Booking Agents 101

Booking Agents 101

Ben je ervan overtuigd dat een boekingsagent alles is wat je nodig hebt om je carrière vooruit te helpen? Heb je tevergeefs geprobeerd de aandacht te trekken van een boekingsagentschap?

In dit interview geeft Chip Austin, oprichter van het Chip Austin Agency, gedetailleerd antwoord op een aantal belangrijke vragen over kleine boekingsbureaus die werken met onafhankelijke artiesten. Hij behandelt wat ze doen (en niet doen), hoe ze kiezen wie ze zullen vertegenwoordigen, wat ze verwachten van de acts die ze boeken, en wat een act kan en mag verwachten van hen.

Chip richtte zijn agentschap op in 2009 na een paar jaar naar schrijversavonden in verschillende clubs rond Nashville te zijn gegaan, vrienden te zijn geworden met de muzikanten en zich af te vragen waarom zoveel geweldige singer / songwriters niet buiten de stadsgrenzen van Nashville werden gehoord.

IC: Welke acts vertegenwoordigt uw agentschap?

Chip: Ik begon artiesten te vertegenwoordigen die parttime speelden, spelend rond Nashville. Ze wilden uitbreiden naar het doen van weekend optredens binnen een dag rijden van Nashville en een aantal optredens verder weg tijdens hun vakantie. Ik ontmoette Laurie McClain, die full-time tourt, en begon haar te vertegenwoordigen. Via haar ontmoette ik meer onafhankelijke Americana artiesten die niet alleen vertegenwoordiging nodig hadden om te boeken, maar ook hulp nodig hadden om zichzelf te promoten, inclusief perspakketten, zowel fysiek als elektronisch.

Ik begon meer te leren over de zakenwereld van muziek voornamelijk door het bijwonen van Indie Connect bijeenkomsten en het lezen van alle artikelen die ik on-line kon vinden, vooral die artikelen die werden aangeboden op de Indie Connect web site. Ik leerde hoe ik perskits, persberichten, contracten voor optredens, enz. moest samenstellen en schrijven.

Ik ontdekte dat ik alleen fulltime of meestal fulltime artiesten moest vertegenwoordigen die ten minste één cd hadden om te verkopen bij optredens om boekingen te maken die winstgevend waren voor zowel de artiest als mij. Mijn roster is uitgegroeid tot vele bekende, full-time tourende muzikanten zoals David Olney, Tori Sparks, hit-songwriter Craig Bickardt, Kristi Rose & Fats Kaplin. Renee Wahl is mijn assistent en ook een artiest in haar eigen recht. Ze kent en behandelt de Country muziek kant van de zaak. We werken graag met zowel gevestigde als opkomende artiesten.

IC: Hoe selecteer je de artiesten met wie je wilt werken?

Chip: Natuurlijk heb ik liever dat ze al enige bekendheid hebben, hoewel dat niet verplicht is. Ik kan werken met iemand die bereid is hard te werken. Bovendien:

• Ze moeten minstens een CD/EP hebben om bij optredens te verkopen
• Ze moeten full-time met muziek bezig zijn. Dat kan inhouden opnemen, toeren, lesgeven, enz. maar ze moeten beschikbaar zijn om een week of twee per keer op pad te zijn. Ik geef er de voorkeur aan complete tournees door een regio voor hen op te zetten.
• Ze moeten in staat en bereid zijn te toeren – niet alleen in het weekend werken.
• Ze moeten begrijpen dat toeren een investering is voor opkomende artiesten & misschien een tijdje niet winstgevend is.
• Ik geef de voorkeur aan een enkele act of een duo in plaats van een grotere groep. De uitgaven voor een groep, zoals kamers, maaltijden, dagvergoedingen, vervoer kunnen onbetaalbaar zijn.
• Ze moeten ‘komen opdagen’. Met andere woorden, ze moeten worden aangesloten in de business, netwerken, het ontmoeten van nieuwe mensen wanneer mogelijk, enz.
• Ze moeten altijd klaar en bereid zijn om zichzelf te promoten (visitekaartjes, e-maillijst, cd’s, enz.) Ze moeten weten hoe aanhoudend te zijn, maar niet vervelend.
• Ze moeten een sterke online / sociaal netwerk aanwezigheid hebben en weten hoe het te werken.

Als het gaat om de prestaties van een artiest, zoek ik naar:

• Talent – Natuurlijk is dit subjectief, maar ik moet ze leuk genoeg vinden om ze te verkopen.
• Een geweldige houding.
• De muziek moet van een goede kwaliteit zijn.
• Ik hou van originele acts, maar covers zijn geen afschrikmiddel. Ik vraag me gewoon af: “Kan ik dat soort muziek boeken?”
• Ze moeten voorbereid zijn en er nu klaar voor zijn. Geen enkel optreden is een generale repetitie, want je weet nooit wie er in het publiek komt.
• Ze moeten zelfvertrouwen hebben op het podium en weten hoe ze de zaal onder controle moeten houden.
• Ze moeten onderhoudend zijn. Ze moeten een goede show neerzetten, niet alleen een verzameling liedjes zingen. Ze moeten sterke, goed geplande songovergangen hebben.
• Ze moeten er professioneel uitzien.
• De artiest moet weten hoe hij wil klinken en kan de geluidstechnicus helpen dat geluid te krijgen (volumeniveaus, toon enz.).

Off stage, zoek ik naar:

• Ze moeten interactie hebben met het publiek en met hun fans.
• Ook moeten ze een sterke aanwezigheid in de sociale media hebben.
• Ze moeten een e-mail/fanlijst met postcodes hebben en regelmatig een nieuwsbrief versturen.
• Ze moeten ervaring hebben met het spelen in clubs en serieus zijn.
• Ik vind dat de artiesten met wie ik het meest succesvol werk, diegenen zijn die geen andere carrièreplannen hebben dan muziek maken – ze hebben geen ‘plan B’. Ze zijn er voor de lange termijn.

IC: Dus wat doe je precies als een agent?

Chip: Ik bereid alles voor wat nodig is om mijn artiesten te promoten.

• Ik stel hun fysieke perspakketten samen:
• Folder
• Bios
• One-sheets over zowel de artiest als de CD (met beschrijvingen van elk nummer voor diskjockeys)
• Reviews/pers
• Persbericht voor de zalen om naar de lokale pers te sturen
• Foto’s/posters
• CD(s)
• Een DVD indien van toepassing

Zalen willen weten hoe de artiest zichzelf aan de man gaat brengen voor het optreden in de zalen.

Daarnaast:

• Help ik bij het ontwikkelen van een EPK (elektronische persmap – vergelijkbaar met de fysieke kit, maar online beschikbaar).
• Help ik met hun webpagina en zet ik een pagina voor ze op mijn website op.
• Samenstellen van een ‘song sampler’ CD met een aantal nummers. Dit moet precies weergeven wat de koper gaat krijgen. Met andere woorden, als de artiest akoestisch optreedt, geef ik er de voorkeur aan om hen nummers te geven die op die manier zijn opgenomen, niet volledig geproduceerd.
• Werk rechtstreeks samen met en coördineer activiteiten met de manager van de artiest, publicist, radiopromotor, social media-beheerder, enz. om ervoor te zorgen dat iedereen op dezelfde pagina zit.
• Plan regio’s en routing met de artiest, ook in overleg met hun manager, indien van toepassing.
• Maak een ‘pitch e-mail’ en pas elke e-mail aan voor de specifieke contactpersoon. Dat omvat:
  • Inleiding
  • Openende paragraaf met de naam van de koper, de naam van de zaal, specifieke datum (s) waarop we willen spelen en eventuele “lokale” tie ins die we zouden kunnen hebben.
  • Korte beschrijving van muziek/show, korte bio, recensies, foto
  • Links naar online sites, video’s, EPK’s, etc.

Ik help ook met het vinden van zalen. Aangezien de meeste van mijn acts geen grote namen zijn met een grote schare fans, zoek ik locaties die verantwoordelijk zijn voor de opkomst, zoals:

• Festivals/beurzen/casino’s
• Wijnhuizen
• Huisconcerten
• Privé-functies

Ik kijk naar locaties waar de artiest fans moet binnenhalen, zoals:

• Luisterzalen
• Koffiehuizen
• Clubs/bars

Ik werk ook met andere zalen zoals:

• Podiumkunstencentra
• Promotieshows
• Openingsacts
• Colleges

Enige van mijn andere taken zijn:

• Ik zorg ervoor dat de datum en de locatie van een optreden goed aansluiten bij optredens die ervoor en erna zijn geboekt.
• Ik controleer niet-concurrentiebedingen. Sommige clubs staan je niet toe op te treden binnen een bepaalde periode en binnen een bepaalde straal van kilometers van het optreden (bijv. niet optreden binnen een straal van 50 mijl van het optreden binnen 4 weken voor en na de datum.)
• Ik verkoop de act en onderhandel over de prijs. Waar mogelijk probeer ik de zaal zover te krijgen dat ze eten en slaapgelegenheid voor de act verzorgen.
• Ik stel het contract op en bevestig het, en ik leg de rider uit indien nodig.
• Ik coördineer dan alles met de act en/of de manager.
• Ik blijf in contact met de koper en bevestig het optreden 2 weken voor de geplande datum.
• Ik volg de koper op na de show en probeer het opnieuw te boeken voor een toekomstige datum.

IC: Wat zijn de voordelen van het hebben van een boekingsagent?

Chip: Er zijn verschillende belangrijke voordelen:

• De meeste agenten hebben een zaal database.
• Verkocht worden door een 3e partij, vooral een gerenommeerde, kan toevoegen geloofwaardigheid.
• Sommige festivals, grote clubs en andere podia werken liever uitsluitend via een agent.
• Het boeken van optredens kost veel moeite en is zeer tijdrovend.

IC: Wat zijn de typische vergoedingen en procedures die hierbij komen kijken?

Chip: Persoonlijk, ik ben een niet-exclusieve agent. Dat betekent dat mijn acts het volste recht hebben om de optredens die ik voor hen boek aan te vullen door hun eigen optredens te boeken of door een andere agent in te schakelen. Ik reken 15% van het bruto betaalde voor de act. Dat is inclusief de borg, de deur en fooien. Het is belangrijk om te begrijpen dat u betaalt voor mijn contacten, de relaties die ik heb gevormd en gecultiveerd door naar conferenties te reizen, naar netwerkevenementen te gaan enz. Ik neem meestal geen percentage van de verkoop van merchandise.

Ik heb met sommige artiesten een minimum boekingsvergoeding onderhandeld. Met sommige artiesten heb ik onderhandeld over een ‘sunset-clausule’, wat betekent dat als je terugkeert naar een locatie die ik oorspronkelijk voor je heb geboekt zonder mij te gebruiken om het opnieuw te boeken, je me nog steeds mijn commissies verschuldigd bent. Het harde werk komt in het maken van de oorspronkelijke verkoop, niet in het opnieuw boeken van het optreden nadat je jezelf hebt bewezen.

IC: Wat zijn enkele van de do’s en don’ts dat een artiest moet weten over het werken met een agent?

Chip: Do…

• Breng je boekingsagent op de hoogte van al het bandnieuws, zoals nieuwe opnames, persaandacht, stations die je muziek spelen – dingen die je aan andere leden van je band zou vertellen.
• Werk samen met je agent om data te blokkeren voor optredens in bepaalde gebieden.
• Laat je boekingsagent weten waar je zelf optredens of huisconcerten kunt boeken en waar je gratis bij vrienden kunt logeren.
• Laat je boekingsagent weten wanneer je z.s.m. een optreden hebt geboekt; werk samen om meer data in hetzelfde gebied te krijgen.
• Laat je boekingsagent weten wanneer je NIET beschikbaar bent om te spelen.
• Deel een agenda, zoals Google Calendar, die jullie beiden kunnen bijwerken.

Verwacht NIET…

• Verwacht van je boekingsagent dat hij je publicist is of dat hij interviews regelt.
• Verwacht niet dat je boekingsagent je marketingtak is.
• Probeer met je boekingsagent te concurreren om data.
• Probeer zelf een zaal te herboeken en omzeil de boekingsagent.
• Laat een zaal een eindje om je boekingsagent heenlopen.
• Verwacht van je boekingsagent dat hij je optredens bezorgt voor grote artiesten, tenzij hij je specifiek zegt dat hij dat kan doen.

IC: Ben je op zoek naar nieuwe acts om mee te werken?

Chip: Ik hou altijd mijn oren open voor nieuw talent en ik luister naar alle cd’s die ik krijg (en af en toe vind ik een juweeltje zoals Kari Hilpert). Ik heb gemerkt dat ik tegenwoordig tegen veel mensen ‘nee’ moet zeggen, vooral als 1) ik niet in hun genre werk, 2) ze niet fulltime met muziek bezig zijn, en 3) ze geen cd hebben.

Ik krijg in eerste instantie echt liever geen telefoontjes. Wie interesse heeft, kan me een cd en zijn persmap sturen.