Utilizarea unui cadru de luare a deciziilor: o scufundare în RAPID®
În ultima vreme m-am gândit mult la eficiența operațională și la modul de a construi organizații mai eficiente. Viteza de luare a deciziilor într-o organizație se află în centrul eficienței generale a organizației respective. Dacă combinați viteza de luare a deciziilor cu claritatea și responsabilitatea necesare pe tot parcursul procesului de luare a deciziilor, ajungeți să luați mai multe decizii bune mai rapid.
Cu cât mă gândeam mai mult la acest aspect, cu atât mai mult am explorat diferite moduri de a organiza ședințe, de a redacta documente, de a defini ritmul de lucru și multe altele. Unul dintre domeniile care mi s-a părut interesant este acela de a învăța ceva mai multe despre cadrele de luare a deciziilor. Acestea sunt concepute pentru a conduce la transparență în ceea ce privește oamenii din spatele deciziilor. Cadrele de luare a deciziilor funcționează cel mai bine într-un mediu în care există mai multe părți interesate și este nevoie de un echilibru între un proces participativ de luare a deciziilor și capacitatea de a lua aceste decizii rapid și clar.
În general, cadrele de luare a deciziilor sunt concepute pentru ca proprietarii deciziilor și părțile interesate să fie clare încă de la început. De-a lungul ciclului de viață al oricărui proiect, uneori nu este clar cine deține o decizie finală, cine este o parte interesată critică și cine oferă doar contribuții. Pe măsură ce discuțiile avansează, opinia fiecăruia devine la fel de valabilă, chiar dacă responsabilitatea fiecăruia nu este aceeași.
Cum am analizat mai multe cadre de luare a deciziilor existente, și sunt multe, am ajuns să folosim RAPID® în cadrul organizației de proiectare de la VMware. Ne aflăm în faza de început a implementării acestuia în întreaga organizație. Alte cadre de luare a deciziilor sunt la fel de valabile și s-ar putea să fie mai bune pentru organizația dumneavoastră. Acestea fiind spuse, utilizarea unui cadru coerent este esențială pentru a vă asigura că organizația dvs. este pe aceeași lungime de undă pe măsură ce treceți prin construirea de proiecte în echipe.
RAPID® este prescurtarea de la: Recommend, Agree, Perform, Input și Decision. Este un cadru de luare a deciziilor care identifică persoanele cheie pentru fiecare dintre aceste domenii și se asigură că toate persoanele implicate își cunosc clar rolurile, își înțeleg impactul și au o înțelegere clară a proprietății și responsabilității lor și a proprietății și responsabilității celorlalți în cadrul proiectului.
RAPID® este definit după cum urmează:
- Recomandarea unei decizii sau acțiuni: aceasta este persoana sau grupul de persoane care va participa la recomandarea unei acțiuni ca parte a rezultatului așteptat.
- Să fie de acord cu decizia sau acțiunea: aceasta este persoana sau grupul de persoane care trebuie să fie de acord cu decizia sau că punctul lor de vedere, în cazul în care nu sunt pe deplin de acord, ar trebui să fie reflectat în propunerea finală și/sau în rezultatul final.
- Executarea elementului de acțiune: aceasta este persoana sau grupul de persoane responsabile pentru efectuarea acțiunii.
- Contribuții: aceasta este persoana sau grupul de persoane care va furniza contribuții. Input-ul poate fi sau nu reflectat în propunerea finală
- Decideți să luați o decizie: aceasta este singura persoană care este titularul deciziei cu privire la această acțiune. Este foarte important să existe un singur proprietar de decizie și nu un grup de proprietari de decizie. Dacă simțiți că înclinați spre adăugarea mai multor persoane aici, probabil că aveți nevoie să vă evaluați proiectele și s-ar putea să vi se pară util să împărțiți aceste proiecte în mod corespunzător.
Cum încep să îl folosesc
Încep să folosesc RAPID® în multe contexte diferite. De exemplu, pe măsură ce realizăm experiențe mai mari de la un capăt la altul, care acoperă mai multe produse și servicii diferite și includ multe părți interesate diferite, definirea RAPID® a fost de ajutor pentru a ne asigura că părțile interesate sunt clar definite în diferitele niveluri ale RAPID®, având în același timp un decident clar.
Din acest punct de vedere, a fost extrem de util pentru a determina cine participă la ce întâlniri și cine este necesar pentru fiecare conversație. De exemplu, un proprietar de decizie poate decide să colaboreze cu cei care se încadrează în grupul de părți interesate „De acord” pentru a se asigura că fac parte din stabilirea contextului și formularea recomandărilor corecte, în timp ce arată rezultatul final doar grupului de persoane care furnizează contribuții.
Am folosit, de asemenea, părți din RAPID®, după caz, pentru sarcini mai mici. De exemplu, dacă avem o sarcină dintr-o conversație din cadrul unei ședințe a personalului, am subliniat părțile necesare din RAPID® adecvate pentru acea sarcină prin evidențierea literei utilizate.
De exemplu, am lucrat la un proiect și aveam nevoie de un proprietar clar al deciziei și de o listă clară a celor care trebuie să fie de acord cu decizia. Ceea ce am făcut este că am scris cu bold literele din RAPID® necesare ca parte a notelor noastre de ședință, RAPID® însemnând proprietarul deciziei, iar RAPID® însemnând lista de persoane care trebuie să fie de acord cu decizia sau să aibă opiniile lor reflectate în aceasta.
Consiliere pentru a utiliza RAPID®
Utilizarea cadrului decizional RAPID® necesită disciplină și practică. Pentru ca acesta să fie eficient, necesită construirea mușchilor și a disciplinei de a gândi prin RAPID® la începutul fiecărui proiect adecvat. Nu orice decizie necesită identificarea clară a fiecărui aspect al RAPID®.
Rețineți câteva sfaturi privind utilizarea RAPID®:
- Dacă stabiliți că RAPID® este necesar sau dacă este necesar ca parte a unei actualizări a situației, de exemplu, asigurați-vă că identificați toate aspectele RAPID® înainte de a lua o decizie sau de a fi necesară. Este important ca oamenii să fie identificați în momentul în care proiectul se află la punctul de pornire.
- Asigurați-vă că recomandările, contribuțiile și acordurile sunt descrise în mod clar. Cineva care trebuie să fie de acord cu o decizie ar putea, de asemenea, să facă o recomandare sau să ofere contribuții. Ar trebui să fie clar ce nivel de contribuție furnizează și în ce context.
- RAPID® este util pentru organizații și proiecte mai mari. Există decizii care ar putea beneficia de anumite părți ale RAPID® (cum ar fi partea de proprietate a deciziei), dar utilizarea acestuia pentru fiecare decizie în parte este o exagerare care ar putea avea, eventual, efectul opus.
Resurse
- Modelarea stilului de decizie și a comportamentului – un articol bun despre diferitele stiluri de decizie și când să folosești RAPID®
Dacă ți s-a părut util, mă poți urmări pe Twitter aici, unde continui să împărtășesc călătoria mea cu privire la modul în care conducem o mai bună eficiență în ceea ce privește luarea deciziilor și conducerea în întreaga noastră organizație.