Využití rozhodovacího rámce: hluboký ponor do systému RAPID®
V poslední době hodně přemýšlím o provozní efektivitě a o tom, jak budovat efektivnější organizace. Rychlost rozhodování v organizaci je základem toho, jak je tato organizace celkově efektivní. Pokud spojíte rychlost rozhodování s jasností a odpovědností, která je v celém rozhodovacím procesu nutná, nakonec uděláte více dobrých rozhodnutí rychleji.
Čím více jsem o tom přemýšlel, tím více jsem zkoumal různé způsoby vedení porad, psaní dokumentů, definování rytmu činnosti a další. Jednou z oblastí, která mě zajímala, bylo dozvědět se něco více o rámcích pro rozhodování. Ty jsou navrženy tak, aby vedly k transparentnosti lidí, kteří stojí za rozhodnutími. Rámce pro rozhodování nejlépe fungují v prostředí, kde je více zainteresovaných stran a kde je potřeba najít rovnováhu mezi participativním rozhodovacím procesem a schopností tato rozhodnutí rychle a jasně přijímat.
Celkově jsou rámce pro rozhodování navrženy tak, aby byli vlastníci rozhodnutí a zainteresované strany od začátku jasné. V průběhu životního cyklu každého projektu někdy není jasné, kdo je vlastníkem konečného rozhodnutí, kdo je rozhodující zúčastněnou stranou a kdo pouze poskytuje vstupní informace. Jak diskuse pokračují, názor každého se stává stejně platným, i když odpovědnost všech není stejná.
Když jsme si prošli mnoho rámců pro rozhodování, a že jich je, zakotvili jsme u používání RAPID® v rámci návrhové organizace ve společnosti VMware. Jsme v počáteční fázi zavádění tohoto systému v celé organizaci. Jiné rozhodovací rámce jsou stejně platné a mohou být pro vaši organizaci vhodnější. Přesto je používání konzistentního rámce zásadní pro zajištění toho, aby vaše organizace byla při budování projektů v týmech na stejné vlně.
RAPID® je zkratka pro: Recommend, Agree, Perform, Input, and Decision (Doporučení, souhlas, provedení, vstup a rozhodnutí). Jedná se o rámec pro rozhodování, který určuje klíčové osoby pro každou z těchto oblastí a zajišťuje, že všichni zúčastnění mají jasno o svých rolích, chápou svůj dopad a mají jasnou představu o svém vlastnictví a odpovědnosti a vlastnictví a odpovědnosti ostatních v projektu.
RAPID® je definován následovně:
- Doporučit rozhodnutí nebo akci: jedná se o osobu nebo skupinu osob, které se budou podílet na doporučení akce v rámci očekávaného výsledku.
- Souhlas s rozhodnutím nebo akcí: jedná se o osobu nebo skupinu osob, které musí s rozhodnutím souhlasit, nebo že jejich názor, pokud s ním plně nesouhlasí, by se měl odrazit v konečném návrhu a/nebo výsledku.
- Provedení položky akce: jedná se o osobu nebo skupinu osob odpovědných za provedení akce.
- Vstupní údaje: jedná se o osobu nebo skupinu osob, které poskytnou vstupní údaje. Vstupy se mohou, ale nemusí promítnout do konečného návrhu
- Rozhodnout o provedení rozhodnutí: jedná se o jedinou osobu, která je vlastníkem rozhodnutí v této věci. Je opravdu důležité, aby existoval jediný vlastník rozhodnutí, a ne skupina vlastníků rozhodnutí. Pokud máte pocit, že se zde přikláníte k přidání více osob, pravděpodobně potřebujete vyhodnotit své projekty a mohlo by vám pomoci tyto projekty odpovídajícím způsobem rozdělit.
Jak ho začínám používat
Začínám používat RAPID® v mnoha různých souvislostech. Například vzhledem k tomu, že děláme větší end to end zkušenosti, které zahrnují více různých produktů a služeb a zahrnují mnoho různých zúčastněných stran, pomáhá nám definování RAPID® zajistit, aby zúčastněné strany byly jasně definovány do různých úrovní RAPID® a zároveň měly jasného rozhodovatele.
S ohledem na to je velmi užitečné určit, kdo se účastní jakých schůzek a kdo je potřebný pro každou konverzaci. Například vlastník rozhodnutí se může rozhodnout, že bude spolupracovat s těmi, kteří spadají do skupiny zúčastněných stran „Souhlasím“, aby se ujistil, že se podílejí na stanovení kontextu a vytvoření správných doporučení, zatímco konečný výsledek ukáže pouze skupině lidí, kteří poskytují vstupy.
Podle potřeby jsem také používal části systému RAPID® pro menší úkoly. Například pokud máme úkol z rozhovoru na schůzce zaměstnanců, nastínili jsme potřebné části systému RAPID® vhodné pro tento úkol zvýrazněním použitého písmene.
Příklad jsme pracovali na projektu a potřebovali jsme jasného vlastníka rozhodnutí a jasný seznam toho, kdo musí s rozhodnutím souhlasit. Udělali jsme to tak, že jsme v rámci poznámek z jednání tučně vyznačili potřebná písmena RAPID® , přičemž RAPID® znamenalo vlastníka rozhodnutí a RAPID® znamenalo seznam osob, které musí s rozhodnutím souhlasit nebo v něm musí být zohledněny jejich názory.
Tipy k používání RAPID®
Používání rozhodovacího rámce RAPID® vyžaduje disciplínu a praxi. Aby bylo účinné, vyžaduje vybudování svalů a disciplíny při promýšlení RAPID® na začátku každého vhodného projektu. Ne každé rozhodnutí vyžaduje jasnou identifikaci všech aspektů RAPID®.
Poznamenejte si několik tipů k používání RAPID®:
- Pokud zjistíte, že je RAPID® potřebný nebo pokud je vyžadován například jako součást aktualizace stavu, ujistěte se, že jste identifikovali všechny aspekty RAPID® předtím, než je rozhodnutí přijato nebo je potřebné. Je důležité, aby byli identifikováni lidé, protože projekt je v počátečním bodě.
- Ujistěte se, že jsou jasně popsána doporučení, vstupy a dohody. Někdo, kdo musí s rozhodnutím souhlasit, může také vydat doporučení nebo poskytnout vstupy. Mělo by být jasné, jakou úroveň vstupů poskytují a v jakém kontextu.
- RAPID® je užitečný pro větší organizace a projekty. Existují rozhodnutí, pro která by mohly být části systému RAPID® přínosné (například část týkající se vlastnictví rozhodnutí), ale používat jej pro každé jednotlivé rozhodnutí je přehnané a mohlo by to mít možná opačný účinek.
Zdroje
- Utváření stylu rozhodování a chování – dobrý článek o různých stylech rozhodování a o tom, kdy použít RAPID®
Pokud vám to přišlo užitečné, můžete mě sledovat na Twitteru zde, kde pokračuji ve sdílení své cesty, jak dosáhnout lepší efektivity v oblasti rozhodování a vedení v naší organizaci.