Facturi vs. chitanțe vs. facturi: Care este diferența?
Facturile, chitanțele și facturile sunt doar câteva tipuri de documente contabile pe care afacerea dvs. le-ar putea folosi în mod regulat. Există o serie de altele, cum ar fi facturile proforme, notele de credit, facturile de plată anticipată, facturile estimative și multe altele. Cu toate acestea, în acest articol, ne vom concentra pe chitanțe, chitanțe și facturi, deoarece mulți utilizatori sunt confuzi în ceea ce privește diferențele dintre ele și care dintre ele trebuie trimise.
Ce este o factură?
În cuvinte simple, o factură este un document pe care o afacere îl emite către client. Acesta precizează produsele sau serviciile vândute și suma de bani care trebuie plătită. Facturile servesc ca o cerere de plată și sunt trimise înainte ca un client să facă o plată. Ele sunt utilizate pentru a ține evidența în mod eficient a articolelor vândute, a prețurilor acestora, a taxelor și a altor informații legate de tranzacție. De obicei, facturile sunt emise după ce serviciul sau bunurile au fost livrate, în timp ce plata nu a fost încă efectuată. În trecut, facturile erau tipărite pe scară largă și trimise prin poștă sau fax. Cu toate acestea, în 2021 și ulterior, facturile online trimise în format pdf prin e-mail reprezintă o soluție mai rentabilă, mai convenabilă și mai ecologică. Urmărirea facturilor cu un sistem de facturare unificat ajută la reducerea administrației în jurul contabilității și raportării.
Ce este o factură?
O factură indică suma datorată care trebuie plătită de un client. Atunci când o întreprindere trimite o factură unui client, clientul trebuie să introducă informațiile privind factura sub forma unei facturi în sistemul său de rezervare. O factură este creată înainte de plăți.
Ce este o chitanță?
O chitanță este o confirmare a unei plăți. Acest document confirmă faptul că un client a primit bunurile sau serviciile. Un client poate folosi o chitanță o dovadă a unei plăți finalizate pentru bunuri sau servicii. Chitanțele sunt oferite clienților în format digital sau pe suport de hârtie după ce plata a fost efectuată. Acest document este comun atât pentru afacerile tradiționale, cât și pentru cele de comerț electronic și reprezintă o dovadă importantă în cazul în care apar probleme cu produsul. Un vânzător folosește o chitanță pentru a verifica dacă cererile de schimb sau de returnare a bunurilor sunt justificate.
Facturi, facturi și chitanțe: principalele diferențe
Principala diferență dintre o factură și o chitanță depinde de cine trimite documentul. Documentul este trimis de o întreprindere sau de o persoană fizică (cum ar fi un liber profesionist) către o altă companie de la care solicită o compensație, atunci este o factură. Cu toate acestea, destinatarii facturii sau compania care primește factura se referă la factură ca la o notă de plată sau poate crea o notă de plată separată care să prezinte tranzacția și să o înregistreze în registrele sale.
O altă diferență principală între acești doi termeni este că atunci când o factură este trimisă, compania sau persoana fizică solicită plata și, de multe ori, îi oferă clientului un termen limită sau condiții de plată pe factură. Pe de altă parte, o factură este înregistrată imediat după ce a fost efectuată o plată sau chiar la început, în timpul în care serviciul sau produsul este obținut și plata este procesată.
Gândiți-vă că mergeți la cumpărături și primiți o factură de la un magazin. Proprietarul magazinului dorește să fie plătit imediat, mai degrabă decât să vă factureze și să aștepte o plată la o dată ulterioară.
O chitanță, pe de altă parte, este o dovadă a plății. Ea nu este o notă de plată sau o factură în cazul în care plata trebuie efectuată la o dată ulterioară, ci o dovadă că aceasta a fost efectuată anterior (plata). Astfel, este similară atât cu o factură, cât și cu o chitanță, dar plata a fost deja efectuată.
Cum vedeți, este ușor să confundați toți acești trei termeni, dar există câteva diferențe clare la care trebuie să fiți atenți. Merită să ne amintim, de asemenea, că sistemul nostru oferă toate cele trei opțiuni pe care le puteți folosi dacă alegeți.
Cum emitem facturi?
Dacă aveți de gând să folosiți un software de facturare pentru a emite o factură, va trebui să completați câteva detalii.
Iată care sunt principalele detalii:
- Informațiile vânzătorului (Numele firmei dvs., codul de TVA (dacă este cazul), adresa firmei dvs., contul bancar și SWIFT în care trebuie făcută o plată)
- Informațiile cumpărătorului (Numele firmei clientului dvs., codul de TVA (dacă este cazul), adresa clientului)
- Inscrieri în factură (numele produselor, cantitatea, prețuri nete, rata de impozitare
- Detalii de plată (tipul de plată, data scadenței, numărul OP)
- Moneda, cursul de schimb (personalizat sau al băncii naționale)
Pentru a economisi timp pentru generarea de facturi pentru aceiași clienți în viitor, puteți crea un client în software-ul de facturare și precompleta informațiile despre factură.
Pe lângă facturile punctuale, puteți crea și facturi recurente și le puteți trimite într-o anumită zi a lunii.
.