Hvad du bør vide om fritagelsescertifikater for salgs- og brugsskat
Som professionel inden for statslig og lokal skat (“SALT”) hjælper jeg kunder med at opfylde deres forpligtelser til at overholde salgs- og brugsskat i flere stater. Det omfatter naturligvis også repræsentation, når deres indgivelser (eller manglende indgivelsesstatus) bliver revideret. Nogle af de hyppigst stillede spørgsmål fra kunderne vedrører sikring af fritagelsescertifikater fra kvalificerede kunder. Alle virksomhedsejere bør bekymre sig om fritagelsesattester og forstå, hvornår og hvorfor de bør indhente dem, så de kan minimere eksponeringen for omsætningsafgift, hvis virksomheden bliver revideret.
Hvorfor kræves fritagelsesattester?
Fritagelsesattester for omsætningsafgift er påkrævet, når en sælger foretager et salg af afgiftspligtige varer eller tjenesteydelser og ikke opkræver omsætningsafgift i en jurisdiktion, hvor han er forpligtet til at gøre det. Certifikatet udstedes af en køber for at foretage afgiftsfrie køb, som normalt ville være omfattet af omsætningsafgift. De fleste statslige fritagelsesattester for omsætningsafgift udløber ikke, og sælgeren er forpligtet til at opretholde fritagelsesattesterne, så længe der fortsat sælges til køberen, og der ikke opkræves omsætningsafgift. Der kræves ikke fritagelsescertifikater for varer, der ikke er afgiftspligtige i henhold til loven.
Er der et globalt fritagelsescertifikat, der kan bruges i flere stater?
Nej, der er desværre ingen globale regler vedrørende fritagelsescertifikater. Hver stat har sit eget sæt af fritagelsesattester samt regler og bestemmelser for deres anvendelse, men der gælder dog nogle generelle regler. For eksempel har de fleste stater brede kategorier af fritagelser – videresalg, regering, produktion, fritagne organisationer, telekommunikation, landbrug osv. Da det ikke er alle stater, der har alle fritagelser, skal der tages hensyn til lokale regler og lokale krav om overholdelse.
Er der forskel på staternes behandling af salg til fritagne organisationer og statslige organer?
Ja, der er forskel på staternes behandling af salg til fritagne organisationer (501 (c) (3) status med hensyn til indkomstskat) og statslige organer. En generel tommelfingerregel er, at køb foretaget af den føderale regering er fritaget i alle stater, men dokumentationskravene varierer. Nogle stater beskatter køb foretaget af statslige og lokale myndigheder, herunder MN, SC, WA, CA, CA, AZ og HI. Stater, der fritager statslige og lokale offentlige myndigheder, kræver generelt, at indkøbene udelukkende skal være til brug for den fritagne enhed, og at den fritagne enhed skal være den registrerede betaler.
De fleste kunder tror, at alt salg til almennyttige 501 (c) (3)-organisationer automatisk er fritaget. Dette kan være en kostbar formodning. For at en nonprofitorganisation kan være fritaget, skal organisationen ansøge om og få tildelt status som fritaget for salgs- og brugsafgift i den eller de stater, hvor den driver virksomhed. Lad dig ikke narre af organisationens navn, der lyder fritaget, men sørg for at få en korrekt udfyldt fritagelsesattest, hvis der ikke opkræves moms, ellers kan du blive pålagt sanktioner for ikke at opkræve moms.
Som sælger, hvordan ved jeg så, hvilken fritagelsesattest der gælder for en transaktion?
Som nævnt ovenfor er der ingen hurtige og enkle regler vedrørende fritagelsesattester. Forskellige certifikater gælder for forskellige fritagelser, og der kan være unikke certifikater for specialiserede ejendele eller tjenesteydelser. Man skal undersøge de forskellige skattemyndigheders websteder eller rådføre sig med sin SALT-rådgiver for at afgøre, hvilken formular der gælder. På New York State Department of Taxation and Finance’s websted findes der f.eks. en meget nyttig Tax Bulletin, ST-240 Exemption Certificates for Sales Tax, som forklarer, hvem der kan anvende fritagelsesattester, hvordan de skal anvendes korrekt, og hvilket attest der skal anvendes på grundlag af de generelle fritagelser for moms i skatteloven. Meddelelsen kan findes på følgende adresse: http://www.tax.ny.gov/pubs_and_bulls/tg_bulletins/st/
exemption_certificates_for_sales_tax.htm.
Hvorfor kan en sælger ikke blot udstede et Multi-Jurisdiction Certificate (MJC) som foreskrevet af Multi-State Tax Commission eller det Streamlined Sales Tax Agreement Exemption Certificate, der er udviklet af Streamlined Sales and Use Tax Governing Board?
Som nævnt ovenfor varierer reglerne for salgs- og brugsafgift fra stat til stat. For at hjælpe sælgere med at opfylde deres forpligtelser i flere forskellige jurisdiktioner har mange stater tilsluttet sig Multi-State Tax Commission eller Streamlined Sales Tax Project.
The Multistate Tax Commission er et mellemstatsligt statsligt skatteagentur, der arbejder på vegne af stater og skatteydere for at administrere skattelovgivningen, der gælder for multinationale og multinationale virksomheder, retfærdigt og effektivt. Kommissionen har udviklet et ensartet certifikat for salgs- og brugsskat, som 38 stater accepterer til brug som et “blanket” videresalgscertifikat (brugen af dette certifikat er ikke gyldig i New York State og flere andre stater). Staterne varierer imidlertid i deres regler vedrørende kravene til fritagelse for videresalg. Nogle stater kræver, at videresælgeren (køberen) er registreret til at opkræve moms i den stat, hvor videresælgeren foretager sit køb. Andre stater vil acceptere certifikatet, hvis der angives et identifikationsnummer for en anden stat (f.eks. køberens hjemstat). Man skal undersøge med den pågældende stat, om man opfylder kravene i den pågældende stat for at blive betragtet som videresælger, og om man kan bruge MJC’et til at gøre krav på fritagelse for moms.
The Streamlined Sales and Use Tax Project (“SSTP”) er et samarbejde mellem 44 stater og erhvervslivet om at forenkle detailhandlernes og staternes administration af opkrævningen af salgs- og brugsafgifter. Som et middel til at gøre det lettere for detailhandlere og fjernsælgere, der opererer i flere stater, at drive forretning i et retfærdigt og konkurrencedygtigt miljø, har bestyrelsen for SSTP udviklet et fritagelsescertifikat for flere stater, det såkaldte Streamlined Sales Tax Agreement Exemption Certificate. Certifikatet giver en række forskellige fritagelser og er ikke begrænset til transaktioner af videresalgstypen. Det er ikke alle stater, der tillader alle de fritagelser, der er anført på denne formular, og stater som New York accepterer ikke brugen af dette certifikat som et gyldigt fritagelsescertifikat. Køberne er ansvarlige for at afgøre, om de er berettiget til at gøre krav på fritagelse for afgift i den stat, som ellers ville skulle betale afgift ved salget. Så afhængigt af reglerne i en given jurisdiktion og deres niveau af deltagelse i MJC eller SSTP kan der gælde forskellige fritagelser og indgivelseskrav.
Hvad menes der med et “korrekt udfyldt” certifikat?
I de fleste stater betyder et korrekt udfyldt fritagelsescertifikat, at certifikatet er udfyldt i sin helhed af køberen, dvs. at hver linje, der skal udfyldes, er udfyldt af den køber, der udsteder certifikatet. De fleste stater kræver, at den korrekt udfyldte attest skal indhentes inden 90 dage efter salgsdatoen, og at sælgeren skal acceptere attesten i “god tro”. At acceptere et certifikat i god tro betyder, at sælgeren ikke har nogen grund til at tro, at det, som køberen har angivet på certifikatet, ikke er sandt.
Hvad sker der, hvis en sælger ikke har fået et korrekt udfyldt fritagelsescertifikat og ikke kan finde kunden for at få et nyt, fordi han ikke længere driver virksomhed
I de fleste revisionssituationer vil et ikke-afgiftspligtigt salg, der ikke understøttes af et korrekt udfyldt fritagelsescertifikat, blive afvist, og der vil blive opkrævet moms hos sælgeren, selv om moms generelt er en “forbrugsafgift”. For at gøre tingene endnu værre, da de fleste ikke-afgiftspligtige salg gennemgås ved hjælp af en “testperiode-revisionsmetode” (en begrænset periode “testes”, og der udvikles en fejlprocent, som fremskrives for hele revisionsperioden), vil den moms, der skal betales for hvert enkelt afvist salg, blive “fremskrevet” for hele revisionsperioden. En manglende eller ufuldstændig fritagelsesattest kan skabe unødig eksponering ved en revision på grund af den matematiske sammensætning af fejlprocenten:
- Sæt, at revisoren tester et samlet ikke-afgiftspligtigt salg til en værdi af 525.000 USD i en månedsperiode. Af dette beløb fratager revisor 12.000 USD af det ikke-afgiftspligtige salg i testperioden på grund af manglende korrekt udfyldte fritagelsesattester. Under forudsætning af en omsætningsafgiftssats på 8 % og 36 måneder i revisionsperioden forventer revisoren en yderligere skyldig omsætningsafgift på 34 560 USD (12 000 USD x 8 % = 960 USD X 36 måneder) som følge af kun 960 USD i yderligere afgift, der er fundet skyldig i testperioden.
Ud over at virksomheden bliver pålagt omsætningsafgift som følge af manglende eller ufuldstændige fritagelsesattester, holder de fleste stater “ansvarlige personer” (dem, der har pligt til at handle for virksomheden) personligt ansvarlige, hvis virksomheden ikke fuldt ud betaler den skyldige afgift, bøde og renter som følge af en revision. Hvis vi bruger ovenstående eksempel og antager, at virksomheden ikke accepterer eller ikke fuldt ud betaler den skat, der er fundet skyldig ved revisionen, vil virksomhedsejeren derfor få udstedt en personlig vurdering af den skyldige skat på 34 560 USD plus bøde og renter. Personlige vurderinger kan påvirke kreditvurderingen alvorligt og vil helt sikkert medføre unødvendige økonomiske problemer.
Hvad kan man gøre for at undgå eller minimere eksponeringen i forbindelse med revisioner, når man opnår fritagelsesattester?
Følgende bedste praksis kan bidrage til at minimere eller fjerne eksponeringen ved revision af din virksomheds ikke-afgiftspligtige salg:
- Bliv bekendt med fritagelsesattester i de stater, hvor du driver forretning, og udforme en politik for fritagelsesattester, som alle i din virksomhed skal overholde, uden undtagelser.
- Indhent en korrekt udfyldt fritagelsesattest på tidspunktet for det første salg. Alt for ofte får en sælger af sin kunde at vide: “Jeg er fritaget, lad være med at opkræve moms, jeg sender dig et fritagelsescertifikat”, og kunden sender det naturligvis aldrig. Opkræv moms på alle afgiftspligtige salgstransaktioner, indtil du modtager et korrekt udfyldt fritagelsescertifikat.
- Sørg for, at fritagelsescertifikater opbevares i den krævede periode for at understøtte, at fritaget salg ikke er afgiftspligtigt. Det kan være nødvendigt at opbevare din fil så længe, som du fortsætter med ikke at opkræve en bestemt kunde salgsafgift eller forældelsesfristen i den eller de stater, hvor du driver forretning, alt efter hvad der er gældende. Og husk, at det ikke er nok blot at få certifikatet; du skal også vedligeholde det og gøre det tilgængeligt i forbindelse med en revision.
- Centraliser modtagelsen og opbevaringen af alle fritagelsescertifikater. Et decentraliseret arkiveringssystem kan føre til huller i den korrekte interne kontrol med fritagelsesattester. Decentraliseret opbevaring af certifikater fører ofte til tabte eller ufuldstændige certifikater. Spred ikke ansvaret ud over hele din virksomhed. Der opstår ofte dyre fejl, når fritagelsesattesterne indhentes af sælgere, butikschefer, ekspedienter osv., som måske ikke er ordentligt uddannet til at identificere, hvad der er en korrekt udfyldt attest eller den korrekte attest, der skal indhentes.
- I virksomheder, hvor der er mange fritagelsesattester på lager, er det en god idé at opbevare attesterne elektronisk. Der findes specialiseret software, som kan mindske risikoen for revision og øge produktiviteten ved at centralisere administrationen af fritagelsesattester.
Hvad enten du sælger afgiftspligtige produkter eller tjenesteydelser og ikke opkræver moms, eller du køber varer uden at betale moms, skal du kende konsekvenserne af dine aktiviteter for moms og brugsafgift i hver stat, du driver forretning i. Sørg for at opnå fritagelse i stater, hvor der er etableret nexus, og fokuser derefter på den type fritagelse, der kræves, for at sikre, at det korrekte fritagelsescertifikat er opnået.
Søg råd hos en Marcum SALT-professionel, så du kan undgå, eller i det mindste minimere unødig skatteeksponering ved revision af dit ikke-afgiftspligtige salg eller køb på grund af problemer med fritagelsescertifikater.