Importanța unui departament de conturi de plătit – Software simplu de contabilitate pentru antreprenori
Care afacere sau organizație are în esență două fluxuri financiare – venituri și cheltuieli. Ați putea, de asemenea, să priviți acest lucru într-o manieră mai simplistă și să le definiți ca bani care intră și bani care ies.
Banii care intră sunt, în mod evident, ceea ce menține o afacere pe linia de plutire și îi permite să funcționeze pentru orice perioadă extinsă. Cu toate acestea, odată ce banii intră într-o organizație, trebuie să existe o modalitate sigură de a urmări cheltuielile și de a menține costurile la un nivel minim și controlabil. Aici intră în joc departamentul de conturi de plătit.
Ce este departamentul de conturi de plătit?
Conturile de plătit fac parte din departamentul de contabilitate generală, iar misiunea lor specifică este de a gestiona și supraveghea „conturile de plătit” sau banii care ies dintr-o afacere. Spre deosebire de marketing și vânzări, nu există prea multă acțiune sau activitate care ar putea fi interpretată ca fiind antrenantă în acest departament, dar asta nu schimbă faptul că este o parte extrem de vitală a unei afaceri de succes.
Așa cum v-ați aștepta, eficiența sistemului de conturi de plătit este direct legată de stabilitatea financiară și reputația organizației dvs. Dacă companiei dumneavoastră îi ia prea mult timp – sau este prea lentă – să plătească clienții și furnizorii, acest lucru se va reflecta negativ asupra reputației brandului dumneavoastră.
Este valabil și în cealaltă direcție. Creanțele își pierd valoarea în timp, mai ales după ce sunt scadente. În momentul în care multe creanțe au întârziat 90 de zile sau mai mult, acestea valorează doar 20 la sută din valoarea lor inițială. Este de datoria dumneavoastră să vă asigurați că toate facturile sunt plătite și gestionate cât mai devreme posibil.
Pivot pentru buna funcționare a conturilor de plătit este sistemul sau software-ul pe care departamentul îl folosește pentru a gestiona finanțele. Chiar și cu cea mai talentată echipă pe care o aveți la dispoziție, ineficiența nu numai că va cauza probleme, dar va afecta și restul organizației dumneavoastră.
De aceea, menținerea departamentului și a echipei de conturi de plătit organizate și eficiente este prioritatea numărul unu atunci când vine vorba de gestionarea cheltuielilor și a performanței financiare.
De ce este atât de important departamentul de conturi de plătit?
În afară de ideea evidentă că cineva trebuie să gestioneze banii care ies dintr-o afacere, există mai multe motive pentru care un departament de conturi de plătit este necesar.
Pentru început, facturarea este procesul prin care majoritatea clienților și furnizorilor sunt plătiți de o afacere. Facturile sosesc, iar cineva trebuie să plătească nota de plată. Apoi, factura trebuie să fie procesată și organizată pentru a fi stocată corespunzător și pentru a se face referințe mai târziu.
Un proces manual de urmărire, editare și aprobare a facturilor este, în general, lent și de durată. Acesta poate fi făcut mult mai simplu și mai rapid prin implementarea unui sistem automatizat, datorită instrumentelor software avansate. Costul mediu de procesare a facturilor cu o automatizare mică sau deloc poate fi de 20 de ori mai mare decât costul cu servicii de automatizare ridicată implementate.
Dar chiar și cu un sistem automatizat, cineva trebuie să supravegheze operațiunile regulate pentru a se asigura că lucrurile sunt în regulă. Ghiciți cine se ocupă de asta pentru întreaga organizație? Da, este departamentul de contabilitate sau, mai exact, echipa de conturi de plătit.
În al doilea rând, echipa de conturi de plătit este canalul de relaționare cu clienții și clienții. Ori de câte ori cineva are o problemă cu plățile, este confuz în legătură cu fluxurile financiare sau pur și simplu are nevoie să i se completeze o comandă de factură, va interacționa și se va angaja cu departamentul de conturi de plătit. Gândiți-vă la ei ca la echipa de PR pentru interacțiunile dvs. financiare. Doriți ca echipa dvs. să pară profesionistă în fața clienților și a potențialilor clienți și doriți ca procesul să fie fluid și eficient.
Atingerea acestor obiective înseamnă să păstrați o echipă bine dotată de lucrători cu experiență care au abilități și cunoștințe specifice operațiunilor financiare. Mai important, aceștia înțeleg toate dedesubturile software-ului și ale instrumentelor necesare și pot ajuta la facilitarea interacțiunilor fără probleme cu oricine, de la parteneri la potențiali clienți.
Conturile de plătit în toate afacerile
Desigur, în cazul unei organizații și afaceri mai mari, conturile de plătit au mult sens. Dar cum rămâne cu o afacere mai mică, cu mai puține resurse? Este încă un departament benefic și necesar pentru companiile mici și mijlocii și există mai multe modalități de a organiza și structura departamentul astfel încât să funcționeze.
În final, nu există nicio modalitate de a ignora necesitatea de a avea o echipă de conturi de plătit și de a le oferi software-ul și instrumentele adecvate pentru a-și îndeplini sarcinile. Dacă doriți ca afacerea dvs. să aibă succes, acesta este un proces crucial pe care nu îl puteți trece cu vederea.
.