6 E-Mail-Skripte für die perfekte Nachfass-E-Mail an einen Kunden

6 E-Mail-Skripte für die perfekte Nachfass-E-Mail an einen Kunden

Wenn Sie Freiberufler, Auftragnehmer oder Inhaber eines kleinen Unternehmens sind, kann die Arbeit mit Kunden eine der größten Herausforderungen in Ihrem Job sein. Das gilt besonders, wenn diese Kunden auf mysteriöse Weise nicht mehr reagieren. In diesem Fall müssen Sie darauf achten, dass Sie eine Follow-up-E-Mail senden. Und hier kommen einige praktische E-Mail-Skripte ins Spiel.

Mit ein wenig Nachdenken und Voraussicht geschrieben, kann die richtige Follow-up-E-Mail schnelle Ergebnisse bringen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie man das macht, keine Sorge! Ein paar Beispiele zu sehen und zu verstehen, wie (und warum) sie funktionieren, ist in der Regel alles, was Sie brauchen, um diese Taktik effektiv in Ihrem Unternehmen einzusetzen.

In diesem Beitrag stellen wir Ihnen sechs häufige Situationen vor, in denen Kunden nicht reagieren.

Für jede dieser Situationen stellen wir ein Beispiel für eine Follow-up-E-Mail zur Verfügung und erklären, warum sie wahrscheinlich zu Ergebnissen führt.

E-Mail-Skripte und Vorlagen:

👉 1. Follow-up nach einer Antragstellung
👉 2. Erinnerung, dass man auf eine Antwort wartet
👉 3. Aufforderung zu neuer Arbeit
👉 4. Kontaktaufnahme nach einer Weile der Inaktivität
👉 5. Aufforderung zu einer überfälligen Zahlung
👉 6. Die letzte E-Mail

Warum es sich lohnt, eine sorgfältig formulierte Follow-up-E-Mail zu entwerfen

Wenn es darum geht, E-Mail-Skripte zu erstellen, lohnt es sich, sie sorgfältig zu entwerfen. Eine voreilig verschickte E-Mail kann mehr schaden als nützen, daher sollten Sie strategisch vorgehen.

Dazu gehören eine Reihe von Überlegungen. Sie sollten sich überlegen, zu welchen Handlungen Sie den Empfänger bewegen möchten und wie Sie ihn sanft (aber bestimmt) dazu ermutigen können. Außerdem ist es wichtig, auf jedes einzelne Wort zu achten, das Sie verwenden. Der Ton und die Absicht sind hier genauso wichtig wie der Inhalt – vor allem, wenn Sie es mit einem unwilligen oder schwierigen Kunden zu tun haben.

Das Verfassen solider E-Mail-Skripte, die zu Ergebnissen führen, erfordert Übung. Um Ihnen den Einstieg zu erleichtern, stellen wir Ihnen eine Reihe von Beispielen vor, die Sie verwenden und von denen Sie lernen können.

Wir haben im Laufe der Jahre mit vielen schwierigen und schwer erreichbaren Kunden zusammengearbeitet, und im Folgenden finden Sie die Arten von E-Mails, die unserer Erfahrung nach am besten funktionieren.

Sechs E-Mail-Skripte, die Sie für das Follow-up von Kunden verwenden können, die nicht reagieren

Werfen wir nun einen Blick auf die sechs Skripte selbst! Indem Sie diese E-Mails selbst verwenden (und vielleicht ein wenig abwandeln), können Sie Ihre Chancen auf einen erfolgreichen Kontakt erheblich steigern.

Sie sind nicht nach Wichtigkeit oder Relevanz geordnet, Sie können also das verwenden, was Ihnen als erstes in den Sinn kommt!

Nachfassen nach einem Angebot

Es gibt nur wenige Dinge, die frustrierender sind, als ein detailliertes Angebot für ein neues Projekt abzuschicken und keine Antwort zu erhalten. Sie sind bereit und warten darauf, mit dem Projekt zu beginnen, und jeder Tag Verzögerung bedeutet, dass Sie einen Tag länger auf die Bezahlung warten müssen, sobald das Projekt abgeschlossen ist.

Die gute Nachricht ist, dass das Ausbleiben einer Antwort auf ein Angebot selten bedeutet, dass der Kunde unzufrieden mit dem Angebot ist oder nicht bereit ist, weiterzumachen. Im Gegenteil, er wird Ihnen das in der Regel sofort mitteilen. Stattdessen werden Sie oft feststellen, dass er zu beschäftigt war, um sich darüber Gedanken zu machen oder Ihre E-Mail überhaupt zu lesen.

Mercedes Cardona von OMH Communications meint dazu:

Auch wenn das so ist, werden Sie sich auf jeden Fall mit diesem Kunden in Verbindung setzen wollen. Sie müssen ihm im Gedächtnis bleiben und ihn daran erinnern, dass er sich die Zeit nehmen sollte, um Ihrem Vorschlag die gebührende Aufmerksamkeit zu schenken. In der Regel genügt ein sanfter Anstoß:

Hallo, ich habe mich gefragt, ob Sie schon die Gelegenheit hatten, unser neuestes Angebot durchzusehen. Wir sind gespannt auf deine Meinung und darauf, mit dem Projekt zu beginnen! Bitte lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen zu den Einzelheiten des Vorschlags haben (wie in meiner vorherigen E-Mail beschrieben).

Diese Nachricht beginnt mit einer höflichen Anerkennung, dass der Kunde sehr beschäftigt ist und dass Sie verstehen, dass er vielleicht noch nicht in der Lage war, Ihren Vorschlag gründlich zu prüfen. Dann wird der Kunde kurz an den Schwerpunkt des Vorschlags erinnert, so dass er nicht zur vorherigen E-Mail zurückgehen muss, um sich zu orientieren.

Der zweite Absatz ist hier das entscheidende Element. Es ist eine gute Idee, den Kunden wissen zu lassen, dass Sie von dem Projekt begeistert sind (selbst wenn Sie sich auch frustriert fühlen). Dieser Enthusiasmus kann der Anstoß sein, den der Kunde braucht. Indem Sie Fragen stellen, teilen Sie dem Kunden mit, dass er Ihren Vorschlag nicht sofort annehmen oder ablehnen muss, sondern dass es ihm freisteht, zunächst seine Fragen oder Bedenken zu äußern.

Natürlich sollten Sie die Follow-up-E-Mail mit Ihrer bevorzugten Abschiedsformel und Ihrem Namen abschließen. Außerdem sollten Sie in dieser Art von Nachricht Ausdrücke wie „Es besteht keine Eile“ vermeiden. Sie wollen zwar höflich und aufmerksam bleiben, aber Sie wollen den Kunden auch ermutigen, so schnell wie möglich zu handeln (Ihr Bankkonto hängt davon ab!).

Erinnerung, dass Sie auf eine Antwort warten

Dies ist vielleicht die häufigste Situation, in der Sie sich befinden, wenn Sie mit Kunden zu tun haben, die nicht antworten. Sie befinden sich mitten in einem Projekt und können nicht weitermachen, bevor der Kunde eine wichtige Frage beantwortet oder eine bestimmte Ressource zur Verfügung stellt. Doch es herrscht Funkstille.

Eine rasche Reaktion in dieser Situation ist sowohl in Ihrem als auch im Interesse Ihres Kunden. Schließlich wollen Sie beide, dass das Projekt reibungslos weiterläuft und keine Zeit verloren geht. Wie beim vorherigen Szenario ist es sehr wahrscheinlich, dass der Kunde Ihre E-Mail zwar gesehen, aber vergessen oder für später vorgemerkt hat.

Diese Nachfass-E-Mail kann je nach Dringlichkeit des Projekts einige Tage bis zu einer Woche nach der vorangegangenen Kommunikation verschickt werden:

Hallo, ich wollte nachfassen und sehen, ob Sie die Gelegenheit hatten, meine vorherige E-Mail zu lesen. Wie gesagt, sobald wir Ihre Antwort haben, können wir sofort mit der nächsten Phase des Projekts fortfahren. Lassen Sie es mich wissen, wenn ich noch mehr Klarheit darüber schaffen kann, was wir brauchen!

Der erste Absatz ist ähnlich aufgebaut wie in unserem letzten Beispiel, was beabsichtigt ist. Auch hier ist es wichtig, dass der Kunde weiß, wie beschäftigt er ist, und dass er nicht ungeduldig oder frustriert wirkt.

Außerdem kann er durch eine kurze Erinnerung an Ihre Anfrage genau wissen, wonach Sie suchen. Gleichzeitig sollten Sie hier nicht zu sehr ins Detail gehen, da der Kunde einfach zur vorherigen E-Mail zurückgehen kann, um Ihre vollständige Anfrage zu lesen.

Der nächste Satz soll den Kunden (höflich) auf die Wichtigkeit dieser speziellen Nachricht hinweisen. Mit anderen Worten, er hat vielleicht noch nicht bemerkt, dass das Ausbleiben einer Antwort zu einer Blockade auf Ihrer Seite geführt hat.

Das Angebot, eine Klärung herbeizuführen, schließt diese kurze Follow-up-E-Mail ab und macht gleichzeitig deutlich, dass Sie bereit sind, alles Unklare in Ihrer ursprünglichen Nachricht zu besprechen (und damit die Antwort des Kunden zu verzögern).

Ausschreibung für neue Aufträge

Eine enge Kommunikation mit Ihren Kunden ist immer wichtig. Aber nie ist es so wichtig wie unmittelbar nach Abschluss eines Projekts. Es ist nur allzu leicht, dass ein Kunde Sie vergisst und sich dem nächsten Projekt zuwendet – und das ist das Letzte, was Sie wollen.

Wenn Sie also ein Projekt für einen bestimmten Kunden abgeschlossen haben und eine Weile nichts von ihm gehört haben, sollten Sie eine Anfrage für neue Aufträge schicken. Die beste Herangehensweise an diese E-Mail kann je nach den spezifischen Umständen ein wenig variieren, aber hier ist ein Beispiel für eine effektive Nachricht:

Hallo, wie Sie wissen, haben wir vor kurzem ein Projekt abgeschlossen. Wir hoffen, dass Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind und freuen uns schon auf das nächste Projekt - hier ist alles, was wir von Ihnen benötigen:- Sobald wir diesen Verstoß behoben haben, können wir zur nächsten Phase übergehen. Lassen Sie mich bitte wissen, wenn Sie noch Fragen haben, die ich beantworten kann.

Diese Follow-up-E-Mail geht davon aus, dass sowohl Sie als auch Ihr Kunde Ihre übliche Vorgehensweise kennen und in der Vergangenheit an mehreren Projekten gearbeitet haben. Sie muss vielleicht ein wenig personalisiert werden, um die Art der Projekte, an denen Sie arbeiten, widerzuspiegeln, bietet aber dennoch einen soliden Rahmen.

Der erste Absatz dient zwei Zwecken (abgesehen davon, dass er einfach eine Einleitung für die E-Mail ist). Er erinnert den Kunden an das kürzlich abgeschlossene Projekt und an seine (hoffentlich) positive Reaktion auf dessen Qualität. Die Erinnerung an die gute Arbeit, die Sie zuvor geleistet haben, sollte den Appetit auf mehr davon anregen.

Es ist immer gut, wenn Sie Ihren Eifer zum Ausdruck bringen, mit der Arbeit zu beginnen. Der eigentliche Clou ist jedoch die Aufzählung der Fragen/Wünsche. Wenn Sie auflisten, was Sie vom Kunden brauchen (anstatt alles in Absatzform zu schreiben), werden Ihre Anforderungen kristallklar.

Schließen Sie das Ganze mit einem Anstoß und einer Bitte um eventuelle Fragen des Kunden ab, und Sie haben eine einfache, aber wirksame Follow-up-E-Mail in der Hand.

Nach einer Weile der Inaktivität wieder Kontakt aufnehmen

Bei der vorherigen Follow-up-E-Mail ging es darum, mit dem Kunden in Kontakt zu bleiben und zu versuchen, ein Projekt nach dem anderen zu bekommen. In dieser E-Mail-Vorlage geht es darum, den Kontakt zu einem Kunden nach längerer Zeit wieder aufzunehmen.

In dieser Phase sollten wir nicht davon ausgehen, dass sich der Kunde genau daran erinnert, wer wir sind oder welche Projekte wir in der Vergangenheit gemeinsam durchgeführt haben. Eine gewisse Vertrautheit ist zwar vorhanden, aber man muss sie sozusagen erst wieder aufleben lassen.

Dabei kann Ihnen diese E-Mail-Vorlage helfen:

Hallo, ich habe mir in meinem Kalender notiert, dass ich Sie jetzt gleich kontaktieren werde. Nur zur Erinnerung, das letzte Projekt, das wir zusammen gemacht haben, war . Ich wollte mich melden und prüfen, ob es eine Möglichkeit gibt, wieder zusammenzuarbeiten. Wenn man bedenkt, was wir in der Vergangenheit zusammen gemacht haben, denke ich, dass wir in ähnliche Fußstapfen treten können, indem wir an einem Projekt arbeiten. Wenn Sie mehr Details darüber erfahren möchten, wie das genau funktionieren könnte, lassen Sie es mich einfach wissen, und ich werde Ihnen einen detaillierteren Vorschlag schicken und die Dinge Schritt für Schritt aufschlüsseln.

Dieses Skript für eine Follow-up-E-Mail erreicht mehrere Dinge:

• Es ist freundlich und stellt die Verbindung zur Person auf natürliche Weise wieder her – es wirkt nicht erzwungen.
• Es erinnert den Kunden daran, woran Sie in der Vergangenheit gearbeitet haben und deutet auch an, dass Sie mehr als ein Projekt zusammen gemacht haben (falls das der Fall ist).
• Es schlägt ein paar fertige Ideen für Projekte vor, an denen Sie als nächstes arbeiten könnten.

Der letzte Punkt ist besonders wichtig. Die Menschen sind beschäftigt. Wenn Sie zu Ihren Kunden kommen und genaue Ideen vorschlagen können, die Sie für sie umsetzen könnten, erhöht das Ihre Chancen, den Auftrag zu bekommen. Die Tatsache, dass Sie bereits eine etablierte Beziehung haben, hilft dabei, da Sie nicht mehr beweisen müssen, dass Sie in der Lage sind, zu liefern.

Bitte um eine überfällige Zahlung

Dies ist ein wenig heikel. Über Geld zu sprechen kann stressig sein, vor allem, wenn man ein Kreativer ist, der mit dem finanziellen Element des Geschäfts lieber nichts zu tun hätte. Das gilt umso mehr, wenn es darum geht, mit einem schwierigen Kunden, der mit seiner Zahlung im Rückstand ist, in Kontakt zu treten.

Zuallererst sollten Sie diese Kommunikation so höflich wie möglich angehen. Unterstellen Sie dem Kunden keine Nachlässigkeit und sprechen Sie keine Drohungen aus. Gehen Sie stattdessen davon aus, dass der Kunde einfach vergessen hat zu zahlen. Selbst wenn es einen anderen Grund für den Zahlungsverzug gibt, kann diese Vorgehensweise den Kunden dazu bringen, sein Portemonnaie zu zücken:

Hallo, ich wollte mich bei Ihnen melden und Sie an die Zahlung erinnern, die am . Bis jetzt haben wir Ihre Zahlung noch nicht erhalten. Könnten Sie uns bitte mitteilen, wann wir mit dem Eingang rechnen können?

Es ist am besten, diese Art von Follow-up-E-Mail kurz und knapp zu halten. Sie wollen ja nicht, dass die Kernaussage übersehen wird. Außerdem gibt es keinen Grund, einen Haufen von Zusatzinformationen einzufügen. Oft reicht es schon, wenn Sie den Kunden höflich an die Fälligkeit der Zahlung erinnern. Sie sollten jedoch alle relevanten Informationen angeben, z. B. die Rechnungsnummer und die E-Mail, an die die Rechnung ursprünglich geschickt wurde. Die Idee ist, die Zahlung so einfach wie möglich zu machen.

Sie können diese E-Mail so oft wiederholen, wie Sie es für nötig halten. Wenn Sie jedoch immer noch keine Antwort erhalten, müssen Sie möglicherweise energischer vorgehen. Hier ist eine Folge-E-Mail, die Sie senden könnten, wenn sie auf ein paar Nachrichten wie die obige nicht reagieren:

Hallo, wir haben immer noch nicht Ihre Zahlung für erhalten. Wir erwarten den vollen Rechnungsbetrag - - bis zum , oder wir müssen diese Angelegenheit möglicherweise an ein Inkassobüro weiterleiten.

Dies ist eine feste und direkte Nachricht, die für einen Kunden angemessen ist, der sowohl nicht zahlt als auch nicht reagiert. Eine Zahlungserinnerung und ein neues Fälligkeitsdatum könnten ihn schließlich zum Handeln bewegen.

Andernfalls müssen Sie vielleicht Ihre Verluste bei diesem Kunden begrenzen und dies als eine Lernerfahrung betrachten. Natürlich können Sie auch ein Inkassobüro damit beauftragen, die Angelegenheit für Sie weiterzuverfolgen – aber der damit verbundene Aufwand und die Gebühren machen dies zu einer weniger wünschenswerten Option, es sei denn, die geschuldete Rechnung ist sehr hoch.

Die abschließende E-Mail

Die vorangegangenen E-Mails zur Weiterverfolgung sind so gestaltet, dass sie nach Möglichkeit eine Antwort erhalten. Wenn Sie mehrere Nachrichten an einen Kunden geschickt haben und er einfach nicht antwortet (und Ihnen kein Geld schuldet), ist es an der Zeit, eine letzte Follow-up-E-Mail zu senden. Sie könnte etwa so aussehen:

Hallo, es ist schon einige Zeit her, dass wir von Ihnen gehört haben. An dieser Stelle müssen wir annehmen, dass sich Ihre Prioritäten geändert haben oder dass Sie Ihr Geschäft in eine andere Richtung lenken.

Sie können uns gerne in Zukunft kontaktieren, wenn wir Ihnen weiter behilflich sein können. Zum einen ist sie höflich und verständnisvoll und zeigt, dass Sie es dem Kunden nicht übel nehmen, wenn er nicht antwortet. Selbst wenn Sie jetzt nichts mehr von ihm hören, wollen Sie die Beziehung so positiv wie möglich halten.

Darüber hinaus spielt es mit der Angst des Kunden, etwas zu verpassen (FOMO), wenn Sie deutlich machen, dass Sie auf diese Weise weitermachen. Er sollte erkennen, dass er schnell handeln muss, wenn er weiterhin von Ihren Dienstleistungen profitieren möchte.

Schließlich haben Sie deutlich gemacht, dass Sie für künftige Kontakte offen sind. Es ist nicht ungewöhnlich, dass sich ein alter Kunde nach Monaten oder Jahren plötzlich wieder meldet, wenn sich die Prioritäten und das Personal geändert haben. Wenn Sie Ihre E-Mail auf diese Weise abschließen, haben Sie die beste Chance, eine Antwort zu erhalten.

Abschluss

Leider gibt es (noch!) keine Möglichkeit, durch Ihren Computerbildschirm zu greifen und Ihren Kunden dazu zu bringen, auf eine wichtige Nachricht zu antworten. Mit einer sorgfältig ausgearbeiteten Follow-up-E-Mail können Sie jedoch die gewünschten Ergebnisse erzielen und gleichzeitig die Beziehung zu Ihrem Kunden aufrechterhalten.

In diesem Artikel stellen wir Ihnen sechs E-Mail-Skripte vor, die Sie verwenden können, um Kunden zu kontaktieren, die nicht antworten:

Hatten Sie schon einmal Erfolg damit, einen nicht reagierenden Kunden zum Reden zu bringen? Sagen Sie uns in den Kommentaren, wie Sie das gemacht haben!

Sie können auch unseren Leitfaden zur Auswahl der besten E-Mail-Marketing-Automatisierungstools lesen.

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