10 einfache Wege zur Verbesserung der Kommunikation am Arbeitsplatz
Gute Kommunikation ist eine der besten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass jeder in Ihrem Team versteht, was von ihm erwartet wird. Wenn die Kommunikation nicht funktioniert, kann dies zu Verwirrung, Frustration und einem Mangel an Vertrauen zwischen den verschiedenen Ebenen des Unternehmens führen. Im schlimmsten Fall kann eine schlechte Kommunikation zu erhöhter Fluktuation, Fehlzeiten und geringerer Kundenzufriedenheit führen.
Wie kann man die Kommunikation am Arbeitsplatz verbessern?
Die gute Nachricht ist, dass es unzählige Möglichkeiten gibt, die Kommunikation am Arbeitsplatz zu verbessern, ohne dass die Umsetzung viel Geld oder Zeit erfordert. Bei einigen geht es darum, die Kommunikation zu verbessern und formellere Verfahren einzuführen, bei anderen darum, ein Umfeld zu schaffen, das es den Menschen ermöglicht, offener zu kommunizieren.
Nehmen Sie sich Zeit für regelmäßige Einzelgespräche
Selbst wenn Sie Ihrem Team eine Politik der „offenen Tür“ bieten, wird es einigen Menschen immer leichter fallen, ihre Meinung in einem privateren Rahmen zu sagen. Unabhängig davon, ob Sie sich für ein wöchentliches oder monatliches 1:1-Gespräch entscheiden, sollten Sie sicherstellen, dass es als wiederkehrendes Ereignis in Ihrem Kalender eingetragen ist. Wenn Sie Ihre 1:1-Sitzung immer wieder verschieben oder absagen, vermittelt das den Eindruck, dass Sie die Zeit und die Meinung Ihrer Mitarbeiter nicht zu schätzen wissen, was das Vertrauen untergraben und zu einem Zusammenbruch der Kommunikation führen kann.Sie müssen keine strikte Tagesordnung für Ihre 1:1-Sitzungen haben, aber es ist gut, sich auf aktuelle Prioritäten zu konzentrieren, kurzfristige Ziele zu setzen und herauszufinden, ob Ihr Team genug Zeit und Ressourcen hat, um seine Ziele zu erreichen. Es ist auch wichtig, Raum zu schaffen, damit die Mitarbeiter ihre Bedenken äußern und neue Projektideen mitteilen können, die für das gesamte Team wertvoll sein könnten.
Planen Sie wöchentliche Teambesprechungen
1-zu-1-Besprechungen sind wichtig, um die Anliegen der einzelnen Mitarbeiter zu verstehen, aber es ist ebenso wichtig, sicherzustellen, dass das gesamte Team auf einer Linie liegt. Wöchentliche Teambesprechungen sind der ideale Zeitpunkt, um sich über die Ziele für die Woche auszutauschen, Blockaden aufzuzeigen und herauszufinden, woran die anderen im Team arbeiten. Teambesprechungen sind auch der perfekte Ort für Manager, um neue Projekte, Fortschritte bei den Teamzielen und alles andere, was relevant sein könnte, anzukündigen. Bei Peakon beginnen wir die Woche mit einer Teambesprechung, bei der jeder das eine Ziel, das er erreichen möchte, zusammen mit allen anderen Projekten, an denen er gerade arbeitet, vorstellt. Am Ende der Woche kommen wir dann alle zusammen, um unsere Erfolge und Misserfolge zu besprechen, gefolgt von einer offenen Sitzung, in der wir diskutieren und unsere Erkenntnisse mit dem Team teilen können.
Nachbereitung mit Notizen und klaren Erwartungen
Dies muss nicht nach jeder Sitzung geschehen, ist aber besonders nützlich für Einzelgespräche und Sitzungen, die sich auf ein bestimmtes Projekt konzentrieren. Anstatt Fristen und Verantwortlichkeiten mündlich zu vereinbaren, ist es viel effektiver, wenn sich jemand Notizen macht und diese hinterher weitergibt – nicht, um jemanden zurechtzuweisen, der sein Ziel verfehlt oder eine Frist versäumt, sondern um sicherzustellen, dass jeder versteht, was von ihm erwartet wird. Dadurch wird sichergestellt, dass jeder im Team einen klaren Fokus hat und entsprechend Prioritäten setzen kann. Um die Fairness zu wahren, sollten Sie die Person, die die Notizen macht und sie anschließend weitergibt, abwechseln. Fassen Sie sich auch kurz. Wer macht was und bis wann. Müssen andere Personen hinzugezogen werden, oder gibt es Abhängigkeiten, die sich auf den Fertigstellungstermin auswirken könnten?
Schaffen Sie einen sicheren Raum für die Kommunikation in Ihrem Team
Damit Teamsitzungen effektiv sind, müssen Sie zunächst ein Gefühl der „psychologischen Sicherheit“ in Ihrem Team schaffen. Sie wird definiert als „die Möglichkeit, sich selbst zu zeigen und einzusetzen, ohne negative Folgen für das Selbstbild, den Status oder die Karriere befürchten zu müssen“. In einer von Google durchgeführten Zweijahresstudie wurde dies als eine der wichtigsten Komponenten eines effizienten Teams identifiziert. Wenn dies der Fall ist, sind die Mitarbeiter eher bereit, das zu sagen, was sie wirklich meinen, anstatt einfach mitzuspielen. Stellen Sie Fragen, wenn etwas unklar ist. Geben Sie zu, wenn Sie einen Fehler gemacht haben oder die Antwort auf eine Frage nicht kennen. Als Führungskraft müssen Sie auch den Gesprächsfluss kontrollieren. Wenn jemand übermäßig aggressiv ist oder ständig unterbricht, müssen Sie anderen Raum zum Reden geben.
Erläutern Sie, warum Sie jemanden bitten, etwas zu tun
Wenn Sie jemandem eine Aufgabe geben, ohne zu erklären, warum sie wichtig ist oder wie sie in das Gesamtbild passt, ist das ein todsicherer Weg, die Leute in Ihrem Team zu frustrieren. Damit unsere Arbeit sinnvoll ist, müssen wir das Gefühl haben, dass wir zu etwas Größerem als uns selbst beitragen. Vielleicht haben Sie jemanden gebeten, ein paar hundert CRM-Datensätze manuell zu aktualisieren. Das ist nicht die glamouröseste Aufgabe, aber was, wenn Sie erklären, dass dies Teil einer größeren Initiative ist, um neue Leads zu gewinnen, damit der Vertrieb sein Quartalsziel erreichen kann? Plötzlich haben Sie eine eher bedeutungslose Aufgabe in etwas verwandelt, das einen echten Wert für das Unternehmen hat.Es wird Ihnen nicht immer gelingen, Aufgaben sinnvoller zu gestalten. Manchmal ist es besser, zuzugeben, dass etwas einfach getan werden muss. Ehrlichkeit zeigt Ihren Mitarbeitern, dass Sie sich in ihre Situation hineinversetzen können, und schafft Vertrauen für den Fall, dass Sie sie brauchen, um an einem Strang zu ziehen und an weniger glamourösen Aufgaben als gewöhnlich zu arbeiten.
Geben Sie konstruktives Feedback
Mitarbeiter brauchen Feedback, um zu verstehen, ob sie die Erwartungen erfüllen oder nicht. Wenn es falsch gemacht wird, kann es wie ein persönlicher Angriff wirken, aber wenn das Feedback konstruktiv ist, kann es den Mitarbeitern helfen zu verstehen, was sie gut machen und was getan werden muss, um sich zu verbessern.
- Basieren Sie Ihr Feedback auf Beobachtungen und Fakten, nicht auf Urteilen. Verwenden Sie nach Möglichkeit konkrete Beispiele und benutzen Sie Verben anstelle von Adjektiven, um ein bestimmtes Szenario zu beschreiben. Z.B.: „Mir ist aufgefallen, dass Sie James unterbrochen haben, bevor er zu Ende gesprochen hat, um Ihre eigene Idee vorzutragen“, anstatt: „Sie können in Besprechungen ziemlich unhöflich sein, und mir ist aufgefallen, dass Sie die Leute immer unterbrechen, bevor sie zu Ende gesprochen haben.“
- Geben Sie den Leuten in Ihrem Team die Möglichkeit, auf das Feedback zu reagieren. Es geht nicht darum, sich zu verteidigen oder sein Verhalten zu rechtfertigen, sondern darum, seine Sichtweise auf eine bestimmte Situation zu erfahren. Machen Sie aus dem Feedback eine Diskussion, wann immer es möglich ist, damit Sie gemeinsam an einer Lösung arbeiten können – anstatt nur Ratschläge zu erteilen.
- Stellen Sie sich vor, wie Sie sich fühlen würden, wenn Sie das gleiche Feedback erhalten würden. Verletzt? Wütend? Defensiv? Dann müssen Sie wahrscheinlich an Ihrer Präsentation arbeiten. Vergewissern Sie sich, dass Sie sich freuen würden, wenn Sie ein Feedback bekämen.
Erinnern Sie sich daran, dass Kommunikation in beide Richtungen geht
Als Führungskraft ist es nicht Ihre Aufgabe, einfach Befehle zu erteilen. Das bedeutet, dass Sie Ihr Team um Feedback zu Ihren Ideen bitten, andere Personen in Besprechungen zu Wort kommen lassen und sich im Gegenzug bemühen, zuzuhören.Sie haben vielleicht ein bestimmtes Ziel, das Sie mit Ihrem Team erreichen wollen, aber wenn Sie mit den einzelnen Mitarbeitern darüber sprechen, wie genau diese Ziele erreicht werden sollen, wird ihnen ein größeres Gefühl der Selbständigkeit und Verantwortung vermittelt. All dies trägt zu einem besseren Engagement bei.
Lernen Sie die Menschen auf einer persönlichen Ebene kennen
Bei der Kommunikation geht es nicht nur darum, sicherzustellen, dass die richtigen Personen im Unternehmen über die richtigen Informationen verfügen, sondern auch darum, eine Verbindung zu den Menschen herzustellen. Sie können nicht in einer Sitzung die Tugenden der Kommunikation preisen und sich danach sofort in ein Eckbüro verkriechen.Gehen Sie mit gutem Beispiel voran. Lernen Sie Ihr Team kennen. Das kann so einfach sein wie die Frage nach dem Wochenende, das Erinnern an den Namen des Partners oder die Suche nach gemeinsamen Interessen, über die man sich unterhalten kann, wenn es nicht nur um die Arbeit geht.Verlassen Sie ab und zu das Büro. Wenn Sie Zeit mit Ihren Kollegen außerhalb des Arbeitsumfelds verbringen können, können echte Freundschaften entstehen, die zu einer ehrlicheren Kommunikation und einem viel unterstützenden und angenehmeren Arbeitsumfeld führen können.
Verlassen Sie sich nicht auf Slack und andere Messaging-Tools
Auch wenn nicht alle Ihre Mitarbeiter per Fernzugriff arbeiten, sollten Sie daran denken, dass eine Kommunikation von Angesicht zu Angesicht effektiver sein kann als ein Chat über Slack oder sogar ein Videoanruf. Sie können die Körpersprache und andere subtile Hinweise aufgreifen, die Sie sonst vielleicht übersehen würden.Persönliche Treffen sind eine gute Möglichkeit, die Kunst des langen Schweigens zu üben. Bitten Sie Ihre Gesprächspartner um eine ehrliche Meinung und geben Sie ihnen ausreichend Zeit, darauf zu antworten. Beobachten Sie, wie sie körperlich reagieren. Sind sie defensiv? Aufgeregt? Uninteressiert? Bieten Sie Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit, anonymes Feedback zu geben.
Selbst in einer perfekten Welt gibt es immer noch Dinge, die die Mitarbeiter nur anonym äußern möchten.
Wenn Sie Ihrem Team die Möglichkeit bieten, anonymes Feedback zu geben, haben Sie als Manager die Möglichkeit, versteckte Probleme aufzudecken, die Ihr Team betreffen. Für kleinere Organisationen können Sie ein Tool wie SurveyMonkey verwenden, um regelmäßig Mitarbeiterfeedback zu sammeln.
Gute Kommunikation erfordert konsequente Anstrengung
Die meisten von uns wissen, wie man mit Freunden, der Familie und anderen Menschen kommuniziert, aber warum ist es so schwer, dasselbe am Arbeitsplatz zu tun?Oft läuft es darauf hinaus, ein Umfeld zu schaffen, in dem sich die Mitarbeiter wohl genug fühlen, um zu sagen, was sie wirklich denken, Ideen in Frage zu stellen und Fragen zu stellen, die vielleicht als dumm erscheinen. Führungskräfte müssen ihrem Team mit gutem Beispiel vorangehen und zeigen, was es bedeutet, ein guter Kommunikator zu sein. Das bedeutet, dass sie gut zuhören können, den Teammitgliedern die Möglichkeit geben, sich zu äußern, klare Erwartungen stellen und regelmäßig Feedback geben.Was tun Sie jetzt, um die Kommunikation am Arbeitsplatz zu verbessern?