea revânzătorilor. Unele state cer ca revânzătorul (cumpărătorul) să fie înregistrat pentru a colecta taxa pe vânzări în statul în care revânzătorul face achiziția. Alte state vor accepta certificatul dacă este furnizat un număr de identificare pentru un alt stat (de exemplu, statul de origine al cumpărătorului). Trebuie să se verifice cu statul corespunzător pentru a stabili dacă se îndeplinesc cerințele statului respectiv pentru a fi considerat revânzător și dacă se poate utiliza MJC pentru a solicita o scutire de la plata impozitului pe vânzări.
Proiectul Streamlined Sales and Use Tax Project („SSTP”) este un efort de cooperare între 44 de state și comunitatea de afaceri pentru a simplifica administrarea colectării impozitului pe vânzări și utilizare de către comercianții cu amănuntul și state. Ca mijloc de a ușura desfășurarea activității comercianților cu amănuntul și a vânzătorilor la distanță care își desfășoară activitatea în mai multe state într-un mediu echitabil și competitiv, Consiliul de conducere al SSTP a elaborat un certificat de scutire pentru mai multe state, Certificatul de scutire a acordului privind taxa pe vânzări simplificat. Certificatul oferă o varietate de scutiri și nu se limitează la tranzacțiile de tip revânzare. Nu toate statele permit toate scutirile enumerate în acest formular, iar state precum New York nu acceptă utilizarea acestui certificat ca fiind un certificat de scutire valabil. Cumpărătorii au responsabilitatea de a stabili dacă se califică pentru a solicita scutirea de impozit în statul care, în caz contrar, ar trebui să plătească impozit pe vânzare. Astfel, în funcție de normele dintr-o anumită jurisdicție și de nivelul de participare a acesteia la MJC sau SSTP, se pot aplica diferite scutiri și cerințe de depunere.
Ce se înțelege prin certificat „completat în mod corespunzător”?
În majoritatea statelor, un certificat de scutire completat în mod corespunzător înseamnă că certificatul este completat în întregime de către cumpărător, adică fiecare rând care trebuie completat este completat de către cumpărătorul care eliberează certificatul. Majoritatea statelor cer ca certificatul completat corespunzător să fie obținut în termen de 90 de zile de la data vânzării și ca vânzătorul să accepte certificatul cu „bună credință”. Acceptarea unui certificat cu bună-credință înseamnă că vânzătorul nu are niciun motiv să creadă că ceea ce cumpărătorul a indicat pe certificat nu este adevărat.
Ce se întâmplă dacă un vânzător nu a obținut un certificat de scutire completat în mod corespunzător și nu poate localiza clientul pentru a obține unul nou, deoarece acesta nu mai este în activitate
În majoritatea situațiilor de audit, o vânzare neimpozabilă care nu este susținută de un certificat de scutire completat în mod corespunzător va fi respinsă, iar impozitul pe vânzări va fi imputat vânzătorului, chiar dacă impozitul pe vânzări, în general, este un „impozit pe consum”. Pentru a înrăutăți situația, deoarece majoritatea vânzărilor neimpozabile sunt examinate folosind o „metodă de audit a perioadei de testare” (o perioadă limitată este „testată” și se dezvoltă o rată de eroare care este proiectată pe întreaga perioadă de audit), impozitul pe vânzări datorat pentru fiecare vânzare neacceptată va fi „proiectat” pe întreaga perioadă de audit. Un certificat de scutire lipsă sau incomplet poate crea o expunere inutilă la un audit din cauza compunerii matematice a ratei de eroare:
- Să presupunem că auditorul testează un total de vânzări neimpozabile în valoare de 525.000 de dolari pentru o perioadă de o lună. Din această sumă, auditorul refuză vânzări neimpozabile în valoare de 12.000 de dolari în perioada de testare din cauza lipsei certificatelor de scutire completate corespunzător. Presupunând o rată a impozitului pe vânzări de 8% și o perioadă de audit de 36 de luni, auditorul va proiecta un impozit pe vânzări suplimentar datorat de 34 560 USD (12 000 USD x 8% = 960 USD X 36 de luni) ca urmare a unui impozit suplimentar de numai 960 USD datorat în perioada de testare.
În plus față de faptul că întreprinderii i se calculează impozitul pe vânzări ca urmare a certificatelor de scutire lipsă sau incomplete, majoritatea statelor consideră „persoanele responsabile” (cei care au obligația de a acționa în numele întreprinderii) răspunzătoare personal în cazul în care întreprinderea nu plătește integral impozitul, penalitățile și dobânzile datorate ca urmare a unui audit. Prin urmare, folosind exemplul de mai sus și presupunând că întreprinderea nu este de acord sau nu plătește integral impozitul constatat ca fiind datorat în urma auditului, proprietarului întreprinderii i se va emite o decizie de impunere personală pentru impozitul datorat în valoare de 34 560 de dolari, plus penalități și dobânzi. Evaluările personale pot afecta grav ratingul de credit și, cu siguranță, vor cauza dificultăți financiare inutile.
Ce se poate face pentru a evita sau a minimiza expunerea la audituri atunci când se obțin certificate de scutire?
Cele mai bune practici de mai jos pot ajuta la minimizarea sau eliminarea expunerii la auditul vânzărilor neimpozabile ale afacerii dumneavoastră:
- Familiarizați-vă cu certificatele de scutire din statele în care vă desfășurați activitatea și concepeți o politică privind certificatele de scutire pe care toată lumea din compania dumneavoastră trebuie să o respecte, fără excepții.
- Obțineți un certificat de scutire completat în mod corespunzător la momentul primei vânzări. Prea des un vânzător este informat de către clientul său: „Sunt scutit, nu-mi percepeți taxe, vă voi trimite un certificat de scutire” și, desigur, clientul nu-l trimite niciodată. Imputați impozitul pe vânzări pentru toate tranzacțiile de vânzare impozabile până când primiți un certificat de scutire completat corespunzător.
- Asigurați-vă că certificatele de scutire sunt păstrate pentru perioada de timp necesară pentru a susține statutul neimpozabil al vânzărilor scutite. Este posibil ca dosarul dvs. să trebuiască să fie păstrat atât timp cât continuați să nu percepeți impozitul pe vânzări de la un anumit client sau pe perioada termenului de prescripție în statul (statele) în care vă desfășurați activitatea, în funcție de care se aplică. Și nu uitați, nu este suficient să obțineți pur și simplu certificatul; trebuie, de asemenea, să îl păstrați și să îl puneți la dispoziție în timpul unui audit.
- Centralizați primirea și stocarea tuturor certificatelor de scutire. Un sistem de arhivare descentralizat poate duce la lacune în ceea ce privește controlul intern adecvat al certificatelor de scutire. Păstrarea descentralizată a certificatelor duce deseori la pierderea sau la obținerea de certificate incomplete. Nu împrăștiați responsabilitatea în întreaga dvs. întreprindere. Deseori apar erori costisitoare atunci când certificatele de scutire sunt obținute de către vânzători, manageri de magazin, funcționari de magazin etc., care s-ar putea să nu fie instruiți corespunzător pentru a identifica ceea ce este un certificat completat corespunzător sau certificatul corect de obținut.
- În afacerile în care există multe certificate de scutire în dosar, o idee bună este de a păstra certificatele în format electronic. Este disponibil un software specializat care poate reduce expunerea la audit și poate crește productivitatea prin centralizarea gestionării certificatelor de scutire.
Dacă vindeți produse sau servicii impozabile și nu colectați impozitul pe vânzări, sau dacă achiziționați articole fără a plăti impozitul pe vânzări, trebuie să cunoașteți consecințele impozitului pe vânzări și pe utilizare ale activităților dumneavoastră în fiecare stat în care faceți afaceri. Asigurați-vă că obțineți scutirea în statele în care s-a stabilit nexus, apoi concentrați-vă asupra tipului de scutire solicitată pentru a vă asigura că se obține certificatul de scutire corect.
Cercetați sfatul unui profesionist SALT de la Marcum, astfel încât să puteți evita sau, cel puțin, minimiza expunerea inutilă la impozit în cazul auditului vânzărilor sau achizițiilor dvs. neimpozabile din cauza unor probleme legate de certificatele de scutire.
.