Sådan tager du referat af et møde:

Sådan tager du referat af et møde:

Afskrivning af mødereferater kan virke som en triviel og uvæsentlig opgave, noget du ville overlade til en praktikant – eller måske slet ikke ville gøre. Møderne i sig selv ses ofte som spild af tid, og at dokumentere dem endnu mere.

Men at forsømme denne opgave er en fejl, som kan være dyr i form af både tid og ressourcer. Hvis du har en god grund til at holde et møde, kan mødereferater være et yderst effektivt redskab til at holde alle på samme side.

Lad os dykke dybere ned i, hvad mødereferater egentlig er, hvordan man skriver dem, og se på et par mødereferatsskabeloner og eksempler.

• Hvad er mødereferater?
• Hvad er formålet med mødereferater?
• Sådan udarbejder du mødereferater effektivt
• Mødereferat-skabeloner & eksempler

Hvad er mødereferater?

Mødereferater, også kaldet mødereferater, er den skriftlige optegnelse af alt, hvad der er sket under et møde. De er ikke det samme som mødedagsordenen, som er udarbejdet på forhånd og henviser til den liste over aktiviteter, som deltagerne håber at opnå under mødet.

De er ikke et referat minut for minut, men fokuserer i stedet på mødets resultater. Referater indeholder normalt oplysninger som f.eks:

• Navne på deltagerne

• Dato og tidspunkt for mødet

• Dagsordenspunkter, der er behandlet

• De beslutninger, der er truffet af deltagerne

• Følge-opfølgende handlinger og næste skridt

Hvorfor kaldes mødereferater “referater”?

I modsætning til den populære opfattelse kaldes notater, der tages på et møde, ikke “referater”, fordi notatføreren noterer notaterne sammen med tiden. Faktisk har “mødereferater” slet ikke noget med tid at gøre.

Ordet stammer faktisk fra det latinske “minuta scriptura”, der betyder “små noter”. At tage et mødereferat betyder således i bund og grund, at man kondenserer mødet ned til de vigtigste punkter. Ifølge nogle kilder blev det første gang brugt i denne betydning i begyndelsen af det 18. århundrede.

Hvad er formålet med mødereferater?

I nogle særlige tilfælde kan det være lovpligtigt at føre mødereferat, f.eks. i forbindelse med disciplinære møder med medarbejdere eller juridiske tvister. I de fleste tilfælde er det dog helt op til dig, om du vil tage notater.

Her er grunden til, at det er besværet værd at tage mødereferater.

• Mødereferater giver et skriftligt referat af, hvad der blev aftalt på et møde, og skaber en fælles forståelse af resultaterne. De er en vigtig informationskilde, der giver deltagerne mulighed for at reflektere over, hvad der skete. Et skriftligt referat er den bedste måde at undgå misforståelser, der skyldes, at folk har forskellige erindringer om mødet.

• De informerer folk om de opgaver, de er blevet tildelt, og skaber klare tidslinjer, så alle kan holde sig på sporet. De skaber klarhed om, hvad de næste skridt er, og hvem der er ansvarlig for hvad, og sørger for, at ingen handlingspunkter bliver glemt.

• De fungerer som informationskilde for medlemmer, der ikke var i stand til at deltage. De hjælper også andre interessenter med at holde sig informeret, f.eks. når mødets resultater påvirker samarbejdsaktiviteter eller projekter på tværs af teams eller projekter i virksomheden.

• De giver deltagerne mulighed for at gå tilbage og genoverveje de vigtigste idéer og diskussionspunkter, der førte til en beslutning. Uden en klar registrering er det let at glemme, hvorfor en bestemt beslutning blev truffet. I værste fald kan du ende med at skulle gentage mødet og have de samme diskussioner igen.

Sådan tager du referater af møder effektivt

Hold referaterne let tilgængelige

Fra tidligere blev referaterne delt med deltagerne som en vedhæftet fil i en e-mail. Nogle virksomheder formidler stadig mødereferater på samme måde. Denne fremgangsmåde har imidlertid mange ulemper. Mødenotaterne er svære at organisere og kan let gå tabt i indbakken. At få input fra deltagerne og revidere referatet kræver flere e-mail-sløjfer. Der er ingen nem måde at følge op på tildelte opgaver.

I dag har de fleste virksomheder bedre værktøjer til deres rådighed. Interne wiki-værktøjer som Nuclino giver virksomheder mulighed for at organisere og samarbejde om deres referater meget mere effektivt:

• Alle notater kan redigeres i samarbejde i realtid.

• Relevante notater kan findes øjeblikkeligt ved hjælp af søgefunktionen.

• Deltagerne kan nemt afgive kommentarer og feedback.

• Relaterede mødereferater kan knyttes sammen og organiseres hierarkisk.

Udarbejd mødedagsordenen på forhånd

Ofte forsømmes en mødedagsorden, men den er en af de bedste måder at sikre, at du holder fokus og forhindrer uproduktive møder. Den sætter tempoet for mødet og fungerer som et tidsstyringsværktøj. Den vil også tjene dig som en oversigt, når du skriver referatet.

Registrér fremmøde

Indfør en liste over deltagere, både tilstedeværende og fraværende, og del referatet med dem efter mødet. Hvis du bruger et værktøj som Nuclino, kan du blot @-nævne deltagerne, sende dem en meddelelse i appen og dele dokumentet med dem.

Følg en klar struktur

Hvis du bruger din mødedagsorden som en oversigt, skal du opdele dine noter i klare kategorier, f.eks. diskussionspunkter, trufne beslutninger samt opgaver og næste skridt. Opret en skabelon til et mødereferat, og følg den konsekvent.

Bede deltagerne om at gennemgå

Sørg for, at dit referat er fuldstændigt og korrekt ved at bede andre deltagere gennemgå det. I Nuclino kan de nemt dele deres input ved at efterlade en kommentar.

Deltag referatet med alle relevante interessenter

Efter mødet skal du dele referatet med alle, der måtte finde det relevant (også selvom de ikke deltog). Sørg for, at alle, der har fået tildelt en opgave, er klar over deres næste skridt og de frister, som de skal overholde.

Skabeloner til mødereferater & eksempler

Afhængigt af mødet kan referatet se meget forskelligt ud. De kan være meget lange og formelle eller meget korte og enkle. Her er et par skabeloner og eksempler på mødereferater til forskellige lejligheder.

Mødereferater fra ledelsesmøder

Ledelsesmøder fokuserer typisk på strategiplanlægning og KPI-gennemgange, og deres referater har tendens til at være længere og mere formelle. Her er et eksempel:

Vejlig statusopdatering

Det er vigtigt at bemærke, at i takt med at flere og flere virksomheder tager fjernarbejde til sig, afholdes mange møder nu asynkront. Det bliver især almindeligt med statusopdateringsmøder, hvor formålet er at dele oplysninger snarere end at have en rundbordsdiskussion.

I dette tilfælde bliver det endnu mere afgørende at have et referat, der i det væsentlige erstatter det egentlige fysiske møde. Ugentlige statusopdateringer og sprint-retrospektive møder er almindelige eksempler.

I sidste ende er det op til dig at finde det format, der fungerer bedst for dig og dit team. Der findes ikke nogen standardløsning, når det gælder mødereferater, men vi håber, at du kan bruge disse eksempler som inspiration til dine egne notater.

Nuclino: Dit teams fælles sandhedskilde

Nuclino er et samlet arbejdsområde, der hjælper dig med at organisere alt dit teams arbejde på ét sted. I stedet for at grave sig igennem kaos af filer og mapper og drukne i endeløse møder og meddelelser giver Nuclino dit team mulighed for at bryde ud af siloer og samarbejde mere gennemtænkt.

• Opret samarbejdsdokumenter i realtid for hvert emne eller projekt, og organiser dem nemt ved at linke relaterede dokumenter sammen.

• Kommunikér gennem gennemtænkte lange skrivelser og spilder mindre tid på sjælespisende møder og kaotiske Slack-kanaler.

• Indlej direkte præsentationer, regneark, designs og andre filer, og hold alle dine projektaktiver tilgængelige og synkroniserede.

• Opret en central vidensbase, der giver dit team gennemsigtighed omkring alt det, der er vigtigt, og gør en ende på gentagne spørgsmål.

Prøv det nu