Wat zijn de verschillende soorten boekhoudsystemen? Opties toegelicht
Er zijn twee soorten boekhoudsystemen: Het eerste is een Single Entry System, waarbij een klein bedrijf elke transactie als een regelpost in een grootboek registreert. De andere is een Double Entry System, waar elke transactie wordt geregistreerd als een debet en credit in afzonderlijke rekeningen.
Een Double Entry System zorgt ervoor dat de boeken van een bedrijf in evenwicht.
Hier is wat we zullen behandelen:
Wat is het verschil tussen Single Entry en Double Entry?
Wat zijn de soorten van boekhoudkundige software?
Wat zijn de soorten boekhoudmethoden?
Welke boekhoudmethode moet ik gebruiken?
NOOT: FreshBooks Support-teamleden zijn geen gecertificeerde professionals op het gebied van inkomstenbelasting of boekhouding en kunnen geen advies geven op deze gebieden, buiten het ondersteunen van vragen over FreshBooks. Als u inkomstenbelastingadvies nodig hebt, neemt u contact op met een accountant in uw omgeving.
Wat is het verschil tussen Single Entry en Double Entry?
Een single entry-systeem van boekhouding wordt meestal gebruikt door zeer kleine bedrijven vanwege de eenvoud. Misschien doet het bedrijf niet veel transacties op een bepaalde dag, of is het een eenmanszaak en heeft de eigenaar geen tijd of behoefte aan een uitgebreide boekhouding. Een systeem met één boeking is handig, eenvoudig (er is geen formele opleiding nodig) en levert kostenbesparingen op omdat er geen complexe software voor nodig is. Een eigenaar van een klein bedrijf zou desgewenst een enkelvoudige boekhouding kunnen voeren met een Excel-programma.
Er zijn nadelen aan een enkelvoudige boekhouding. Door de onvolledigheid van de ingevoerde gegevens is een goede financiële verslaglegging onmogelijk. Daardoor is het voor de ondernemer moeilijk om een financiële analyse te maken en middelen voor de toekomst te plannen. Fouten blijven veel vaker onopgemerkt en diefstal wordt minder snel ontdekt (omdat er geen inventaris van activa is). De belastingdienst erkent geen enkel boekhoudsysteem met één boeking voor rapportagedoeleinden.
Een dubbel boekhoudsysteem is een veel gedetailleerder boekhoudproces, dat meestal door grotere bedrijven wordt gebruikt. Een dubbel boekhoudsysteem zorgt voor een volledige administratie en maakt het mogelijk om goede financiële overzichten te maken. Fouten zijn ook sneller op te sporen. Een dubbel boekhoudsysteem geeft een veel nauwkeuriger beeld van de financiën van een bedrijf.
Een dubbel boekhoudsysteem is kostbaar, vaak ingewikkeld en tijdrovend. Het is ook onderhevig aan fouten ook, als een hele transactie niet is opgenomen is er geen manier voor het systeem om te weten.
Wat zijn de soorten van boekhoudsoftware?
Single Entry System
Een single entry-systeem vereist geen ingewikkelde software. Een Excel-spreadsheet of iets dergelijks is alles wat nodig is om de informatie in te voeren. Een transactie met een enkelvoudig invoersysteem kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien:
|
Datum |
Beschrijving |
Uitgaven |
Inkomsten |
Belasting |
Betaalwijze |
Saldo |
| Pen set | N/A | $85.80 | $5,80 | Cash | $7.800 |
Merk op dat de kolom ‘Uitgaven’ leeg is. Omdat dit een verkooptransactie was, wordt de betaling door de klant beschouwd als “Inkomsten”. Had dit bedrijf in plaats daarvan een leverancier betaald, dan zou het te betalen bedrag als ‘uitgaven’ zijn geboekt.
Het ‘Saldo’ verwijst naar het totale kassaldo van het bedrijf op zijn zakelijke bankrekening, nadat de transactie is toegevoegd.
Dubbel boekhoudsysteem
Een dubbel boekhoudsysteem vereist wel software om het goed te beheren. Ondernemers moeten online zoeken naar software die gemakkelijk te begrijpen is (ontworpen voor ondernemers, niet voor accountants) en een die direct toegang biedt tot een aantal rapporten, zoals:
- Winst &Verliesrekening
- General Ledger
- Chart of accounts
- Sales tax summary
- Invoice summary
- Payment summary
- Expense reports
Freshbooks, opgericht in 2003, biedt dergelijke functies voor bedrijven van elke omvang, met inbegrip van klantenondersteuning via e-mail of hulplijn.
Wat zijn de soorten van boekhoudkundige methoden?
Er zijn twee soorten van boekhoudkundige methoden: Cash Accounting en Accrual Accounting:
Cash Accounting Method
Cash accounting registreert inkomsten en uitgaven wanneer ze worden ontvangen en betaald (wanneer het geld in andere handen overgaat).
Accrual Accounting Method
Accrual accounting registreert de dollarbedragen wanneer een transactie (een rekening die uitgaat of een factuur die binnenkomt) plaatsvindt, niet wanneer het geld daadwerkelijk wordt uitgewisseld. Een boekhoudmethode op transactiebasis is wettelijk verplicht wanneer een bedrijf een omzet van meer dan 5 miljoen heeft. Men gelooft dat deze methode van boekhouden een nauwkeuriger beeld geeft van de financiën van een bedrijf.
Dit zijn de twee belangrijkste soorten boekhoudmethoden, hoewel bedrijven soms een hybride van de twee mogen gebruiken, als aan bepaalde voorwaarden wordt voldaan.
Welke boekhoudmethode moet ik gebruiken?
Welke boekhoudmethode u moet kiezen, hangt af van de grootte van uw bedrijf.
Zoals een enkel boekhoudsysteem, heeft een kasboekhoudmethode de voorkeur van kleine bedrijven, omdat het eenvoudig te implementeren is en tijd bespaart. Omdat de transactie wordt geregistreerd wanneer contant geld van eigenaar wisselt, heeft de ondernemer een beter idee van de kasstroom van het bedrijf op een gegeven moment.
Boekhouding op transactiebasis heeft de voorkeur van grotere bedrijven (en is in sommige gevallen wettelijk verplicht), omdat het een organisatie een duidelijker beeld geeft van de inkomsten en uitgaven van het bedrijf. Bijvoorbeeld, als de gecombineerde omzet van een bedrijf in december in totaal 1,2 miljoen bedraagt, dan zou een boekhoudsysteem op transactiebasis dat bedrag in de jaarrekeningen van het bedrijf laten zien, zelfs als de betalingen van de klanten pas in het begin van het volgende jaar binnenkomen. Als het senior management in plaats daarvan een kasstelsel had gehanteerd, zou het zich niet bewust zijn van de 1,2 miljoen en zou het beslissingen of beleid kunnen nemen op basis van onvolledige informatie.