Politik for fjernarbejde for arbejdsgivere (med PDF-eksempelskabelon)
Med fremkomsten af arbejde fra hjemmet bliver det stadig vigtigere at nedfælde de enkelte parters aftaler, krav og ansvar på skrift som en del af en politik for fjernarbejde eller en aftale om “arbejde fra hjemmet”. Men hvad skal der stå i en af disse kontrakter, og hvorfor er de nødvendige?
Hvad er en politik for fjernarbejde?
En politik for fjernarbejde kan enten være et dokument, der omfatter hele organisationen, og som indeholder regler og bestemmelser omkring fjernarbejde, eller en tilføjelse til en eksisterende ansættelseskontrakt, der opregner nye krav og ansvarsområder, når en medarbejder går på fjernarbejde.
Sær det andet tilfælde er mere relevant end nogensinde, da tusindvis af organisationer overgår til et fjernarbejdsvenligt arbejdsmiljø i lyset af COVID-19 og dens langsigtede virkninger på arbejdsstyrken.
Som en del af den officielle politik for fjernarbejde vil man gennemgå ændringer i arbejdstiden, omfanget af arbejdsaftalen, fjernarbejderens ansvarsområder, som de skal overholde i løbet af deres dage, hvor de arbejder fra kontoret, og vigtigere regler ud for gråzoner, såsom hvad der sker med virksomhedens udstyr, eller hvem der er ansvarlig for kontorrelaterede omkostninger.
Det er ofte en slank kontrakt at underskrive, der sjældent strækker sig over to hele sider, og derfor overses den ofte. Du har måske ikke brug for den, men det er bedre at være på den sikre side.
Hvorfor skal jeg have en skriftlig politik for fjernarbejde?
Mens en stor del af politikken for fjernarbejde handler om at styre forventninger og afklare omfanget – noget, der potentielt kan gøres i et internt notat i stedet for i en formel kontrakt – er den anden halvdel også til juridisk dækning.
For eksempel er det vigtigt at nedfælde politikken bag flytninger og kompensationsplaner i disse tilfælde på skrift. Folk skal overholde sikkerhedsforanstaltninger for at sikre, at interne data ikke lækkes, og organisationen bag intellektuel ejendom, når nogen arbejder uden strenge arbejdstider hjemmefra, bør også reguleres.
Dertil kommer, at i mange eksisterende ansættelseskontrakter er udførelse af arbejde og beskyttelse af intellektuel og fysisk ejendom kun dækket på kontoret. I alle disse tilfælde er det nødvendigt også at tilføje undtagelsen om fjernarbejde som en mulig vej.
Hvad skal indgå i en aftale om arbejde fra hjemmet?
En aftale om arbejde fra hjemmet kan let afvises i de fleste tilfælde. Hvis du ønsker at beskytte dig selv og dine medarbejdere mod skader, bør disse dele indgå i politikken.
Omfang & Varighed
Der findes dusinvis af variationer af fjernarbejde. Du kan have en blandet model, hvor folk tilbringer et par dage om ugen hjemme. Du kan have en politik for arbejde hjemmefra, som giver folk mulighed for at tage et vist antal dage på hjemmekontoret. Du kan være delvist eksternt, med nogle få folk på kontoret og et andet parti eksternt, eller endelig kan du være helt eksternt, uden noget kontor overhovedet.
Dertil kommer, at du, især under pandemien, måske ønsker at have en begrænset overgang til fjernarbejde i et stykke tid. Måske vil du specificere, at folk kan arbejde helt eksternt om sommeren for at undgå det varme kontor, der ikke har aircondition. Der er ingen grænser for mulige konfigurationer, som du kan gå igennem.
Det bør være en del af din politik at fastsætte den form for fjernarbejde, du gerne vil køre, grænserne for det og det ansvar, du forbinder med det.
Relokalisering & Kompensation
Hvis du kører en fuldstændig fjernbetjening, er det mere end rimeligt, at medarbejderne beslutter sig for at flytte et andet sted hen, hvor de bedre kan lide det. Din opgave som arbejdsgiver er at opbygge en strategi for flytning og beslutte, om den samlede kompensation skal bundles med en medarbejders placering. Du kan også begynde at tænke på internationale kontrakter og overholdelse af reglerne.
Dertil kommer, at det ofte forventes eller endog er reguleret i loven, at du som arbejdsgiver skal refundere kontorrelaterede omkostninger. Når vores hjem bliver til kontorer, hvor går grænsen så? Det er almindeligt at dække internet og elektricitet, men måske vil du også dække en del af huslejen eller et fast skrivebord på kontoret?
Hvis du forventer, at medarbejderne skal rejse til et hovedkvarter et par gange om året, bør det også skrives ned på skrift. Du vil f.eks. nævne, hvor meget der dækkes i den pågældende rejseperiode, og hvad der skal dækkes af medarbejderen.
Krav til fjernarbejde
Fjernarbejde er ikke ensbetydende med fjernarbejde. Du bør være klar over, hvad der forventes af dine nyligt overflyttede fjernarbejdere, og hvor grænsen går. Selv om du f.eks. tidligere har brugt tidsregistrering til at registrere arbejdstiden, kan det ikke længere lade sig gøre, når du arbejder hjemmefra. Når alt kommer til alt, er det nogle gange svært at trække grænsen mellem arbejde og privatliv, og tingene begynder at flyde ind i hinanden.
Mindst bør du specificere minimumskravene for at få denne opsætning til at fungere: Medarbejderne skal arbejde et sted, hvor de ikke bliver distraheret – foran fjernsynet eller på en strand er for det meste ikke et egnet sted til fokuseret arbejde. En stabil internetforbindelse er et must, så den skal enten være hjemme eller på et fælles kontor.
Pauser er stadig afgørende for at genoplade energi, så undgå, at folk fortsætter med at arbejde i timevis, om natten eller i weekenden. Medmindre de ellers tager fri i dagene, er det normalt ikke en langsigtet løsning. Endelig skal du sørge for, at kommunikationen er indrettet på en måde, der fungerer for alle. Enten ved at være tilgængelig på Zoom og Slack i arbejdstiden eller ved at implementere asynkron kommunikation fuldt ud.
Ændringer af eksisterende politikker
Hvis du er ved at gå fra kontorarbejde til fjernarbejde, har du måske allerede flere politikker, som forstyrrer din overgang til fjernarbejde. En almindelig politik er f.eks. tilstedeværelsestid. Hvis du tidligere havde en politik om, at medarbejderne skal være på kontoret mellem bestemte tidspunkter på en arbejdsdag, er det ikke længere muligt. Det samme gælder for visse frynsegoder eller dresscodes.
Du vil også gerne angive, om en ny politik erstatter en gammel politik. F.eks. overskriver din politik for intellektuel ejendomsret normalt den politik, der allerede er aftalt i ansættelseskontrakten. Nye sikkerhedsforanstaltninger kan træde i kraft, og der vil være nye regler om at tage udstyr med hjem.
Udstyr &Sikkerhed
Endeligt ændres den måde, du håndterer dit udstyr på, når du flytter til fjernarbejde. Traditionelt er det sådan, at alt arbejde, der udføres på kontormaskiner, tilhører virksomheden, men da folk arbejder hjemmefra og måske blander privat og arbejde sammen, kan det ofte komme til at gå ud over dig.
Der skal desuden indføres flere sikkerhedsforanstaltninger. Det er ofte en god idé at kræve, at kontortrafikken skal gå gennem en VPN, at der skal bruges en bestemt standard for adgangskoder, og at der skal være nedskrevne politikker for tyveri eller tab af data.