Wat u moet weten over vrijstellingscertificaten voor omzetbelasting en gebruiksbelasting
Als deskundige op het gebied van staats- en lokale belastingen (“SALT”) help ik cliënten bij het nakomen van hun verplichtingen inzake de naleving van de verkoop- en gebruiksbelasting in meerdere staten. Dat omvat uiteraard ook de vertegenwoordiging wanneer hun aangiften (of het ontbreken daarvan) aan een audit worden onderworpen. Een van de meest gestelde vragen van cliënten betreft het verkrijgen van vrijstellingscertificaten van in aanmerking komende klanten. Elke bedrijfseigenaar moet zich bezighouden met vrijstellingscertificaten en begrijpen wanneer en waarom ze deze moeten verkrijgen, zodat ze de blootstelling aan omzetbelasting kunnen minimaliseren als het bedrijf wordt gecontroleerd.
Waarom zijn vrijstellingscertificaten vereist?
Vrijstellingscertificaten voor de omzetbelasting zijn vereist wanneer een verkoper een verkoop van belastbare goederen of diensten doet, en geen omzetbelasting int in een rechtsgebied, waarin hij dat wel moet. Het certificaat wordt afgegeven door een koper om belastingvrije aankopen te doen die normaal onderworpen zouden zijn aan omzetbelasting. De meeste vrijstellingscertificaten voor de omzetbelasting verlopen niet en de verkoper moet de vrijstellingscertificaten handhaven zolang er aan de koper wordt verkocht en er geen omzetbelasting wordt geïnd. Vrijstellingscertificaten zijn niet vereist voor items die niet belastbaar zijn door de wet.
Is er een wereldwijde vrijstellingscertificaat dat kan worden gebruikt in meerdere staten?
Nee, helaas zijn er geen globale regels met betrekking tot vrijstellingscertificaten. Elke staat heeft zijn eigen set van vrijstellingscertificaten en regels en voorschriften voor het gebruik ervan, maar er zijn wel een aantal algemene regels van toepassing. Bijvoorbeeld, de meeste staten hebben brede categorieën van vrijstellingen – wederverkoop, overheid, productie, vrijgestelde organisaties, telecommunicatie, landbouw, enz. Aangezien niet elke staat elke vrijstelling heeft, moet rekening worden gehouden met lokale regels en lokale nalevingsvereisten.
Verschillen staten in hun behandeling van verkopen aan vrijgestelde organisaties en overheidsinstanties?
Ja, staten verschillen in hun behandeling van verkopen aan vrijgestelde organisaties (501 (c) (3) status voor inkomstenbelastingdoeleinden) en overheidsinstanties. Een algemene vuistregel is dat aankopen door de federale overheid in elke staat zijn vrijgesteld, maar de documentatievereisten variëren. Sommige staten belasten aankopen door staats- en lokale overheden, waaronder MN, SC, WA, CA, AZ en HI. Staten die staats- en lokale overheidsinstellingen vrijstellen, eisen doorgaans dat de aankopen uitsluitend bestemd zijn voor gebruik door de vrijgestelde entiteit en dat de vrijgestelde entiteit de betaler is.
De meeste klanten denken dat alle verkopen aan not-for-profit 501 (c) (3) organisaties automatisch zijn vrijgesteld. Dit kan een kostbare veronderstelling zijn. Om een non-profit organisatie vrij te stellen, moet de organisatie de status van vrijgestelde verkoop- en gebruiksbelasting aanvragen en krijgen in de staat (staten) waar zij zaken doet. Laat u niet misleiden door de vrijgestelde klinkende naam van de organisatie, zorg ervoor dat u een correct ingevuld vrijstellingscertificaat krijgt als er geen belasting wordt geheven, anders kunt u boetes krijgen voor het niet innen van omzetbelasting.
Als verkoper, hoe weet ik welk vrijstellingscertificaat van toepassing is op een transactie?
Zoals hierboven opgemerkt, zijn er geen snelle en gemakkelijke regels met betrekking tot vrijstellingscertificaten. Verschillende certificaten gelden voor verschillende vrijstellingen, en er kunnen unieke certificaten zijn voor gespecialiseerde eigendommen of diensten. Men moet de verschillende websites van de belastingdienst onderzoeken of zijn SALT-adviseur raadplegen om te bepalen welke vorm van toepassing is. Op de website van het ministerie van Belastingen en Financiën van de staat New York staat bijvoorbeeld een zeer nuttig belastingbulletin, ST-240 Exemption Certificates for Sales Tax, waarin wordt uitgelegd wie vrijstellingscertificaten mag gebruiken, hoe deze correct moeten worden gebruikt en welk certificaat moet worden gebruikt op basis van de algemene vrijstellingen van omzetbelasting in de belastingwet. Het bulletin is te vinden op: http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/
vrijstellingscertificaten_voor_verkoopbelasting.htm.
Waarom kan een verkoper niet gewoon een Multi-Jurisdiction Certificate (MJC) afgeven zoals voorgeschreven door de Multi-State Tax Commission of het Streamlined Sales Tax Agreement Exemption Certificate dat is ontwikkeld door de Streamlined Sales and Use Tax Governing Board?
Zoals hierboven besproken, verschillen de regels voor de verkoop- en gebruiksbelasting per staat. Om verkopers te helpen hun multi-jurisdictionele verplichtingen na te komen, hebben veel staten zich aangesloten bij de Multistate Tax Commission of het Streamlined Sales Tax Project.
De Multistate Tax Commission is een intergouvernementele belastinginstantie van de staat die namens staten en belastingbetalers werkt aan een billijke en efficiënte administratie van belastingwetten die van toepassing zijn op multistatale en multinationale ondernemingen. De Commissie heeft een Uniform Sales and Use Tax Certificate ontwikkeld dat door 38 staten wordt aanvaard voor gebruik als een “algemeen” wederverkoopcertificaat (het gebruik van dit certificaat is niet geldig in de staat New York en in verscheidene andere staten). De staten hebben echter uiteenlopende regels met betrekking tot de vereisten voor vrijstelling van wederverkoop. Sommige staten eisen dat de wederverkoper (koper) geregistreerd is om omzetbelasting te innen in de staat waar de wederverkoper zijn aankoop doet. Andere staten zullen het certificaat aanvaarden indien een identificatienummer wordt verstrekt voor een andere staat (bv. de thuisstaat van de koper). Men moet bij de juiste staat nagaan of men voldoet aan de eisen van die staat om als wederverkoper te worden beschouwd en of men het MJC kan gebruiken om vrijstelling van omzetbelasting te claimen.
Het Streamlined Sales and Use Tax Project (“SSTP”) is een samenwerkingsverband van 44 staten en het bedrijfsleven om de administratie van de inning van omzetbelasting en gebruiksbelasting door detailhandelaren en staten te vereenvoudigen. Als middel om het voor detailhandelaars en verkopers op afstand die in meerdere staten actief zijn, gemakkelijker te maken om hun zaken te doen in een eerlijke en concurrerende omgeving, heeft de raad van bestuur van het SSTP een multistaatsvrijstellingscertificaat ontwikkeld, het Streamlined Sales Tax Agreement Exemption Certificate. Het certificaat voorziet in een verscheidenheid van vrijstellingen en is niet beperkt tot transacties van het type wederverkoop. Niet alle staten staan alle op dit formulier vermelde vrijstellingen toe en staten zoals New York aanvaarden het gebruik van dit certificaat niet als een geldig vrijstellingscertificaat. Het is de taak van de koper om te bepalen of hij in aanmerking komt voor vrijstelling van belasting in de staat die anders belasting over de verkoop verschuldigd zou zijn. Dus, afhankelijk van de regels in een bepaald rechtsgebied en hun niveau van deelname aan het MJC of SSTP kunnen verschillende vrijstellingen en indieningsvereisten van toepassing zijn.
Wat wordt bedoeld met een “correct ingevuld” certificaat?
In de meeste staten betekent een correct ingevuld vrijstellingscertificaat dat het certificaat in zijn geheel is ingevuld door de koper, d.w.z. elke regel die moet worden ingevuld, is ingevuld door de koper die het certificaat afgeeft. De meeste staten eisen dat het naar behoren ingevulde certificaat binnen 90 dagen na de verkoopdatum wordt verkregen en dat een verkoper het certificaat te goeder trouw aanvaardt. Het te goeder trouw aanvaarden van een certificaat betekent dat de verkoper geen reden heeft om aan te nemen dat wat de koper op het certificaat heeft aangegeven niet waar is.
Wat gebeurt er als een verkoper geen correct ingevuld vrijstellingscertificaat heeft verkregen en de klant niet kan vinden om een nieuw certificaat te verkrijgen omdat ze niet langer in zaken zijn
In de meeste auditsituaties zal een niet-belastbare verkoop die niet wordt ondersteund door een correct ingevuld vrijstellingscertificaat, worden afgewezen en zal omzetbelasting worden geheven van de verkoper, ook al is omzetbelasting in het algemeen een “consumentenbelasting”. Tot overmaat van ramp wordt bij de controle van de meeste niet-belastbare verkopen gebruik gemaakt van een “testperiode-controlemethode” (een beperkte periode wordt “getest” en er wordt een foutenpercentage ontwikkeld dat voor de gehele controleperiode wordt geprojecteerd), zodat de verschuldigde omzetbelasting voor elke afgekeurde verkoop voor de gehele controleperiode wordt “geprojecteerd”. Een ontbrekend of onvolledig vrijstellingscertificaat kan bij een controle onnodige risico’s opleveren door de mathematische samenstelling van het foutenpercentage:
- Stel dat de controleur voor een periode van een maand in totaal voor 525.000 dollar aan niet-belastbare verkopen test. Van dat bedrag keurt de controleur voor 12.000 dollar aan niet-belastbare verkopen in de testperiode af wegens het ontbreken van correct ingevulde vrijstellingscertificaten. Uitgaande van een omzetbelastingtarief van 8% en van 36 maanden in de controleperiode, zal de accountant een extra verschuldigde omzetbelasting van $34.560 ($12.000 x 8% = $960 X 36 maanden) begroten als gevolg van slechts $960 aan extra belasting die in de testperiode verschuldigd bleek te zijn.
Naast het feit dat het bedrijf omzetbelasting verschuldigd is als gevolg van ontbrekende of onvolledige vrijstellingscertificaten, stellen de meeste staten “verantwoordelijke personen” (personen die de plicht hebben voor het bedrijf op te treden) persoonlijk aansprakelijk indien het bedrijf de belasting, boete en rente die als gevolg van een audit verschuldigd zijn, niet volledig betaalt. In het bovenstaande voorbeeld, en in de veronderstelling dat het bedrijf niet akkoord gaat of de verschuldigde belasting niet volledig betaalt, zal de bedrijfseigenaar dus een persoonlijke aanslag krijgen voor de $34.560 aan verschuldigde belasting, plus boete en rente. Persoonlijke aanslagen kunnen de kredietwaardigheid ernstig beïnvloeden en zullen zeker onnodige financiële moeilijkheden veroorzaken.
Wat kan men doen om blootstelling aan audits te vermijden of te minimaliseren bij het verkrijgen van vrijstellingscertificaten?
De volgende beste praktijken kunnen helpen de blootstelling bij een audit van de niet-belastbare verkopen van uw bedrijf te minimaliseren of te elimineren:
- Wordt vertrouwd met vrijstellingscertificaten in de staten waar u zaken doet en stel een vrijstellingscertificatenbeleid op waaraan iedereen in uw bedrijf zich moet houden, zonder uitzonderingen.
- Verzamel een correct ingevuld vrijstellingscertificaat op het moment van de eerste verkoop. Maar al te vaak krijgt een verkoper van zijn klant te horen: “Ik ben vrijgesteld, reken mij geen belasting, ik zal u een vrijstellingscertificaat sturen”, en natuurlijk stuurt de klant dat nooit. Heffing van omzetbelasting op alle belastbare verkooptransacties totdat u een correct ingevuld vrijstellingscertificaat ontvangt.
- Zorg ervoor dat vrijstellingscertificaten gedurende de vereiste periode worden bewaard om de niet-belastbare status van vrijgestelde verkopen te ondersteunen. Uw dossier moet mogelijk worden bewaard zolang u aan een bepaalde klant geen omzetbelasting in rekening blijft brengen, of de periode van de verjaringstermijn in de staat (staten) waar u zaken doet, afhankelijk van welke van beide van toepassing is. En onthoud, het is niet genoeg om alleen het certificaat te krijgen; u moet het ook onderhouden en beschikbaar stellen tijdens een audit.
- Centraliseer de ontvangst en opslag van alle vrijstellingscertificaten. Een gedecentraliseerd archiveringssysteem kan leiden tot hiaten in een goede interne controle over vrijstellingscertificaten. Gedecentraliseerde bewaring van certificaten leidt vaak tot verloren of onvolledige certificaten. Verspreid de verantwoordelijkheid niet over uw bedrijf. Dure fouten treden vaak op wanneer vrijstellingscertificaten worden verkregen door verkopers, winkelmanagers, winkelbedienden, enz. die mogelijk niet goed zijn opgeleid om te identificeren wat een correct ingevuld certificaat is of het juiste certificaat om te verkrijgen.
- In bedrijven waar er veel vrijstellingscertificaten in het bestand zitten, is het een goed idee om certificaten elektronisch te onderhouden. Er is gespecialiseerde software beschikbaar die de blootstelling aan audits kan verminderen en de productiviteit kan verhogen door het beheer van vrijstellingscertificaten te centraliseren.
Wanneer u belastbare producten of diensten verkoopt en geen omzetbelasting int, of u koopt artikelen in zonder omzetbelasting te betalen, moet u de gevolgen van uw activiteiten voor de omzet- en gebruiksbelasting kennen in elke staat waarin u zaken doet. Zorg ervoor dat u vrijstelling verkrijgt in staten waar de nexus is vastgesteld en concentreer u vervolgens op het type vrijstelling waarop aanspraak wordt gemaakt om ervoor te zorgen dat het juiste vrijstellingscertificaat wordt verkregen.
Raadpleeg het advies van een SALT-professional van Marcum zodat u onnodige belastingrisico’s bij een controle van uw niet-belastbare verkopen of aankopen als gevolg van problemen met vrijstellingscertificaten kunt vermijden of op zijn minst kunt minimaliseren.