Venngage
Vi gør alle vores bedste for at sikre en glad og sund arbejdsstyrke. Derfor ville du i en perfekt verden aldrig behøve at oprette en hændelsesrapport.
Men da hændelser sker, er det aldrig en dårlig idé at være forberedt på enhver situation – især ikke på det uventede.
Ejere af små virksomheder, personaleafdelinger og førstehjælpere i nødsituationer på arbejdspladsen: Dette er artiklen for dig!
I denne trinvise vejledning deler vi vores bedste tips til at oprette hændelsesrapporter, som vil hjælpe dig med at gennemføre effektive undersøgelser og sikre, at lignende (eller mere alvorlige) hændelser ikke sker igen. Vi medtager også vores bedste skabeloner til at få arbejdet gjort.
Indholdsfortegnelse:
- Hvad er en hændelsesrapport?
- Eksempler på hændelsesrapporter, Skabeloner og designtips
- Skabelon til simpel hændelsesrapport
- COVID-19 Skabeloner til hændelsesrapport for medarbejdere
- Sådan skriver du en hændelsesrapport
Brug denne gratis skabelon
Alle skabeloner i dette indlæg kan tilpasses ved hjælp af vores nemme online værktøj til at lave hændelsesrapporter. Det er gratis at tilmelde sig, og mange af vores skabeloner er også gratis at bruge.
Hvad er en hændelsesrapport?
En hændelsesrapport er en formular til at dokumentere alle sygdomme, skader, nærved-ulykker og ulykker på arbejdspladsen. En hændelsesrapport skal udfyldes på det tidspunkt, hvor en hændelse indtræffer, uanset hvor lille en skade er.
Her er et eksempel:
Brug dette gratis TEMPLATE
Alle sygdomme eller skader, der påvirker en medarbejders arbejdsevne, skal noteres. De nærmere detaljer om, hvad der ifølge loven skal medtages i en hændelsesrapport, varierer afhængigt af den føderale eller provinsielle lovgivning, der påvirker din arbejdsplads.
Hvis du er usikker, kan du tage et kig på din regerings websted for at få flere oplysninger. I visse tilfælde er der undtagelser, som kan fritage små virksomheder fra at overholde en sådan lovgivning.
Brug dette rapportmodel
Eksempler på hændelsesrapporter og designtips
Her er nogle eksempler på hændelsesrapporter, der kan hjælpe dig i gang. Jeg har også medtaget nogle tips til udformning af rapporter, der kan hjælpe dig med at præsentere dine oplysninger effektivt. Vi har også en omfattende guide til generelt rapportdesign, hvis du vil grave lidt dybere ned i emnet.
Inkorporer dit branding i dit rapportdesign
Som med alle andre dokumenter, du opretter for din virksomhed, er det god praksis at inkorporere dit branding i dine hændelsesrapporter. (Psst-Venngages Brand Kit-funktion gør det nemt at tilføje dit branding med et enkelt klik!)
Inddrag dine brandfarver i dit design. Det kan du gøre ved at bruge dem i rapportens overskrift, sidefod, sidebar og i alle visuelle elementer.
Du kan bruge dine mærkefarver i baggrunden af din hændelsesrapport:
Brug denne rapportskabelon
Du kan også inkludere dit logo, som i denne skabelon til hændelsesrapport:
Brug denne rapportskabelon
Organiser dine oplysninger i afsnit ved hjælp af bokse
For at gøre dine oplysninger så læselige som muligt, skal du organisere dem i afsnit. En af de nemmeste måder at gøre dette på er ved at bruge bokse.
Se f.eks. hvordan disse skabeloner til hændelsesrapporter bruger bokse til at opdele oplysningerne i sektioner:
Brug denne rapportskabelon
Dette eksempel på en hændelsesrapport bruger også rektangler til at angive afsnitsoverskrifter:
Brug dette rapportmodel
Farvekoder afsnittene i din hændelsesrapport
Farver er ikke kun gode til at gøre dine rapporter, præsentationer og diagrammer mere interessante at se på. Du kan også bruge farver til at organisere sektioner i din rapport og til at henlede opmærksomheden på vigtige oplysninger.
For at få flere tips til at bruge farver i dine designs kan du læse vores vejledning om, hvordan du vælger farver til at kommunikere effektivt.
Brug denne rapportmodel
Brug denne rapportmodel
Føj en visuel overskrift til din hændelsesrapport
Som en del af din virksomheds branding ønsker du måske at tilføje en visuel overskrift til dine rapporter. Denne skabelon til hændelsesrapport bruger f.eks. et neutralt foto med et farvefilter for at skabe en professionel overskrift:
Brug denne rapportskabelon
Du kan gøre dette i Venngage ved at overlejre et foto på en farvet baggrund og justere billedets opacitet:
Du kan også bruge den samme effekt til sidelinjer:
Brug dette rapportmodel
Lav en prøveformular til at tilbyde medlemmerne af nyhedsteamet som eksempel
Hvis du skifter personale, eller hvis der sker noget, når den person, der ejer hændelsesrapporter, er væk, er det meget vigtigt, at der er en proces dokumenteret. Det vil sikre, at hvis nogen bliver sat på plads, kan de udfylde hændelsesrapporten korrekt.
Det kan også være nyttigt at tilføje korte beskrivelser af den type oplysninger, der skal medtages i hvert enkelt felt. Se, hvordan dette eksempel på en hændelsesrapport indeholder kort tekst til at vejlede den person, der udfylder den:
Brug dette rapportmodel
Brug ikoner til at visualisere begreber
Ikoner er små, kompakte visuelle elementer, der kan bruges til at forstærke oplysningerne i dine rapporter. Du kan også bruge dem til at henlede opmærksomheden på bestemte felter og vigtige oplysninger.
I denne skabelon til hændelsesrapport bruges der f.eks. ikoner til at angive formålet med hvert enkelt felt:
Brug denne rapportskabelon
Brug denne rapportskabelon
Sådan skriver du en hændelsesrapport
Det er vigtigt at etablere en systematisk metode til undersøgelse af hændelser.
Det er også lige så vigtigt at få udarbejdet en rapport, der gør det muligt for dig at registrere alle relevante aspekter af hændelsen – dette er det afgørende første skridt i hændelsesrapporteringsprocessen.
Når du har oprettet din hændelsesrapportformular, kan du:
- begynde din undersøgelse med at finde frem til fakta
- og afslutte din undersøgelse med at fastlægge anbefalinger til at forhindre både en forøgelse af hændelsens alvorlighed og muligheden for en gentagelse.
For at skrive eventuelle hændelsesrapporter skal du følge det grundlæggende format, der er beskrevet nedenfor.
Brug denne infografiske model
Tag straks affære
Medarbejdere i din organisation bør underrette deres leder eller et andet medlem af virksomhedens ledelsesudvalg, så snart en hændelse indtræffer – uanset hændelsens art (uanset om der er tale om en ulykke, sygdom, tilskadekomst eller en nærved-ulykke).
Det sagt skal der være klart definerede kommunikationskanaler for at fremme praksis med, at medarbejderne træder frem i disse situationer, og vigtigheden af dette.
Når en hændelse er blevet rapporteret, er ledelsesmedlemmets første ansvar at sikre, at der om nødvendigt gives passende behandling til dem, der er berørt af hændelsen.
Op denne note: Hvis faren stadig eksisterer, skal den leder, som hændelsen er blevet rapporteret til, fjerne faren ved at kontrollere den. Hver virksomhed bør have en defineret procedure til at udføre dette på baggrund af arbejdets art.
For eksempel, hvis der var et udslip, der forårsagede et fald. Du ville tage dig af offeret og straks få spildet tørret op og identificere området som en fare ved hjælp af et skilt.
Indsamle fakta
Når den øjeblikkelige handling, herunder reaktionen på hændelsen og eliminering af faren fra omgivelserne, er gennemført, er det tid til at fastslå og registrere fakta i forbindelse med hændelsen.
Brug denne SOCIAL MEDIA TEMPLATE
Fakta i forbindelse med hændelsen omfatter:
Det grundlæggende
Identificer det specifikke sted, tidspunkt og dato for hændelsen. Disse oplysninger er grundlæggende for efterforskningen og de mest oplagte oplysninger at indsamle.
De berørte
Indhent oplysninger om de personer, der er involveret og/eller berørt af hændelsen. Dette indebærer, at man registrerer navnet/navnene på den/de involverede person(er), deres stillingsbetegnelse(r), den/de afdeling(er), de arbejder i, lederen/lederne for de berørte personer.
Vidnerne
Samtal med eventuelle vidner til hændelsen for at indsamle deres perspektiv på hændelsen. Registrer deres udsagn så detaljeret og nøjagtigt som muligt i formularen.
For at sikre nøjagtighed er det bedste praksis at gennemgå dine notater med vidnet for at sikre, at de er enige med den måde, hvorpå hændelsen er beskrevet i rapporten. Det er også vigtigt at medtage navnet/navnene på eventuelle vidner i rapporten, hvis der er behov for yderligere afhøringer.
Konteksten
Overvej og dokumentér de begivenheder, der fandt sted forud for hændelsen. Spørg:
- Hvad lavede den ansatte?
- Hvem bad dem om at udføre opgaven? Hvordan havde medarbejderen det før hændelsen? …osv.
Det er vigtigt at identificere, hvilke faktorer der var et resultat af hændelsen, og hvilke faktorer der var til stede før hændelsen og kunne være en potentiel medvirkende faktor til, at hændelsen indtraf.
Handlingerne
I rapporten skal du angive de involverede personers handlinger på tidspunktet for hændelsen. Hvad gjorde den ansatte, som førte til hændelsen?
For eksempel, hvis en medarbejder kom til skade i ryggen, da han/hun løftede en kasse på arbejdet, er det vigtigt at fastslå, hvordan medarbejderen løftede kassen for at afgøre, om det bidrog til skaden. Hvis ja, så spørg, om denne medarbejder blev uddannet korrekt til denne opgave, og af hvem eller hvilken kilde?
Miljøet
Identificer og registrer de miljøforhold, der bidrog til hændelsen, og registrer dem. Var der utilstrækkelig belysning? Var der et stykke udstyr, der ikke fungerede korrekt? Var medarbejdernes synlighed hæmmet af blænding eller en blind vinkel? Etc.
Skaderne
Optag detaljerede beskrivelser af specifikke skader, og vurder alvorligheden af disse i rapporten. Beskrivelsen skal omfatte de(n) del(e) af kroppen, der er skadet, skadernes art og omfang.
Behandlingen
Det er også vigtigt at dokumentere i hændelsesrapporten, hvilken type behandling der er givet for de anerkendte skader. Disse oplysninger er vigtige at dokumentere for at forstå, hvordan medarbejderen kommer sig, når man gennemgår de nærmere detaljer om hændelsen.
Skaderne
Registrér en redegørelse for eventuelle skader på udstyr, materialer osv., der blev påvirket af hændelsen. Dette vil være nyttigt at henvise til under analysen af hændelsen for at overveje en både en plan for afhjælpende foranstaltninger og for at afgøre, hvilke elementer der skal repareres eller udskiftes.
3. Analyser og reflektere
Indsamling og registrering af de faktiske omstændigheder i forbindelse med hændelsen vil hjælpe med at fastslå, hvordan hændelsen er opstået. Ved at analysere de indsamlede fakta i forbindelse med hændelsen kan det fastslås, hvorfor hændelsen fandt sted.
Analyse og bestemmelse af, hvordan og hvorfor hændelsen er opstået, er afgørende for at kunne udarbejde en effektiv plan for korrigerende handlinger.
Potentielle årsager til ulykker eller skader, der er sket på arbejdspladsen, kan omfatte:
- Primære årsager (f.eks. en usaltet isplet på en trappe, der forårsagede et udskridning og fald).
- Sekundære årsager (f.eks. en medarbejder, der ikke bar passende personlige værnemidler, f.eks. en hård hjelm eller briller).
- Andre medvirkende årsager (f.eks. en udbrændt pære i området, der forårsagede dårlig sigtbarhed).
Brug denne SOCIAL MEDIA TEMPLATE
Opret en plan for afhjælpende foranstaltninger
En plan for afhjælpende foranstaltninger vil indeholde anbefalinger som et middel til at reducere muligheden for et fortsat problem og/eller en gentagelse af hændelsen. Anbefalingerne skal være et resultat af en effektiv analyse af de fakta, der er indsamlet og dokumenteret i hændelsesrapporten.
Elementerne i en effektiv plan for afhjælpende foranstaltninger kunne omfatte:
- Arbejdsmiljø &Sikkerhedsuddannelse for medarbejdere
- Forebyggende rutinemæssige vedligeholdelsesprocesser, der sikrer, at udstyret er i korrekt funktionsdygtig stand
- En gennemgang af arbejdsmetoder og -procedurer med en anbefaling om ændringer for at reducere risikoen for hændelser
- Udførelse af en analyse af jobfarer for at fastslå, om der er andre potentielle farer forbundet med opgaven og/eller miljøet, og derefter uddannelse af medarbejdere i disse farer på grundlag af resultaterne af vurderingen
- Ingeniørarbejde, ændringer/opgraderinger af udstyr eller PPE for at sikre, at opgaven eller processen til udførelse af den pågældende opgave udgør en mindre risiko
Brug denne SOCIALE MEDIA TEMPLATE
Eksempler på ulykkesrapport
COVID-19 Skabelon til rapport om hændelse for medarbejder
Brug denne skabelon
Skabelon til rapport om kritisk hændelse for medarbejder i sundhedssektoren
Brug denne skabelon
Konklusion
Og selv om det ofte er svært at være forberedt på det uventede, er forebyggende foranstaltninger en hjørnesten i at opretholde et godt og sundt arbejdsmiljø for dig selv og din arbejdsstyrke.
Incidentrapporter er ikke kun en definerende del af enhver virksomheds protokol for reaktion på hændelser, men de giver et middel til at undgå tilbagevendende uheld og/eller inspirere til forandring.
Det er derfor afgørende at have en relevant og omfattende formular til indberetning af hændelser forberedt og ved hånden til enhver hændelse, der måtte opstå. Ved at overholde din jurisdiktions lovgivning og overveje de fire komponenter, der er foreskrevet ovenfor, vil du være godt forberedt til at håndtere hændelser effektivt.
Effekten af at reagere på hændelser på arbejdspladsen på en rettidig og detaljeorienteret måde vil ikke kun sikre en sikker arbejdsplads, men også: