Wat zijn variabele kosten?

Wat zijn variabele kosten?

In elk bedrijfsbudget vindt u bepaalde uitgaven die van maand tot maand drastisch kunnen veranderen. Dit zijn variabele kosten, en zij vormen een groot deel van de uitgaven van kleine bedrijven (in tegenstelling tot vaste kosten, die elke maand hetzelfde blijven). De fluctuerende bedragen achter variabele kosten maken het plannen ervan in uw bedrijfsbudget moeilijk – maar niet onmogelijk.

Budgettering voor variabele kosten is geen exacte wetenschap, maar er zijn enkele trucs die u kunt gebruiken om ervoor te zorgen dat ze de financiën van uw bedrijf niet doen ontsporen. Voordat we echter ingaan op het hoe en waarom, moeten we een solide definitie van variabele kosten opstellen en het verschil verduidelijken tussen de drie soorten kosten die van invloed zijn op uw bedrijfsbudget: variabele kosten, discretionaire kosten en vaste kosten.

Voorbeelden van elk type zakelijke uitgaven

Om u verder te helpen begrijpen wat het verschil is tussen een variabele uitgave en andere soorten zakelijke uitgaven, laten we eens kijken naar een paar voorbeelden. Dit zal helpen verduidelijken wat vaste kosten zijn, de definitie van variabele kosten, en u in staat stellen ook discretionaire kosten te begrijpen:

Vaste kosten:

• Huur
• Verzekeringsuitkeringen
• De meeste uitkeringen voor leningen
• Gelden en abonnementen
• Jaarsalarissen

Variabele kosten:

• Uitgaven voor nutsvoorzieningen
• Uitgaven voor gebruik van auto’s, zoals brandstof en onderhoud
• Bureaubenodigdheden
• Professionele diensten die per uur in rekening worden gebracht
• Loonkosten voor werknemers op uurbasis

Discretionaire uitgaven:

• De meeste maaltijden en representatiekosten
• Geschenken van klanten
• Personeelsfeesten en bonussen

Dus, eenvoudig gezegd, de definitie van variabele uitgaven zijn kosten die veranderen; een vaste kost blijft over een lange periode hetzelfde; en u kunt discretionaire uitgaven beschouwen als uw “nice-to-haves.”

Variabele uitgaven zijn meer dan bedrijfskosten

Een ding om op te merken is dat de bovenstaande lijsten zich richten op bedrijfskosten, maar variabele uitgaven hebben meestal meer invloed op uw kosten van verkochte goederen dan wat dan ook. Als uw bedrijf een product produceert, moet u zich bewust zijn van de variabele kosten van de productie.

Waarom is dit belangrijk? Uw variabele productiekosten hebben een directe invloed op uw break-even-point. Het break-even punt van uw bedrijf is hoeveel geld u moet verdienen om uw kosten voor de maand te dekken. En als ondernemer weet u hoe belangrijk het is om meer te verdienen dan u uitgeeft.

Hoe beïnvloeden variabele kosten mijn bedrijfsbudget?

Nu we een goed begrip hebben van de definitie van variabele kosten en de andere soorten bedrijfsuitgaven, laten we eens kijken hoe variabele kosten uw bedrijfsbudget beïnvloeden.

Het leuke van variabele kosten is dat u uw variabele productiekosten gemakkelijk kunt aanpassen in reactie op een daling van de verkoop of productie… eigenlijk passen ze zichzelf meestal aan, want als de productie vertraagt, stopt u met het maken van deze kosten. Overhead variabele kosten, zoals die welke hierboven zijn opgesomd, zijn moeilijker aan te passen. Dat betekent ook dat ze moeilijker te plannen zijn in uw budget.

Laten we eens kijken naar een voorbeeld van variabele kosten waar we allemaal mee te maken kunnen hebben: elektriciteitskosten. Afhankelijk van waar u woont en uw opties voor verwarmingsbronnen, kan uw elektriciteitsrekening variëren van ongeveer $ 100 / maand in de mildere maanden van het jaar tot meer dan $ 300 / maand in de strengste delen van de zomer en winter.

Veranderende klimaatomstandigheden hebben ook invloed op deze toch al variabele uitgaven. U kunt een jaar of twee van zeer zacht winterweer hebben, om vervolgens uit het niets getroffen te worden door een winter die maar niet ophoudt.

Hoewel u stappen kunt ondernemen, zoals het gebruik van een slimme thermostaat, om het bedrag dat u betaalt voor elektriciteit te verlagen, ligt deze variabele uitgave grotendeels buiten uw controle. Dat is frustrerend, want een onverwacht hoge elektriciteitsrekening kan een ravage aanrichten in uw budget, vooral als die samenvalt met een dalende omzet. (En als u bijvoorbeeld een temperatuurgevoelig product produceert, kunt u niet zomaar zonder verwarming of koeling om geld te besparen – en uw werknemers zullen het daar vast mee eens zijn, wat voor werk u ook doet.)

Hoe lost u dit op?

5 manieren om de impact van variabele kosten op uw budget te beperken

In het bovenstaande voorbeeld kunt u soms de impact van variabele kosten beperken door uw serviceprovider te vragen u elke maand een vast bedrag te laten betalen. (Bedrieglijk eenvoudig, maar echt nuttig.) Dit vaste bedrag is gebaseerd op het gemiddelde van uw facturen van de afgelopen 12 maanden. Veel nutsbedrijven bieden deze optie om hun klanten te helpen budgetteren, maar een gemiddelde betalingsoptie zal niet beschikbaar zijn voor elke variabele uitgave in uw budget.

U kunt dit concept van gemiddelde betaling echter nog steeds gebruiken om de impact van variabele kosten op uw budget te verminderen.

• Bepaal het jaargemiddelde voor elke variabele uitgave in uw budget. Wanneer u het jaarlijkse gemiddelde voor een variabele uitgave bepaalt, moet u niet in de verleiding komen om alleen naar de afgelopen 12 maanden te kijken. Neem de tijd om het gemiddelde van drie jaar aan variabele uitgaven te bekijken. Zo kunt u rekening houden met afwijkingen die van invloed kunnen zijn op uw gemiddelde voor een uitgave. Tenzij u stappen hebt ondernomen om een variabele uitgave permanent te verlagen, moet u het zekere voor het onzekere nemen en het hoogste gemiddelde bedrag gebruiken.

• Voeg een buffer toe. Nadat u het gemiddelde voor elke variabele uitgave hebt bepaald, voegt u er een buffer aan toe. Een buffer van 3% tot 5% zou meer dan voldoende moeten zijn om prijsstijgingen en de meeste onregelmatigheden te dekken die tot een uitschieter in het uitgavenjaar zullen leiden. Als u echt voorzichtig wilt zijn – en als uw budget het aankan – bouw dan een buffer in van 10%.

• Houd uw werkelijke uitgaven bij. Vergelijk elke maand uw werkelijke uitgaven voor elke variabele uitgave met het gebudgetteerde bedrag. Noteer of u voor elke uitgavencategorie boven of onder het budget zat. Als u boekhoudsoftware voor bedrijven gebruikt, zoek dan naar een vergelijkingsrapport van winst en verlies met het budget. Dit rapport kan meestal worden aangepast om de berekening van de stijging of daling van het dollarbedrag voor u uit te voeren, zodat u in één oogopslag kunt zien of u boven of onder het budget zat zonder dat u zelf hoeft te rekenen.

• Zet een spaarrekening op voor variabele uitgaven. Dit is de cruciale stap in dit proces. Elke maand dat u voor een variabele uitgave onder het budget zit, zet u het overschot op uw zakelijke spaarrekening voor variabele uitgaven. Zo creëert u een reserve waaruit u kunt putten in maanden waarin uw uitgaven hoger zijn dan normaal. Bijvoorbeeld, stel dat uw elektriciteitsrekening gemiddeld 375 dollar per maand bedraagt. De winter is zacht, dus uw elektriciteitsrekening is in januari $355 en in februari $325. Maart komt echter als een leeuw binnen en een week met onverwachte temperaturen onder het vriespunt resulteert in een elektriciteitsrekening van $445 in maart, terwijl de rekening voor maart gewoonlijk dichter bij $245 ligt. De meeste bedrijfseigenaren begroten hun variabele uitgaven op basis van de werkelijke uitgaven van het voorgaande jaar. Maar omdat u een gemiddelde van $375/maand voor elektriciteit hebt begroot ($130 meer dan uw gebruikelijke elektriciteitsrekening voor maart) en omdat u het teveel begrote geld voor uw elektriciteitsrekening in januari ($20) en februari ($50) naar uw spaarrekening voor variabele uitgaven hebt overgeboekt, hebt u genoeg geld voor de onverwacht hoge elektriciteitsrekening voor de maand maart. Als u alleen de $245 voor een “normale” elektriciteitsrekening voor maart had begroot, zou u snel $200 extra hebben moeten bijleggen. Voor een heel klein bedrijf, of een bedrijf dat met een omzetdaling te maken heeft, kan dit heel moeilijk zijn.

Open nu een zakelijke spaarrekening als u die nog niet hebt

• Herschat jaarlijks uw variabele uitgaven. U komt misschien in de verleiding om elk jaar dezelfde prognoses voor variabele kosten in uw begroting op te nemen, vooral als u een behoorlijk bedrag hebt gespaard op uw spaarrekening voor variabele kosten. Vermijd deze verleiding. U moet uw variabele uitgaven elk jaar opnieuw beoordelen. Vooral in uitgavencategorieën waar u iets meer controle over hebt dan bij nutsvoorzieningen, zoals de kosten voor autogebruik, zijn er mogelijkheden om strategische wijzigingen aan te brengen om de uitgaven onder controle te houden.

Helpful Tip: Alle variabele kosten opnemen in uw begroting

De meeste budgetsjablonen zijn zo ontworpen dat ze overeenkomen met het rekeningstelsel van een typische onderneming. Dit betekent dat vaste kosten, variabele kosten en discretionaire uitgaven verspreid over de sjabloon staan. Deze lay-out maakt het heel gemakkelijk om uw werkelijke cijfers te vergelijken met uw gebudgetteerde cijfers (herinnert u zich het eerder genoemde Winst- en verliesvergelijkingsrapport?), maar het maakt het ook gemakkelijk om uw variabele en discretionaire uitgaven te “verdoezelen” wanneer u uw budgetnummers vaststelt.

Wanneer u voor het eerst uw bedrijfsbudget samenstelt, begin dan met het opsommen van uw uitgaven per type (vast, variabel, en discretionair). Nadat u het juiste bedrag voor elke uitgave hebt bepaald, kunt u die bedragen in uw budgetsjabloon stoppen, zodat het klaar is om te gebruiken om uw budget elke maand te vergelijken met de werkelijke cijfers.

In het kort, de beste manier om ervoor te zorgen dat u bent voorbereid om de impact van variabele uitgaven te beperken, komt neer op aandacht besteden aan de kosten van die uitgaven in het verleden, en jezelf voorbereiden met een buffer of wat besparingen om in de toekomst voor hen te zorgen. Gemiddelden zijn goede indicatoren van waar u zou kunnen landen, zodat u niet wordt verrast – en blijf opletten, zodat u niet wordt geschokt door veranderingen.

Vermindering van de werkelijke variabele kosten

Hierboven hebben we ons gericht op het verminderen van de impact van variabele kosten op uw budget, maar wat als u zich op een plek bevindt waar u uw werkelijke variabele kosten moet verminderen? Als uw bedrijf worstelt met het gebrek aan voorspelbaarheid, of als u kosten moet besparen, kunt u op zoek zijn naar een verlaging van uw totale variabele kosten.

Hoewel we hierboven het voorbeeld van elektriciteit gebruikten, zult u merken dat de meeste van uw variabele kosten zich rond de feitelijke productie van uw product bevinden. Het gaat om de arbeid en de materialen die erin gaan, en als je kosten moet besparen, moet je dit proces analyseren en kijken of er manieren zijn waarop je een vergelijkbare output kunt produceren, zelfs nadat kosteneffectieve veranderingen in dit proces zijn aangebracht. Voorbeelden zijn:

1. Arbeid. Is er iets dat kan worden geautomatiseerd of uitbesteed zonder dat de kwaliteit daaronder lijdt? Kunt u de efficiëntie van uw arbeidskrachten verhogen, meer output verkrijgen, door hen bepaalde hulpmiddelen of diensten aan te bieden?
2. Materialen. Gebruikt u de meest kosteneffectieve materialen? Kunt u in het groot inkopen? Als u betere materialen koopt, hebt u dan minder problemen met uw product?
3. Beoordeling van uw product of dienst. Veel bedrijven bieden verschillende producten en diensten. Je zou kunnen verkopen dingen als een pakket, maar het is slechts een deel van het pakket dat is echt het genereren van inkomsten. Moet u bepaalde functies elimineren? Is er een manier waarop u uw product of dienst sneller kunt leveren?

Bedenk dat, alleen omdat iets altijd op een bepaalde manier is gedaan, dat nog niet betekent dat het de juiste manier is. Naarmate bedrijven groeien, kunt u overweldigd raken en hebt u meestal niet de tijd om uw huidige systemen en processen zo veel als u wilt af te breken. Maar, gezien hoeveel de markt kan veranderen en de kosten kunnen evolueren, kan dit uw bedrijf echt helpen gebieden te identificeren waarop u kunt besparen op variabele kosten.

Variabele kosten beïnvloeden uw budget… maar ze moeten het niet vernietigen

Het is frustrerend om een plan te vormen, alleen om omstandigheden buiten uw controle dat plan uit de koers te gooien. Dit is een van de redenen waarom veel eigenaren van kleine bedrijven budgettering helemaal vermijden. Vooral als de meeste van uw zakelijke uitgaven variabel zijn – zoals vaak het geval is bij zeer kleine bedrijven – kan het onmogelijk lijken om met een nauwkeurige begroting te komen.

Nu u een duidelijke definitie van variabele kosten hebt, kunnen met een beetje planning zelfs de meest volatiele van uw variabele uitgaven gemakkelijk in uw budget worden opgenomen. Het opbouwen van een buffer op een zakelijke spaarrekening om u door de maanden te dragen waarin uw variabele uitgaven hoger zijn dan geprojecteerd, zal uw budget op schema houden en uw cashflow beschermen. Het jaarlijks opnieuw beoordelen van uw budget voor variabele kosten zal u helpen gebieden te identificeren voor besparingen en andere verbeteringen.