Napsání efektivního obchodního dopisu
Používejte profesionální tón: Váš tištěný obchodní dopis by měl být přátelský, ale profesionálnější. Jak navrhuje Scott Ober ve své knize Contemporary Business Communication: „Pisatel obchodního dopisu by měl usilovat o celkový tón, který je sebejistý, zdvořilý a upřímný; který vhodně používá důraz a podřazování; který obsahuje nediskriminační jazyk; který zdůrazňuje postoj „vy“; a který je napsán na přiměřené úrovni obtížnosti.“. Přitom dbejte na to, abyste zněli jako vy – nechcete, aby váš dopis zněl, jako by ho psal stroj.
Pište jasně: Na začátku dopisu uveďte, o co vám jde. Abyste se vyhnuli případným nedorozuměním, používejte přímý a stručný jazyk. Vynechejte oborový žargon a místo toho volte živá, aktivní slova, která udrží pozornost čtenáře.
Uspořádejte informace logicky: Související informace seskupte do samostatných odstavců. V dlouhém, informacemi nabitém dopise zvažte uspořádání informací do oddílů s podnadpisy. Možná budete chtít zvýraznit klíčová slova, aby „vynikla“ – tuto techniku umožňuje většina programů pro zpracování textu a barevná multifunkční tiskárna.
Pro zvýraznění slov v textu použijte barvu: Je snadné barevně zvýraznit několik slov, abyste na ně upozornili. Stačí vybrat typ a kliknout na šipku vpravo od tlačítka Barva písma, vybrat požadovanou barvu a pak kliknout na tlačítko . Nebo zkuste zvýraznit několik slov v textu. Vyberte typ, který chcete zvýraznit, a klikněte na tlačítko Zvýraznit. Poznámka: Při zvýrazňování částí dokumentu, které hodláte vytisknout, použijte světlou barvu, například žlutou, světle zelenou nebo světle modrou. Chcete-li zvýraznění odstranit, vyberte text a znovu klikněte na tlačítko Zvýraznit.
AutoText automatizuje použití barvy (nebo jakéhokoli stylu písma), které by běžně vyžadovalo řadu kliknutí nebo příkazů. Řekněme, že vytváříte zprávu, která porovnává výkonnost vaší organizace s výkonností konkurence. Word může automaticky obarvit název vaší společnosti pokaždé, když se objeví, a usnadnit tak vyhledávání těchto záznamů.
Buďte přesvědčiví: Navažte se čtenářem ihned pozitivní vztah. Pokud máte ke čtenáři nějaký vztah – například jste se již setkali nebo máte společného kolegu – zmiňte se o tom v úvodním odstavci. Ať už si myslíte, že čtenář bude s pointou vašeho dopisu souhlasit, nebo ne, je důležité najít společnou řeč a na ní postavit svou argumentaci.
Pochopte svého čtenáře natolik dobře, abyste předvídali, jak bude při čtení vašeho dopisu reagovat. Zaměřte se na jeho potřeby nebo přání, případně na konkrétní problém, a poté nastíněte své řešení. Uveďte důkazy v podobě příkladů a/nebo odborných názorů, kterými podpoříte svůj názor. Dbejte na to, abyste zachovali přátelský tón.
V závěru dopisu uveďte „výzvu k akci“. Jasně uveďte, co musí váš čtenář udělat nebo čemu musí věřit, aby dosáhl požadovaného řešení, a poté uveďte, co vy, pisatel, hodláte udělat dále, abyste navázali.
Přečtěte si svůj dopis:
Teď, když jste se naučili tajemství psaní efektivního obchodního dopisu, jste připraveni začít psát. Hodně štěstí!
Další tipy pro vaše malé podnikání naleznete v naší publikaci Small Business Insights.