Ce sunt cheltuielile variabile?

Ce sunt cheltuielile variabile?

În fiecare buget de afaceri, veți găsi anumite cheltuieli care se pot schimba dramatic de la o lună la alta. Acestea sunt cheltuieli variabile și reprezintă o mare parte din cheltuielile micilor afaceri (spre deosebire de costurile fixe, care rămân aceleași în fiecare lună). Sumele fluctuante din spatele cheltuielilor variabile face ca planificarea lor în bugetul afacerii dvs. să fie dificilă – dar nu imposibilă.

Bugetarea cheltuielilor variabile nu este o știință exactă, dar există câteva trucuri pe care le puteți folosi pentru a vă asigura că acestea nu deraiază finanțele afacerii dvs. Totuși, înainte de a intra în detalii, haideți să punem la punct o definiție solidă a cheltuielilor variabile și să clarificăm diferența dintre cele trei tipuri de cheltuieli care au impact asupra bugetului afacerii dvs.: cheltuieli variabile, cheltuieli discreționare și costuri fixe.

Exemple de fiecare tip de cheltuială de afaceri

Pentru a vă ajuta să înțelegeți mai bine diferența dintre o cheltuială variabilă și alte tipuri de cheltuieli de afaceri, să analizăm câteva exemple. Acest lucru vă va ajuta să clarificați ce sunt costurile fixe, definiția cheltuielilor variabile și vă va permite să înțelegeți și cheltuielile discreționare:

Costuri fixe:

• Cheltuieli de chirie
• Plăți de asigurare
• Cele mai multe plăți de împrumut
• Contribuții și abonamente
• Salarii anuale

Cheltuieli variabile:

• Pagubele pentru utilități
• Cheltuieli cu utilizarea autoturismului, cum ar fi combustibilul și întreținerea
• Furnituri de birou
• Servicii profesionale taxate la oră
• Salariul pentru angajații cu ora

Cheltuieli discreționare:

• Cele mai multe mese și cheltuieli de divertisment
• Cadouri pentru clienți
• Părți și bonusuri pentru personal

Așa că, pur și simplu, definiția cheltuielilor variabile reprezintă costurile care se schimbă; un cost fix rămâne același pe o perioadă lungă de timp; și vă puteți gândi la cheltuielile discreționare ca la „lucrurile bune de făcut”.”

Cheltuielile variabile sunt mai mult decât costurile de operare

Un lucru de reținut este că listele de mai sus se concentrează pe costurile de operare, dar cheltuielile variabile afectează de obicei costul bunurilor vândute mai mult decât orice. Dacă afacerea dvs. produce un produs, trebuie să fiți conștienți de costurile variabile de producție.

De ce este acest lucru important? Costurile dvs. variabile de producție au un impact direct asupra pragului dvs. de rentabilitate. Pragul de rentabilitate al afacerii dvs. reprezintă câți bani trebuie să câștigați pentru a vă acoperi costurile pentru luna respectivă. Ceea ce, în calitate de proprietar de afacere, știți cât de important este să câștigați mai mult decât cheltuiți.

Cum afectează cheltuielile variabile bugetul afacerii mele?

Acum că avem o bună înțelegere a definiției cheltuielilor variabile și a celorlalte tipuri de cheltuieli de afaceri, să aruncăm o privire asupra modului în care cheltuielile variabile afectează bugetul afacerii dvs. de afaceri.

Ceea ce este frumos la cheltuielile variabile este că puteți ajusta cu ușurință costurile variabile de producție ca răspuns la o scădere a vânzărilor sau a producției… de fapt, de obicei se ajustează singure, pentru că atunci când producția încetinește, nu mai suportați aceste costuri. Costurile variabile generale – cum ar fi cele enumerate mai sus – sunt mai greu de ajustat. Asta înseamnă, de asemenea, că sunt mai greu de planificat în bugetul dumneavoastră.

Să ne uităm la un exemplu de cheltuieli variabile la care ne putem raporta cu toții: costurile cu energia electrică. În funcție de locul în care locuiți și de opțiunile dvs. pentru sursele de încălzire, factura dvs. de electricitate ar putea varia de la aproximativ 100 de dolari/lună în lunile mai blânde ale anului până la peste 300 de dolari/lună în cele mai aspre părți ale verii și iernii.

Schimbarea condițiilor climatice afectează, de asemenea, aceste cheltuieli deja variabile. Ați putea avea un an sau doi de vreme foarte blândă iarna, pentru ca apoi să fiți lovit din senin de o iarnă care nu se mai termină.

Deși puteți lua măsuri – cum ar fi utilizarea unui termostat inteligent – pentru a reduce suma pe care o plătiți pentru electricitate, această cheltuială variabilă este în mare parte în afara controlului dumneavoastră. Acest lucru este frustrant, deoarece o factură de electricitate neașteptat de mare poate face ravagii în bugetul dvs., mai ales dacă coincide cu o scădere a veniturilor. (Și dacă produceți un bun sensibil la temperatură, de exemplu, nu este ca și cum ați putea să vă lipsiți pur și simplu de încălzire sau răcire pentru a economisi bani – și suntem siguri că muncitorii dvs. ar fi de acord, indiferent de tipul de muncă pe care o faceți.)

Cum rezolvați această problemă?

5 moduri de a reduce impactul cheltuielilor variabile asupra bugetului dumneavoastră

În exemplul de mai sus, uneori puteți reduce impactul cheltuielilor variabile cerându-i furnizorului dumneavoastră de servicii să vă lase să plătiți o sumă fixă în fiecare lună. (În mod înșelător de simplu, dar foarte util.) Această sumă fixă se bazează pe media facturilor dvs. din ultimele 12 luni. Multe companii de utilități oferă această opțiune pentru a-și ajuta clienții să își facă un buget, dar o opțiune de plată medie nu va fi disponibilă pentru fiecare cheltuială variabilă din bugetul dumneavoastră.

Puteți totuși să folosiți acest concept de plată medie pentru a reduce impactul cheltuielilor variabile asupra bugetului dumneavoastră, totuși. Iată cum:

• Determinați media anuală pentru fiecare cheltuială variabilă din bugetul dumneavoastră. Atunci când determinați media anuală pentru o cheltuială variabilă, evitați tentația de a vă uita doar la ultimele 12 luni. Luați-vă timp pentru a examina media cheltuielilor variabile pe trei ani. Acest lucru vă va ajuta să țineți cont de anomaliile care pot avea un impact asupra mediei pentru o cheltuială. Cu excepția cazului în care ați luat măsuri pentru a reduce permanent o cheltuială variabilă, fiți prudent și folosiți cea mai mare valoare medie.

• Adăugați un tampon. După ce ați determinat media pentru fiecare cheltuială variabilă, adăugați un buffer la aceasta. Un tampon de 3% până la 5% ar trebui să fie mai mult decât suficient pentru a acoperi creșterile de preț și majoritatea anomaliilor care vor duce la un an aberant pentru cheltuiala respectivă. Dacă doriți să fiți foarte precaut – și dacă bugetul dumneavoastră poate face față – adăugați un tampon de 10%.

• Urmăriți-vă cheltuielile reale. În fiecare lună, comparați cheltuielile dvs. reale pentru fiecare cheltuială variabilă cu suma bugetată. Notați dacă ați fost peste sau sub buget pentru fiecare categorie de cheltuieli. Dacă folosiți un software de contabilitate pentru afaceri, căutați un raport de comparare a profitului și pierderilor cu bugetul. Acest raport poate fi, de obicei, personalizat pentru a face pentru dvs. calculul creșterii sau scăderii sumei în dolari, astfel încât să puteți vedea dintr-o privire dacă ați fost peste sau sub buget fără a fi nevoit să faceți dvs. calculele.

• Configurați un cont de economii pentru cheltuielile variabile. Acesta este pasul crucial în acest proces. În fiecare lună în care vă aflați sub buget pentru o cheltuială variabilă, mutați surplusul în contul de economii al afacerii dumneavoastră pentru cheltuieli variabile. Acest lucru va crea o rezervă din care puteți trage în lunile în care cheltuielile dvs. sunt mai mari decât de obicei. De exemplu, să spunem că factura dvs. de energie electrică este în medie de 375 de dolari/lună. Aveți o iarnă blândă, așa că factura de electricitate reală a fost de 355 de dolari în ianuarie și 325 de dolari în februarie. Cu toate acestea, luna martie vine ca un leu, iar o săptămână cu temperaturi neașteptate sub zero grade face ca factura de electricitate din martie să fie de 445 de dolari, în timp ce factura pentru luna martie este de obicei mai apropiată de 245 de dolari. Majoritatea proprietarilor de afaceri își bugetează cheltuielile variabile pe baza cheltuielilor reale din anul precedent. Dar pentru că v-ați bugetat o medie de 375 de dolari/lună pentru electricitate (cu 130 de dolari mai mult decât factura de electricitate obișnuită pentru luna martie) și pentru că ați transferat surplusul de bani bugetați pentru factura de electricitate din ianuarie (20 de dolari) și februarie (50 de dolari) în contul de economii pentru cheltuieli variabile, aveți suficienți bani pentru factura de electricitate neașteptat de mare pentru luna martie. Dacă ați fi bugetat doar 245 de dolari pentru o factură de curent „normală” pentru luna martie, ar fi trebuit să găsiți rapid 200 de dolari în plus. Pentru o afacere foarte mică sau pentru o afacere care se confruntă cu o scădere a veniturilor, acest lucru poate fi foarte dificil de făcut.

Deschideți acum un cont de economii pentru afaceri dacă nu aveți unul

• Reevaluați-vă anual cheltuielile variabile. Ați putea fi tentat să folosiți aceleași proiecții ale cheltuielilor variabile în bugetul dvs. în fiecare an, mai ales dacă ați economisit o sumă decentă în contul de economii pentru cheltuieli variabile. Evitați această tentație. Ar trebui să vă reevaluați cheltuielile variabile în fiecare an. Mai ales în categoriile de cheltuieli în care aveți un pic mai mult control decât în cazul utilităților – cum ar fi cheltuielile de utilizare a automobilului – există oportunități de a face schimbări strategice pentru a controla cheltuielile.

Sfat util: Captarea tuturor cheltuielilor variabile în buget

Majoritatea modelelor de buget sunt concepute pentru a se potrivi cu planul de conturi al unei afaceri tipice. Acest lucru înseamnă că costurile fixe, cheltuielile variabile și cheltuielile discreționare sunt împrăștiate în tot șablonul. Această dispunere facilitează foarte mult compararea cifrelor reale cu cele prevăzute în buget (vă amintiți Raportul de comparare a profitului și pierderii cu bugetul menționat mai devreme?), dar, de asemenea, facilitează „trecerea cu vederea” a cheltuielilor variabile și discreționare atunci când stabiliți cifrele din buget.

Când întocmiți pentru prima dată bugetul afacerii dumneavoastră, începeți prin a enumera cheltuielile pe tipuri (fixe, variabile și discreționare). După ce ați determinat suma potrivită pentru fiecare cheltuială, puteți introduce aceste sume în șablonul dvs. de buget, astfel încât acesta să fie gata de utilizare pentru a vă compara bugetul cu cifrele reale în fiecare lună.

În concluzie, cea mai bună modalitate de a vă asigura că sunteți pregătit să atenuați impactul cheltuielilor variabile se rezumă la a acorda atenție costurilor acestor cheltuieli în trecut și la a vă pregăti cu un tampon sau cu unele economii pentru a vă ocupa de ele în viitor. Mediile sunt indicatori buni ai locului în care ați putea ajunge, astfel încât să nu fiți surprins – și continuați să acordați atenție, astfel încât să nu fiți șocat de schimbări.

Reducerea cheltuielilor variabile efective

Mai sus ne-am concentrat pe reducerea impactului cheltuielilor variabile asupra bugetului dumneavoastră, dar ce se întâmplă dacă vă aflați într-un loc în care trebuie să reduceți cheltuielile variabile efective? Dacă afacerea dvs. se luptă cu lipsa de predictibilitate sau dacă aveți nevoie să reduceți costurile, este posibil să căutați să vă reduceți cheltuielile variabile globale.

Deși am folosit exemplul energiei electrice mai sus, veți descoperi că majoritatea costurilor dvs. variabile sunt în jurul producției efective a produsului dvs. Este vorba despre forța de muncă și materialele care intră în acest proces, iar dacă trebuie să reduceți costurile, trebuie să analizați acest proces și să vedeți dacă există modalități prin care puteți produce o producție similară chiar și după ce se fac schimbări rentabile în acest proces. Exemplele includ:

1. Manopera. Există ceva care poate fi automatizat sau externalizat și care nu ar afecta calitatea? Puteți crește eficiența forței de muncă, obținând un randament mai mare, oferindu-le anumite instrumente sau servicii?
2. Materiale. Folosiți cele mai eficiente materiale din punct de vedere al costurilor? Puteți cumpăra în vrac? Dacă ați cumpăra materiale mai bune, ați avea mai puține probleme cu produsul dumneavoastră pe parcurs?
3. Evaluarea produsului sau serviciului dumneavoastră. Multe companii oferă produse și servicii diferite. S-ar putea să vindeți lucruri la pachet, dar doar o parte din pachet este cea care generează cu adevărat venituri. Ar trebui să eliminați anumite caracteristici? Există o modalitate prin care ați putea să vă livrați produsul sau serviciul mai rapid?

Rețineți, doar pentru că un lucru a fost întotdeauna făcut într-un anumit mod nu înseamnă că este cel mai corect. Pe măsură ce afacerile se dezvoltă, puteți deveni copleșit și, de obicei, nu aveți timp să vă desființați sistemele și procesele actuale atât de mult pe cât vă doriți. Dar, având în vedere cât de mult se poate schimba piața și cât de mult pot evolua costurile, a face acest lucru ar putea ajuta cu adevărat afacerea dvs. să identifice zonele în care să economisiți la cheltuielile variabile.

Cheltuielile variabile vă afectează bugetul… dar nu ar trebui să îl distrugă

Este frustrant să vă formați un plan, doar pentru ca circumstanțe independente de controlul dvs. să arunce acel plan în afara cursului. Acesta este unul dintre motivele pentru care mulți proprietari de afaceri mici evită cu totul elaborarea bugetului. Mai ales dacă majoritatea cheltuielilor afacerii dvs. sunt variabile – așa cum se întâmplă adesea în cazul afacerilor foarte mici – încercarea de a elabora un buget precis poate părea imposibilă.

Acum că aveți o definiție clară a cheltuielilor variabile, cu puțină planificare, chiar și cele mai volatile cheltuieli variabile pot fi contabilizate cu ușurință în bugetul dvs. Construirea unui tampon într-un cont de economii de afaceri pentru a vă ajuta să treceți peste lunile în care cheltuielile variabile sunt mai mari decât cele prevăzute vă va menține bugetul pe drumul cel bun și vă va proteja fluxul de numerar. Reevaluarea anuală a bugetului dumneavoastră pentru cheltuielile variabile vă va ajuta să identificați zonele în care se pot face economii și alte îmbunătățiri.