Význam oddělení závazků – Jednoduchý účetní software pro podnikatele
Každý podnik nebo organizace má v podstatě dva finanční toky – příjmy a výdaje. Můžete se na ně podívat také zjednodušeně a definovat je jako peníze přicházející a peníze odcházející.
Peníze přicházející jsou samozřejmě tím, co drží podnik nad vodou a umožňuje mu fungovat po libovolně dlouhou dobu. Jakmile však peníze do organizace přijdou, musí existovat spolehlivý způsob, jak sledovat výdaje a udržovat náklady minimální a zvládnutelné. Právě zde přichází na řadu oddělení závazků.
Co jsou to závazky?“
Závazky jsou součástí obecného účetního oddělení a jejich specifickým úkolem je spravovat a dohlížet na „placené účty“ neboli peníze odtékající z podniku. Na rozdíl od marketingu a prodeje není v tomto oddělení mnoho činností nebo aktivit, které by se daly chápat jako vzrušující, ale to nic nemění na tom, že je to nesmírně důležitá součást úspěšného podnikání.
Jak se dalo očekávat, efektivita systému závazků přímo souvisí s finanční stabilitou a pověstí vaší organizace. Pokud vaše společnost příliš dlouho – nebo příliš pomalu – platí klientům a dodavatelům, odráží se to špatně na pověsti vaší značky.
Jde to i opačným směrem. Pohledávky časem ztrácejí hodnotu, zejména poté, co jsou po splatnosti. V době, kdy je mnoho pohledávek 90 a více dní po splatnosti, mají hodnotu pouhých 20 procent své původní hodnoty. Vyplatí se zajistit, aby všechny faktury byly uhrazeny a spravovány co nejdříve.
Klíčový pro hladký chod oddělení závazků je systém nebo software, který oddělení používá ke správě financí. I s tím nejtalentovanějším týmem, který máte k dispozici, způsobí neefektivita nejen problémy, ale ovlivní i zbytek organizace.
Proto je udržování organizace a efektivity oddělení závazků a týmu prioritou číslo jedna, pokud jde o řízení výdajů a finanční výkonnost.
Proč je oddělení závazků tak důležité?“
Kromě zřejmého faktu, že někdo musí spravovat peníze, které z podniku odtékají, existuje několik důvodů, proč je oddělení závazků nezbytné.
Pro začátek, fakturace je proces, při kterém podnik platí většině klientů a dodavatelů. Přicházejí faktury a někdo je musí zaplatit. Poté je třeba fakturu zpracovat a uspořádat pro vhodné uložení a pozdější odkazování.
Ruční sledování, úprava a schvalování faktur je obecně pomalé a zdlouhavé. Lze jej mnohem zjednodušit a urychlit zavedením automatizovaného systému díky pokročilým softwarovým nástrojům. Průměrné náklady na zpracování faktur s malou nebo žádnou automatizací mohou být 20krát vyšší než náklady s nasazením vysoce automatizovaných služeb.
Ale i s automatizovaným systémem musí někdo dohlížet na pravidelné operace, aby se ujistil, že je vše v pořádku. Hádejte, kdo se o to stará za celou organizaci? Ano, je to účetní oddělení, přesněji řečeno tým účetních závazků.
Druhé, tým účetních závazků je komunikačním kanálem směrem k zákazníkům a klientům. Kdykoli má někdo problém s platbami, je zmatený ohledně finančních toků nebo jen potřebuje vyplnit objednávku faktury, bude komunikovat a spolupracovat s oddělením závazků. Představte si je jako PR tým pro vaše finanční interakce. Chcete, aby váš tým působil na klienty a potenciální zákazníky profesionálně, a chcete, aby celý proces probíhal hladce a efektivně.
Dosáhnout těchto cílů znamená udržovat dobře zásobený tým zkušených pracovníků, kteří mají specifické dovednosti a znalosti finančních operací. Ještě důležitější je, že rozumí zákoutím potřebného softwaru a nástrojů a mohou pomoci usnadnit hladkou interakci s kýmkoli od partnerů až po potenciální klienty.
Závazky ve všech firmách
Samozřejmě, že u větší organizace a firmy mají závazky velký smysl. Co ale menší podnik s menšími zdroji? Pro malé a střední firmy je to stále přínosné a potřebné oddělení a existuje několik způsobů, jak toto oddělení zorganizovat a strukturovat tak, aby fungovalo.
Nakonec není možné ignorovat potřebu mít k dispozici tým účetních závazků a poskytnout jim vhodný software a nástroje pro výkon jejich práce. Pokud chcete, aby vaše firma uspěla, jedná se o zásadní proces, který nelze přehlížet.
Pokud chcete, aby vaše firma uspěla, jedná se o zásadní proces, který nelze přehlížet.