6 e-mailových skriptů pro dokonalé zaslání následného e-mailu klientovi

6 e-mailových skriptů pro dokonalé zaslání následného e-mailu klientovi

Pokud pracujete na volné noze, jste dodavatel nebo majitel malé firmy, může být práce s klienty jednou z nejnáročnějších částí vaší práce. To platí zejména tehdy, když tito klienti záhadně přestanou reagovat. Když se tak stane, musíte být ostražití při zasílání následných e-mailů. A právě zde přicházejí ke slovu některé šikovné e-mailové skripty.

Pokud je správný následný e-mail napsán s trochou nadhledu a prozíravosti, může přinést rychlé výsledky.

Pokud si nejste jisti, jak na to, nezoufejte! Vidět několik příkladů a pochopit, jak (a proč) fungují, obvykle stačí k tomu, abyste tuto taktiku začali efektivně používat ve svém podnikání.

V tomto příspěvku si představíme šest běžných situací, které se týkají nereagujících klientů.

Každé z nich poskytneme vzorový následný e-mail a vysvětlíme, proč pravděpodobně přinese výsledky.

Skripty a šablony e-mailů:

👉1. Následná opatření po předložení návrhu
👉 2. Připomenutí, že čekáte na odpověď
👉 3. Výzva k předložení nové práce
👉 4. Navázání kontaktu po určité době nečinnosti
👉 5. Žádost o platbu po splatnosti
👉 6. Závěrečný e-mail

Proč se vyplatí navrhnout pečlivě formulovaný následný e-mail

Pokud jde o tvorbu e-mailových skriptů, vyplatí se je pečlivě navrhnout. Narychlo odeslaný e-mail může napáchat více škody než užitku, proto je třeba postupovat strategicky.

To zahrnuje řadu úvah. Budete chtít promyslet, jakou akci byste chtěli, aby příjemce provedl, a jak ho k tomu můžete jemně (ale důrazně) povzbudit. Kromě toho je nezbytné věnovat pozornost každému slovu, které použijete. Na tónu a záměru zde záleží stejně jako na obsahu – zejména pokud jednáte s nereagujícím nebo obtížným klientem.

Psaní solidních e-mailových skriptů, které přinášejí výsledky, vyžaduje praxi. Pro začátek vám však představíme několik příkladů, které můžete použít a z nichž se můžete poučit.

V průběhu let jsme pracovali s mnoha náročnými a obtížně kontaktovatelnými klienty a níže jsou uvedeny typy e-mailů, které podle našich zjištění fungují nejlépe.

Šest e-mailových skriptů, které můžete použít k následné komunikaci s nereagujícími klienty

Podívejme se nyní na samotných šest skriptů! Použitím (a možná i mírným vylepšením) těchto e-mailů můžete sami výrazně zvýšit šanci na navázání úspěšných kontaktů.

Nejsou seřazeny podle důležitosti nebo významu, takže se můžete ponořit do toho, který vás zaujme jako první!

Pokračování po předložení návrhu

Málo věcí je frustrujících více než odeslání podrobného návrhu nového projektu a nic se vám nevrátí. Jste připraveni a čekáte, až budete moci začít, a každý den zpoždění znamená další den, kdy budete muset čekat na platbu, jakmile projekt skončí.

Dobrou zprávou je, že nedostatečná odpověď na návrh zřídka znamená, že klient s ním není spokojen nebo není ochoten pokračovat. Naopak, obvykle vám to dá ihned najevo. Místo toho často zjistíte, že byli příliš zaneprázdněni, než aby o tom přemýšleli, nebo si dokonce váš e-mail plně přečetli.

Slovy Mercedes Cardona ze společnosti OMH Communications:

I tak ale určitě budete chtít tohoto klienta sledovat. Musíte zůstat v popředí jeho zájmu a připomenout mu, aby si udělal čas a věnoval vaší nabídce pozornost, kterou si zaslouží. Obvykle stačí jemné pošťouchnutí:

Dobrý den ,zajímalo by mě, jestli jste už měli možnost prohlédnout si náš poslední návrh. .jsme zvědaví na vaše názory a na to, abychom mohli začít pracovat na tomto projektu! Dejte mi prosím vědět, pokud máte nějaké dotazy týkající se specifik návrhu (jak je uvedeno v mém předchozím e-mailu).

Tuto zprávu zahajte zdvořilým potvrzením toho, jak je klient zaneprázdněn, a že chápete, že si váš návrh možná ještě nestačil důkladně prohlédnout. Poté jim stručně připomínáte zaměření návrhu, aby se nemuseli vracet k předchozímu e-mailu, aby se zorientovali.

Druhý odstavec je zde klíčovým prvkem. Je dobré dát klientovi najevo, že se na projekt těšíte (i když se zároveň cítíte frustrovaní). Toto nadšení může být impulsem, který potřebují. Navíc tím, že je požádáte o dotazy, jim říkáte, že nemusí váš návrh ihned schválit nebo odmítnout, ale že mohou nejprve vyslovit jakékoli dotazy nebo obavy, které k němu mohou mít.

Následný e-mail budete samozřejmě chtít uzavřít svou oblíbenou frází o podepsání a svým jménem. Kromě toho byste se v tomto druhu zprávy měli vyhnout terminologii typu „není kam spěchat“. Chcete sice zůstat zdvořilí a ohleduplní, ale zároveň chcete klienta povzbudit k co nejrychlejší akci (závisí na tom váš bankovní účet!).

Připomínka, že čekáte na odpověď

To je možná nejčastější situace, do které se dostanete při jednání s nereagujícími klienty. Jste uprostřed nějakého projektu a nemůžete pokračovat dál, dokud klient neodpoví na klíčovou otázku nebo neposkytne konkrétní zdroj. Přesto se setkáte s rádiovým tichem.

Pokračovat v této situaci neprodleně je v nejlepším zájmu vás i vašeho klienta. Koneckonců oba chcete, aby projekt hladce pokračoval a abyste neztráceli čas. Stejně jako v předchozím scénáři je velmi pravděpodobné, že klient váš e-mail skutečně viděl, ale zapomněl na něj nebo ho má označený k pozdějšímu vyřízení.

Tento následný e-mail můžete poslat kdekoli od několika dnů do týdne po předchozí komunikaci, v závislosti na naléhavosti projektu:

Ahoj ,chtěl jsem navázat a zjistit, zda jste měl možnost projít si můj předchozí e-mail. Jak jsem již zmínil, .jakmile budeme mít vaši odpověď, budeme moci ihned přistoupit k další fázi projektu. Dejte mi vědět, jestli mohu poskytnout další vysvětlení toho, co potřebujeme!" 

První odstavec je strukturován podobně jako náš poslední příklad, což je záměrné. I zde je důležité uznat, jak je klient zaneprázdněn, a vyhnout se jakémukoli náznaku netrpělivosti nebo frustrace.

Navíc mu stručně připomenete svůj dotaz, aby věděl, co přesně hledáte. Zároveň zde nechcete být příliš podrobní, protože klient se může jednoduše vrátit k předchozímu e-mailu a přečíst si celý váš požadavek.

Další věta má klientovi (zdvořile) sdělit důležitost této konkrétní zprávy. Jinými slovy, možná si neuvědomil, že nedostatek odpovědi vedl k zablokování cesty na vaší straně.

Poté nabídka na poskytnutí vysvětlení uzavírá tento krátký následný e-mail a zároveň dává najevo, že jste připraveni a čekáte na diskusi o všem nejasném ve vaší původní zprávě (čímž oddalujete jejich odpověď).

Návrh na novou práci

Udržování úzké komunikace s klienty je vždy důležité. Nikdy však není tak zásadní jako těsně po ukončení projektu. Je příliš snadné, aby na vás klient v této chvíli zapomněl a přešel k další věci – což je to poslední, co byste chtěli.

Pokud jste tedy dokončili projekt pro konkrétního klienta a nějakou dobu se vám neozval, pošlete mu žádost o novou práci. Nejlepší přístup k tomuto e-mailu se může trochu lišit v závislosti na konkrétních okolnostech, ale zde je příklad účinné zprávy:

Ahoj ,Jak víte, nedávno jsme dokončili . Doufáme, že jste s výsledkem spokojeni!" Jsme ochotni pokročit s dalším projektem - zde je vše, co od vás budeme požadovat: - Jakmile budeme mít tento přestupek, můžeme postoupit do další fáze. Samozřejmě mi prosím dejte vědět, pokud máte nějaké otázky, na které vám mohu také odpovědět.

Tento následný e-mail se do jisté míry opírá o předpoklad, že vy i váš klient znáte váš obvyklý postup a že jste v minulosti pracovali na více projektech. Možná by potřeboval trochu personalizovat, aby odrážel typ projektů, na kterých pracujete, ale přesto poskytuje solidní rámec.

První odstavec slouží dvěma účelům (kromě toho, že je pouhým úvodem e-mailu). Připomíná klientovi nedávno dokončený projekt a jeho (doufejme) pozitivní reakci na jeho kvalitu. Připomenutí toho, jak dobrou práci jste předtím odvedli, by v něm mělo vzbudit chuť na další podobnou práci.

Vyjádření vlastní dychtivosti začít je vždycky dobré. Skutečnou hvězdou je zde však bodový seznam otázek/požadavků. Vyjmenování toho, co od klienta potřebujete (namísto vypisování všeho ve formě odstavců), činí vaše požadavky křišťálově jasnými. Zvyšuje to také šanci, že dostanete odpověď na každý konkrétní dotaz.

Zabalte to všechno pošťouchnutím dopředu a žádostí o případné dotazy klienta a máte na dosah ruky jednoduchý, ale účinný následný e-mail.

Dotazování po určité době nečinnosti

Předchozí následný e-mail byl o tom, jak zůstat v kontaktu s klientem a snažit se získat po sobě jdoucí projekty. Tato šablona e-mailu je o opětovném navázání kontaktu s klientem po delší době.

V této fázi bychom neměli předpokládat, že si klient přesně pamatuje, kdo jsme nebo jaké projekty jsme v minulosti společně dokončili. I když určitá známost existuje, je třeba ji nejprve takříkajíc oživit.

Tato šablona e-mailu vám s tím může pomoci:

Dobrý den ,poznamenal jsem si do kalendáře, že vás mám kontaktovat právě teď. Jen ti chci připomenout, že poslední projekt, který jsme spolu dělali, byl . Chtěl jsem se s tebou spojit a zjistit, jestli existují nějaké možnosti další spolupráce. Změnilo se něco ohledně vašeho ?Vzhledem k tomu, co jsme spolu dělali v minulosti, si myslím, že bychom mohli jít v podobných šlépějích a pracovat na . Pokud byste chtěl více podrobností o tom, jak by to přesně mohlo fungovat, dejte mi vědět a já vám pošlu podrobnější návrh a rozeberu věci krok za krokem.

Tento scénář následného e-mailu dosahuje několika věcí:

• Je přátelské povahy a znovu navazuje kontakt s danou osobou přirozeným způsobem – nepůsobí nuceně.
• Připomíná klientovi, na čem jste pracovali v minulosti, a také naznačuje, že jste spolu dělali na více než jednom projektu (pokud tomu tak je).
• Navrhuje několik hotových nápadů na projekty, na kterých byste mohli pracovat příště.

Ten poslední bod je obzvlášť důležitý. Lidé jsou zaneprázdnění. Pokud můžete přijít za klienty a navrhnout jim přesné nápady, které byste pro ně mohli realizovat, zvyšuje to vaše šance na získání zakázky. Pomáhá tomu i fakt, že už máte navázaný vztah, protože už nemusíte dokazovat, že jste schopni to splnit.

Žádost o platbu po splatnosti

Tato žádost je trochu ošemetná. Mluvit o penězích může být stresující, zejména pokud jste kreativec, který by s finanční složkou podnikání nejraději neměl nic společného. Ještě více se to týká následné komunikace s obtížným klientem, který se opozdil se svou platbou.

V první řadě budete chtít jít do této komunikace co nejzdvořileji. Nenaznačujte, že je klient nedbalý, ani nezačínejte vyhrožovat. Místo toho vycházejte z předpokladu, že klient jednoduše zapomněl zaplatit. I když existuje jiný důvod jeho prodlení, tento přístup ho může v podstatě přimět k tomu, aby vytáhl peněženku:

Ahoj ,chtěl jsem se s vámi spojit a připomenout vám platbu splatnou dne . Zatím jsme vaši platbu neobdrželi. Mohl byste nám prosím sdělit, kdy ji můžeme očekávat?"

Nejlépe je, když je tento typ následných e-mailů krátký a stručný. Nechcete přece, aby klíčové sdělení zůstalo přehlédnuto. Navíc není důvod házet do e-mailu spoustu upřesňujících údajů. Prosté připomenutí, že je třeba zaplatit – zdvořile – často stačí. Chcete jim však poskytnout všechny relevantní informace, například číslo faktury a e-mail, na který byla původně zaslána. Jde o to, abyste platbu co nejvíce usnadnili.

Tento e-mail můžete v podstatě opakovat tolikrát, kolikrát považujete za nutné. Pokud však stále nedostanete odpověď, možná budete muset být nakonec důraznější. Zde je následný e-mail, který můžete poslat, pokud nereagují na několik zpráv, jako je ta výše uvedená:

Dobrý den ,Stále jsme neobdrželi vaši platbu za . Budeme očekávat úhradu celé fakturované částky - - do , jinak budeme případně nuceni předat tuto záležitost inkasní agentuře.

Jedná se o ráznou a přímočarou zprávu, která je vhodná pro klienta, který jak neplatí, tak nereaguje. Upozornění na výši platby a nové datum splatnosti ho může konečně přimět k akci.

Pokud se tak nestane, možná budete muset u tohoto konkrétního klienta snížit své ztráty a považovat to za poučnou zkušenost. Samozřejmě si můžete skutečně najmout inkasní agenturu, aby vás sledovala – ale vzhledem ke starostem a poplatkům s tím spojeným je tato možnost méně žádoucí, pokud není dlužný účet velmi vysoký.

Závěrečný e-mail

Předchozí kontrolní e-maily mají za cíl získat odpověď, kdykoli je to možné. Někdy se však stane, že se klient i přes vaši snahu prostě odmlčí.

Pokud jste klientovi poslali několik zpráv a on prostě nereaguje (a nedluží vám žádné peníze), je čas poslat poslední následný e-mail. Mohl by vypadat nějak takto:

Ahoj ,Už je to nějaký čas, co jsme o vás neslyšeli. V tuto chvíli musíme předpokládat, že se vaše priority změnily nebo se vaše podnikání ubírá jiným směrem. neváhejte se na nás v budoucnu obrátit, pokud vám budeme moci dále pomoci!

Tato zpráva splňuje několik věcí. Za prvé je zdvořilá a chápavá a ukazuje, že klientovi nemáte za zlé, že nereagoval. I když se vám nyní neozve, budete chtít udržet vztah na co nejpozitivnější notě.

Navíc tím, že dáváte najevo, že tímto způsobem pokračujete, hrajete na klientův strach z toho, že by vám něco uniklo (FOMO). Měli by si uvědomit, že pokud chtějí i nadále využívat vaše služby, budou muset jednat rychle.

Nakonec jsi dal jasně najevo, že jsi otevřený jakékoli budoucí komunikaci. Není neobvyklé, že se starý klient náhle ozve až po několika měsících nebo letech, když se změní priority a personální obsazení. Když e-mail zabalíte tímto způsobem, máte největší šanci získat odpověď.

Závěr

Naneštěstí (zatím!) neexistuje způsob, jak se dostat přes obrazovku počítače a přimět klienta k odpovědi na zásadní zprávu. Zaslání pečlivě připraveného následného e-mailu však může přinést kýžené výsledky a zároveň udržet váš vztah na pozitivní notě.

V tomto článku jsme vám představili šest e-mailových skriptů, které můžete použít k pronásledování nereagujících klientů:

Podařilo se vám někdy přimět nereagujícího klienta k rozhovoru? Podělte se s námi o to, jak jste to udělali, v komentářích níže!

Můžete se také podívat na našeho průvodce, jak vybrat nejlepší nástroje pro automatizaci e-mailového marketingu.

Nezapomeňte se zapojit do našeho rychlokurzu o zrychlení webu ve WordPressu. Pomocí několika jednoduchých oprav můžete snížit dobu načítání i o 50-80 %:

.