10 eenvoudige manieren om de communicatie op het werk te verbeteren
Goede communicatie is een van de beste manieren om ervoor te zorgen dat iedereen in uw team begrijpt wat er van hem of haar wordt verwacht. Als de communicatie niet goed verloopt, kan dat leiden tot verwarring, frustratie en een gebrek aan vertrouwen tussen de verschillende niveaus van de organisatie. In het ergste geval kan slechte communicatie leiden tot een hoger verloop, ziekteverzuim en een lagere klanttevredenheid.
Hoe de communicatie op het werk te verbeteren?
Het goede nieuws is dat er talloze manieren zijn waarop u de communicatie op de werkplek kunt verbeteren, waarvan er geen veel geld of tijd nodig is om te implementeren. Sommige manieren houden in dat u werkt aan de manier waarop u communiceert en dat u formelere processen invoert, terwijl andere gericht zijn op het creëren van een omgeving waarin mensen opener kunnen communiceren.
Maak tijd voor regelmatige 1-op-1’s
Zelfs als u een “open-deur”-beleid hebt voor uw team, zullen sommige mensen het altijd gemakkelijker vinden om hun mening te geven in een meer besloten omgeving. Of u nu kiest voor een wekelijkse of maandelijkse 1-op-1, zorg ervoor dat het als een terugkerend evenement in uw agenda wordt gezet. Het is OK om af en toe een vergadering te missen, maar laat het de andere persoon eerst weten. Als u uw 1-op-1 consequent verzet of afzegt, geeft u de boodschap af dat u geen waarde hecht aan de tijd of mening van uw werknemers, wat het vertrouwen kan schaden en kan leiden tot een communicatiestoornis.U hoeft geen strikte agenda te hebben voor uw 1-op-1’s, maar het is goed om te focussen op de huidige prioriteiten, kortetermijndoelen vast te stellen en na te gaan of uw team genoeg tijd en middelen heeft om hun doelen te verwezenlijken. Het is ook belangrijk om ruimte te creëren voor mensen om eventuele zorgen te uiten en nieuwe projectideeën te delen die waardevol kunnen zijn voor het bredere team.
Wekelijkse teamvergaderingen plannen
1-to-1’s zijn belangrijk om individuele zorgen te begrijpen, maar het is net zo belangrijk om ervoor te zorgen dat het hele team op één lijn zit. Wekelijkse teamvergaderingen zijn het perfecte moment voor mensen om hun doelen voor de week te delen, blokkades te markeren en erachter te komen waar andere mensen in het team aan werken. Teamvergaderingen zijn ook de perfecte plek voor managers om nieuwe projecten aan te kondigen, de voortgang van teamdoelen te bespreken en andere zaken die relevant kunnen zijn. Maak aan het einde van de vergadering tijd voor een open Q&A waar mensen vragen kunnen stellen en zorgen kunnen uiten aan het hele team. Bij Peakon beginnen we de week met een teamvergadering waar iedereen het ene doel deelt dat ze willen bereiken, samen met alle andere projecten waar ze momenteel aan werken. Op het einde van de week komen we samen om onze successen en mislukkingen te delen, gevolgd door een open sessie waar we kunnen discussiëren en onze lessen kunnen delen met het team.
Volg op met notities en een duidelijke set verwachtingen
Dit hoeft niet na elke vergadering te gebeuren, maar het is vooral nuttig voor 1-op-1’s en vergaderingen die gericht zijn op een specifiek project. In plaats van mondelinge afspraken te maken over deadlines en verantwoordelijkheden, is het veel effectiever als iemand aantekeningen maakt en die na afloop deelt. Het doel is niet om iedereen die zijn doel niet haalt of een deadline mist, eruit te schelden, maar om ervoor te zorgen dat iedereen begrijpt wat er van hem wordt verwacht. Dit zorgt ervoor dat iedereen in het team een duidelijke focus heeft en de juiste prioriteiten kan stellen. Het is ook een geweldige manier om erachter te komen wanneer specifieke taken verder moeten worden uitgesplitst of deadlines moeten worden aangepast.Om de zaken eerlijk te houden, rouleert de persoon die aantekeningen maakt en ze achteraf communiceert. Hou het ook kort. Wie doet wat, en wanneer. Moeten er andere mensen bij worden betrokken, of zijn er afhankelijkheden die van invloed kunnen zijn op de voltooiingsdatum?
Creëer een veilige ruimte voor uw team om te communiceren
Om teamvergaderingen effectief te laten zijn, moet u eerst een gevoel van “psychologische veiligheid” binnen uw team creëren. Het wordt gedefinieerd als “zichzelf kunnen tonen en inzetten zonder angst voor negatieve gevolgen voor zelfbeeld, status of carrière”. Het werd ook geïdentificeerd als een van de kerncomponenten van een effectief team in een twee jaar durend onderzoek uitgevoerd door Google. In wezen moet je een omgeving creëren waarin mensen zich op hun gemak voelen bij het uiten van hun ideeën, het uiten van kritiek en het stellen van “domme” vragen. Een van de beste manieren om psychologische veiligheid te creëren is door het goede voorbeeld te geven. Ondervraag mensen als iets niet duidelijk is. Geef toe wanneer je een fout hebt gemaakt of het antwoord op iemands vraag niet weet. Als manager moet je ook de stroom van een gesprek controleren. Als iemand te agressief is of voortdurend in de rede valt, moet je ruimte creëren voor anderen om te praten.
Leg uit waarom je iemand vraagt iets te doen
Als je iemand een taak geeft zonder uit te leggen waarom die belangrijk is of hoe die in het grotere geheel past, is dat een trefzekere manier om mensen in je team te frustreren. Om ons werk zinvoller te maken, moeten we het gevoel hebben dat we bijdragen aan iets dat groter is dan onszelf. Misschien heb je iemand gevraagd om handmatig een paar honderd CRM-records bij te werken. Het is niet de meest glamoureuze taak, maar wat als je uitlegt dat het deel uitmaakt van een groter initiatief om nieuwe leads te verrijken, zodat sales hun kwartaaldoel kan halen? Plotseling heb je een ietwat zinloze taak veranderd in iets dat echt waardevol is voor het bedrijf.Je zult niet altijd in staat zijn om taken meer betekenis te geven. Soms is het beter om toe te geven dat iets gewoon gedaan moet worden. Eerlijkheid laat uw medewerkers zien dat u zich kunt inleven in hun situatie en helpt vertrouwen op te bouwen voor wanneer u ze nodig hebt om samen te werken en te werken aan taken die minder glamoureus zijn dan gebruikelijk.
Geef constructieve feedback
Mensen hebben feedback nodig om te begrijpen of ze aan de verwachtingen voldoen of niet. Als het verkeerd wordt gedaan, kan het overkomen als een persoonlijke aanval, maar als feedback constructief is, kan het werknemers helpen begrijpen wat ze goed doen en wat er moet worden gedaan om te verbeteren.Hier zijn een paar tips voor het geven van constructieve feedback:
- Baseer uw feedback op observaties en feiten, niet op oordelen. Gebruik specifieke voorbeelden waar mogelijk en gebruik werkwoorden in plaats van bijvoeglijke naamwoorden om een specifiek scenario te beschrijven. Bijvoorbeeld: “Ik merkte op dat je James onderbrak voordat hij klaar was met praten, zodat je je eigen idee kon opperen,” in plaats van: “Je kunt nogal onbeleefd zijn in vergaderingen en het valt me op dat je mensen altijd onderbreekt voordat ze klaar zijn met praten.”
- Geef mensen in je team de kans om te reageren op feedback. Het is niet de bedoeling dat mensen zichzelf verdedigen of hun gedrag rechtvaardigen, maar dat je hun perspectief op een bepaalde situatie krijgt. Maak van feedback waar mogelijk een discussie, zodat je samen een oplossing kunt bedenken – in plaats van alleen maar advies te geven.
- Stel je voor hoe jij je zou voelen als je dezelfde feedback zou krijgen. Gekwetst? Boos? Defensief? Dan moet je waarschijnlijk werken aan hoe je het brengt. Feedback is een kans om te groeien, maar zorg er wel voor dat je zelf blij bent als je feedback ontvangt.
Bedenk dat communicatie tweerichtingsverkeer is
Als manager is het niet je taak om alleen maar orders uit te delen. Communicatie moet tweerichtingsverkeer zijn, wat betekent dat u uw team om feedback over uw ideeën moet vragen, andere mensen de kans moet geven om tijdens vergaderingen het woord te voeren en de moeite moet nemen om terug te luisteren.U hebt misschien een specifiek doel of doelstelling waarvan u wilt dat uw team die bereikt, maar als u met individuen een discussie voert over hoe ze die doelen precies moeten bereiken, krijgen ze een groter gevoel van autonomie en verantwoordelijkheid. Dit alles draagt bij aan een betere betrokkenheid.
Ken mensen persoonlijk
Communicatie is niet alleen ervoor zorgen dat de juiste mensen in de organisatie over de juiste informatie beschikken, het gaat erom dat je contact kunt maken met mensen. Je kunt niet in een vergadering de deugden van communicatie aanprijzen en je daarna meteen in een hoekje opsluiten. Geef het goede voorbeeld. Leer uw team kennen. Het kan zo simpel zijn als vragen naar hun weekend, de naam van hun partner onthouden of een paar gemeenschappelijke interesses vinden waar je over kunt praten als het gesprek niet alleen over een werkgerelateerde kwestie gaat.Ga af en toe het kantoor uit. Als u buiten de werkomgeving tijd met uw collega’s kunt doorbrengen, kunt u echte vriendschappen opbouwen, wat kan leiden tot eerlijkere communicatie en een veel ondersteunende en plezierigere werkomgeving.
Beloof u niet op Slack en andere messaging-tools
Niet al uw werknemers werken op afstand, maar het is goed om in gedachten te houden dat face-to-face-communicatie effectiever kan zijn dan chatten via Slack of zelfs op een videogesprek springen. U kunt lichaamstaal en andere subtiele signalen oppikken die u anders misschien zou missen.Face-to-face vergaderingen zijn een geweldige manier om de kunst van de lange stilte te oefenen. Vraag mensen om een eerlijke mening en geef ze ruim de tijd om te reageren. Kijk hoe ze fysiek reageren. Zijn ze defensief? Opgewonden? Ongeïnteresseerd? In plaats van gewoon door te gaan, let op hoe mensen reageren en graaf dieper als u denkt dat er iets onder de oppervlakte zit.
Bied mensen een manier om anoniem feedback te geven
Zelfs in een perfecte wereld, zijn er nog steeds dingen die mensen alleen anoniem zullen willen uiten.Door uw team een manier te bieden om anoniem feedback te geven, geeft het u als manager de kans om verborgen kwesties te ontdekken die uw team beïnvloeden. Voor kleinere organisaties kunt u een tool als SurveyMonkey gebruiken om op regelmatige basis feedback van werknemers te verzamelen.
Goede communicatie vereist consistente inspanning
De meesten van ons weten hoe ze met hun vrienden, familie en geliefden moeten communiceren, maar waarom is het zo moeilijk om dat ook op het werk te doen? Vaak komt het neer op het creëren van een omgeving waarin mensen zich op hun gemak voelen om te zeggen wat ze echt denken, ideeën aan te vechten en vragen te stellen die misschien dom overkomen. Managers moeten het goede voorbeeld geven aan hun team door te laten zien wat het betekent om een goede communicator te zijn. Dat betekent dat ze goed moeten luisteren, teamleden de kans moeten geven om te spreken, duidelijke verwachtingen moeten scheppen en regelmatig feedback moeten geven. Wat doet u op dit moment om de communicatie op het werk te verbeteren?