5 tips til planlægning af en overraskelsesfest
Hvis du planlægger en overraskelsesfest, forestiller du dig måske en flok fnisende venner, der venter på den store afsløring – og du tager ikke fejl. Det er virkelig muligt at overraske din æresgæst med en fest. Fødselsdage, store gradueringer eller forfremmelser og forlovelser er alle gode grunde til at holde en overraskelsesfest; de giver familie og venner en grund til at rejse eller blokere tiden på forhånd i deres kalender.
Men der er et par vigtige forskelle i forhold til planlægning af en “almindelig” fest (eller i det mindste en fest, hvor æresgæsten er med i det). For at opnå overraskelseselementet skal du være ekstra omhyggelig i din planlægning og med dine gæster. Disse fem tips vil hjælpe dig med at overraske din æresgæst, uden at de nogensinde får mistanke om noget.
Tip #1Du skal ikke planlægge festen derhjemme
Medmindre du har et privat kontor eller ikke bor sammen med æresgæsten, skal du forsøge ikke at planlægge overraskelsesfesten, mens du er hjemme. Dette øger chancerne for at ødelægge overraskelsen – æresgæsten kan måske få et glimt af dine noter eller overhøre en samtale om kage. Planlæg i stedet begivenheden fra en lokal kaffebar, fra en vens hus eller endda parkeret i din bil.
Til eksempel: Du kan f.eks. skynde dig ind i et andet rum for at tage et opkald eller efterlade dig selv påmindelser om at ringe til cateringfirmaet, hvilket kan ødelægge overraskelsen. Så hold festplanlægningen på et minimum, når du er i nærheden af æresgæsten!
Tip #2Søg om hjælp
Du er måske i stand til at koordinere en overraskelsesfest med lethed, men det er svært at udføre dag-til-dag-opgaverne alene. Du kan ikke hente kagen, dekorere stedet, få æresgæsten til at være der til tiden og hilse på gæsterne. Der er kun én af jer! Så bed et par venner om hjælp, og giv dem hver en opgave. På den måde er der ingen, der bliver overvældet – heller ikke dig.
Til eksempel: Tag 2-3 venner med til stedet for at hjælpe med at pynte op. Forklar din vision, og sæt det hele i gang sammen med dem. Men gå tidligt, hvis du skal gøre dig klar og hente æresgæsten; dine venner vil kunne blive færdige med nok tid til at gøre sig selv klar.
Tip #3Netværk på gæstelisten
Du har måske ikke kontaktoplysninger på alle æresgæstens venner, og vi opfordrer ikke til at snuse i telefoner for at få dem. Send i stedet e-mails, sms’er eller Facebook-invitationer til de venner, du kender, og bed dem om at sprede budskabet.
Til eksempel: Facebook giver dig mulighed for at invitere fælles venner til arrangementer – du sender blot invitationen via platformen, og du behøver ikke at kontakte dem direkte. Desuden kan de se, at gensidige venner også er inviteret. Glem bare ikke at gøre begivenheden privat, så æresgæsten ikke snubler over den!
Tip #4Etablish a Cover Story
Din æresgæst kan få nys om sin overraskelsesfest i forvejen, så det er bedst at have en dækhistorie i tankerne. Du skal ikke fortælle historien frivilligt, medmindre de begynder at stille spørgsmål, men hvis du allerede har dine svar, vil du ikke snuble rundt, som om du snyder. Hvis din æresgæst er meget opmærksom, kan du overveje at invitere dem til deres eget arrangement – selvfølgelig under dække af en andens fest!
Til eksempel: Har en fælles ven fødselsdag på samme tid? Eller er et familiemedlem lige blevet forfremmet? Fortæl æresgæsten, at festen er for en anden – og angiv hvem og hvorfor. Hvis du har et grundigt svar, er de mindre tilbøjelige til at stille flere spørgsmål.
Tip #5Hold det et velkendt sted
Det er en fordel for både dig og din æresgæst at holde overraskelsesfesten et velkendt sted. For det første kender du til parkeringspladserne og toiletterne, og du har måske endda et forhold til de ansatte. Alt dette hjælper begivenheden til at forløbe gnidningsløst. Og for det andet vil det være lettere at få æresgæsten til festen – det vil ikke virke mærkeligt at besøge det sædvanlige sted.
Til eksempel: Det vil ikke virke mærkeligt at tage din æresgæst med til deres yndlingsbar en fredag aften; det vil virke normalt! Eller måske spiser de middag på den samme restaurant hver onsdag. Få venner og familie til at møde dig der for at få en ægte overraskelse.
Bonustip: Få gæsterne til at ankomme 30 minutter før tid, så æresgæsten ikke ser en af dem på vej ind. Plus, det giver en varm modtagelse.
Slutning
Med lidt ekstra opmærksomhed på detaljerne kan du planlægge en virkelig overraskende aften. Sørg selvfølgelig altid for, at din æresgæst vil være i stand til at håndtere en overraskelse – og sørg for, at de føler sig velklædte. Det kan lægge en dæmper på aftenen, hvis de er klædt på til en afslappet aften i byen, og alle andre er i business casual. (Du kan altid pakke et ekstra sæt tøj til dem, bare for en sikkerheds skyld!)
Har nogen nogensinde holdt en overraskelsesfest for dig? Vidste du, at det var på vej, eller overraskede de dig virkelig?