AccountingTools
Deníky a hlavní knihy jsou místem, kde se v účetním systému zaznamenávají obchodní transakce. V podstatě se informace na úrovni detailů jednotlivých transakcí ukládají do jednoho z několika možných deníků, zatímco informace v denících se pak shrnují a přenášejí (nebo účtují) do hlavní knihy. Proces zaúčtování může probíhat poměrně často, nebo může být tak řídký, jako je konec každého účetního období. Informace v hlavní knize jsou nejvyšší úrovní agregace informací, ze které se vytvářejí zkušební zůstatky a účetní výkazy.
Typicky uživatel finančních informací přezkoumá informace na souhrnné úrovni uložené v hlavní knize, třeba pomocí analýzy poměrů nebo analýzy trendů, aby našel anomálie, které vyžadují další zkoumání. Poté se obrátí na podkladové informace v deníku, aby získal přístup k podrobnostem, z nichž se informace v účetní knize skládají (což může vést k ještě podrobnějšímu zkoumání podkladových dokumentů). Informace lze tedy z deníků převádět do účetních knih a vytvářet tak účetní výkazy a zpětně je převádět k prošetření jednotlivých transakcí.
Může existovat několik deníků, přičemž každý z nich se obvykle zabývá oblastmi s vysokým objemem transakcí, jako jsou nákupní transakce, příjmy v hotovosti nebo prodejní transakce. Méně frekventované transakce, jako jsou například odpisy, se obvykle sdružují do všeobecného deníku.
Informace se do deníků zaznamenávají v chronologickém pořadí podle jednotlivých transakcí, což usnadňuje třídění informací a vyhledávání konkrétních položek, které uživatelé potřebují. Informace jsou v hlavním deníku zaznamenány na několika účtech, které jsou obvykle seřazeny v následujícím pořadí:
-
Účty aktiv
-
Účty pasiv
-
Účty vlastního kapitálu
-
Účty výnosů
-
Účty nákladů
V počítačovém účetním systému se pojmy deníky a účetní knihy nemusí vůbec používat. V menší organizaci se uživatelé mohou domnívat, že všechny jejich obchodní transakce jsou zaznamenávány v hlavní knize bez ukládání informací do deníku. Společnosti s obrovským objemem transakcí mohou stále používat systémy, které vyžadují rozdělení informací do deníků. V počítačovém prostředí jsou tedy tyto pojmy poněkud zamlžené, ale v prostředí ručního vedení účetnictví stále platí.
Související kurzy
Svazek pro vzdělávání účetních
Průvodce účetnictvím
.