Verantwoordelijkheid versus verantwoordelijkheid in projectmanagement
Het heeft me enige tijd in mijn projectmanagementcarrière gekost om te beseffen, en logisch te aanvaarden, dat men binnen het projectmanagementdomein een duidelijke appreciatie moet hebben van het onderscheid tussen verantwoordelijkheid en aansprakelijkheid.
Het fundamentele punt dat deze discussie tracht aan te pakken is de vraag “wanneer en waar houdt de verantwoordelijkheid op?”
En meer in het bijzonder, als er zich tijdens de oplevering van een project problemen voordoen, is het dan de projectmanager die standaard de uiteindelijke prijs voor het falen moet betalen of ligt deze kwestie iets gecompliceerder dan dat?
Refereer naar onze post, “Wat is een Project Manager?” voor enig inzicht in wat deze rol zou moeten omvatten.
Laten we het volgende eenvoudige scenario onderzoeken:
U beheert een groot integratieproject waarbij 10 verschillende technologiegroepen betrokken zijn. Het is duidelijk dat u niet met elk aspect van het integratieproces vertrouwd kunt zijn.
U beweert natuurlijk, net als veel andere projectmanagers, heldhaftig dat alles wat in uw project gebeurt uw verantwoordelijkheid is, maar is dit werkelijk het geval?
Is er een punt waarop dingen onder uw toezicht zouden kunnen gebeuren waarvoor u de verantwoordelijkheid niet zou kunnen en willen nemen?
Het verschil tussen verantwoordelijkheid en rekenschap
Dus, wat is het verschil tussen verantwoordelijkheid en rekenschap?
Een literatuuronderzoek wijst uit dat er geen duidelijke en unanieme definities voor elk van deze termen lijken te bestaan. In feite toont een vluchtige blik op dictionary.com duidelijk de verwarring aan waar de definitie voor verantwoordingsplicht ook in termen van verantwoordelijkheid wordt uitgelegd, en vice versa.
In The Oz Principle: Getting Results Through Individual and Organizational Accountability, suggereren de auteurs dat:
“Verantwoordelijkheid kan worden gegeven, maar verantwoordelijkheid moet worden genomen. Met andere woorden, verantwoordelijkheid kan worden gegeven of ontvangen, zelfs worden aangenomen, maar dat garandeert niet automatisch dat persoonlijke verantwoordelijkheid zal worden genomen. Dat betekent dat het mogelijk is om verantwoordelijkheid te dragen voor iets of iemand, maar toch geen verantwoording af te leggen.”
Met die interpretatie in het achterhoofd zou kunnen worden afgeleid dat iedere persoon in het projectteam verantwoordelijk kan zijn (door toewijzing), maar dat zijn of haar verantwoording afhangt van de mate van betrokkenheid en acceptatie van die verantwoording.
Ik ben niet gelukkig met deze definitie, omdat het de zaken een beetje los maakt. Kunnen projectmanagers een “get out of jail card” krijgen op basis van het argument dat hun team geen gebruik heeft gemaakt van hun recht om verantwoording te accepteren?
Does Accountability Live at the Top of an Organization?
Een goed samenvattend document van Michael L Smith en James Erwin, getiteld “Role & Responsibility Charting (RACI)” biedt de doorbraak waar ik naar op zoek was.
De auteurs maken de volgende uitstekende observatie:
Managers en supervisors zijn niet verantwoordelijk voor alles in hun organisatie. Het in kaart brengen van verantwoordelijkheden zorgt ervoor dat de verantwoordelijkheid wordt gelegd bij de persoon die werkelijk verantwoordelijk kan zijn voor specifiek werk.
Dikwijls resulteert dit in verantwoordelijkheden voor acties die naar beneden worden verplaatst naar het meest geschikte niveau.
Dit is een belangrijk punt. Verantwoordelijkheid leeft niet noodzakelijk aan de top, maar wordt eerder geplaatst op het meest geschikte niveau, bij de persoon die voor het werk verantwoordelijk kan zijn.
The Ultimate Definitions
De auteurs geven verdere uitwerking aan de definities van verantwoordelijk en toerekeningsvatbaar, als volgt:
De toerekeningsvatbare persoon is het individu dat uiteindelijk voor de activiteit of de beslissing verantwoordelijk is. Dit omvat “ja” of “nee”-bevoegdheid en vetorecht. Aan een actie kan slechts één verantwoordelijke persoon worden toegewezen.
De verantwoordelijke persoon is de persoon (personen) die de taak feitelijk uitvoert (uitvoeren). De verantwoordelijke persoon is verantwoordelijk voor de actie/uitvoering. De verantwoordelijkheid kan worden gedeeld. De mate van verantwoordelijkheid wordt bepaald door het individu met de “verantwoordelijkheid.”
De bovenstaande definities geven een veel grotere mate van duidelijkheid en zijn gemakkelijk te begrijpen binnen een projectomgeving. Maar als we teruggaan naar het scenario eerder in dit artikel, zouden we nu beter in staat zijn vast te stellen wiens schuld het is als het project niet oplevert?
Het duidelijk vaststellen van de rollen en verantwoordelijkheden van het project (door het publiceren van een gedetailleerd RACI-diagram) kan een lange weg afleggen om eventuele onduidelijkheden en misverstanden uit de weg te ruimen.
Een voorafgaande bepaling van verantwoordelijkheden is slechts het begin, en dit moet worden gevolgd door een duidelijke communicatie en acceptatie van deze rollen en verantwoordelijkheden door de betrokkenen.
Blame games en het aanwijzen van fouten kan alleen gedijen in een omgeving waar nooit duidelijk is geweest wie verantwoordelijk is en wie verantwoording moet afleggen. Als deze niet goed worden gecommuniceerd, is de kans groot dat u, de projectmanager, wordt gevraagd te reageren op het “please explain”-briefje van de projectsponsor.
Denk er eens over na!
Shim Marom
Shim Marom is de auteur van quantmleap.com. Zijn blog is een poging om het domein van projectmanagement te bekijken vanuit onorthodoxe en onconventionele perspectieven, gebruikmakend van de nieuwste ontwikkelingen in wetenschap, kunst en filosofie om aannames en methoden die veel worden gebruikt binnen het projectmanagementvak te onderzoeken en uit te leggen.
Dit artikel is van Shim Marom van quantmleap.com.