10 enkle måder at forbedre kommunikationen på arbejdspladsen på
God kommunikation er en af de bedste måder at sikre, at alle i dit team forstår, hvad der forventes af dem. Ikke alene får det alle til at arbejde hen imod virksomhedens overordnede mål, det er også med til at opbygge tillid og skabe et mere behageligt sted at arbejde.Når kommunikationen ikke fungerer, kan det skabe forvirring, frustration og manglende tillid mellem de forskellige niveauer i organisationen. I værste fald kan dårlig kommunikation resultere i øget omsætning, sygefravær og lavere kundetilfredshed.
Hvordan kan man forbedre kommunikationen på arbejdspladsen?
Den gode nyhed er, at der er utallige måder, du kan forbedre kommunikationen på arbejdspladsen på, og ingen af dem kræver mange penge eller tid at gennemføre. Nogle involverer arbejde på, hvordan du kommunikerer, og indførelse af mere formelle processer, mens andre fokuserer på at skabe et miljø, der gør det muligt for folk at kommunikere mere åbent.
Skab tid til regelmæssige 1 til 1-samtaler
Selv om du har en “åben dør”-politik til rådighed for dit team, vil nogle mennesker altid finde det nemmere at sige deres mening i en mere privat sammenhæng. Uanset om du beslutter dig for et ugentligt eller månedligt 1-til-1-møde, skal du sørge for, at det bliver oprettet som en tilbagevendende begivenhed i din kalender.Det er okay at gå glip af et lejlighedsvis møde, men giv den anden person besked først. Hvis du konsekvent flytter eller aflyser dit 1-til-1-møde, sender det et budskab om, at du ikke værdsætter dine medarbejderes tid eller meninger, hvilket kan underminere tilliden og føre til et sammenbrud i kommunikationen.Du behøver ikke at have en streng dagsorden for dine 1-til-1-møder, men det er godt at fokusere på aktuelle prioriteter, sætte kortsigtede mål og finde ud af, om dit team har tid og ressourcer nok til at nå deres mål. Det er også vigtigt at skabe plads til, at folk kan give udtryk for eventuelle bekymringer, de måtte have, og dele nye projektidéer, der kan være værdifulde for hele teamet.
Planlæg ugentlige teammøder
1-til-1-møder er vigtige for at forstå individuelle bekymringer, men det er lige så vigtigt at sikre, at hele teamet er på linje med hinanden. Ugentlige teammøder er det perfekte tidspunkt for folk til at dele deres mål for ugen, fremhæve blokeringer og finde ud af, hvad de andre i teamet arbejder på. Resultatet er større gennemsigtighed og bedre muligheder for samarbejde. teammøderne er også det perfekte sted for lederne at annoncere nye projekter, fremskridt i forhold til teamets mål og alt andet relevant. Skab tid i slutningen af mødet til en åben Q&A, hvor folk kan stille spørgsmål og give udtryk for deres bekymringer over for hele teamet. hos Peakon starter vi ugen med et teammøde, hvor alle deler det ene mål, de ønsker at opnå, sammen med eventuelle andre projekter, de arbejder på i øjeblikket. I slutningen af ugen samles vi så alle for at dele vores succeser og fiaskoer, efterfulgt af et åbent møde, hvor vi kan diskutere og dele vores læring med teamet.
Følg op med noter og et klart sæt forventninger
Dette behøver ikke at ske efter hvert møde, men det er især nyttigt ved 1-til-1-møder og møder, der fokuserer på et specifikt projekt. I stedet for at aftale frister og ansvarsområder mundtligt er det meget mere effektivt, hvis nogen tager noter og deler dem bagefter. formålet er ikke at udråbe nogen, der ikke når deres mål eller overskrider en frist, men at sikre, at alle forstår, hvad der forventes af dem. Det sikrer, at alle i teamet har et klart fokus og kan prioritere i overensstemmelse hermed. Det er også en god måde at finde ud af, hvornår specifikke opgaver skal opdeles yderligere, eller fristerne skal justeres. for at holde tingene retfærdige kan du rotere den person, der tager noter og kommunikerer dem bagefter. Hold også tingene kortfattet. Hvem gør hvad og inden hvornår. Skal andre personer involveres, eller er der afhængigheder, som kan påvirke færdiggørelsesdatoen?
Skab et sikkert rum for dit team til at kommunikere
For at teammøderne kan være effektive, skal du først skabe en følelse af “psykologisk sikkerhed” blandt dit team. Det defineres som “at være i stand til at vise og anvende sig selv uden frygt for negative konsekvenser for selvopfattelse, status eller karriere”. Det blev også identificeret som en af kernekomponenterne i et effektivt team i en toårig undersøgelse foretaget af Google.I det væsentlige er du nødt til at skabe et miljø, hvor folk føler sig trygge ved at udtrykke deres idéer, udtrykke kritik og stille “dumme” spørgsmål. Når dette sker, er medarbejderne mere villige til at sige, hvad de virkelig mener, i stedet for bare at spille med.En af de bedste måder at skabe psykologisk sikkerhed på er at gå foran med et godt eksempel. Stil spørgsmål til folk, når noget er uklart. Indrøm, når du har begået en fejl eller ikke har svaret på en persons spørgsmål. Som leder er du også nødt til at styre samtalens gang. Hvis nogen er overdrevent aggressiv eller konstant afbryder, skal du skabe plads til, at andre kan tale.
Forklar, hvorfor du beder nogen om at gøre noget
At give nogen en opgave uden nogen forklaring på, hvorfor den er vigtig, eller hvordan den passer ind i det større billede, er en sikker måde at frustrere folk i dit team på. For at vores arbejde skal være mere meningsfuldt, har vi brug for at føle, at vi bidrager til noget, der er større end os selv.Måske har du bedt nogen om manuelt at opdatere et par hundrede CRM-registreringer. Det er ikke den mest glamourøse opgave, men hvad hvis du forklarer, at det er en del af et større initiativ til at berige nye leads, så salgsafdelingen kan nå sit kvartalsmål? Pludselig har du forvandlet en lidt meningsløs opgave til noget, der har reel værdi for virksomheden. du vil ikke altid være i stand til at gøre opgaver mere meningsfulde. Nogle gange er det bedre at indrømme, at noget bare skal gøres. Ærlighed vil vise dine medarbejdere, at du kan leve dig ind i deres situation og være med til at opbygge tillid til, når du har brug for, at de samarbejder og arbejder på mere uglamourøse opgaver end normalt.
Hold feedback konstruktiv
Medarbejdere har brug for feedback for at forstå, om de lever op til forventningerne eller ej. Hvis det gøres forkert, kan det virke som et personligt angreb, men når feedback er konstruktiv, kan det hjælpe medarbejderne med at forstå, hvad de gør godt, og hvad der skal gøres for at forbedre sig. Her er et par tips til at give konstruktiv feedback:
- Baser din feedback på observationer og fakta, ikke på vurderinger. Brug specifikke eksempler, hvor det er muligt, og brug verber i stedet for adjektiver til at beskrive et specifikt scenarie. F.eks. “Jeg bemærkede, at du afbrød James, før han var færdig med at tale, så du kunne fremlægge din egen idé” i stedet for: “Du kan være ret uhøflig på møder, og jeg har bemærket, at du altid afbryder folk, før de er færdige med at tale.”
- Giv folk i dit team en chance for at reagere på feedback. Formålet er ikke at få folk til at forsvare sig selv eller retfærdiggøre deres adfærd, men at få deres perspektiv på en bestemt situation. Gør feedback til en diskussion, når det er muligt, så I kan arbejde sammen om at finde en løsning – i stedet for blot at foreskrive råd.
- Forestil dig, hvordan du ville have det, hvis du modtog den samme feedback. Gør det ondt? Vred? Defensiv? Så skal du sandsynligvis arbejde på din formidling. Feedback er en mulighed for vækst, men sørg for, at du ville være glad for at modtage den.
Husk, at kommunikation er en tovejsaktivitet
Som leder er det ikke din opgave blot at uddele ordrer. Kommunikation skal være tovejs, hvilket betyder, at du skal bede dit team om feedback på dine idéer, give andre mennesker en chance for at komme til orde på møderne og gøre en indsats for at lytte til gengæld.Du har måske et specifikt mål eller en målsætning, som du ønsker, at dit team skal nå, men hvis du har en diskussion med den enkelte om præcis, hvordan du skal nå disse mål, vil det give dem en større følelse af autonomi og ansvar. Alt sammen noget, der bidrager til et bedre engagement.
Lær folk at kende på et personligt plan
Kommunikation handler ikke kun om at sikre, at de rigtige personer i organisationen har de rigtige oplysninger, det handler om at kunne skabe kontakt med folk. Du kan ikke rose kommunikationens dyder på et møde og straks derefter låse dig inde i et hjørnekontor bagefter.Gå foran med et godt eksempel. Lær dit team at kende. Det kan være så simpelt som at spørge om deres weekend, huske deres partners navn eller finde nogle få fælles interesser, som I kan tale om, når samtalen ikke udelukkende er fokuseret på et arbejdsrelateret emne.Kom ud af kontoret i ny og næ. At være i stand til at tilbringe tid med dine kolleger uden for et arbejdsmiljø kan være med til at opbygge ægte venskaber, hvilket kan resultere i mere ærlig kommunikation og et meget mere støttende og behageligt arbejdsmiljø.
Lid ikke på Slack og andre beskedværktøjer
Medmindre alle dine medarbejdere arbejder eksternt, er det godt at huske på, at kommunikation ansigt til ansigt kan være mere effektiv end at chatte over Slack eller endda hoppe på et videoopkald. Du kan opfange kropssprog og andre subtile signaler, som du ellers ville gå glip af. Møder ansigt til ansigt er en god måde at øve sig i kunsten med den lange tavshed på. Spørg folk om en ærlig mening, og giv dem masser af tid til at svare. Hold øje med, hvordan de reagerer fysisk. Er de defensive? Er de spændte? Uinteresserede? I stedet for blot at gå igennem bevægelserne, skal du være opmærksom på, hvordan folk reagerer, og grave dybere, hvis du tror, at der er noget under overfladen.
Byd folk mulighed for at give anonym feedback
Selv i en perfekt verden er der stadig ting, som folk kun vil føle sig trygge ved at udtrykke anonymt.Ved at tilbyde dit team en måde at give feedback anonymt på, giver det dig som leder mulighed for at afdække skjulte problemer, der påvirker dit team. I mindre organisationer kan du bruge et værktøj som SurveyMonkey til at indsamle medarbejderfeedback på regelmæssig basis.
God kommunikation kræver en konsekvent indsats
De fleste af os ved, hvordan vi skal kommunikere med vores venner, familie og nære venner, men hvorfor er det så svært at gøre det samme på arbejdspladsen?Ofte handler det om at skabe et miljø, hvor folk er trygge nok til at udtrykke, hvad de virkelig tænker, udfordre idéer og stille spørgsmål, der måske kan virke dumme. Lederne skal foregå med et godt eksempel for deres team ved at vise, hvad det vil sige at være en god kommunikator. Det betyder, at de skal øve sig i at lytte godt, give teammedlemmerne mulighed for at komme til orde, opstille klare forventninger og give regelmæssig feedback.Hvad gør du lige nu for at forbedre kommunikationen på arbejdspladsen?