Cum se întocmește un proces-verbal de ședință: Șabloane și exemple

Cum se întocmește un proces-verbal de ședință: Șabloane și exemple

Redactarea unui proces-verbal de ședință poate părea o sarcină banală și lipsită de importanță, ceva ce ați atribui unui stagiar – sau chiar nu ați face deloc. Ședințele în sine sunt adesea văzute ca o pierdere de timp, iar documentarea lor și mai mult.

Și totuși, neglijarea acestei sarcini este o greșeală care poate fi costisitoare atât din punct de vedere al timpului, cât și al resurselor. Dacă aveți un motiv întemeiat pentru a organiza o ședință, procesul-verbal de ședință poate fi un instrument extrem de eficient pentru a-i menține pe toți pe aceeași lungime de undă.

Să ne scufundăm mai adânc în ceea ce sunt de fapt procesele-verbale de ședință, cum să le redactăm și să analizăm câteva modele și exemple de procese-verbale de ședință.

• Ce sunt procesele-verbale de ședință?
• Care este scopul procesului-verbal de ședință?
• Cum să întocmiți un proces-verbal de ședință în mod eficient
• Modeluri de procese-verbale de ședință & exemple

Ce sunt procesele-verbale de ședință?

Procesele-verbale de ședință, numite și note de ședință, sunt înregistrarea scrisă a tot ceea ce s-a întâmplat în timpul unei ședințe. Ele nu sunt același lucru cu ordinea de zi a ședinței, care este pregătită în avans și se referă la lista de activități pe care participanții speră să le realizeze în timpul ședinței.

Nu sunt o înregistrare minut cu minut și, în schimb, se concentrează pe rezultatele ședinței. Procesele-verbale surprind, de obicei, informații precum:

• Numele participanților

• Data și ora reuniunii

• Puncte de pe ordinea de zi abordate

• Deciziile luate de către participanți

• Succesiunea.up actions and next steps

De ce sunt notele de ședință numite „minute”?

Contrazicând credința populară, notele luate la o ședință nu se numesc „procese-verbale” deoarece cel care ia notițele le înregistrează împreună cu ora. De fapt, „procesele-verbale de ședință” nu au nicio legătură cu timpul.

De fapt, cuvântul a provenit din latinescul „minuta scriptura”, care înseamnă „note mici”. Astfel, întocmirea unui proces-verbal de ședință înseamnă, în esență, condensarea ședinței la cele mai importante puncte. Potrivit unor surse, a fost folosit pentru prima dată în acest sens la începutul secolului al XVIII-lea.

Care este scopul proceselor-verbale de ședință?

În unele cazuri unice, întocmirea proceselor-verbale de ședință poate fi impusă de lege, de exemplu, în timpul ședințelor disciplinare cu angajații sau al litigiilor juridice. Cu toate acestea, în majoritatea cazurilor, decizia de a lua sau nu notițe vă aparține în întregime.

Iată de ce merită efortul de a întocmi un proces-verbal de ședință.

• Procesele-verbale oferă o înregistrare scrisă a ceea ce s-a convenit în cadrul unei ședințe și creează o înțelegere comună a rezultatelor. Ele reprezintă o sursă importantă de informații care permite participanților să reflecteze asupra a ceea ce s-a întâmplat. O consemnare scrisă este cea mai bună modalitate de a evita neînțelegerile care decurg din faptul că persoanele au amintiri diferite ale reuniunii.

• Înștiințează persoanele cu privire la sarcinile care le-au fost atribuite și creează termene clare pentru a-i menține pe toți pe drumul cel bun. Aceștia creează claritate cu privire la pașii următori și la cine este responsabil pentru ce, asigurându-se că nu se uită niciun element de acțiune.

• Actuează ca sursă de informații pentru membrii care nu au putut participa. De asemenea, ele ajută și alte părți interesate să rămână informate, de exemplu atunci când rezultatele reuniunii au un impact asupra activităților de colaborare, a activităților între echipe sau a proiectelor din cadrul companiei.

• Le permit participanților să revină și să revadă ideile-cheie și punctele de discuție care au condus la o decizie. Fără o înregistrare clară, este ușor de uitat de ce a fost luată o anumită decizie. În cel mai rău caz, s-ar putea să sfârșiți prin a fi nevoit să repetați ședința și să purtați din nou aceleași discuții.

Cum să întocmiți procesele-verbale ale ședințelor în mod eficient

Păstrați procesele-verbale ușor accesibile

În trecut, procesele-verbale erau împărtășite cu participanții sub formă de atașament de e-mail. Unele companii încă difuzează notele de ședință în același mod. Cu toate acestea, această abordare are multe dezavantaje. Notele de ședință sunt greu de organizat și se pot pierde cu ușurință în căsuța de e-mail. Obținerea de contribuții din partea participanților și revizuirea procesului-verbal necesită mai multe bucle de e-mail. Nu există o modalitate ușoară de urmărire a sarcinilor atribuite.

Astăzi, majoritatea companiilor au la dispoziție instrumente mai bune. Instrumentele wiki interne, cum ar fi Nuclino, permit companiilor să organizeze și să colaboreze cu privire la procesele-verbale mult mai eficient:

• Care notă poate fi editată în colaborare în timp real.

• Notele relevante pot fi găsite instantaneu cu ajutorul funcției de căutare.

• Participanții pot lăsa cu ușurință comentarii și feedback.

• Minutele de ședință aferente pot fi legate între ele și organizate ierarhic.

Pregătiți în avans ordinea de zi a ședinței

Deseori neglijată, o agendă de ședință este una dintre cele mai bune modalități de a vă asigura că rămâneți concentrat și de a preveni ședințele neproductive. Ea stabilește ritmul ședinței și acționează ca un instrument de gestionare a timpului. De asemenea, vă va servi drept schiță atunci când redactați procesul-verbal.

Înregistrați prezența

Includeți o listă a participanților, atât a celor prezenți, cât și a celor absenți, și împărtășiți procesul-verbal cu aceștia după ședință. Dacă folosiți un instrument precum Nuclino, puteți pur și simplu să @-menționați participanții, trimițându-le o notificare în aplicație și partajând documentul cu ei.

Să urmați o structură clară

Utilizând ordinea de zi a ședinței ca o schiță, separați notele dvs. în categorii clare, de exemplu, puncte de discuție, decizii luate și sarcini și pași următori. Creați un model de proces-verbal al ședinței și urmați-l în mod consecvent.

Solicitați participanților să îl revizuiască

Asigurați-vă că procesul-verbal este complet și precis cerându-le celorlalți participanți să îl revizuiască. În Nuclino, aceștia își pot împărtăși cu ușurință contribuția lăsând un comentariu.

Părtășiți procesul-verbal cu toate părțile interesate relevante

După ședință, împărtășiți procesul-verbal cu toți cei care l-ar putea considera relevant (chiar dacă nu au participat). Asigurați-vă că toți cei cărora li s-a atribuit o sarcină sunt conștienți de pașii următori și de termenele până la care trebuie să le îndeplinească.

Modeluri de procese-verbale de ședință & exemple

În funcție de ședință, procesul-verbal poate arăta foarte diferit. Ele pot fi foarte lungi și formale, sau foarte scurte și simple. Iată câteva șabloane de procese-verbale de ședință și exemple pentru diferite ocazii.

Procese-verbale de ședință executivă

Reuniunile executive se concentrează de obicei pe planificarea strategiei și pe revizuirile KPI, iar procesele-verbale ale acestora tind să fie mai lungi și mai formale. Iată un exemplu:

Actualizare săptămânală a situației

Este important de reținut că, pe măsură ce tot mai multe companii adoptă munca la distanță, multe ședințe se desfășoară acum în mod asincron. Acest lucru devine deosebit de comun în cazul reuniunilor de actualizare a stării în care scopul este de a face schimb de informații, mai degrabă decât de a avea o discuție de tip masă rotundă.

În acest caz, existența unui proces-verbal devine și mai critică, înlocuind, în esență, reuniunea fizică propriu-zisă. Actualizările săptămânale ale stării și întâlnirile retrospective de sprint sunt exemple comune.

La sfârșitul zilei, depinde de dumneavoastră să găsiți formatul care funcționează cel mai bine pentru dumneavoastră și echipa dumneavoastră. Nu există un format unic atunci când vine vorba de procesele-verbale de ședință, dar sperăm că veți folosi aceste exemple ca sursă de inspirație pentru propriile dvs. note.

Nuclino: Sursa unică de adevăr a echipei dvs.

Nuclino este un spațiu de lucru unificat care vă ajută să organizați toată munca echipei dvs. într-un singur loc. În loc să săpați prin haosul de fișiere și dosare și să vă înecați în întâlniri și notificări nesfârșite, Nuclino permite echipei dvs. să iasă din silozuri și să colaboreze mai atent.

• Creați documente colaborative în timp real pentru fiecare subiect sau proiect și organizați-le cu ușurință prin legarea documentelor conexe între ele.

• Comunicați prin intermediul unor scrieri gândite de lungă durată și pierdeți mai puțin timp în întâlniri care vă sug sufletul și canale Slack haotice.

• Încorporați direct prezentări, foi de calcul, desene și alte fișiere și păstrați toate activele proiectului dvs. accesibile și sincronizate.

• Creați o bază centrală de cunoștințe, oferind echipei dvs. transparență în jurul a tot ceea ce contează și punând capăt întrebărilor repetitive.

Încercați-l acum

.